Efter en första orienterande fas med sekundärdata kring området, problematisering och samstämmighet med uppdragsgivaren kring uppdraget är det dags för nästa steg i krav- och behovsfångsten.
Ett sätt att närma sig ett problemområde är att genomföra en utforskande workshop.
Representanter för målgrupper inom ett aktuellt område samlas tillsammans med dig som workshopledare.
Det är en styrka att senare kunna komplettera med ytterligare workshops där man samlar delar av en målgrupp, t ex representanter för en profession, patienter, personer som arbetar med samma uppgifter.
Syftet med att genomföra kompletterande workshops är att fördjupa förståelsen inom områden som inte har blivit tillräckligt genomlysta i workshop 1 eller vid arbete med andra datafångstmetoder som t ex intervjuer, observationer eller dagboks-anteckningar.
Tips
Att hitta rätt nivå på processen och/eller att ringa in ett problemområde är ett viktigt steg så att man hamnar rätt i förhållande till det man ska utforska. Ofta behöver detta göras iterativt, d v s man kan börja skissa upp var processen börjar, vad som är nästa steg, etc och var processen slutar.
Tänk på att en process alltid har en början och ett slut och att samma steg upprepas varje gång en process startar.
I ett första skede behöver man inte vara så noga med vilken nivå man beskriver i processen utan det blir sedan i ett andra steg då man sammanfattar och lyfter processtegen så att det blir en enhetlig och övergripande beskrivning av processen. Ibland behöver man göra förändringar i processbeskrivningen under resans gång, viktigt att processen får vara iterativ, det är en del i workshoparbetet att beskriva i takt med att kunskapen kommer upp!
Om du senare ska genomföra en workshop med patienter så kan du också visa den process som verksamheten har tagit fram och be gruppen komplettera med sina perspektiv. Saknas några processteg för saker som patienterna gör innan, mellan eller efter de processteg som vården beskrivit?
När processen är beskriven och alla processteg och output/input finns beskrivna på väggen är det dags för alla att skriva ner på lappar sin roll och vilka aktiviteter man utför i varje processteg och varför, en lapp/aktivitet.
Gå igenom ett processteg åt gången, låt deltagarna fundera individuellt och skriva ner sina aktiviteter. När alla är klara sätter deltagarna i tur och ordning upp sina lappar och läser upp vad man skrivit. När ett processteg är klart sammanfattar man och ställer frågan om något saknas eller om det saknas någon person i rummet som också gör aktiviteter men som inte kommit med. (som underlag för kompletterande behovsfångst).
Kontrollera så att den output man beskrivet för det aktuella processteget stämmer och/eller behöver kompletteras/beskrivas på annat sätt, kanske är det flera outputs ur ett processteg som behöver lyftas fram?
Fallgropar
Börja med första processteget och beskriv de problem eller behov som finns. Låt deltagarna skriva ner individuellt och sedan i tur och ordning läsa upp och sätta upp sina lappar i processteget. Gör samma sak med output från processteget. Fortsätt sedan med nästa processteg etc.
När processen är beskriven och alla aktiviteter är beskrivna tillsammans med problem och behov är det dags att avsluta din workshop. Det är bra att sammanfatta det som har sagt genom att snabbt gå igenom processen, fråga om någon vill komplettera med något.
Beskriv nästa steg i ditt arbete och när du kommer att komma tillbaka för att visa det du har sett i datafångstarbetet, du kanske kan berätta om hur din planering ser ut kring intervjuer och/eller andra metoder du kommer att använda för att komplettera datafångsten.