| Innehållsförteckning |
|---|
1 Revisionshistorik
...
Ramverket beskriver kortfattat de regulatoriska krav som finns gällande hantering av personuppgifter. Ex GDPR (dataskyddsförordningen), olika registerlagstiftning och myndigheters föreskrifter, t.ex och HSLF-FS 2016:40 och hur de påverkar möjligheten för verksamheterna att nyttja kontaktuppgifterna i syfte att meddela en person (t.ex en patient eller en bygglovsansökande kommuninnevånare).
...
4 Avgränsning
Verksamhetsramverket syftar i huvudsak att stödja Hälso och sjukvårdens användning av kontaktuppgifter.
Kontaktuppgifterna i Personuppgiftstjänsten kan även användas av andra verksamheter för andra än Hälso och sjukvård, exempelvis verksamheter inom en kommun.
Verksamhetsramverket kan då behövas utökas när fler offentliga verksamheter börjar nytta kontaktuppgifter.
4 Termer och begrepp
...
Begrepp
...
Innebörd
...
Ramverket ger stöd och exempel till verksamheterna kring de regulatoriska krav som finns för hantering av de personers kontaktuppgifter som är lagrade i Personuppgiftstjänsten.
Verksamheten som nyttjar kontaktuppgifterna är dock alltid ytterst ansvarig för att inga känsliga personuppgifter kommer obehörig tillhanda vid nyttjande av kontaktuppgifterna för att skicka ett meddelande.
Ramverket ger endast exempel på klartextmeddelanden. Verksamheterna är fria att utforma dem efter eget behov, förutsatt att de ej röjer personens hälsotillstånd eller andra personliga förhållanden.
Under vissa förhållanden så kan en verksamhet välja att lagra kontaktuppgifter lokalt, till exempel i verksamhetens IT-stöd. Ett sådant beslut behöver föregås av en riskanalys samt framtagna rutiner hur detta ska hanteras lokalt.
...
5 Termer och begrepp
Begrepp | Innebörd |
| Anhörig | Begreppet anhörig innebär släktskap eller något legalt förhållande till huvudmannen (maka/make/sambo). Inom hälso- och sjukvården utgår man inte ifrån anhörigbegreppet utan istället används begreppet närstående, dvs en person som utifrån den enskildes synvinkel står patienten nära. En närstående behöver således inte vara anhörig och en anhörig behöver inte vara närstående. Barn företräder således inte sina föräldrar och föräldrar inte heller sina myndiga barn - såvida de inte är närstående enligt huvudmannens egen definition. Närstående har i första hand funktionen som beslutsstöd, dvs de kan berätta om vad de vet om patientens inställning - men de kan t ex inte avge ett samtycke för patientens räkning. |
Avisering | Ett meddelande med en hänvisning till att det finns mer information på en annan kanal (Meddelandetjänst) , ex på 1177 Vårdguiden eller Kivra |
| Aviseringsväg | Digitalt kommunikationssätt (e-post, sms etc) som kan användas för att avisera ett meddelande. En aviseringsväg kan användas dels för Aviseringar, dels att skicka ett Klartextmeddelande |
Betrodd e-postserver | En e-postserver som normalt förvaltas av- eller på uppdrag av verksamheten och är den som verksamheten nyttjar för att skicka Meddelande såsom e-post. |
| Betrodd sms-tjänst | Som ovan fast för sms |
Digitalt meddelande | Ett meddelande som skickas via någon form av ”digital kanal” (e-post och sms) se Meddelande |
| e-postdomän | Tillhandahållare av e-post. Exempelvis gmail.com, hotmail.com, sll.se etc |
| Klartextmeddelande | Ett meddelande som sänd eller lagras okrypterat. Ett Klartetxtmeddelande får ej innehåller Känsliga personuppgifter. |
Kontaktuppgifter | Uppgifter såsom e-postadresser och mobilnummer till personen, eller av personen utpekade kontaktpersoner (t ex partner eller andra närstående), god man/förvaltare etc. Uppgifterna kan anges av personen själv, t ex via 1177 eller via en verksamhetsperson efter personens samtycke. |
| Kontaktpersoner | Av personen utsedda som möjliga att kontakta, ex make/maka/sambo, närstående etc. |
Känsliga personuppgifter | Med känsliga personuppgifter, enligt dataskyddsförordningen GDPR[6], menas uppgifter om
Det finns även andra typer av personuppgifter som är särskilt skyddsvärda. Det kan till exempel vara
|
| Legal företrädare | God man, förvaltare, vårdnadshavare. Dessa personers mandat beskrivs i föräldrabalken |
Meddelande | Meddelandet som kan skickas till personen kan utgöra 2 typer:
|
| Meddelandetjänst | En säker meddelandetjänst i vilken en person måste logga in med Stark autentisering för att kunna läsa sina meddelande. T.ex Kivra, Mina meddelanden, 1177 Vårdguiden Meddelanden etc. |
| Navet | Skatteverkets tjänst för att till myndigheter tillhandahålla folkbokföringsuppgifter. |
