Skapa och redigera ärendetyp
Här finns beskrivet hur lokal administratör (ADM) skapar nya lokala ärendetyper (som exempelvis Fråga sjuksköterskan, Begär intyg, Hälsodeklaration m.m.) och redigerar dessa.
Innehåll på denna sida:
Skapa en ny ärendetyp
Klicka på knappen Ny ärendetyp.
Du kommer till fliken Lägg till.
Här kan du skapa en ny ärendetyp, importera en ärendetyp från fil eller använda en förifylld mall.
Under sök-rutan visas befintliga mallar för ärendetyper att utgå ifrån för skapa en ny ärendetyp.
Följande information visas:
Namn. Namnet på ärendetypen
Internt namn. Internt namn kan vara en hjälp för att välja mall, internt namn visas inte för invånare
Region. Vilken region som skapat ärendetypsmallen, alternativt om mallen administreras nationellt
Stjärnan till vänster betyder att mallen är en standardmall för ärendetypen (Detta sätts av nationella administratörer).
För att hitta den mall du vill utgå ifrån kan du använda sökfunktionen för att söka fram önskad mall. Sökfunktionen söker både i ärendetypens namn, internt namn och i regionens namn.
Du kan också utgå från en tom mall genom att klicka på den knappen Skapa ny eller gå vidare till fliken Frågeformulär.
Du kan även importera en mall från en fil (som tidigare har exporterats) genom att klicka på knappen Importera från fil, detta är användbart om du vill kopiera mallar mellan mottagningar.
Frågeformulär
Här visas inledning för den nya ärendetypen. Om man väljer en mall för ärendetypen kommer inledning att vara förifylld och du behöver då kontrollera att texter och innehåll stämmer.
Följande går att redigera i fliken Frågeformulär:
Namn på ärendetypen. Här anges vilket namn på ärendetypen som ska visas för invånare.
Beskrivning av formuläret. Denna text visas högst upp i invånarens formulär och ska innehålla en generell beskrivande text om ärendetypen.
Villkorstext i punktform. Denna villkorstext visas under rubriken Viktigt i invånarens formulär. Invånaren måste klicka i att denne läst och förstått informationen för att formuläret ska kunna skickas in.
På vänster sida redigerar du texten (t.ex. inledning, frågor och svarsalternativ). På höger sida visas en förhandsgranskning i mobilvy.
Klicka på Lägg till fråga för att lägga till komponenter med frågor eller information. Om man i tidigare steg valt en mall för ärendetypen kommer komponenterna att vara förvalda men mottagningen måste gå igenom dem för att kontrollera att texter och innehåll stämmer. Användaren interagerar i förhandsgranskningen av formuläret och kan se ändringarna direkt.
Komponenter
Följande komponenter går att lägga till:
Avsnittsrubrik. Denna komponent blir en rubrik i invånarens formulär, för att avgränsa ett avsnitt.
Bifoga filer. Denna komponent gör det möjligt för invånaren att bifoga filer (t.ex. intyg och bilder).
Bild. Denna komponent gör det möjligt att visa en bild för invånaren i formuläret.
Datum & Tid. Denna komponent gör det möjligt för invånaren att välja ett datum och tid, eller bara ett datum, eller bara tid. Exempelvis används den vid förfrågan om att omboka tid där invånaren behöver ange vilken den ursprungliga tiden var.
Förnya hjälpmedel. Denna komponent består av frågor kring en invånares aktuella förskrivning av hjälpmedel.
Förnya läkemedel. Denna komponent består av frågor kring en invånares aktuella förskrivning av läkemedel.
Gruppering av frågor. Denna komponent möjliggör att invånare kan svara på samma gruppering av frågor flera gånger. De komponenter som går att lägga till i gruppkomponenten är; Datum & tid, Informationstext, Kryssval, Radioknappar, Rullgardinlista, Tal, Textfält, och Textstycke.
Informationstext. Denna komponent gör det möjligt att lägga till en informationstext/ingress till invånaren.
Kryssval. Med denna komponent får invånaren svara på flervalsfråga i form av kryssrutor. Används när invånaren ska kunna kryssa i flera svar.
Matris. Denna komponent används vid många frågor med samma svarsalternativ. Invånaren får svara på frågor i form av kryssrutor eller radioknappar. Frågorna visas inte i en matris för invånaren eftersom varken frågorna eller svaren blir tillgängliga enligt de gällande kraven på digital tillgänglighet.
