Sidjämförelse

1. Formulera alternativen

Så gjorde vi:

Personen som ansvarade för att ta fram nyttokalkylen formulerade själv alternativen efter att ha fått uppdraget och läst grundläggande information om tjänsten i projektplanen.

Så blev resultatet:

Nyttokalkylen jämför två alternativ - alternativet att fortsätta med dagens arbetssätt där vårdpersonalen skickar kallelser som brev på posten till invånare, och alternativet att införa digitala kallelser så att de invånare som vill kan ta emot kallelser digitalt på 1177 Vårdguiden .

2. Hitta effekterna

Så gjorde vi:

Vi gjorde både en workshop och en skrivbordsanalys.

1. Workshop - vi började med en workshop med fem deltagare. Den som var ansvarig för att ta fram nyttokalkylen höll i workshopen. De som deltog var projektledaren för digitala kallelser, regionens e-hälsostrateg, en chef från vårdcentralen, och en sjuksköterska. Vi hade workshopen digitalt i verktyget Miro. Vi började workshopen med en introduktion till nyttokalkyler - hur de kan vara till hjälp, hur de kan se ut och information om stegen i Ineras modell. Efter en liten uppvärmningsövning hade vi två övningar. Första övningen skrev vi post-it-lappar med alla positiva effekter. När alla hade skrivit klart i lugn och ro diskuterade vi innehållet i lapparna. Sedan gjorde vi samma övning fast för negativa effekter. Som tankestöd hade vi tre grupper att att utgå från: invånare, vårdpersonal och övriga effekter.

2. Skrivbordsanalys - efter workshopen läste den som var ansvarig för att ta fram nyttokalkylen igenom projektplanen och förstudien för digitala kallelse och byggde på med nyttor och effekter som inte kommit fram på workshopen.

Så blev resultatet:

Image Added

Image Added

3. Rita en effektkedja och hitta nyttorna

Så gjorde vi:

Vi började med att lista de funktioner eller förmågor som den digitala tjänsten omfattar i gult. Vi jobbade utifrån varje funktion och frågade oss vad den skulle kunna ha för effekter. Samtidigt tog vi stöd av workshop-lapparna och bockade av lapp för lapp till vi hade ritat in alla effekter vi kom på. Vi kopplade effekterna till våra verksamhetsmål.

Så blev resultatet:

Tjänsten digitala kallelser beskriv i gult, effekterna är ljusgröna, nyttorna mörkgröna och verksamhetsmålen blå.

Image Added

4. Beskriv nyttor och risker

Så gjorde vi:

Vi tittade på effektkedjan vi ritat i förra steget. För varje nytta vi markerat skrev vi en rubrik. Under rubriken beskrev vi vad nyttan innebar, och hur vi tror att digitala kallelser leder till nyttan. Effektkedjan visade att en eller flera effekter från digitala kallelser ledde till våra nyttor.

Så blev resultatet:

Nyttor

Ökad trygghet för invånare

För invånare kan det vara tryggare att få kallelser från vården digitalt på 1177 Vårdguiden jämfört med om den skulle skickas via posten, eftersom:

• de då har den på samma plats som mycket av deras andra personliga information om deras hälsa och vård

• ingen obehörig kan öppna kallelsen

• det är mer sannolikt att kallelser når invånaren - kommer inte bort i posten och kommer fram även om invånaren är på resa

• invånaren kan läsa kallelsen när det passar - har den nära till hands

• invånaren får kallelsen snabbare

Frigjord tid för invånare

Eftersom den digitala kallelsen kan innehålla länkar till tidbokning eller en möjlighet att boka, av- och omboka tiden direkt i kallelsen när det passar invånaren, så behöver inte invånare lägga tid på att passa telefontider och vänta i telefonköer för att av- och omboka tiden i kallelsen.