| Närstående | Person som den enskilde personen anser sig ha en nära relation till, att det är personens upplevda relation, En närstående behöver inte vara släkt eller stå i något legalt förhållande till personen. Begreppet närstående utgår ifrån personens synvinkel och är således inte samma sak som anhörig. |
Personuppgiftstjänsten (PU-tjänsten) | Nationell tjänst från Inera som hanterar personuppgifter från Skatteverket (Navet), personens kontaktuppgifter och reservidentiteter. På Ineras hemsida finns mer information om Personuppgiftstjänsten |
Person | En person som finns i Personuppgiftstjänsten registrerad på ett personnummer eller samordningsnummer. |
| Personidentifierare | En identitetsbeteckning för att identifiera en person. Exempelvis personnummer, samordningsnummer. |
| Personliga förhållanden | Personliga förhållanden är ett begrepp som rymmer det mesta som kan kopplas till en enskild människa. Uppgifter om bostadsadress, sjukdomstillstånd och ekonomi är exempel på personliga förhållanden. |
Personuppgiftsansvaret | För uppgifter som lagras i Personuppgiftstjänsten (tjänsteproducenten) och inhämtats från Skatteverket Navet gäller att det landsting/region (huvudman för hälso- och sjukvård) som beställt uppgifterna från Skatteverket är personuppgiftsansvarig. För uppgifter som lagras i Personuppgiftstjänsten och är utöver folkbokföringsuppgifterna som beställts från Skatteverket, t.ex kompletterande adressuppgifter, kontaktuppgifter, aviseringsinställningar som är angivna av personen själv, så är det landsting/region där personen är folkbokförd i som är personuppgiftsansvarig. I de fall uppgifterna anges av en verksamhetsperson, med personen samtycke, så blir verksamhetspersonens uppdragsgivare därmed personuppgiftsansvarig (dvs landsting/region/kommun/privat underleverantör). |
Sekretess | Ett förbud att röja en uppgift, vare sig det sker muntligen, genom utlämnande av en allmän handling eller på något annat sätt. |
Sekretessreglerad uppgift | En uppgift för vilken det finns en bestämmelse om sekretess, exempelvis är uppgifter om enskilds hälsotillstånd eller andra personliga förhållanden, sekretessreglerade enligt 25 kap 1§ OSL. Uppgifter inom socialtjänsten om enskilds personliga förhållanden omfattas av sekretessreglering 26 kap 1§ OSL |
Sekretessbrytande bestämmelse | En bestämmelse som innebär att en uppgift får lämnas ut, trots sekretess, under vissa förutsättningar |
| Skyddade personuppgifter | Personer som är utsatta för ett allvarligt och konkret hot kan ansöka om skyddade personuppgifter hos Skatteverket. Personerna kan exempelvis vara utsatta för våld, hot om våld, förföljelse eller andra trakasserier. Det finns tre typer av skyddade personuppgifter eller skyddad identitet som kallas: sekretessmarkering, Skyddad folkbokföring (kvarskrivning) och fingerade personuppgifter. De myndigheter som hanterar skyddade personuppgifter ska alltid göra en särskilt noggrann prövning innan uppgifterna lämnas ut. |
| Skyddad folkbokföring | |
| Stark autentisering | Flerfaktorsautentisering med minst 2 faktorer, t.ex en inloggning med en e-legitimation samt en pinkod |
| Svartlistning | Är en förteckning över identiteter (sms-nummer eller e-postdomäner) som anses som ej lämpliga att använda för att skicka ut Meddelanden till. Not: På internet kan man finna "publika" register över både svartlistade e-postdomäner och mobilnummer. |
| Verksamhet | Inom denna kontext en verksamhet som är inom landsting, kommuner och privata vårdgivare som är offentligt finansierade samt statliga myndigheter. |
| Vitlistning | Är en förteckning över identiteter (sms-nummer och/eller e-postdomäner) som är godkända av verksamheten att skicka ut Meddelanden till. |
Vårdgivare | Statlig myndighet, landsting och kommun i fråga om sådan hälso- och sjukvårdsverksamhet som myndigheten, landstinget eller kommunen har ansvar för (offentlig vårdgivare) samt annan juridisk person eller enskild näringsidkare som bedriver hälso- och sjukvårdsverksamhet (privat vårdgivare). |
| Vårdnadshavare | Vårdnadshavare är den eller de personer som har den rättsliga vårdnaden (det vill säga är juridiskt ansvariga) för ett barn. Det kan antingen vara en eller båda föräldrarna eller en person utsedd av domstol. |
5 Avgränsningar
Ramverket ger stöd och exempel till verksamheterna kring de regulatoriska krav som finns för hantering av de personers kontaktuppgifter som är lagrade i Personuppgiftstjänsten.
