Centralt styrda ärendetyper

Innehåll på denna sida:

Skapa en ny centralt styrd ärendetyp

Tryck på Administration → Tjänster → “Centralt styrda ärendetyper”

Open

Skapa centralt styrd ärendetyp

Tryck på “Skapa centralt styrd ärendetyp”

Open

En ärendetyp kan antingen skapas från en mall, en tom mall, eller genom att importera från fil. Se manualer för detta här: Mallar för ärendetyper (Regional administratör) . En centralt styrd ärendetyp skapas med alla steg som en vanlig ärendetyp.

Inställningar i fliken Spara

Du kan sätta olika val och inställningar för den centrala ärendetypeni fliken Spara.

• Ärendekategori. Ärendekategorin visas inte för invånare utan används för uppföljning och statistik. Exempelvis finns kategorierna Förnya recept och Beställ tid.

• Internt namn. Internt namn används som hjälp för att veta vilken ärendetyp som editeras, internt namn visas inte för invånare och kan användas för uppföljning och statistik.

• Påminnelse till invånare. Under påminnelse till invånare kan du ställa in en specifik påminnelsetid till invånare i dagar för denna centrala ärendetyp. Inställningar som anges här kommer ersätta satta inställningar för de mottagningar ärendetypen är utdelad till.

• Notifiering om obehandlat ärende till vården. Under Notifieringar om obehandlat ärende till vården kan du ställa in en specifik påminnelsetid i dagar för denna centrala ärendetyp. Inställningar som anges här kommer ersätta satta inställningar för de mottagningar ärendetypen är utdelad till.

• Avsluta obesvarade ärenden automatiskt. Här kan du ställa in en specifik tid i dagar för när ärendet av denna ärendetyp avslutas vid uteblivet svar från invånare. Inställningar som anges här kommer ersätta satta inställningar för de mottagningar ärendetypen är utdelad till.

• Fortsatt dialog i ett ärende. Här kan du välja att tillåta fortsatt dialog i ärenden. Det gäller för ärenden som besvarats i fliken besvara. Denna inställning gäller inte ärenden som besvaras i fliken motfråga. Inställningar som anges här kommer ersätta satta inställningar för de mottagningar ärendetypen är utdelad till.

• Visa ärendetypen på mottagningens startsida. Här kan du välja om ärendetypen ska visas eller vara dold på mottagningens startsida.

• Lokala tillägg. Här bestämmer du om mottagningen ska kunna lägga till lokala standardsvar i svarsformuläret. Den centrala ärendetypens standardsvar kommer vara synliga och tillgängliga men mottagning har nu även möjlighet att skapa egna standardsvar. Detta val görs i spara steget för en centralt styrd ärendetyp.

• För en centralt styrd ärendetyp kan du även tillåta om mottagningen ska få lägga till egna informationstexter som tillägg. Detta val görs också i spara steget för en centralt styrd ärendetyp. Om en mottagning lägger till egna informationstexter visas de under villkorstexter.

Aktivera ärendetypen

En centralt styrd ärendetyp kan aktiveras för alla invånare (inom mottagningens betjäningsområde), för ett begränsat urval för enskilda invånare eller för begränsat urval för ålder och kön.
Om ärendetypen visas för ett begränsat urval för enskilda invånare behöver den delas ut till de invånare som ska ha tillgång till den. Instruktionen för hur man delar ut en ärendetyp finns här och görs av Lokala administratörer: Invånare (lokal administratör).
Om ärendetypen begränsas för ålder och/eller kön så fyller ni i formuläret med begränsningen. Här kan ni antingen välja Man eller Kvinna och/eller ett åldersspann.

När ärendetypen sen är sparad, hamnar den i listan över regionens centralt styrda ärendetyper. Från den listan kan vidare åtgärder göras, såsom att dela ut ärendetypen till mottagningar, ändra något i ärendetypen, ta bort den och så vidare.

Dela ut en centralt styrd ärendetyp

När ärendetypen är sparad, går det att välja vilka mottagningar som den ska delas ut till genom att klicka på Hantera och sedan Dela ut.