Frigjord tid för vårdpersonalen - skriva ut och skicka kallelser

När kallelsen skickas digitalt krävs färre klick och mindre tid jämfört med att skriva ut och kuvertera kallelser.

Frigjord tid för vårdpersonalen - färre uteblivna besök

I Västra Götalandsregionen uteblev årligen 150 000 patienter från inbokade besök, men när Sahlgrenska testade att låta patienterna själva ringa och boka sin tid halverades deras uteblivna besök (https://vgrfokus.se/2018/12/uteblivna-sjukhusbesok-kostar-en-halv-miljard/ ).  I kalkylen antar vi att det likt på Sahlgrenska går att halvera de uteblivna besöken.

Frigjord tid för vårdpersonalen - minskad tid till av- och ombokningssamtal

När det är lätt för invånare att av- och omboka tider som inte passar dem digitalt, behöver vårdpersonalen lägga mindre tid på att ta emot av- och ombokningssamtal på telefon.

Vi tror även att tid kan frigöras på fler sätt, men väljer att inte jobba vidare med de nyttorna då vi tror att vi har fångat de största och viktigaste ovan.

• Frigjord tid - mindre tid i telefon för av- och ombokning samt för att kontrollera att invånaren fått kallelsen.

• Frigjord tid - mindre tid på att skapa och formulera kallelser då det går att ha mallar för innehållet i kallelsen.

Minskade kostnader för material och porto

När en digital kallelse skickas istället för en papperskallelse, undviker regioner kostnader för papper, kuvert och porto.

Minskade koldioxidutsläpp

När digitala kallelser skickas istället för papperskallelser minskar koldioxidutsläppen.

Negativa effekter som vi riskerar

Uteblivna nyttor men ökade kostnader

Om förutsättningarna för att uppnå nyttorna inte realiseras, uppstår inte heller nyttorna. Till exempel om det är tidskrävande och krångligt för vårdpersonalen att skicka kallelser, om systemet fungerar dåligt så att kallelsen inte kommer fram, eller om regionerna inte utvecklar tidbokningssystemen så att det är lätt för invånaren att av- och omboka tider.

Ökat utanförskap

Alla kan eller vill inte ta emot kallelser digitalt. Om det inte finns alternativ för de som inte vill eller kan ta emot kallelser digitalt ökar utanförskapet.

5. Sortera nyttorna

Så gjorde vi:

Vi gick igenom varje nytta för att markera vilken typ av nytta det var. Att undvika kostnader i framtiden för papper och porto är en tydlig finansiell nytta. Den frigjorda tiden för invånare och vårdpersonal är omfördelningsnyttor - de värderar vi i pengar men de hämtas hem i någonting annat. Trygghet för invånaren vill vi inte värdera i pengar i den här kalkylen, men vi vill presentera och beskriva den.

Så blev resultatet:

Ökad trygghet för invånare

För invånare kan det vara tryggare att få kallelser från vården digitalt på 1177 Vårdguiden jämfört med om den skulle skickas via posten, eftersom:

• de då har den på samma plats som mycket av deras andra personliga information om deras hälsa och vård

• ingen obehörig kan öppna kallelsen

• det är mer sannolikt att kallelser når invånaren - kommer inte bort i posten och kommer fram även om invånaren är på resa

• invånaren kan läsa kallelsen när det passar - har den nära till hands

• invånaren får kallelsen snabbare

Frigjord tid för invånare

Eftersom den digitala kallelsen kan innehålla länkar till tidbokning eller en möjlighet att boka, av- och omboka tiden direkt i kallelsen när det passar invånaren, så behöver inte invånare lägga tid på att passa telefontider och vänta i telefonköer för att av- och omboka tiden i kallelsen.

Frigjord tid - behöver inte skriva ut och posta papperskallelser

Frigjord tid för vårdpersonalen

Användandet av digitala kallelser på 1177 Vårdguiden frigör tid för vårdpersonalen på flera sätt:

- skriva ut och skicka kallelser

När kallelsen skickas digitalt krävs färre klick och mindre tid jämfört med att skriva ut och kuvertera kallelser.