Verksamheten som nyttjar kontaktuppgifterna är dock alltid ytterst ansvarig för att inga känsliga personuppgifter kommer obehörig tillhanda vid nyttjande av kontaktuppgifterna för att skicka ett meddelande.
...
näringsidkare som bedriver hälso- och sjukvårdsverksamhet (privat vårdgivare). | |
| Vårdnadshavare | Vårdnadshavare är den eller de personer som har den rättsliga vårdnaden (det vill säga är juridiskt ansvariga) för ett barn. Det kan antingen vara en eller båda föräldrarna eller en person utsedd av domstol. |
...
6 Förutsättningar
I detta avsnitt beskrivs information som påverkar användningen av en persons kontaktuppgifter.
Först beskrivs kort vilka regulatoriska krav som påverkar, därefter definieras de olika meddelandetyperna som kan komma i fråga vid användning av personens kontaktuppgifter.
...
Lagar, föreskrifter och riktlinjer | Innebörd |
Patientdatalag (SFS 2008:355) och Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om journalföring och behandling av personuppgifter i hälso- och sjukvården (HSLF-FS 2016:40) | Föreskriver bl.a att personuppgifter ska utformas och i övrigt behandlas så att patienters och övriga registrerades integritet respekteras. Dokumenterade personuppgifter ska hanteras och förvaras så att obehöriga inte får tillgång till dem. En vårdgivare är personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som vårdgivaren utför. I landsting och kommun är varje myndighet som bedriver hälso- och sjukvård personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som myndigheten utför. Uppställer bl.a krav på att personal som använder IT-stöd för åtkomst till patientuppgifter ska vara identifierade genom Stark autentisering. |
Dataskyddsförordningen (EU 2016/679) [R6], GDPR | Principerna innebär bland annat att den som är personuppgiftsansvarig
|
Offentlighets- och sekretesslag (OSL) | Denna lag innehåller bestämmelser om myndigheters och vissa andra organs handläggning vid registrering, utlämnande och övrig hantering av allmänna handlingar. |
6.2 Tekniska förutsättningar för åtkomst till kontaktuppgifter
För att en verksamhet ska få åtkomst till kontaktuppgifter som en person har angivit så måste dess verksamhetssystem vara anslutet till Personuppgiftstjänsten via tjänstekontrakt [2] samt ha tecknat erforderliga avtal [3].
Behörig hälso- och sjukvårdspersonal kan med personens samtycke även få åtkomst till att administrera personens kontaktuppgifter. Detta kan t.ex göras via Personuppgiftstjänstens grafiska gränssnitt (GUI) [4], 1177 eller via verksamhetens verksamhetssystem om det är anslutet till erforderliga tjänstekontrakt.
En e-Tjänst som konsumerar kontaktuppgifterna ska normalt ej lagra informationen i systemet, utan för att säkerställa aktualiteten på informationen så ska anropen till producenten ske när behov av kontaktuppgifterna behövs. Om behov finns av en temporär cachning, ex av prestandaskäl, så är det viktigt att säkerställa god aktualitet på informationen. T.ex så bör en ändrad sekretessmarkering slå igenom inom 1 dygn.
Personuppgiften har ett regelverk som innebär att den ej lämnar ut kontaktuppgifter om en person har en Sekretessmarkering eller har Skyddad folkbokföring.