Du kommer då till vyn nedan:

För att välja vilka mottagningar som ska ha ärendetypen, går det antingen att markera mottagningar i listan eller välja från en fil på csv-format innehållande HSA-id. Det går också att filtrera på fält från HSA för att hitta rätt mottagningar.

Sätt bock för de mottagningar som du vill tilldela ärendetypen och klicka sedan på knappen DELA UT längre ner på sidan. Tryck igen på dela ut till de mottagningar som har valts och bekräfta utdelning.

Om det är många mottagningar som ska få ärendetypen kan det ta en liten stund. När utdelningen är gjord får du en bekräftelse.

Den centralt styrda ärendetypen är nu utdelad. Om utdelningen inte har fungerat för någon mottagning framgår detta, och det står vilken/vilka mottagning som ärendetypen inte kunde delas ut till.

Ta bort utdelning av en centralt styrd ärendetyper

När ärendetypen är sparad och utdelad till mottagningar, går det att ta bort mottagningar som ärendetypen är utdelad till genom att trycka på fliken TA BORT UTDELNING.

Du kommer då till vyn nedan:

För att välja vilka mottagningar som inte ska ha ärendetypen längre, markera mottagningar i listan. Tryck TA BORT UTDELNING och sedan bekräfta.

Tillåter ärendetypen lokala tilläggstexter så får du här även en översikt på vilka mottagningar som lagt till Lokala tillägg och det går att navigera direkt ner till mottagningen för att se eller editera standardsvaren som mottagningen lagt till.

Pausa utdelning

Det går att pausa utdelningen av en centralt styrd ärendetyp till en mottagning under till exempel semestertider.

1. Detta görs på också under fliken TA BORT UTDELNING.

2. Välj mottagning genom att expandera raden för mottagningen med pilen längst till höger.

3. Klicka på knappen PAUSA UTDELNING.

I kolumnen till höger om Status står det om ärendetypen är satt på Paus. Dessa kolumner kan man klicka på för att sortera om. Om du har en lång lista på mottagningar så kan du sortera fram alla mottagningar som ärendetypen är pausad på.

Ta bort paus

Ta bort paus och aktivera mottagningen när mottagningen är redo för att ta emot ärenden igen. Alla lokala tillägg kommer vara kvar vid aktivering av mottagningen igen. 

När du vill aktivera utdelning av ärendetypen igen, välj mottagning genom att expandera raden med pilen längst till höger. Klicka på TA BORT PAUS:

Uppdatera en centralt styrd ärendetyp

För att uppdatera informationen i en centralt styrd ärendetyp behöver du först välja ärendetypen som ska uppdateras. Om du inte har de utdelade ärendetyperna framme tar du fram dem genom att klicka på “Administration” → “Tjänster“ och sedan välja “Centralt styrda ärendetyper”.

Du kan nu se vilka ärendetyper som finns utdelade. För att uppdatera informationen i en ärendetyp klickar du på HANTERA och sedan Ändra.

När du har gjort de ändringar du vill göra går du till fliken SPARA, scrollar ner och klickar på knappen SPARA. Du får då upp en ruta där du behöver bekräfta valet. Klicka på FORTSÄTT.

Anledningen att du får upp en informationsruta om att vara försiktig med att uppdatera ärendetypen under tider där många är inne och använder tjänsten är att invånare kan få problem om de precis samtidigt är inne och vill skicka in ett ärende på just denna ärendetyp.

När du klickat på fortsätt så uppdateras ärendetypen på alla mottagningar den är utdelad på.

Ta bort en centralt styrd ärendetyp

Om du inte har de utdelade ärendetyperna framme tar du fram dem genom att klicka på “Administration” → “Tjänster“ och sedan välja “Centralt styrda ärendetyper”.

Du kan nu se vilka ärendetyper som finns utdelade. För att ta bort en centralt styrd ärendetyp som har blivit utdelad väljer du först den aktuella ärendetypen.

Klicka på HANTERA och sedan Ändra.

Gå till fliken SPARA, scrollar ner och klickar på knappen TA BORT ÄRENDETYPEN. Klicka på TA BORT i bekräftelserutan. Ärendetypen tas bort från alla mottagningar som den är utdelad till.

Om det är möjligt bör du undvika att ta bort ärendetyper under tider som många använder tjänsten.