Frigjord tid för vårdpersonalen - färre uteblivna

Minskade kostnader för material och porto

När en digital kallelse skickas istället för en papperskallelse, undviker regioner kostnader för papper, kuvert och porto.

Minskade koldioxidutsläpp

När digitala kallelser skickas istället för papperskallelser minskar koldioxidutsläppen.

Negativa effekter som vi riskerar

Uteblivna nyttor men ökade kostnader

Om förutsättningarna för att uppnå nyttorna inte realiseras, uppstår inte heller nyttorna. Till exempel om det är tidskrävande och krångligt för vårdpersonalen att skicka kallelser, om systemet fungerar dåligt så att kallelsen inte kommer fram, eller om regionerna inte utvecklar tidbokningssystemen så att det är lätt för invånaren att av- och omboka tider.

Ökat utanförskap

Alla kan eller vill inte ta emot kallelser digitalt. Om det inte finns alternativ för de som inte vill eller kan ta emot kallelser digitalt ökar utanförskapet.

5. Sortera nyttorna

Så gjorde vi:

Vi gick igenom varje nytta för att markera vilken typ av nytta det var. Att undvika kostnader i framtiden för papper och porto är en tydlig finansiell nytta. Den frigjorda tiden för invånare och vårdpersonal är omfördelningsnyttor - de värderar vi i pengar men de hämtas hem i någonting annat. Trygghet för invånaren vill vi inte värdera i pengar i den här kalkylen, men vi vill presentera och beskriva den.

Så blev resultatet:

Ökad trygghet för invånare besök

I Västra Götalandsregionen uteblev årligen 150 000 patienter från inbokade besök, men när Sahlgrenska testade att låta patienterna själva ringa och boka sin tid halverades deras uteblivna besök (https://vgrfokus.se/2018/12/uteblivna-sjukhusbesok-kostar-en-halv-miljard/ ).  I kalkylen antar vi att det likt på Sahlgrenska går att halvera de uteblivna besöken.

Frigjord tid för vårdpersonalen - minskad tid till av- och ombokningssamtal

När det är lätt för invånare att av- och omboka tider som inte passar dem digitalt, behöver vårdpersonalen lägga mindre tid på att ta emot av- och ombokningssamtal på telefon.

Minskade kostnader för material och porto

När en digital kallelse skickas istället för en papperskallelse, undviker regioner kostnader för papper, kuvert och porto.

Minskade koldioxidutsläpp

För invånare kan det vara tryggare att få kallelser från vården digitalt på 1177 Vårdguiden jämfört med om den skulle skickas via posten, eftersom:

När digitala kallelser skickas istället för papperskallelser minskar koldioxidutsläppen.

6. Formulera frågor

Så gjorde vi:

Vi gick igenom varje nytta som vi planerade att räkna på i pengar och frågade oss hur den skulle se ut med och utan förändringen. Vi skrev ner våra frågorunder varje nytta.

Så blev resultatet:

Frigjord tid för invånare

Eftersom den digitala kallelsen kan innehålla länkar till tidbokning eller en möjlighet att boka, av- och omboka tiden direkt i kallelsen när det passar invånaren, så behöver inte invånare lägga tid på att passa telefontider och vänta i telefonköer för att av- och omboka tiden i kallelsen.

Frigjord tid för vårdpersonalen

Användandet av digitala kallelser på 1177 Vårdguiden frigör tid för vårdpersonalen på flera sätt:

• Frigjord tid - behöver inte skriva ut och posta papperskallelser.

• Frigjord tid - färre uteblivna vårdbesök

• Frigjord tid - mindre tid i telefon för av- och ombokning samt för att kontrollera att invånaren fått kallelsen.