Radioknappar. Med denna komponent får invånaren svara på envalsfråga i form av radioknappar. Används när invånaren ska kunna kryssa i ett svar. Här kan man ange en följdfråga som visas om invånaren svarar ett visst svarsalternativ. Se nedan. Den radioknapp som markeras här kommer som standard att bli för-vald för invånaren. Tänk gärna på att ange det mest neutrala valet. Går även att bifoga filer här.
Rullgardinslista. Denna komponent gör en rullgardinslista där invånaren måste välja ett val. Rullgardinslistan kan användas när det inte finns ett förvalt alternativ. Här kan man också ange en följdfråga som visas om invånaren svarar ett visst svarsalternativ. Se nedan
Skattningsskala. Denna komponent skapar en skala där invånare kan skatta exempelvis smärta.
Tal. Denna komponent gör det möjligt för invånaren att ange siffror i ett kortare fält som endast tillåter siffror.
Textfält. Denna komponent gör det möjligt för invånaren att ange text i ett kortare fält (50, 100 eller 150 tecken).
Textstycke. Denna komponent gör det möjligt för invånaren att ange text i ett längre fält (500, 1000, 2000 eller 5000 tecken).
Önskemål om tid. Här kan invånaren ange ett önskemål om tid, exempelvis för att bli kontaktad eller komma på besök. Invånaren kryssar i veckodagar uppdelat på förmiddag och eftermiddag. Rubriken är redigerbar, och mottagningen kan exempelvis välja om rubriken ska vara "Ange när du inte kan komma", eller "Ange när du kan komma".
Följdfrågor
I komponenterna Radioknappar och Rullgardinslista kan man skapa följdfrågor som endast visas om invånaren väljer ett visst svarsalternativ. Klicka på Lägg till följdfråga efter det svarsalternativ som frågan ska visas efter.
De komponenter som går att välja som följdfråga visas. Det är inte möjligt att ange en ny följdfråga på en följdfråga.
Till höger om frågeformuläret ser du en förhandsgranskning i mobilvy. Den skuggade markeringen runt rutan innebär att det är den rutan som är aktiv i redigeringsläget.
Ändra
För att ändra på en komponent kan du trycka på pennan i rubriken eller i förhandsgranskningen (höger sida) vid den del av formuläret som du vill redigera.
Flytta, ta bort och visa komponenter
Använd knapparna Flytta upp och Flytta ner för att ändra ordning på komponenter.
För att ta bort en komponent, klicka på pennan och sedan Ta bort.
Bekräftelse
När invånaren skickat ifyllt formulär visas en bekräftelse. Du kan redigera här vad som ska stå i bekräftelsen. Information under Avisering går inte att redigera lokalt.
Svarsformulär
I fliken Svarsformulär anger den lokala administratören vilka svar som är möjliga att välja för den som är ärendehanterare och svarar på ärenden. Ärendehanteraren kan välja mellan de alternativ som anges här, ändra i dessa texter eller lägga till en egen text. Detta gäller både svar när ärendet besvaras i fliken Besvara, när vårdpersonalen vill skicka ett svar men utan att avsluta ärendet i fliken Delsvar och när vårdpersonalen vill skicka en fråga i fliken Motfråga. Här kan du läsa mer om hur du skriver tillgänglig text till invånaren.
Man kan välja att dölja svarsalternativ för ärendehanteraren genom att bocka i kryssrutan under textfältet.
Inställningar
I fliken Inställningar kan du ställa in olika inställningar för ärendetypen och aktivera ärendetypen för invånare. När inställningar ändras gäller de nya inställningarna för alla nyinskickade ärenden. Ärenden som skickats in före ändringen behåller den tidigare inställningen.
Fäll ut rubrikerna för att göra inställningar.
Aktivera ärendetyp för invånare
Ärendetypen kan aktiveras för:
alla invånare (inom mottagningens betjäningsområde),
för ett begränsat urval för enskilda invånare eller
för begränsat urval för ålder och kön.
Om ärendetypen visas för ett begränsat urval för enskilda invånare behöver den delas ut till de invånare som ska ha tillgång till den. Instruktionen för hur man delar ut en ärendetyp finns här: Invånare (ÄM, ÄH, ADM)
Om ärendetypen begränsas för ålder och/eller kön så fyller ni i formuläret med begränsningen. Här kan ni antingen välja Man eller Kvinna via checkboxar och/eller ett åldersspann.
