...
| Expandera | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
1. Dokumentets syfte
Detta dokument ska vara ett stöd för dig som har rollen Ansvarig utgivare inom Identifieringstjänst SITHS för en eller flera organisationer i ett utgivningsområde. Dokumentet innehåller rutiner och handledningar samt hänvisning till styrande och stödjande dokument för SITHS.
...
Du som är Ansvarig utgivare besvarar tillitsdeklarationen årligen genom att göra en bedömning av hur väl det egna utgivningområdet uppfyller kraven i tillitsramverket. Bedömningen blir sedan grund för det egna förbättringsarbetet. Du hanterar tillitsdeklarationen i Easy.Tillitsdeklarationen skickas ut 1 gång/år till Ansvarig utgivare
4.1 Vägledning för att besvara tillitsfrågor
Att arbeta med förbättring av ett ledningssystem (riktlinjer, processer, rutiner och roller) blir aldrig klart.
Vid bedömning av nivå vid tillitsdeklaration används en skala Nivå 1 – Nivå 5.
Nivå 1
Inte alls. Vid den här nivån har inte någon aktivitet genomförts för att möta upp mot kravet i Tillitsramverket.
Nivå 2
Initierad. Här har verksamheten initierat ett arbete för att möta upp mot kravet i Tillitsramverket.
Nivå 3
Påbörjad. Verksamheten har satt upp de processer, riktlinjer, roller mm som krävs för att uppnå kravet i Tillitsramverket. Detta kan påvisas genom den dokumentation som Tillitsramverket kräver.
Nivå 4
Mogen Etablerad. Verksamheten efterlever riktlinjer, processer och rutiner som verksamheten satt upp för att möta upp mot kravet i Tillitsramverket. Det finns även en fungerande process för ständig förbättring. Efterlevnaden kan påvisas genom den dokumentation som Tillitsramverket kräver.
Nivå 5
Världsklass Väl etablerad. Verksamheten har väl inarbetade processer för att säkra tilliten. Riktlinjer, rutiner och processer övervakas och mäts regelbundet. Ständig förbättring är väl inarbetad och efterlevs i organisationen. Förbättringar analyseras med avseende på nytta och ledningssystemet är hållbart över tid.
| Ankare | ||||
|---|---|---|---|---|
|
I det fall organisationen inte hanterar utgivning av elektroniska identitetshandlingar för funktion eller agerar ombud besvaras frågan med "Ej tillämpbar" vilket motsvarar nivå 0 i spindeldiagrammet.
Uppdatera SITHS kontaktuppgifter vid förändring
Förändringar av Ansvarig utgivare, Säkerhetsansvarig och vilka organisationer som ingår i utgivningsområdet ska skyndsamt meddelas till SITHS PA via Inera.
Anmälan om förändringar görs här för att starta hanteringen i Easy: Ändra SITHS kontaktuppgifter
5. Easy
Här dokumenterar du bedömningen i tillitsdeklarationen och uppdaterar SITHS Kontaktuppgifter
5.1 Konto och inloggning i Easy
...
5.2 Handledning Easy
I Easy kommer du som Ansvarig utgivare att hantera tillitsdeklarationen samt SITHS kontaktuppgifter för ditt Utgivningsområde. Detta innebär att Ansvarig utgivare kommer att hantera två olika typer av Självdeklarationer enligt nedan.
Öppna en självdeklaration genom att klicka på Självdeklaration för XXX
...
2. I menyn till vänster under "Självdeklaration för XXX", finns de frågor som du ska besvara i Självdeklarationen. Frågorna är indelade i olika kategorier. Klicka på valfri kategori (rubrik) och därefter klickar du på den fråga du ska besvara. Du kan själv välja i vilken ordning du vill besvara frågorna, och du kan även lämna frågor obesvarade och logga in vid ett senare tillfälle och fortsätta, men samtliga frågor måste vara besvarade för att du ska kunna skicka in självdeklarationen.
3. Frågorna besvaras genom att du gör en bedömning av hur väl din verksamhet uppfyller Tillitsramverket för aktuell fråga.
Bedömningen görs på en skala från 1–5, se punkt 4.1 för vägledning om nivåindelningen
Välj Nivå
Klicka på Spara
För vägledning samt hänvisning till Tillitsramverket, klicka på relaterad regel.
...
4. Du kan bifoga filer och skriva kommentarer i svarsfältet, men inget av detta är obligatoriskt i den Självdeklaration som hanterar Tillitsdeklarationen, men om behov finns så kan man använda funktionen för att förtydliga sitt svar och en förklaring till den bedömningen du gjort i aktuell fråga.