• Frigjord tid - mindre tid på att skapa och formulera kallelser då det går att ha mallar för innehållet i kallelsen.

Minskade kostnader för material och porto

När en digital kallelse skickas istället för en papperskallelse, undviker regioner kostnader för papper, kuvert och porto.

Minskade koldioxidutsläpp

När digitala kallelser skickas istället för papperskallelser minskar koldioxidutsläppen.

6. Formulera frågor för nyttorna

Så gjorde vi:

Vi gick igenom varje nytta som vi planerade att räkna på i pengar och frågade oss hur den skulle se ut med och utan förändringen. Vi skrev ner våra frågorunder varje nytta.

Så blev resultatet:

Frigjord tid för invånare Våra frågor: Hur många papperskallelser skickas på ett år?

Hur stor andel av papperskallelserna tror vi skulle kunna ersättas med digitala kallelser?

För hur stor andel av kallelserna ringer en invånare för att av- och omboka sin tid?

Hur lång tid avsätter invånare i snitt för att av- och omboka sina tider (passa telefontid, vänta i telefonkö, prata i telefon)?

Frigjord tid för vårdpersonalen - skriva ut och skicka kallelser

När kallelsen skickas digitalt krävs färre klick och mindre tid jämfört med att skriva ut och kuvertera kallelser.

Våra frågor: Hur mycket tid tar det i snitt att skriva ut och posta en papperskallelse? Hur mycket tid tar det i snitt att skicka en digital kallelse?

Frigjord tid för vårdpersonalen - färre uteblivna besök

Eftersom den digitala kallelsen kan innehålla länkar till tidbokning eller en möjlighet att boka, av- och omboka tiden direkt i kallelsen när det passar invånaren, så behöver inte invånare lägga tid på att passa telefontider och vänta i telefonköer för att av- och omboka tiden i kallelsen.

Våra frågor:

Hur många papperskallelser skickas på ett år?

Hur stor andel av papperskallelserna tror vi skulle kunna ersättas med digitala kallelser?

För hur stor andel av kallelserna ringer en invånare för att av- och omboka sin tid?

Hur lång tid avsätter invånare i snitt för att av- och omboka sina tider (passa telefontid, vänta i telefonkö, prata i telefon)I Västra Götalandsregionen uteblev årligen 150 000 patienter från inbokade besök, men när Sahlgrenska testade att låta patienterna själva ringa och boka sin tid halverades deras uteblivna besök (https://vgrfokus.se/2018/12/uteblivna-sjukhusbesok-kostar-en-halv-miljard/ ).  I kalkylen antar vi att det likt på Sahlgrenska går att halvera de uteblivna besöken.

Våra frågor: Hur många uteblivna besök finns i Sverige per år?

Frigjord tid för vårdpersonalen - minskad tid till av- och ombokningssamtal

Användandet av digitala kallelser på 1177 Vårdguiden frigör tid för vårdpersonalen på flera sätt:

När det är lätt för invånare att av- och omboka tider som inte passar dem digitalt, behöver vårdpersonalen lägga mindre tid på att ta emot av- och ombokningssamtal på telefon.

Våra frågor: Hur mycket lång tid tar det i snitt att skriva ut och posta en papperskallelse? Hur mycket tid tar det i snitt att skicka en digital kallelse?

Hur många uteblivna besök finns i Sverige per år?

Hur lång tid tar samtalen för av- och ombokning för vårdpersonalen?

(Vi väljer att inte räkna på “mindre tid på att skapa och formulera kallelser” och “mindre tid för att kontrollera att invånaren har fått kallelsen. )

Minskade kostnader för material och porto

När en digital kallelse skickas istället för en papperskallelse, undviker regioner kostnader för papper, kuvert och porto.

Våra frågor:

Hur mycket kostar en papperskallelse i snitt (papper, kuvert, porto)?

7. Samla data för nyttor och kostnader

Så gjorde vi:

Vi sökta svar på frågorna vi skrev i förra steget och noterade svaret och källan, samtidigt som vi började fylla i excelmallen.