En e-Tjänst som tillhandahåller möjlighet för en person- eller en verksamhetsperson att administrera kontaktuppgifter, ska så långt det är möjligt säkerställa att kontaktuppgifterna stämmer. Teknikerna för detta kan variera, t.ex genom att be personen upprepa informationen i 2 olika fält. Att numeriska fält endast tillåter numeriska tecken osv.
- e-Tjänsten bör säkerställa att en e-postadress har rätt format och enbart kan innehålla tecken enligt RFC 2832.
- e-Tjänsten kan för kontaktuppgifter som är av typen telefonnummer göra ett uppslag mot t.ex eniro.se och för personen presentera eventuellt funna uppgifter.
- e-Tjänsten ska kontrollera om personen har en Sekretessmarkering eller Skyddad folkbokföring. Om så är fallet så ska e-Tjänsten ej tillåta inmatning av kontaktuppgifter.
6.3 Tekniska förutsättningar för att skicka Meddelande
De tekniska förutsättningarna för en verksamhet att kunna skicka ett Meddelande kan variera.
...
| |
Offentlighets- och sekretesslag (OSL) | Denna lag innehåller bestämmelser om myndigheters och vissa andra organs handläggning vid registrering, utlämnande och övrig hantering av allmänna handlingar. |
6.2 Tekniska förutsättningar för åtkomst till kontaktuppgifter
För att en verksamhet ska få åtkomst till kontaktuppgifter som en person har angivit så måste dess verksamhetssystem vara anslutet till Personuppgiftstjänsten via tjänstekontrakt [2] samt ha tecknat erforderliga avtal [3].
Behörig hälso- och sjukvårdspersonal kan med personens samtycke även få åtkomst till att administrera personens kontaktuppgifter. Detta kan t.ex göras via Personuppgiftstjänstens grafiska gränssnitt (GUI) [4], 1177 eller via verksamhetens verksamhetssystem om det är anslutet till erforderliga tjänstekontrakt.
En e-Tjänst som konsumerar kontaktuppgifterna ska normalt ej lagra informationen i systemet, utan för att säkerställa aktualiteten på informationen så ska anropen till producenten ske när behov av kontaktuppgifterna behövs. Om behov finns av en temporär cachning, ex av prestandaskäl, så är det viktigt att säkerställa god aktualitet på informationen. T.ex så bör en ändrad sekretessmarkering slå igenom inom 1 dygn.
Personuppgiften har ett regelverk som innebär att den ej lämnar ut kontaktuppgifter om en person har en Sekretessmarkering eller har Skyddad folkbokföring.
En e-Tjänst som tillhandahåller möjlighet för en person- eller en verksamhetsperson att administrera kontaktuppgifter, ska så långt det är möjligt säkerställa att kontaktuppgifterna stämmer. Teknikerna för detta kan variera, t.ex genom att be personen upprepa informationen i 2 olika fält. Att numeriska fält endast tillåter numeriska tecken osv.
- e-Tjänsten bör säkerställa att en e-postadress har rätt format och enbart kan innehålla tecken enligt RFC 2832.
- e-Tjänsten kan för kontaktuppgifter som är av typen telefonnummer göra ett uppslag mot t.ex eniro.se och för personen presentera eventuellt funna uppgifter.
- e-Tjänsten ska kontrollera om personen har en Sekretessmarkering eller Skyddad folkbokföring. Om så är fallet så ska e-Tjänsten ej tillåta inmatning av kontaktuppgifter.
6.3 Tekniska förutsättningar för att skicka Meddelande
De tekniska förutsättningarna för en verksamhet att kunna skicka ett Meddelande kan variera.
De aviseringsvägar som för närvarande är lämpliga att skicka Meddelande (Avisering eller Klartextmeddelande) är via sms och e-post.
Personuppgiftstjänsten har stöd för flera aviseringsvägar än SMS och mail, till exempel FAX, personsökare. Inom Hälso och sjukvård har ramverket valt att begränsa möjliga aviseringsvägar till SMS och mail.
Personuppgiftstjänsten har även stöd för varianter av meddelandetyp, till exempel mail - arbete, mail -hemma.
Detta verksamhetsramverk begränsar denna möjlighet till att ej möjliggöra varianter av mail och SMS.
Det är dock möjligt att ange flera SMS-nummer och mailadresser, men bara ett av dem kan vara möjligt för avisering, detta genom att sätta digitalNotification=true
6.3.1 Användning av e-post
...
