Skicka ärende (ÄH)
Ärendehanterare kan skicka ärende till invånare (även kallat omvänt ärendeflöde).
Skicka ärende är uppbyggt i 3 steg. 1. Välj mottagare, 2. Mall och 3. Skicka ärende. Under hela tiden som du arbetar med ärendet kan du klicka på ett tidigare steg utan att förlora de uppgifter du fyllt i i kommande steg. Du kan antingen klicka på raden eller på pilen längst till höger.
Klicka på Skicka ärende i vänstermenyn.
1. Välj mottagare
Ange personnumret till en eller flera invånare som ärendet ska skickas till.
Du anger invånare genom att antingen skriva in ett personnummer i sökfältet och klicka på Lägg till. Då lägger du till en invånare i taget.
Importera mottagare från fil
Det går också att skicka till flera invånare samtidigt genom att importera personnummer från fil. Möjliga filformat att importera för utskick är txt- och csv-filer. (På grund av tekniska begränsningar går det i bara att skicka till maximalt 250 stycken invånare per utskick.)
Tillagda invånare hamnar på en lista nedanför. Förvalt sorteras listan på ålder med äldst överst och fallande. Det går att sortera listan på allt innehåll genom att klicka på pilarna i menyraden.
Information visas om den importerade filen innehåller personnummer som är felaktigt angivna eller om invånaren har en låst inloggning och därför inte kan ta emot ärendet.
Du kan exportera de personnummer som inte gick att läggas till som mottagare av ärendet genom att klicka på Export till CSV-fil. Hantera filen med personnummer varsamt, lokala rutiner för säker mellanlagring måste finnas på mottagningen.
Digital kontakt
Kolumnen digital kontakt visar om invånaren i sina inställningar har bockat i att de inte önskar få brev hemskickat av hälso- och sjukvården.
Avisering
Aviseringsinställningar visas för de invånare som är tillagda och kommer att få ärende skickat till sig. Om invånaren har aviseringar påslagna visas vilken avisering invånaren kommer att få (e-post/Mobiltelefon), alternativt om invånaren inte har någon avisering påslagen. Detta visas som gulmarkerade fält och benämningen Saknas vid aviseringsfältet.
Ta bort mottagare
Från listan över valda invånare är det möjligt att ta bort invånare, genom att klicka på Ta bort längst ut till höger för en invånare.
Om du vill ta bort alla klickar du på Ta bort alla längst ut till höger ovanför listan på alla invånare.
2. Välj mall
I andra steget väljer du vilken mall det är som ska användas i utskicket. Det finns två olika typer av mallar:
Information - Ett invånarärende som inte går att besvara
Frågor - Ett invånarärende med tillhörande frågeformulär
Du kan söka efter en mall via sökfunktionen högst upp. Sökning görs på Namn och Internt namn.
Klicka på ögat längst till höger för att förhandsgranska ärendetypen.
Du kan sortera mallarna efter typ (frågor eller information) och om mallen administreras centralt eller lokalt.
3. Skicka ärende
Meddelande och bifoga fil
I det sista steget lägger du till ett meddelande till mottagarna.
Du har också möjlighet att bifoga en fil till ärendet. De format som går att bifoga är PDF, PNG, JPG och GIF.
Läs mer om IDS Tillgänglighetsregler för bifogade filer - Öppen info: 1177 inloggningsportal - Confluence
För att kontrollera vilka invånare du valt kan du scrolla upp och öppna flik 1.
Välj Ärendehanterare
Om det finns grupper på mottagningen visas även rutan med möjlighet att fördela ärendet till gruppen så att svar från invånaren hamnar i gruppens inkorg och inte den enskilda ärendehanteraren inkorg,
Efter att ärendehanterare klickat på Skicka så visas det status på att ärendet har skickat. Klicka på Tillbaka knappen för att nå dina ärenden igen.
Felmeddelande
Det visas även en felruta om det blir något fel i utskickat till invånare. Här presenteras det då till vilka invånare det inte gick att skicka invånarärendet till samt att det går att ta ut en CSV fil på invånarna som inte fick invånarärendet.
Riktlinjer för nyttjande av Skicka ärende
Länk till följande riktlinjer beskriver hur 1177 inkorg ska användas. Samma riktlinjer gäller för att skicka ärenden till invånare. Syftet med riktlinjerna är att bibehålla en god kvalitet till invånare och nyttjare av tjänsten.
Riktlinjer för nyttjande av tjänsten 1177 inkorg - Öppen info: 1177 inkorg - Confluence