Identifiera förändringsbehov

Syfte med fasen Identifiera är att identifiera behov och krav, möjligheter, problem och risker i verksamheten. Genom analys av dessa parametrar i relation till t ex uppdrag, verksamhetsmål, strategier och legala krav kan de önskade nyttorna definieras.

Oavsett var behoven eller förslagen om förändring kommer ifrån ska identifierafasen leda till att förändringsinsatser är identifierade och ligger i linje med verksamhetsmålen.

 Vägledningen definierar följande verktyg och metod för Identifierafasen:

• Intressentanalys
• Målanalys
• Effektkedja
• Programteori och verksamhetslogik
• Konsekvensanalys
• Problem- och åtgärdsanalys

Intressentanalys genom arkitektur

Intressentanalys kan göras med hjälp av elementen intressent och intresse. Intressen för respektive intressent kopplas till den förändring eller andra typer av element, såsom förmåga, system, verksamhetstjänst etc. som ska nytto-analyseras. 

Resultatet av intresseanalysen är alltså ett eller flera diagram som identifierar alla intressenter och deras specifika intressen. Notera att ett intresse kan delas av flera intressenter. Intressen kan också länkas till andra typer av element direkt i detta diagram, exempelvis om vissa intressen handlar om en specifik tjänst så kan denna tjänst länkas. På så sätt får vi en spårbarhet mellan intressentanalysen och andra typer av artefakter där arkitekturelementen används som t.ex. nulägesbeskrivningar eller målarkitekturer.

Målanalys genom arkitektur

En målmodell beskriver vad verksamheten vill uppnå, dvs målen, och relationen mellan olika mål, dvs vad är orsak och vad är verkan.

I ett målanalysarbete kan verksamhetsmål med fördel delas in i mål för kund, produkt och process, för att tydliggöra helheten och hur de olika målen påverkar varandra.

Här används elementen aktör och förmåga för att beskriva vem (exempelvis Kund) som har vilka mål och vad målen ställer krav på (exempelvis förmågan att tillhandahålla en produkt eller tjänst).

Syftet med en målanalys är inte att notera alla möjliga mål på olika nivåer utan att beskriva målen i tillräcklig grad för att kunna styra på dem. Målen bör alltså bara brytas ner till den nivå där de går att sätta mätetal på dem.

En arkitekturmodell innehållande nedanstående element kan skapas för att beskriva resultatet av målanalysen.

Mål och förmågor mäts med Indikatorer. Notera även att elementet mål kan brytas ned i delmål. Nedbrytningen sker till den nivå som anses tillräcklig för att kunna praktiskt mäta måluppfyllnad.

Se även kapitlet Förmågebehovet i Metod för förmågebaserad planering.

Effektkedja beskriven i arkitektur

Vägledning för Nyttorealisering beskriver en effektkedja som ett verktyg som kan användas för att specificera och konkretisera förslag till förändringsinsatser. En väl beskriven effektkedja beskriver på ett enkelt och tillgängligt sätt målen med en specifik förändringsinsats, varför den behövs, vilka de förväntade nyttorna är, vilka förändringar som är nödvändiga för att nå verksamhetsmålen samt vilka förändringsinsatser som ska genomföras.

Så här visualiseras en effektkedja:

Genom arkitekturramverket kan effektkedjan representeras på detta sätt:

Notera att arkitekturramverket innehåller en möjlighet att beskriva relationer mellan mål och förmågor vilket gör att effektkedjan i praktiken blir en cirkel och att man därmed kan beskriva möjliggörarnas (förmågornas) direkta relation till målen.

Specificera nyttor

När det önskade nyläget och de konkreta nyttorna har identifierats behöver man specificera dessa ytterligare för att skapa både mätbarhet och uppföljningsbarhet. Under denna fas ska nyttor:

• kategoriseras
• kvantifieras
• värderas och kostnadsuppskattas
• tilldelas utsedd realiseringsansvarig
• riskbedömas

Vägledningen definierar följande verktyg och metod för Specificerafasen

• Intressentanalys
• Målanalys
• Effektkedja

Arkitekturstöd i Specificerafasen

Utöver de arkitekturelement som presenterades ovan handlar denna fas om att detaljera själva nytto-elementet genom att kategorisera och beskriva hur nyttan mäts.

I arkitekturtermer används elementen Indikator och Mål för att definiera vilka ekonomiska eller kvalitativa effekter nyttan skapar. Aktör används för att beskriva vem eller vilka som får nyttan när den väl är realiserad genom Förändring.