- Vid utskick av meddelande via e-post bör verksamheten använda sig av en ”betrodd” e-postserver som upptäcker om e-postmeddelandet studsar och ej kommer fram till mottagarens inkorgej kommer fram till mottagarens inkorg.
- Formatet på mailadressen ska följa RFC 5322 and RFC 6854.
- E-postsystemet ska även ha en avsändaradress som gör att mottagaren har en rimlig möjlighet att se vem avsändaren är.
- E-postsystemet bör även ha en ”svartlistning” av e-postdomäner som lämpligen ej ska kunna användas för utskick av meddelanden. Alternativt kan Vitlistning användas.
...
- Vid utskick av meddelande via sms bör verksamheten använda sig utav en "betrodd" sms-tjänst.
- Ett sms-nummer ska anges enligt ITU-standarden E.164-3. Exempelvis +46 70 123 45 67 (mellanslagen är bara till för läsbarheten i detta ramverk)
- Tjänsten bör skicka sms-meddelandet med leveransbekräftelse för att säkerställa leveransen av meddelandet till personens mobiltelefon.
- Sms-tjänsten bör även ha en svartlistning av mobilnummer som lämpligen ej ska kunna användas för utskick av meddelanden. Alternativt kan Vitlistning användas.
- Sms:et ska sändas med ett avsändarnamn som ej avslöjar för personen känsliga detaljer kring avsändaren, t.ex en specifik mottagning (ex Gynhälsan).
Exempelvis "BokaDoktorn: Påminnelse om ditt läkarbesök den <datum> <tid> Medtag legitimation" där "BokaDoktorn" är den som är avsändare av sms:et, t.ex Region Stockholm.
...
Personuppgiftstjänsten ger Personen möjlighet att skriva in flera kontaktuppgifter och därmed möjliggöra att få Meddelande till flera angivna kontaktvägar, t.ex både e-post och sms. Personen har även möjlighet att rangordna (välja ordning, 1,2,3 osv) angivna kontaktuppgifter. En verksamhet som ska skicka meddelade till en person kan välja en eller fler kontaktvägar, men det ska ske i den rangordning som personen angett.
Detta verksamhetsramverk har dock avgränsning vad gäller flexibiliteten i Personuppgiftstjänsten, se kapitel 6.3.
- Ett Klartextmeddelande får ej innehålla Känsliga personuppgifter eller Personliga förhållanden. Verksamheten ska alltid göra en riskbedömning om vilken text som kan skickas.
...
Rutinen för utskick av Meddelande till barn under 13 år ska normalt således vara att via PU-tjänsten erhålla kontaktuppgifter till vårdnadshavaren, ej genom barnets eventuella kontaktuppgifter eller kontaktpersoner.
Då barnet har fyllt 16år så är det rimligt att Meddelande kan skickas till barnet baserat på barnets kontaktuppgifter.
Verksamheten bör även ha rutiner för att radera ett barns kontaktuppgifter när barnet har fyllt 13.
Exempel på ett meddelande (avisering) till en vårdnadshavare: "Hej. Ett barn som du är vårdnadshavare för har fått en kallelse till provtagning. Logga in på 1177 Vårdguiden och läs mer i ditt barns Inkorg"
...
God man för ensamkommande barn likställs med vårdnadshavare. I övriga fall är god man ett stöd för sin huvudman och ska utföra sitt uppdrag i samråd med sin huvudman. En förvaltare har en starkare ställning och beslutar utan samtycke av huvudmannen. Gode män och förvaltare kan ha begränsade uppdrag, gällande t ex bara ekonomisk förvaltning, eller att "sörja för personen". Omfattningen av deras uppdrag framgår av beslut om god man/förvaltare. Uttrycket "att sörja för person" innebär att personen har uppdraget att se till att huvudmannen får vård och omsorg. Vid angivande av gode män eller förvaltare som kontaktpersoner är det av vikt att utreda huvudmannens möjlighet att avge ett samtycke. Om personen som har God man inte kan samtycka, ska huvudmannens inställning till angivande av kontaktperson utredas. Det är viktigt att respektera människors rätt till integritet och sekretess och att individanpassa språket och informationen samt att använda tolk i förekommande fall.
Vid kontakt till God man rekommenderas att man använder normal postgång till personens särskilda postadress.
7.3.3 Meddelande till övriga typer av kontaktpersoner
...