Nyttokalkyl - integrera källor från Sil i vårdinformationssystemet

Vi följer de nio stegen i Ineras modell för nyttokalkyler: Praktisk guide med steg-för-steg.

1. Formulera alternativen

Integrera källor från Sil i vårdinformationssystemet, jämfört med att integrera dem direkt

Data - går att utgå från tiden det tar för Inera och anta vad det skulle ta för andra. Behöver gå igenom för att titta på vad som skapar kostnader för oss.

• Juridikkostnader - avtal med källeverantörer

• Ärendehantering kring källorna och förändringar kring källorna.

• Produktionskostnad

2-3. Hitta effekterna och rita en effektkedja

I den här nyttokalkylen tittar vi på kostnaderna som en region undviker genom att ta in en källa via Sil, istället för att själv ansluta direkt till källan.

4-5. Beskriv nyttor och risker och sortera nyttorna

Genom att ta källor via Sil undviker regioner kostnader som de annars skulle ha haft för att själva ta in källan i sina vårdinformationssystem.

Undviker kostnader för kvalitetssäkring. För att kvalitetssäkra innehållet i databaserna har Inera utvecklat verktyg. Enklast möjliga verktyg tar minst 10 000 timmar att utveckla, och en region som integrerar direkt från källan skulle behöva investera motsvarande tid för att utveckla en egen lösning. För att kvalitetssäkra innehållet i databaserna behövs också ett löpande arbete, som Inera lägger cirka 8 timmar/vecka på. Sedan tillkommer 4 timmar/vecka för det tekniska arbetet kopplat till kvalitetssäkringen. Detta sker varje vecka året runt, så (8+4)*52 = 624 timmar. Sedan kräver den tekniska lösningen för kvalitetssäkring cirka 500 timmar/år i årliga uppdateringar och utveckling. Om regionen integrerar en källa direkt från källägaren behöver regionen lägga motsvarande tid själv.

Undviker löpande kostnader för omvärldsbevakning. Inera omvärldsbevakar och har ständigt aktuell kunskap om källorna. Detta tar cirka 2 timmar/vecka. Inera tar också emot information från källägarna om förändringar och sammanställer den åt regionerna, vilket tar cirka 1 timme/vecka. Om regionen själv integrerar källor själva skulle den behöva lägga motsvarande tid.

Undviker avstämningar med källägare. Inera har regelbundna avstämningar med källägarna för att bland annat synkronisera deras releaseplaner, så att alla förändringar görs vid samma tidpunkt för att minimera antalet releaser. I dagsläget är träffar Inera regelbundet 13 olika grupper, vilket tar cirka 4 timmar/vecka. Om regionen själv integrerar källor skulle den behöva ha motsvarande avstämningar med källägarna.

Undviker kontakter med läkemedelskommittéerna i regionerna. I Sil ingår ett verktyg som heter Rekord,

Undviker kostnader för avtal. För varje ny källa i Sil upprättar Inera ett avtal med källägare (320 timmar/avtal). Avtalet behöver också revideras vart femte år (120 timmar/avtal. Om regionen integrerar källan direkt från källägaren behöver regionen upprätta och revidera avtalen själv.

Undviker kostnader för täta releaser. Källorna gör förändringar med olika intervall. Vara och FASS förändras exempelvis årligen, och Janusmed och NKOO vartannat år. När källorna gör ändringar anpassar Inera Sil-systemen till dem. Det innebär mötestid, planering, test, bygge av ny databas och tester för regioner, som kräver både teknik och verksamhetsresurser. Kostnaderna uppgår till cirka 5000 timmar/release. Om regionerna själva integrera direkt mot källorna, kommer de inte kunna synkronisera releaserna från källorna på det som Inera gör idag. Regionerna skulle därför behöva anpassa sina system till olika källor varje gång de förändras. Regionerna skulle därför behöva lägga ungefär motsvarande tid som Inera lägger idag, varje gång en källa förändras.

Undviker kostnader för support. Inera tillhandahåller support för respektive källa, så att kunder alltid kontaktar Ineras kundservice oavsett vilken källa de behöver hjälp med. På samma sätt tillhandahåller Inera också support för Sil API och databas och andra externa verktyg som Centeped, Rekord och Silonline. Den årliga kostnaden för att upprätthålla kundservice för Sil är 50 000 kr/år. Därutöver tar varje ärende 2 timmar, med cirka 150 ärenden per år = 300 timmar. Om regionerna integrerade egna källor skulle de behöva hålla reda på olika kontaktvägar för de olika källorna, samt betala löpande kostnader på cirka … hur många ärenden (räkna ut snitt per källa)?

Undviker kostnader för NMI-hantering. Inera tar hand om allt kopplat till NMI (nationella medicinska informationssystem). Det handlar om en övergripande koordination av NMI-tjänster och att anpassa Ineras tjänster till europeiska regelverk. På Sil innebär det att Inera anmäler varje ny NMI-produkt till läkemedelsverket och tar fram all dokumentation som behövs. Uppskattningsvis tar det 3 månader per källa, vilket innebär cirka 480 timmar. Sedan tillkommer årliga revisioner på cirka 80 timmar/källa. Därutöver hanterar Inera löpande NMI-ärenden I snitt kommer 14 ärenden per år och varje ärende tar i snitt 2-3 dagar för Inera att hantera, vilket uppgår till cirka 224-336 timmar per år. Om regionerna integrerade källorna direkt via Sil skulle de själva behöva hantera ärendena.

Undvika kostnader för ta del av andras initiativ. Inera har ett etablerad arbetssätt för att lyfta regional utveckling till en nationell nivå. Inera förbereder ärendet och skickar sedan ut intresseanmälningar och avsiktsförklaringar till regionerna för att utröna intresset. Det tar cirka 2 månader att förbereda intresseanmälan och avsiktsförklaring, så cirka 320 timmar. Regioner kan dela lösningar direkt med varandra, men behöver då sannolikt göra liknande arbete som Inera gör.

6-7. Formulera frågor och samla data för nyttor och kostnader

Vilka kostnader undviker regioner genom att ta in källor via Sil istället för att göra det via Inera?

Kan en region ansluta direkt till källor där Sil ansvarar för innehållet? Exempelvis Bikt, mm?

8. Räkna

9. Dokumentera