/wiki/spaces/AIA/pages/3111151kan också specificeras genom textuell beskrivning samt attribut som definierar vilken typ nyttan är av.

Planera nyttorealisering

När man har specificerat de förväntade nyttorna och vet hur dessa värderas och ska mätas kan man på allvar planera för hur det ska realiseras. Planeringen innebär ofta att definiera vilka förändringsinsatser som måste startas, vilka aktiviteter de innefattar, hur dessa ska synkroniseras med andra pågående aktiviteter, vilka möjliggörare som behöver tas fram, vilka aktiviteter som bör drivas i linjen i befintliga processer och förvaltningsobjekt. Beslut fattas också om vilken styrform (program, projekt, uppdrag) som ska tillämpas för olika aktiviteter och vid framtagning av möjliggörare och vilka ramar dessa aktiviteter har. Budget tilldelas och beslut om uppstart fattas.

Verktyg och metod för Planerafasen

• Nyttorealiseringsplan
• Projekt- och uppdragsplaner

Arkitekturstöd för planering

Arkitekturramverket är i sin nuvarande status inte fullt utvecklat för att beskriva realiseringsplaner. Centrala element är dock förändringsinsats och förmåga. Förmågor och förändringssinsatser kan även brytas ned i delar för att göra planen mer detaljerad.

Realisera nyttor

Under realiseringsfasen genomförs alla nödvändiga aktiviteter som krävs för att den önskade förändringen ska komma till stånd. Möjliggörare tas fram och införandeaktiviteter bedrivs.

Verktyg och metod för framtagning av möjliggörare

• Program- och projektstyrningsmodeller (som t ex PPS, XLPM, Prince2)
• Systemutvecklingsmodeller (som t ex RUP)
• Ramverk (som t ex Togaf och ITIL)
• Processutvecklingsmetoder (som t ex Astrakanmetoden)

Verktyg och metod för förändringsledning

• Cultural Transformation Tools (CTT)
• ADKAR
• Förändringshantering

Realiseringsarkitektur

Här rekommenderas främst att använda elementet förmåga för att beskriva hur nyttan realiseras i och med att förmåga har många kopplingar till element i olika lager. Detta betyder att nyttan kan realiseras med många olika typer av medel, exempelvis kompetenshöjning, ändrade processer eller nya tekniska system.

Bilden nedan beskriver de relationer som elementtypen förmåga har till andra typer av element.

Tidigare steg i metoden för nyttorealisering har identifierat mål, definierat förmågor och indikatorer för dessa. I detta steg identifieras vilka verksamhetsrelaterade element som bidrar till förmågan, ovan i blått. Även tekniska (blå) och informationsrelaterade (turkosa) element beskrivs. Allt detta kopplas också till de aktuella förändringsinsatser som utförs för att realisera förändringen.

Notera också att verksamhets-, teknik- och informationselement har relationer sinsemellan som inte visas i denna bild. Dessa relationer används för att i mer detalj beskriva arkitektur.

Följa upp nyttorealisering

Under fasen Följa upp, som delvis sker parallellt med införandefasen, följs nyttorna löpande upp, nyttor diskuteras i budget- och resultatdialoger och om nödvändigt genomförs särskilda granskningar.

Verktyg och metod för uppföljning av nyttor

• Nyttoregister
• Verksamhetsplaner
• Verksamhetsuppföljning och resultatdialoger

Genom att nyttorna och deras realisering är beskrivna i en konsistent arkitekturmodell blir det möjligt att använda denna modell som ett ramverk för att följa upp hur realiseringen går och vilka effekter som uppnåtts.

Den sammantagna mängden av arkitekturelement som rekommenderas i arbete med nyttorealisering beskrivs i bilden nedan. Här visualiseras också de viktigaste relationerna som används för att skapa spårbarhet. Dock innehåller arkitekturramverket betydligt fler relationer och element som kan användas för att beskriva verksamhets- information- och teknisk arkitektur.

Elementen kan presenteras och analyseras i en mängd olika former och kombinationer. Rekommendationen är att försöka följa sättet uppföljning normalt görs och komplettera med input från arkitekturen där möjligt. Det är alltså viktigt för arkitekter, verksamhetsföreträdare, controllers etc. att samverka för att få tillstånd relevanta rapporter.

[1] https://www.digg.se/digitalisering-av-offentlig-sektor/battre-arbete-med-nyttorealisering