Så blev resultatet:

Frigjord tid för invånare

Eftersom den digitala kallelsen kan innehålla länkar till tidbokning eller en möjlighet att boka, av- och omboka tiden direkt i kallelsen när det passar invånaren, så behöver inte invånare lägga tid på att passa telefontider och vänta i telefonköer för att av- och omboka tiden i kallelsen.

Våra frågor:

Hur många papperskallelser skickas på ett år?

Uppgifterna om mängden papperskallelser som skickas idag varierar mellan regionerna. Vi har hittat följande information:

• Region Skåne skickar 15 500 000 kallelser i pappersformat om året. Det är 11 papperskallelser per invånare (Region Skånes verksamhetsplan och budget 2018).

• Region Kronoberg skickar ut 700 000 papperskallelser, det är 3.5 kallelser per invånare (

https://sverigesradio.se/sida/artikel.aspx?programid=106&artikel=7482795 )

• Region Västmanland skickar ut 270 000 papperskallelser från COSMIC, det är 1 kallelse per invånare. Men de skickar även ut kallelser från 6 andra system, så totalsumman är nog större (

https://regionvastmanland.se/vardgivare/it-stod/nyhetsbrevetdigitalt/digitalakallelser/ )

Troligt värde i kalkylen: 5 kallelser per invånare.

Hur stor andel av papperskallelserna tror vi skulle kunna ersättas med digitala kallelser?

Vi har förhållit oss till följande underlag och resonemang:

• Enligt Svenskarna och Internet 2019 använder 5 procent av invånarna inte internet dagligen eller inte alls. I den gruppen är det framförallt äldre i åldern 66+. Det är samma grupp som också har det största vårdbehovet och sannolikt tar den gruppen emot fler papperskallelser än övriga invånare. Enligt statistik från Västragötalandsregionen står äldre i åldern 65 + för cirka 30 procent av vårdbesöken. Om vi antar att hela den gruppen fortsatt vill ha sina kallelser på papper återstår cirka 70 % av Sveriges befolkning som skulle vilja ha dem digitalt.

• Idag (2020) har 7,5 miljoner loggat in på 1177. 20 procent av dem har valt att inte dela med sig av sitt telefonnummer för att få aviseringar (Källa: Inera). Vi kan anta att samma 20 procent inte heller skulle vilja ha digitala kallelser – vilket ger 6 miljoner svenskar som har loggat in på http://1177.se och som sannolikt vill ha sina kallelser digitalt – cirka 60 % av Sveriges befolkning. 

Troligt värde i kalkylen: 60 %

För hur stor andel av kallelserna ringer en invånare för att av- och omboka sin tid?

Här har vi inga bra underlag, så vi får gissa. Säg att invånare ringer för att omboka för 3 % av alla papperskallelser.

Hur lång tid avsätter invånare i snitt för att av- och omboka sina tider (passa telefontid, vänta i telefonkö, prata i telefon)?

Här har vi inga bra underlag, så vi får gissa och kanske tänka på egna erfarenheter som invånare. Kanske tar det minst 15 minuter, som man avsätter på morgonen för att. Man behöver hitta sin papperskallelse, kolla upp telefontiderna, hitta telefonnumret, ta fram sin egen kalender, ringa upp, ta sig igenom talsvaret och få en tid i TeleQ-systemet. Sedan kanske det tar ytterligare 3 minuter för själva samtalet förutsatt att man kan svara när vårdpersonalen ringer - så 18 minuter totalt sett kanske är ett rimligt antagande.

Hur lång tid avsätter invånare i för att av- och omboka sina tider digitalt?

Här har vi inga bra underlag, så vi får gissa och kanske tänka på egna erfarenheter som invånare. Man behöver logga in på http://1177.se , hitta sin kallelse, klicka på ‘boka om’, ta fram sin kalender, och sedan leta efter lediga tider som passar. Det kanske tar cirka 15 minuter innan man är klar.

