Summering

Gapanalys används för att identifiera skillnaden mellan nuläge och önskat läge för en organisations förmågor, vilket hjälper att planera nödvändiga förändringar. Tre tekniker beskrivs:

1. Enkel gapanalys: För snabb bedömning av förmågor med låg komplexitet och få intressenter. Resultat visualiseras med värmekartor och stjärnor.

2. Medelstor gapanalys: För medelhög komplexitet med fler intressenter. Förmågor bedöms i dimensioner som verksamhet, information och teknik.

3. Avancerad gapanalys: För hög komplexitet och strategiska förändringar, med bedömning av fem dimensioner och strategisk vikt.

Visualisering sker genom värmekartor, spindeldiagram och mognadstabeller som visar vilka förmågor som behöver utvecklas och deras strategiska betydelse.

Exempel

Gapet mellan nuläge och önskat läge för en eller flera förmågor kan visualiseras på olika sätt. För att visualisera flera förmågor kan en så kallad Värmekarta (eng. Heatmap) användas. En heatmap har en färgskala för att visualisera hur stort gapet är mellan det nuvarande läget och det önskade läget. Följande värmekarta visar en organisations stödförmågor med fyra färger enligt skalan nedan.

Open

Bild av en värmekarta som visar gapet mellan nuläge och börläge för verksamhetens stödförmågor

En Gapanalys kan även visualiseras för en enskild förmåga utifrån flera dimensioner. Nedan följer exempel på ett spindeldiagram där förmågan är bedömd utifrån fem dimensioner där varje dimension har sex olika mognadsnivåer.

Open

Bild av ett spindeldiagram som återspeglar förmågan Kompetensförsörjning med nuläge och börläge utifrån fem dimensioner.

Relevanta intressen

Här beskrivs de intressen som modelltypen kan hjälpa till att adressera. Intressen är viktiga eftersom de tillsammans med perspektiven (se Arkitekturområde i tabellen till höger) hjälper arkitekten att identifiera om modelltypen kan vara lämplig för den aktuella arkitekturen.

Ingående element och relationer

En förmågekarta innehåller normalt sett följande element:

Form och notation

Vid genomförande av gapanalys för förmåga rekommenderas både en grafisk och textuell beskrivning. Värmekarta och spindeldiagram är exempel på grafiska beskrivningar som behöver kompletteras med en textuell beskrivning som kort sammanfattar förmågan/förmågekartans mognad.

Gapanalysen ska genomföras med hjälp av en innan definierad mognadsskala. För att underlätta den gemensamma förståelsen för gapanalysen i organisationen rekommenderas mognadsskalan att vara samma för alla förmågor.

Metoder och modelleringstekniker

En organisation har olika förutsättningar för att använda metoden Förmågebaserad planering. Vissa organisationer har använt och utvecklat metoden länge medan det för andra ska börja introduceras. Beroende på organisationens mognad kan metoden och tekniken anpassas för att passa den situation organisationen befinner sig i. Metoden kan användas för snabba analyser med kort introduktion eller med djupgående och omfattande analyser.

Innan gapanalysen påbörjas är det viktigt att de som ska genomföra arbetet är överens om vilken modelleringsteknik som ska användas, vilket beror på organisatorisk påverkansgrad och komplexitet. Om gapanalysen till exempel ligger till grund för ett arbete som har stor påverkan på organisationens strategiska arbete samt har hög komplexitet (t.ex. många intressenter till förmågorna, motsättningar mellan intressenter, flera mindre kända tekniska lösningar) så rekommenderas en Avancerad gapanalys där så objektiva bedömningar som möjligt kan göras. Om gapanalysen endast påverkar få verksamheter och det är låg komplexitet kan en Enkel gapanalys användas som tillåter mer subjektiv bedömning.

Anpassa tekniken utifrån situationen

Nedan följer beskrivning på tre olika tekniker för att genomföra en gapanalys av förmågor som är anpassade utifrån påverkansgrad på organisationens strategiarbete och komplexitet (t.ex. hur många intressenter till förmågorna det finns, om det finns motsättningar mellan intressenter, om de tekniska lösningarna är kända eller inte). Organisationens mognad innefattar även att en verksamhet är mogen att motta och implementera de resultat och förändringar som gapanalysen identifierar, vilket är avgörande för framgångsrik förmågeutveckling.

• Teknik 1 - Enkel gapanalys används bäst vid en låg komplexitet och låg påverkansgrad.

• Teknik 2 - Medelstor gapanalys kan användas vid medel påverkansgrad och medel komplexitet.

• Teknik 3 - Avancerad gapanalys kan användas vid hög påverkansgrad och hög komplexitet.

Open

Bild som beskriver vilka olika tekniker som kan användas beroende på påverkansgrad och komplexitet

Vanligtvis används en skala med olika nivåer som kan vara väldigt enkel (t.ex. att deltagarna får sätta en till tre stjärnor per förmåga där tre betyder att förmågan har hög strategisk betydelse) eller mer avancerad.

