Ett alternativ till att utveckla eget innehåll till Stöd och behandling och förvalta det i egen regi, är att upphandla program som utvecklas och förvaltas av annan part. Det kan ju vara så att någon annan redan har utvecklat program med det syfte som ni har intresse av. Särskilt för behandlingsprogram finns några aktörer på marknaden.

Ibland är det möjligt att direktupphandla. Det kan vara tillåtet om värdet av upphandlingen inte överstiger beloppet för direktupphandlingsgränsen. Gränsen för direktupphandling är drygt en halv miljon kronor. Tänk på att det inte enbart är det aktuella köpet som räknas, utan även andra köp av samma slag som genomförts under räkenskapsåret. 

Är det ett helt nytt område där det ännu inte finns program utvecklade kan man innovationsupphandla.

Upphandling och upphovsrätt för internetbaserade stöd- och behandlingsprogram, SKR.se

Tillgänglighetskrav vid upphandlingar

Ta hänsyn till tillgänglighetskrav vid upphandling: "När det som anskaffas ska användas av fysiska personer ska de tekniska specifikationerna bestämmas med beaktande av samtliga användares behov, däribland tillgängligheten för personer med funktionsnedsättning.” Den europeiska standarden EN 301 549 handlar om just tillgänglighetskrav vid upphandlingar. 

Checklista för upphandling internetbaserade stöd- och behandlingsprogram

Checklistan i sin helhet hittar du på SKR.se. Här ser du exempel på frågeställningar och beslut ni kan behöva ta i en upphandlingsprocess. Ta hjälp av er upphandlare på inköpsavdelning eller motsvarande. Ni kommer troligtvis behöva förklara för denne att det inte är den tekniska plattformen som ni upphandlar (den har ni ju redan tillgång till i tjänsten Stöd och behandling), och behandlare har ni troligtvis egna, utan det är innehållet som utgör stödet eller behandlingsprogrammet som ni upphandlar och eventuell utbildning för behandlare och annat.

Exempel på förutsättningar och beslut som behöver fattas

• Hur ser den interna organisationen och kompetensen ut att kunna ställa relevanta och aktuella krav. Ogenomtänkta krav kan leda till felaktiga leveranser eller att att leverantörer avstår från att lämna anbud.
• Vilka behöver delta i upphandlingsprocessen? Upphandlaren är experten på upphandlingsfrågor och har ett övergripande ansvar över upphandlingsprocessen. Beställaren ställer kraven för det som upphandlar och är med och utvärderar inkomna anbud. Det kan vara bra att ta med slutanvändare i processen för att säkerställa att det som köps in motsvara verksamheternas behov. 
• Vem ska göra upphandlingen? Centralt i regionen, kommunen eller verksamheten, eller är det upp till de enskilda verksamheten. Ett råd är att samordna upphandlingen om det är fler som har användning av programmet.
• Är det aktuellt att göra en gemensam upphandling tillsammans med andra regioner/kommuner.

• Tänk på att säkerställa att köp av tjänster av samma slag räknas samman i en region/kommun.
• Det kan vara aktuellt att uppskatta volymen av användare (behandlare, patienter) även om leverantören inte direkt har några merkostnader. Leverantörer vill gärna veta hur stor volymen är för att kunna bedöma om de är intresserade av kontraktet, eller för att kunna lägga ett konkurrenskraftigt anbud.
• När ni gör behovsanalys är det bra om det ingår en uppskattning av värdet.
• Direktupphandling är möjlig att göra om värdet inte överstiger ett visst belopp. Alla köp av samma slag ska räknas samman under ett kalenderår.

Förfrågningsunderlaget

• I förfrågningsunderlaget ska det framgå om man upphandlar ett helt paket där allt ingår, delar av ett paket eller endast programmet. Handlar det om köp av nyttjanderätten av ett behandlingsprogram, eller ska det komma till olika stödprogram? Ska leverantören ta ansvar för designerrollen och lägga upp programmet på plattformen? Ska det ingå en implementationsplan för införandet? Kommer ni att behöva handledning, metostöd och utbildning av internetbehandling för verksamhetens behandlare ska ni ange detta.
• Ni bör ställa krav på att innehållet följer de riktlinjer som gäller för innehåll på 1177 Vårdguiden. Dessa beskrivs även i Designguiden.

Hur lång tid tar det innan vi kan starta?

Det beror ju på om leverantören redan har programmet i Designverktyget, eller om det behöver läggas in där, för då behöver ni räkna med att det tar mer tid. Först när leverantören har ett avtal med region eller kommun kan leverantören ansluta sig till tjänsten Designverktyget och få en utgivarenhet. Leverantören behöver få tid att lära sig Designverktyget, manuellt lägga in och verifiera sitt innehållet som utgör själva programmet, om detta inte redan är gjort sedan tidigare.

När ni tar emot programmet kanske ni inte ska räkna med att börja köra igång från dag 1. Först behöver ni säkerställa att innehållet uppfyller de krav som ni ställt och att det fungerar som det ska innan ni börjar använda det med invånare. Leverantören bör kunna inom rimlig tid rätta till eventuella fel och brister som ni upptäcker. Behandlarna behöver också få tid att lära sig programmet och gå eventuell utbildning innan de använder det på patienter.

Exempel på gemensam upphandling

Tre regioner ville upphandla psykologiska behandlingsprogram till Stöd och behandling. De valde att göra upphandlingen gemensamt. Det fungerade utmärkt även om regionernas ambition att använda de upphandlade programmen skiljde sig något åt, eftersom respektive region avropar de program som man avser att använda.

En region utsågs att hålla i den övergripande upphandlingsprocessen. Olika kompetenser från regionerna bidrog tillsammans i framtagandet av behovsanalys, förfrågningsunderlag och utvärderade anbuden som kom in.

Gruppens sammansättning bestod exempelvis av erfarna behandlare inom de områden man upphandlade, erfarna internetbehandlare, experter på tjänsten/plattformen Stöd och behandling, e-hälsostrateg samt upphandlare.

Respektive respektive region upprättade sedan avtal med leverantören.

Kontaktyta för att löpande förbättra tjänsten

Regionernas kontaktpersoner kom överens med leverantören att varje halvår kalla till telefonmöten. Syftet var att kunna lyfta utvecklingsbehov och förbättringar gällande programmens innehåll från användarna till kommande versioner. 

För att förenkla kommunikationen för och med leverantören är en person i de tre regionerna utsedd att vara kontaktperson och sammankallande.

Önskemål från användarna om plattformen Stöd och behandling från de tre regionerna inklusive leverantören samlas på samma sätt gemensamt, men kommuniceras istället till nationella förvaltningen av tjänsten enligt en framtagen rutin.

Respektive region för dialog om kommande behov av utbildning, kompetensutveckling och metodstöd för sina behandlare, då leverantören tillhandahåller detta kopplat till internetbehandlingsprogrammen.