Hantera gruppärenden som ÄH
Innehåll på denna sida:
Avisering
När en ärendemottagare (ÄM) fördelar ett ärende till en grupp får alla ärendehanterare (ÄH) i den gruppen notifieringar via mail och/eller sms. Men detta sker bara om ärendehanteraren (ÄH) valt att hen vill ha dessa aviseringar (inställningar för detta görs under personliga inställningar - Aviseringar per mottagning).
Exempel på mailavisering:
Rubrik: Meddelande från 1177 <mottagningens namn>
Innehåll: Din grupp <gruppens namn> har ett ärende att besvara i personalverktyget för e-tjänsterna på 1177. Ärendet gäller <ärendetypens namn>. Logga in på <länk direkt till ärendet>.
Obs! Det här är ett automatiskt meddelande som inte går att besvara.
Hantera gruppärenden som ÄH
Välj Mina ärenden - Att hantera.
Här ser du ärenden som är fördelade till dig eller till den grupper du ingår i. Kolumnen Hanterare visar ditt namn för ärenden som är fördelade till bara dig, eller gruppens namn för ärenden som fördelade till gruppen du ingår i.
Denna kolumn går att sortera genom att klicka på rubriken.
När du öppnar ett ärende som är fördelat till gruppen behöver du först fördela ärendet till dig själv. Klicka på Fördela till dig själv.*
Du kan också här fördela ärendet till en annan grupp eller en annan ärendehanterare, om du inte vill/ska hantera ärendet själv.
Viktigt: För att flera ärendehanterare i samma grupp inte ska påbörja samma ärende är det viktigt att du så fort som möjligt fördelar ärendet till dig själv.
När du fördelat ärendet till dig själv försvinner ärendet under ”Mina ärenden - Att hantera” för de andra i gruppen och svaret till invånaren blir från bara dig.
Ett ärende måste alltid besvaras av en enskild ärendehanterare.
Men om du skriver ett delsvar, ställer en motfråga, eller besvarar ärendet och mottagningen/ärendetypen tillåter fortsatt dialog i ärendet och du vill att alla i gruppen ska kunna se svar från invånare. Då ska du innan du skickar iväg svaret, scrolla upp och fördela ärendet till gruppen igen.
Scrolla ner och klicka på Svara och fördela.
Skicka ärende
Om du som ärendehanterare (ÄH) ingår i en grupp och skickar ett ärende till invånare (via så kallat omvänt ärendeflöde) finns det möjlighet att välja att svaren från invånaren ska komma in till gruppen istället för dig själv.
Välj Skicka ärende i vänstermenyn för att skicka ett ärende till invånare.
Längst ner i steg 3 står rubriken Ärendehanterare. Här kan du välja om svaren från invånare ska fördelas till dig eller till en grupp. Fördela till dig själv är förifyllt. Du måste aktivt välja Fördela till grupp.
*Notis vid test. Funktionen Fördela till dig själv visas för användare som är både ärendemottagare (ÄM) och ärendehanterare (ÄH) samt när ärendehanterare (ÄH) ingår i en grupp, men behöver då nödvändigtvis inte vara ärendemottagare (ÄM).