En ny version av regelverket för HSA - HSA Tillitsramverk 5.0 - fastställdes den 3 maj 2024 efter att ha varit ute på remiss hos samtliga HSA-anslutna organisationer. De viktigaste ändringarna görs för att anpassa regelverket så att regioner, kommuner och privata vårdgivare ska kunna använda HSA, SITHS och Ineras IdP för åtkomst till Nationella läkemedelslistan. Tillitsramverket, som ersätter HSA-policyn, gäller från och med 1 januari 2025. Innan dess ska samtliga HSA-anslutna organisationer ta fram en HSA Tillitsdeklaration. HSA-anslutna producenter måste också tidigt ta ställning till vilka bör-krav som ska uppfyllas och starta arbetet för att möjliggöra detta så snart som möjligt.
Följande beskrivningar har flyttats längre ner på denna sida:
Varför ändringen av regelverket för HSA görs (bakgrund).
Vilka ändringar som gjorts jämfört med nu gällande regelverk HSA-policy 4.2.
Inkluderat versioner av dokumentet med och utan ändringsmarkeringar.
Tidplanen för övergången.
Remissförfarandet vid framtagandet av tillitsramverket.
Frågor och svar som inkommit under remissperioden.
HSA-ansluten producent - vad behöver HSA-ansvarig göra?
...
| Innehållsförteckning | ||
|---|---|---|
|
HSA-ansluten producent - vad behöver HSA-ansvarig göra?
Enligt tidplanen ska alla HSA-anslutna producenter ha lämnat in en HSA Tillitsdeklaration senast den 31 oktober 2024. Men innan dess måste en hel del förberedande arbete göras. Vår starka rekommendation till dig som HSA-ansvarig är därför att påbörja detta arbete redan nu och att kanske också reservera tid i kalendern under sommaren (då det för de flesta kanske är lite lugnare) för att arbeta med dessa frågor.
...
Läs HSA Tillitsramverk 5.0, sätt dig in i skillnaden från HSA-policy 4.2 (med hjälp av revisionshistoriken eller versionerna med ändringsmarkeringar som finns längre ner på denna sida).
Hämta rätt mall för HSA Tillitsdeklaration från Projektplatsen, i denna mapp. Endast personer som är behöriga på Projektplatsen HSA Förvaltning (normalt endast kontaktpersonen) kan komma åt dokumenten denna väg.
Ifyllningsbar mall kan även begäras ut, av kontaktpersonen, genom att lägga ett ärende i Ineras Kundportal.
Mallarna finns även för påsyn (ej ifyllningsbara) på sidan Anslutningsavtal för konsumenter.
Fyll i tillitsdeklarationen så långt du kan på egen hand.
Utgå från tidigare godkänd HSA-policytillämpning (HPT) för tjänsten, MEN kontrollera att den text du kopierar över verkligen överensstämmer med hur det fungerar i verkligheten.
Fyll även i avseende de nya kraven, om du känner dig helt säker på att du kan svara för detta själv.
Stäm av med berörda personer inom din organisation avseende kvarvarande krav i tillitsdeklarationen (bör-kraven samt vid behov även övriga nya krav)
Kan vara till exempel kollegor i tjänsteförvaltningen, tjänstens arkitekt och/eller utvecklare.
När tillitsdeklarationen är komplett ifylld – skicka in den via formuläret https://etjanster.inera.se/DokumentGranskning.
Några tips till dig som håller på med tillitsdeklarationen
Efter att vi nu granskat de först inkomna tillitsdeklarationerna har vi samlat de vanligaste granskningsanmärkningarna här. Titta gärna på denna lista innan du skickar in din tillitsdeklaration så kanske du blir den första som får din tillitsdeklaration godkänd direkt.
Vi passar också på att tipsa om att det till varje ifyllningsbart fritextfält finns en hjälptext. Den visas om du ställer markören i fältet och trycker på tangenten F1. Särskilt viktig är detta kanske i avsnitt 4.2.1, där den tidigare fritextbeskrivningen nu istället ska föras in i en tabell.