Att bedöma nuläget görs vanligtvis genom att använda olika skalor med mogandsnivåer som kan ha mer eller mindre tydliga definitioner. Beroende på organisationens erfarenheter och kunskap att arbeta med förmågor så kan mognadsnivåer justeras för att ge de bästa förutsättningarna för deltagarna att förstå och komma fram till en gemensam förståelse av mognaden. En enkel analys kan till exempel vara en skala från 1-5 som går från mycket omogen till mycket mogen där förmågan i sin helhet bedöms. En mer avancerad analys kan innebära att förmågan delas in i dimensioner där varje dimension bedöms utifrån olika mognadsnivåer.

Oavsett val av teknik så stödjer resultatet arbetet med framtagande av en förmågeutvecklingsplan vilken är en strategisk plan som beskriver vilka förmågor som ska utvecklas och vilka projekt eller förändringsinsatser som bidrar till förmågeutvecklingen

Teknik 1 - Enkel gapanalys

En enkel Gapanalys kan med fördel användas när resultatet inte har så stor påverkan på hela eller stora delar av organisationens verksamheter och där förmågorna har få intressenter och få tekniska lösningar. En enkel Gapanalys ger ett bra underlag för diskussion hos de deltagare som ska bedöma mognaden.

Verktygsstöd för Enkel gapanalys hittar du nedan

Open

De deltagare som ska genomföra analysen börjar med att komma överens om vilken bedömningsskala som ska användas. I en enkel Gapanalys används vanligtvis en generisk skala som bedömer hela förmågan. Ett exempel på skala finns nedan.

Mognaden bedöms utifrån var verksamheten är idag i förhållande till deras målbild. Innan bedömningen kan göras är det viktigt att deltagarna är överens om målbilden och har samma förståelse för den. Finns inte förutsättningarna är de viktigt att börja med att diskutera målbilden. Utifrån mognadsskalan får sedan deltagarna diskutera var de olika förmågorna befinner sig idag.

När mognadsbedömningen är gjord kan en bedömning av den strategiska vikten göras genom att varje deltagare får 3-5 stjärnor som de får placera på de förmågor som de anser vara viktigast för att lyckas nå målbilden. Resultatet kan sammanställas i en Värmekarta likt nedan som även visar den strategiska vikten.

Open

Exempel på värmekarta för förmågor.

Teknik 2 - Medelstor gapanalys

En medelstor Gapanalys kan med fördel användas när det finns flera intressenter inom organisationen och förändringen påverkar flera enheter, avdelningar eller förvaltningar. Det kan till exempel handla om införande av en ny teknisk lösning som kommer ha många användare. I en medelstor Gapanalys kan det vara en fördel att dela in förmågan i olika dimensioner. Som exempel nedan delas förmågorna in i tre dimensioner som bedöms utifrån en gemensam skala.

Tryck på nedanstående ikon för att ladda ner verktygsstöd för Medelstor Gapanalys:

Open

Strategisk betydelse

Alla förmågor har inte samma betydelse för organisationens förflyttning mot fastställda mål. Genom att definiera den strategiska betydelsen blir det möjligt att normera gapet och därmed jämföra förmågor med varandra. Den strategiska betydelsen bedöms mot organisationens målbild för hur förmågan påverkar det önskade resultatet. Deltagarna behöver komma överens om hur den strategiska vikten ska bedömas. Nedan anges ett exempel på en skala för bedömning med tre fördefinierade nivåer.

Bedömning av mognad utifrån önskat läge

Nästa aktivitet är att bedöma förmågan utifrån den fastställda målbild som deltagarna kommit överens om. Bedömningen utgår ifrån ett önskat läge och var förmågan borde vara i förhållande till målbilden. För att bedöma förmågan delas den in i olika dimensioner. I denna teknik har tre dimensioner valts men det kan justeras utifrån deltagarnas önskemål. För att deltagarna ska förstå när dimensionen fungerar optimalt finns en beskrivning med som bedömningen kan göras mot.

De tre dimensionerna bedöms utifrån olika mognadsnivåer. I det här exemplet används samma skala till alla tre dimensionerna. Skalan är uppdelad i fem olika nivåer.

När bedömningen utifrån skalan är klar sammanställs ett spindeldiagram baserat på de tre dimensionera. I exemplet har förmågan Systemdefinition bedömts. Mognadsnivån för verksamhet har nivå 1, information har nivå 1 och teknik har nivå 2.

Open

Bild på spindeldiagram för bedömningen av förmågan Systemdefinition

Medelvärdet för förmågan Systemdefinition blir därför 1 vilket motsvarar Omogen/Ad-hoc av mognadsnivåerna. Vill organisationen använda sig av en värmekarta kommer förmågan således få färgen röd. För att även visualisera prioriteringen i kartan visas pilar där hög prioritet är en pil som pekar upp, medel prioritet är en pil som pekar åt sidan och låg prioritet är en pil som pekar nedåt.

