Innehållsförteckning

Introduktion

Masterdata är data av referenskaraktär som nyttjas av flera olika system och/eller verksamhetsprocesser inom en organisation. Vilka data som skall klassas som masterdata styrs främst av verksamhetens behov och som regel är det de företeelser som har störst betydelse för den organisation som genererar de data som brukar klassas som masterdata. Vanliga exempel på masterdata är data om kunder, anställda, medborgare, leverantörer, avtal och produkter.

Masterdatahantering syftar till att säkerställa hög kvalité på masterdatat genom att minska risken för redundans och datainkonsistens i de system som använder masterdatat. För att åstadkomma detta är det viktigt att kartlägga verksamhetsperspektivet, dvs hur informationsmängder/objekt produceras och bearbetas i olika processer eller värdeflöden. Från verksamhetens beskrivning av hur information hanteras definieras masterdatamodeller som kan implementeras i IT-system och integrationer mellan dessa. I masterdatahantering ingår även de aktiviteter som görs för att kontinuerligt förbättra datats kvalité, exempelvis att hantera dubletter, ta bort inaktuellt data mm.

Denna vägledning riktar sig främst till arkitekter som behöver förstå hur de på bästa sätt kan bidra till en effektiv masterdatahantering och ett högkvalitativt masterdata. Följande aktiviteter är de som arkitekter i huvudsak är inblandade i:

• Analys av behov av masterdata och masterdatahantering

• Informationskartläggning genom exempelvis processanalys och informationsklassning

• Informationsmodellering för att definiera struktur och samband mellan informationsobjekt

• Skapande av datamodeller och regler för masterdata

• Beskrivning av var masterdata lagras och hur det utbyts i nuvarande och framtida lösningar

• Beskrivning av arkitektur för masterdatalösningar

Nyttor med masterdatahantering

Enligt undersökningar som http://tdwi.org har genomfört rapporterar 75% av organisationer att inkonsekventa definitioner av gemensamma termer och manuell inmatning av data är de vanligaste bidragande faktorerna för problem med datakvalitet.

Masterdatahantering skapar förutsättningar för att gemensam data blir tillgänglig, korrekt samt jämförbar för enheter och organisationer. Detta leder till följande nyttor för organisationen:

• Skapar förutsättning för automatisering eftersom data blir mer tillförlitligt

• Bidrar till tillförlitligt beslutsstöd där data från olika källor analyseras

• Ger enhetligare begreppshantering genom arbete med gemensamma datamodeller

• Möjliggör interoperabilitet och samverkan inom och mellan organisationer

• Tydliggör och effektiviserar informationshantering och dataflöden genom distribution och synkronisering av masterdata

• Bidrar till att hantera information (data) som en värdefull tillgång.

Taxonomi för data

Det finns många olika sätt att kategorisera och förklara olika typer av data. Dessa klassificeringar är viktiga för att förstå vad som är masterdata och inte, dvs vad som ska ingå i masterdatahantering och inte.

De huvudsakliga typerna av data, de som i princip finns med i alla taxonomier för data är:

• Masterdata, d v s data av referenskaraktär som nyttjas av flera system och/eller verksamhetsprocesser inom en organisation som exempelvis anställda, tjänster och leverantörer.

• Transaktionsdata, d v s data som representerar någon form av transaktion eller händelse i verksamheten som exempelvis en faktura, bokning eller beställning.

• Metadata, d v s data som definierar och beskriver annan data som exempelvis vilket format data har eller från vilken källa data härrör.

Utöver dessa förekommer i varierande grad andra typer så som:

• Ostrukturerad data, d v s data som inte har något bestämt format som exempelvis löpande text i ett e-postmeddelande eller i ett dokument.

• Hierarkisk data, d v s relationer mellan data som exempelvis delegationsordning, organisationsstruktur och produktstruktur.

• Samt en lång rad andra typer så som referensdata, mätdata och grunddata.

Här är de källor som använts för identifikationen ovan.

ISO 8000...

Ett exempel ur ISO 8000. Notera att syftet är att visa masterdatas kontext, inte att vara en komplett taxonomi för data.

Open

Region Östergötland

Exempel från material av Kimmo Ulltjärn, Region Östergötland.

Open

I materialet beskrivs kategorierna enl. nedan:

• Ostrukturerad data är information som inte har något bestämt format och som är svår att koppla till ett informationsobjekt t.ex. information i e-post, löpande text i en artikel eller liknande.

• Transaktionsdata beskriver en händelse t.ex. ett vårdbesök, en rumsbokning eller en faktura

• Masterdata är grundinformation om objekt som är viktiga för verksamheten t.ex. information om personer, organisationen, kunder och produkter (har livscykel, ändras över tid)

• Referensdata är en lista över tillåtna värden i datafält, t.ex. kodverk, landskoder och måttenheter

• Metadata är data om data t.ex. modeller

Ett visuellt exempel på hur information vid ett läkarbesök kan kategoriseras:

Ett visuellt exempel på hur produktinformation kan kategoriseras:

Förmågor för masterdatahantering

Förmågan Masterdatahantering definieras på sidan OLD-Verksamhetsstöd - Förmågekartaarchived som följer:

Denna förmåga kan i sin tur brytas ner i flera underliggande förmågor som beskriver i mer detalj vad verksamheten behöver göra. Bilden nedan visar dessa förmågor grupperade i fyra olika områden som har valts för att skapa en struktur i vägledningen:

Arkitekturrelaterade aktiviteter per förmåga

Här beskrivs de aktiviteter som normalt sett utförs av arkitekter inom respektive förmåga för masterdatahantering.

Analys

Detta förmågeområde innehåller förmågor som handlar om att analysera masterdata vilket till stor del är en uppgift för arkitekter. För att uppnå förmågorna krävs att ett antal aktiviteter genomförs och det behövs även stödjande tekniska verktyg för att underlätta arbetet och spara resultatet. Aktiviteterna och därmed också förmågorna är tätt sammankopplade med varandra och ofta arbetar man med flera perspektiv samtidigt.

Det finns två huvudsakliga angreppssätt att identifiera vad som är masterdata inom en verksamhet. Det ena är att analysera verksamheten uppifrån och ner, dvs att utgå från strategi och identifiera vilket masterdata som behövs för det som verksamheten ska göra och det andra är att titta nerifrån och upp, dvs att analysera vad verksamheten faktiskt gör och hitta behov av data för användning i flera olika processer och tekniska system.

Behovsidentifikation