I Självdeklarationen som hanterar SITHS Kontaktuppgifter är det obligatoriskt att ladda upp bilagor i de fall det efterfrågas i deklarationsfrågan. Bilagorna ska namnges enligt den instruktion som finns i deklarationsfrågan
5. För att kunna skicka in en Självdeklaration måste alla frågorna vara besvarade
Klicka på "Självdeklaration för XXX".
Klicka på Skicka in.
...
6. Kontrollera att Självdeklarationen blivit inskickad
Klicka på "Självdeklaration för XXX".
Se statusen i rutan till höger, se figur nedan.
Status på självdeklaration: Besvarad = Självdeklarationen är inskickat. Status på självdeklaration: Öppen = Självdeklarationen är ej inskickat.
7. Begäran om komplettering av Självdeklaration
I de fall något saknas eller du behöver utföra justeringar i dokumenten får du ett mejl från: no-reply@easy.sjunet.org.
Då måste du logga in i Easy och öppna din självdeklaration se rubriken Hantera Tillitsdeklarationen och kontaktuppgifter i Easy ovan.
Klicka på den rubrik där det är en röd cirkel.
I kommentarsfältet till höger, längst ner på sidan, finns information från granskaren om vad som behöver åtgärdas.
8. Godkänd Självdeklaration
När Självdeklaration är godkänd får du ett mail från: no-reply@easy.sjunet.org.
...
Du måste då logga in i Easy och ta del av godkännandet.
...
Klicka på "Självdeklaration för XXX ".
...
Statusen ska vara Godkänd
...
med "Ej tillämpbar" vilket motsvarar nivå 0 i spindeldiagrammet.
...
5. Uppdatera SITHS kontaktuppgifter vid förändring
Förändringar av Ansvarig utgivare, Säkerhetsansvarig och vilka organisationer som ingår i utgivningsområdet ska skyndsamt meddelas till SITHS PA via Inera.
Anmälan om förändringar görs här för att starta hanteringen: Ändra SITHS kontaktuppgifter
...
6. Rutin för personkontroller
...
Inera kontrollerar, på uppdrag av SITHS PA, att du som Ansvarig utgivare inte har någon finansiell anmärkning som kan påverka tilliten. Kontrollen görs hos Kronofogdemyndigheten och dokumenteras i Easy.
6.4 Utbildning
Du som Ansvarig utgivare måste genomgå en utbildning innan du får din roll tilldelad.
Ett intyg på att du har genomgått en utbildning ska skickas in genom att i Easy ladda upp en kopia på kursintygettill SITHS PA.
Följande utbildningsinstanser är godkända:
...
11.1 Förenklad matris över roller
Ansvarsroll inom SITHS | Ansvarig utgivare
| Biträdande utgivare
| ID-administratör
| ID-administratör
| Tilläggsroll För skyddade personuppgifter | Tilläggsroll För att läsa Korthistorik | Läs - Revisor |
Tilldelas systemroll i SITHS Admin | RA | ORA | KRA | LRA | KUR | AO | ROA |
Administrera reservkort LoA2 |
|
|
|
| |||
Administrera reservkort LoA3 | |||||||
Administrera ordinarie kort och puk |
|
|
|
|
| ||
Administrera roller |
|
|
|
|
| ||
Administrera funktionscertifikat |
|
|
|
|
| ||
Administrera personer med skyddade personuppgifter |
|
|
|
|
| ||
Se rapporten korthistorik |
|
|
|
| |||
Se statistik och loggar | |||||||
Läsa ej administrera all information |
|
|
|
|
|
|
11.2 Tilldelning av roll kopplat till ID-administratörens arbetsuppgifter
...
Ombudet har en godkänd tillitsdeklaration och äger därmed rätt att, efter godkännande av SITHS PA, ansluta annan organisation inom offentlig förvaltning samt leverantörer av tjänster till dessa (”Tredje Part”) till SITHS.
Alla organisationers förändringar dokumenterats i SITHS kontaktuppgifter och kommuniceras via Easy .
23.1 Regler gällande utfärdarnummer
...
Ev. byte av logga
Uppdatering av SITHS kontaktuppgifter i Easy
| Ankare | ||||
|---|---|---|---|---|
|
...
Vid förändringar ska SITHS kontaktuppgifter uppdateras via Easy.
| Ankare | ||||
|---|---|---|---|---|
|
Vid Ombudets anslutning av Tredje part ansvarar Ombudet för att Tredje part uppfyller SITHS tillitsramverk. Ombudets revisioner ska även omfatta Tredje part.
| Ankare | ||||
|---|---|---|---|---|
|
...