Frigjord tid för vårdpersonalen samtalen för av- och ombokning för vårdpersonalen?

Minskade kostnader för material och porto

När en digital kallelse skickas istället för en papperskallelse, undviker regioner kostnader för papper, kuvert och porto.

Våra frågor: Hur mycket kostar en papperskallelse i snitt (papper, kuvert, porto)?

7. Samla data för nyttor och kostnader

Så gjorde vi:

Vi sökta svar på frågorna vi skrev i förra steget och noterade svaret och källan, samtidigt som vi började fylla i excelmallen.

Så blev resultatet:

Nyttor

Frigjord tid för invånare

Eftersom den digitala kallelsen kan innehålla länkar till tidbokning eller en möjlighet att boka, av- och omboka tiden direkt i kallelsen när det passar invånaren, så behöver inte invånare lägga tid på att passa telefontider och vänta i telefonköer för att av- och omboka tiden i kallelsen.

Våra frågor:

Hur många papperskallelser skickas på ett år?

Uppgifterna om mängden papperskallelser som skickas idag varierar mellan regionerna. Vi har hittat följande information:

• Region Skåne skickar 15 500 000 kallelser i pappersformat om året. Det är 11 papperskallelser per invånare (Region Skånes verksamhetsplan och budget 2018).

• Region Kronoberg skickar ut 700 000 papperskallelser, det är 3.5 kallelser per invånare (

https://sverigesradio.se/sida/artikel.aspx?programid=106&artikel=7482795 )

• Region Västmanland skickar ut 270 000 papperskallelser från COSMIC, det är 1 kallelse per invånare. Men de skickar även ut kallelser från 6 andra system, så totalsumman är nog större (

https://regionvastmanland.se/vardgivare/it-stod/nyhetsbrevetdigitalt/digitalakallelser/ )

Troligt värde i kalkylen: 5 kallelser per invånare.

Hur stor andel av papperskallelserna tror vi skulle kunna ersättas med digitala kallelser?

Vi har förhållit oss till följande underlag och resonemang:

• Enligt Svenskarna och Internet 2019 använder 5 procent av invånarna inte internet dagligen eller inte alls. I den gruppen är det framförallt äldre i åldern 66+. Det är samma grupp som också har det största vårdbehovet och sannolikt tar den gruppen emot fler papperskallelser än övriga invånare. Enligt statistik från Västragötalandsregionen står äldre i åldern 65 + för cirka 30 procent av vårdbesöken. Om vi antar att hela den gruppen fortsatt vill ha sina kallelser på papper återstår cirka 70 % av Sveriges befolkning som skulle vilja ha dem digitalt.

• Idag (2020) har 7,5 miljoner loggat in på 1177. 20 procent av dem har valt att inte dela med sig av sitt telefonnummer för att få aviseringar (Källa: Inera). Vi kan anta att samma 20 procent inte heller skulle vilja ha digitala kallelser – vilket ger 6 miljoner svenskar som har loggat in på http://1177.se och som sannolikt vill ha sina kallelser digitalt – cirka 60 % av Sveriges befolkning. 

Troligt värde i kalkylen: 60 %

För hur stor andel av kallelserna ringer en invånare för att av- och omboka sin tid?

Här har vi inga bra underlag, så vi får gissa. Säg att invånare ringer för att omboka för 3 % av alla papperskallelser.

Hur lång tid avsätter invånare i snitt för att av- och omboka sina tider (passa telefontid, vänta i telefonkö, prata i telefon)?

