Processmodellering

Att arbeta med processmodellering är ett effektivt sätt att tydliggöra verksamhetens uppdrag och skapa en överblick över hur en organisation samverkar. De kan användas för att förbättra och effektivisera en verksamhet men också i kunskapsöverföringssyfte. Processmodeller kan också vara ett effektivt verktyg när vi vill ställa krav på resurser och IT-stöd i en process. Processmodeller har helt enkelt flera användningsområden och syften. Därför behöver man arbeta med olika processmodeller utifrån syfte och intresse.

Processmodellens detaljeringsgrad är ofta central när vi processmodellerar. Abstraktionsnivån och detaljeringsgraden skiljer sig betydligt om vi är intresserade av att få en helhetsbild över en kommuns verksamheter eller om vi vill processmodellera för att ställa krav på ett nytt IT-system.

Ett effektivt sätt att navigera mellan olika modeller i en processtruktur är att införa så kallade processnivåer. En processmodell på nivå 3 och 4 beskriver VAD vi gör för att uppnå verksamhetens mål medan processmodeller på nivå 5 är mer detaljerade och beskriver HUR vi utför olika arbetssteg i processerna.

Genom att arbeta på det viset bildas en processhierarki som gör att vi kan navigera oss upp och ner i processtrukturen utifrån intresse.

Nivåindelning återfinns i flera EA-ramverk, bland annat i TOGAF och Zachmann.

Processnivåer och modelltyper

Nivå 1 är en indelning av organisationens verksamhetsområden. Kommunens verksamhet delas in i kärnverksamhet, verksamhetsstöd och ledning och styrning.

På nivå 2 återfinns kommunens processkarta som är en övergripande vy över kommunens verksamhetsområden (Det finns bara en processkarta i kommunen).

På nivå 3 finns processflödesmodeller som är en nedbrytning av ett verksamhetsområde. Processflödesmodellerna visar hur processerna förhåller sig till varandra i ett flöde. Se modelltyp Processflödesmodell (Nivå 3) (PFM N3) för ytterligare detaljer.

På nivå 4 finns processtegsmodeller som beskriver vilka ingående delprocesser som utgör en process. Den kan även visa vilken organisation som är ansvarig för utförandet. Processtegsmodellen beskriver VAD vi gör för att nå de mål som organisationen har satt upp. Se modelltyp Processtegsmodell (Nivå 4) (PSM N4) för ytterligare detaljer.

På nivå 5 bryts processtegsmodeller ner till aktivitetsmodeller. De beskriver ett detaljerat aktivitetsflöde. Här kan rutiner och checklistor kopplas på aktiviteterna. Aktivitetsmodellen visar även vilka resurser som krävs i form av roller och IT-stöd, samt vilken information som hanteras. Aktivitetsmodellen beskriver HUR vi utför arbetsstegen i en process.