Avsnitt | Brist | Förslag till åtgärd |
|---|---|---|
Revisions-historik (samt förstasidan och dokument-namnet) | Revisionshistoriken är ofullständig enligt instruktion i avsnittet Läs mig först. | Kopiera revisionshistoriken från er senast godkända HPT. Är er senast godkända HPT version 7.0 ska denna version alltså vara 7.1. Den kan också vara 7.2, 7.3 och så vidare om ni gjort flera ändringar innan den skickas in för granskning. |
Revisions-historik | Revisionshistoriken ofullständig med avseende på vilka ändringar som gjorts sedan senast godkända HPT. | Ange först “Överförd till mall för HSA Tillitsdeklaration.” Lägg därefter till punkter för övriga ändringar som gjorts jämfört med er senast godkända HPT och som INTE beror på att mallen förändrats. Har ni till exempel bytt veckodag för när ni gör kontrollkörningarna? Ändrat er rutin för kontroll mot Bolagsverket?Bytt uppgiften om vem som utser HSA-ansvarig? Eller börjat hantera någon ny informationsmängd via er synk? |
4.2.1, tabell avseende verifiering av anställning / uppdrag. | Ofullständig beskrivning av hur anställning/uppdrag verifieras för anställda (egen organisation) vid registrering. | Förtydliga till exempel att registrering görs efter beställning av chef samt att chefen då intygar att personen har en anställning. Alternativt att HSA-administratören kontrollerar mot personalregistret att personen har en aktuell eller kommande anställning. |
4.2.1, tabell avseende verifiering av anställning / uppdrag. | Ofullständig beskrivning av hur anställning/uppdrag verifieras för anställda (egen organisation) kontinuerligt. | Justera beskrivningen, samt den interna rutinen. Att enbart förlita sig på att chefer meddelar när personer slutar är enligt vår erfarenhet en otillräcklig kontroll. Regelbundet, med max 100 dagars mellanrum, måste en kontroll av samtliga registrerade personer göras. Det kan göras genom att utdrag tas ut ur HSA och lämnas till respektive ansvarig chef, som sedan får signera underlaget och på så sätt bekräfta att samtliga registrerade personer fortfarande har aktuell anställning/aktuellt uppdrag. När det gäller anställda kan en kontroll också göras mot personalregistret, förutsatt att HSA-administratören har behörighet där. Alternativt att utdrag ur HSA skickas till personalhandläggare som kan signera underlaget och på så sätt bekräfta att samtliga registrerade personer fortfarande har aktuell anställning. |
4.2.1, tabell avseende verifiering av anställning / uppdrag. | Frekvens för regelbunden kontroll av anställning/uppdrag för anställda (egen organisation) ej angiven. | Kontrollen ska genomföras med max 100 dagars mellanrum. Exempel på godkänd angiven frekvens kan vara: Första helgfria måndagen i mars, juni, september och december. Sista vardagen i varje månad, utom under juni och juli. |
4.2.1, tabell avseende verifiering av anställning / uppdrag. | Beskrivning av hur anställning/uppdrag verifieras för uppdragstagare (egen organisation) vid registrering saknas helt. | Förtydliga till exempel att registrering görs efter beställning av chef samt att chefen då intygar att personen har ett aktuellt uppdrag. Om organisationen verkligen inte någonsin hanterar uppdragstagare i HSA, skriv detta tydligt i rutan. Notera att det då innebär att ni heller aldrig registrerar till exempel hyrsjuksköterskor, och att sådana alltså aldrig kan få ta del av patientinformation om de arbetar för kommunen. |
4.2.1, tabell avseende verifiering av anställning / uppdrag. | Beskrivning av hur anställning/uppdrag verifieras för uppdragstagare (egen organisation) kontinuerligt saknas helt. | Att enbart förlita sig på att chefer meddelar när personer slutar är enligt vår erfarenhet en otillräcklig kontroll. Regelbundet, med max 100 dagars mellanrum, måste en kontroll av samtliga registrerade personer göras. Det kan, avseende uppdragstagare, göras genom att utdrag tas ut ur HSA och lämnas till respektive ansvarig chef, som sedan får signera underlaget och på så sätt bekräfta att samtliga registrerade personer fortfarande har ett aktuellt uppdrag. Om organisationen verkligen inte någonsin hanterar uppdragstagare i HSA, skriv detta tydligt i rutan. Notera att det då innebär att ni heller aldrig registrerar till exempel hyrsjuksköterskor, och att sådana alltså aldrig kan få ta del av patientinformation om de arbetar för kommunen. |
Frågor och funderingar
Inera har tillsatt ett särskilt team för att hantera uppdateringen av anslutningsdokumentation (tillitsdeklarationer) för de 205 HSA-anslutna producenter och 35 HSA-anslutna konsumenter som berörs. Vår målsättning är alltså att kunna hantera det ökade flödet av frågor och granskningar som kan dyka upp under denna period utan onödigt dröjsmål.
...