Här har vi inga bra underlag, så vi får gissa och kanske tänka på egna erfarenheter som invånare. Kanske tar det minst 15 minuter, som man avsätter på morgonen för att. Man behöver hitta sin papperskallelse, kolla upp telefontiderna, hitta telefonnumret, ta fram sin egen kalender, ringa upp, ta sig igenom talsvaret och få en tid i TeleQ-systemet. Sedan kanske det tar ytterligare 3 minuter för själva samtalet förutsatt att man kan svara när vårdpersonalen ringer - så 18 minuter totalt sett kanske är ett rimligt antagande.

Hur lång tid avsätter invånare i för att av- och omboka sina tider digitalt?

Här har vi inga bra underlag, så vi får gissa och kanske tänka på egna erfarenheter som invånare. Man behöver logga in på http://1177.se , hitta sin kallelse, klicka på ‘boka om’, ta fram sin kalender, och sedan leta efter lediga tider som passar. Det kanske tar cirka 15 minuter innan man är klar.

Frigjord tid för vårdpersonalen - skriva ut och skicka kallelser

När kallelsen skickas digitalt krävs färre klick och mindre tid jämfört med att skriva ut och kuvertera kallelser.

Våra frågor: Hur mycket tid tar det i snitt att skriva ut och posta en papperskallelse? Hur mycket tid tar det i snitt att skicka en digital kallelse?

Svar: Vi har inga bra underlag, så vi gissar i det här läget. Säg att det tar 5 minuter att göra i ordning en papperskallelse, och bara 2 att skicka en digital kallelse.

Frigjord tid för vårdpersonalen - färre uteblivna besök

I Västra Götalandsregionen uteblev årligen 150 000 patienter från inbokade besök, men när Sahlgrenska testade att låta patienterna själva ringa och boka sin tid halverades deras uteblivna besök (https://vgrfokus.se/2018/12/uteblivna-sjukhusbesok-kostar-en-halv-miljard/ ).  I kalkylen antar vi att det likt på Sahlgrenska går att halvera de uteblivna besöken.

Våra frågor: Hur många uteblivna besök finns i Sverige per år?

I Västra Götalandsregionen uteblev årligen 150 000 patienter från inbokade besök, men när Sahlgrenska testade att låta patienterna själva ringa och boka sin tid halverades deras uteblivna besök (https://vgrfokus.se/2018/12/uteblivna-sjukhusbesok-kostar-en-halv-miljard/ ).  Om vi skalar upp dessa siffror till Sveriges befolkning innebär det 880 000 uteblivna besök per år.

I kalkylen antar vi att det likt på Sahlgrenska går att halvera de uteblivna besöken. Eventuellt kan det handla om mer då den nya lösningen för digitala kallelser innebär ännu smidigare om- och avbokningsmöjligheter än de som erbjöds i Västra Götaland, men vi behåller antagandet för att inte överskatta.

Frigjord tid för vårdpersonalen - minskad tid till av- och ombokningssamtal

Användandet av digitala kallelser på 1177 Vårdguiden frigör tid för vårdpersonalen på flera sätt:

• Minskad tid till att skriva ut och posta papperskallelser.

• Färre uteblivna vårdbesök

• Mindre tid i telefon för av- och ombokning samt för att kontrollera att invånaren fått kallelsen.

• Mindre tid på att skapa och formulera kallelser då det går att ha mallar för innehållet i kallelsen.

Våra frågor:

Hur mycket tid tar det i snitt att skriva ut och posta en papperskallelse? Hur mycket tid tar det i snitt att skicka en digital kallelse?

Vi har inga bra underlag, så vi gissar i det här läget. Säg att det tar 5 minuter att göra i ordning en papperskallelse, och bara 2 att skicka en digital kallelse.

Hur många uteblivna besök finns i Sverige per år?

I Västra Götalandsregionen uteblev årligen 150 000 patienter från inbokade besök, men när Sahlgrenska testade att låta patienterna själva ringa och boka sin tid halverades deras uteblivna besök (https://vgrfokus.se/2018/12/uteblivna-sjukhusbesok-kostar-en-halv-miljard/ ).  Om vi skalar upp dessa siffror till Sveriges befolkning innebär det 880 000 uteblivna besök per år.