Open

Värmekarta med underförmågorna i överförmågan Systemlivscykelhantering som även visualiseras med prioritet

Teknik 3 - Avancerad Gapanalys

När organisationen ska ta fram och genomföra långsiktiga utvecklingsstrategier som gäller för hela eller stora delar av organisationen finns det många faktorer som behöver begrundas för att skapa rimliga och realistiska planer. I en avancerad Gapanalys kan en förmåga delas in i flera dimensioner där varje dimension har en specifik skala samt att ge förmågor en en strategisk vikt kan mer objektiva och verklighetsnära analyser genomföras.

Verktygsstöd för Avancerad Gapanalys hittar du nedan. (Observera att makron behöver vara aktiverade för att alla funktioner ska fungera).

Open

Strategisk betydelse

Alla förmågor har inte samma betydelse för organisationens förflyttning mot fastställda mål. Genom att definiera den strategiska betydelsen blir det möjligt att normera gapet och därmed jämföra förmågor med varandra. Den strategiska betydelsen bedöms mot organisationens målbild för hur förmågan påverkar det önskade resultatet. Deltagarna behöver komma överens om hur den strategiska vikten ska bedömas. Nedan anges ett exempel på en skala för bedömning med sex fördefinierade nivåer.

Bedöm nuläge

För att bedöma förmågan delas den in i olika dimensionen. I denna teknik har fem dimensioner valts men det kan justeras utifrån deltagarnas önskemål. Dimensionerna och dess mognadsnivåer är vanligtvis generiskt beskrivna för att kunna appliceras på vilken förmåga som helst, dock kan det ibland finnas väl motiverade anpassningar utifrån organisationens förutsättningar och behov. I nedan beskrivning används fem dimensioner; Organisering, Process, Teknologi, Information och Styrning där varje dimension har sex olika mognadsnivåer. Expandera dimensionerna genom att trycka på pilen framför varje rubrik.

Det är tänkbart att man under analysen identifierar förmågor som inte kan nå sin fulla potential innan man lyft andra förmågor. Passa på att dokumentera dessa insikter, dvs förmågors beroenden till andra förmågor, i nulägesanalysen.

Bedöm börläge

Börläget bedöms i förhållande till organisationens målbild och utförs på samma sätt som bedömningen av nuläget, utifrån dimensionerna. Deltagarna ställning till vad som är en rimlig mognadsnivå inom avsedd tidsram (då målbilden bör vara uppnådd) för varje dimension. Om deltagarna i arbetsgruppen har behov av ytterligare kompetens eller information för att göra bedömningen kan det vara en fördel att ta få rådgivning av de experter som finns både inom och utanför organisationen. Förändringar som kan komma att påverka plan och/eller omfattning i högre grad kan behöva stämmas av med ledningen.

Avslutningsvis kan med fördel en utvärderingsövning genomföras där deltagarna får ge input i hur de upplevt arbetet med att analysera förmågorna samt deras rekommendationer för hur metoden kan utvecklas.

För att beställaren av underlaget och främst koncernarkitekten ska få en överskådlig blid av hela organisationens förmågor ska resultatet sammanställas i organisationens övergripande dokumentation av förmågor. Resultatet kan med fördel sammanställas i en analysrapport med mognadsnivåer för bör- och nuläge samt differensen mellan dem vilket ger en god insikt om potentiella utvecklingsområden samt ett viktat GAP som baseras på förmågans strategiska vikt.

Varje förmåga kan sammanställas i en tabell och ett spindeldiagram som i exemplet nedan.

Open

Bild av ett spindeldiagram som återspeglar förmågans nuläge och börläge utifrån de fem dimensionerna.

Därefter kan en värmekarta användas. Det ger en god överblicksbild av vilka förmågor som är i behov av att utvecklas. Genom att använda en färgskala i en förmågekarta kan värmekartan visualisera förmågorna utifrån exempelvis ett nuläge samt vilka förmågor som är bedömda respektive inte bedömda. Den skala som används är en skala för att visualisera själva gapet mellan nuläge och börläge viktat mot den strategiska betydelsen. Resultatet framställas med hjälp av funktionen “Viktat relativt gap” i excel-filen.

Det relativa gapet beräknas genom att dela differensen med det maximala värdet för en förmåga (25). För att väga in förmågans strategiska betydelse så kan ett viktat relativt gap beräknas.

Resultatet kan sedan sammanställas i en lista likt nedan.

Högt procentvärde vid det relativa gapet visar hur stor förflyttningen är från förmågans nuläge till börläge. Det viktade relativa gapet väger även in hur viktig förmågan är för att uppnå målbilden. Exempel på färgskala som kan användas i värmekartan för att visualisera gapen är följande:

Hög procent innebär att gapet gällande förmågans mognad är mycket stort.

Vid behov kan färgskalan utökas med fler nivåer för att ytterligare visualisera skillnaden i mognadsgrad. Om det exempelvis visar sig att 90% av förmågorna har en och samma färg kan det vara en god idé att utöka färgskalan. Exempel på en värmekarta ges nedan.

Open

Värmekarta som visar verksamhetens stödförmågor och det viktade relativa gapet utifrån en färgskala med fyra nivåer. Vit förmåga innebär att förmågan inte är bedömd.