I kalkylen antar vi att det likt på Sahlgrenska går att halvera de uteblivna besöken. Eventuellt kan det handla om mer då den nya lösningen för digitala kallelser innebär ännu smidigare om- och avbokningsmöjligheter än de som erbjöds i Västra Götaland, men vi behåller antagandet för att inte överskatta.

Hur lång tid tar samtalen för av- och ombokning för vårdpersonalen?

Ovan gjorde vi gissningen att samtalet tar 3 minuter, så vi använder det här också.

(Vi väljer att inte räkna på “mindre tid på att skapa och formulera kallelser” och “mindre tid för att kontrollera att invånaren har fått kallelsen. )

Minskade kostnader för material och porto

När en digital kallelse skickas istället för en papperskallelse, undviker regioner kostnader för papper, kuvert och porto.

Våra frågor:

Hur mycket kostar en papperskallelse i snitt (papper, kuvert, porto)?

Kostnader kan uppstå för papper och material, porto, och andra tjänster, till exempel avgifter till e-brevsleverantörer. Vi uppskattar materialkostnad (ett kuvert och ett papper) till 54 öre, och har sedan tittat på några olika priser för porto hos Postnord för avtalskunder: https://www.postnord.se/skicka-forsandelser/priser-och-villkor/prislistor-avtalskunder

Troligt värde i kalkylen: 6,94 kronor per papperskallelseNär det är lätt för invånare att av- och omboka tider som inte passar dem digitalt, behöver vårdpersonalen lägga mindre tid på att ta emot av- och ombokningssamtal på telefon.

Våra frågor: Hur lång tid tar samtalen för av- och ombokning för vårdpersonalen?

Svar: Ovan gjorde vi gissningen att samtalet tar 3 minuter, så vi använder det här också.

Minskade kostnader för material och porto

När en digital kallelse skickas istället för en papperskallelse, undviker regioner kostnader för papper, kuvert och porto.

Våra frågor:

Hur mycket kostar en papperskallelse i snitt (papper, kuvert, porto)?

Kostnader kan uppstå för papper och material, porto, och andra tjänster, till exempel avgifter till e-brevsleverantörer. Vi uppskattar materialkostnad (ett kuvert och ett papper) till 54 öre, och har sedan tittat på några olika priser för porto hos Postnord för avtalskunder: https://www.postnord.se/skicka-forsandelser/priser-och-villkor/prislistor-avtalskunder

Troligt värde i kalkylen: 6,94 kronor per papperskallelse

Kostnader

• Pris för tjänsten 1177 Inkorg - enligt http://inera.se är det 2,4 per meddelande vid 250 000 - 500 000 meddelanden per kvartal, vilket vi antar att många regioner kommer nå upp till.

• Förändring av vårdinformationssystem - se excelfil

• Förändringar i processer och arbetssätt- se excelfil

• Anslutning till Ineras tjänstekontrakt- se excelfil

8. Räkna

Så gjorde vi:

Vi använde excelmallen för att sätta upp tabeller för nyttor och kostnader.

Så blev resultatet:

Se resultatet i excelfilen på https://inera.atlassian.net/wiki/pages/resumedraft.action?draftId=2394064157 .

9. Dokumentera

Så gjorde vi:

Redan när vi gjorde Steg 1 började vi skriva direkt i Ineras rapportmall, och byggde på information där allteftersom. I det här sista steget lyfter vi in resultatet från beräkningarna vi gjorde i excel i rapporten och skriver en sammanfattning i början. Vi anser vår kalkyl vara färdigdokumenterad med:

• Rapport

• Bilaga: Kalkylen i excel

• Bilaga: Effektkedja

Så blev resultatet:

Dokumentationen i sin helhet finns publicerad på Digitala kallelser via 1177 Inkorg.