Ärendekategori
Ärendekategorin visas inte för invånare utan används för uppföljning och statistik. Exempelvis finns kategorierna Förnya recept och Beställ tid.
Tjänster av typen Beställ tid visas för invånaren på samlingssidan för att Boka tid. Läs mer om samlingssidan här.
Internt namn
Internt namn används som hjälp för att veta vilken ärendetyp som editeras, internt namn visas inte för invånare och kan användas för uppföljning och statistik.
Påminnelse till invånare
Under påminnelse till invånare kan du ställa in en specifik påminnelsetid till invånare i dagar för denna ärendetyp. Ställer du in en annan påminnelsetid för denna ärendetyp, ersätter du den tid som är inställd för en mottagningen.
Notifiering om obehandlat ärende till vården
Under Notifieringar om obehandlat ärende till vården kan du ställa in en specifik påminnelsetid i dagar för denna ärendetyp. Ställer du in en annan notifieringsinställning för denna ärendetyp skriver du över den tid som är inställd för en mottagning.
Avsluta obesvarade ärenden automatiskt
Här kan du ställa in en specifik tid i dagar för när ärendet av denna ärendetyp avslutas vid uteblivet svar från invånare. Om du ändrar en inställning för denna ärendetyp, ersätter du den tid som är förinställd för en mottagning.
Automatisk fördelning av ärenden
Här kan du välja om ärendetypen ska fördelas automatiskt till en grupp eller ärendehanterare. Ärenden som fördelas automatiskt behöver inte fördelas av ärendemottagare.
Observera att ärendet kommer fortfarande synas för ärendemottagare under Mottagningens ärenden dels i fliken Tilldelade och i fliken Alla. Hanteras inte ärendet inom handläggningstiden (som är uppsatt på mottagningen eller ärendetypen) kommer ärendet att flaggas upp under mottagningens ärenden i fliken Att hantera.
Slutar vald ärendehanterare eller gruppen tas kopplingen bort och ärendet hamnar under mottagningens inkomna ärenden istället. Sätt upp lokala rutiner vid planerad frånvaro av vårdpersonal eller grupper som har ärendetyper kopplade till sig i en automatfördelning, planera in borttagande av kopplingen i dessa fall så att inkomna ärenden kan hanteras snabbare.
Det går att automatfördela endast lokala ärendetyper. I framtiden kommer det även finnas möjlighet att automatfördela centralt styrda ärendetyper på lokal nivå.
Fortsatt dialog i ett ärende
Här kan du välja att tillåta fortsatt dialog i ärenden. Det gäller för ärenden som besvarats i fliken besvara. Denna inställning gäller inte ärenden som besvaras i fliken motfråga. Om du ändrar en inställning för denna ärendetyp, överskrider du den inställning som är förinställd för en mottagning.
Visa ärendetypen på mottagningens startsida
Här kan du välja om ärendetypen ska visas eller vara dold på mottagningens startsida.
Granskning av bilagor
Namngivning av ärendetyp
I oinloggat läge, när invånaren söker fram en mottagning visas alla aktiverade ärendetyper/tjänstetyper (oavsett om de har ett begränsat urval).
Notera att på kontaktkortet på http://1177.se kommer alltid alla ärendetyper vara synliga eftersom vi där inte har inloggade uppgifter om invånaren, därav rekommendera vi att alltid välja ett beskrivande namn för ärendetypen. Till exempel:
Informationen som visas när invånaren klickar på i:et är dels det du skrivit i beskrivning av formuläret och villkorstexten för ärendetypen.
Så här ser det ut när du redigerar ärendetypen:
Exportera ärendetyper
Gå in på den ärendetyp du vill exportera till fil.
Längst ner klickar du på Exportera till fil.
Klicka på Exportera i popup rutan. Filen exporteras då i json-format och placeras på datorns förvalda plats.
Importera från fil
Du kan importera ärendetypen eller mallen till en annan mottagning, eller flytta filen från testmiljön till produktionsmiljön.
Gå in på den mottagning du vill importera ärendetypen/mallen till. Och klicka dig vidare som innan när du vill skapa en ny ärendetyp.
Välj knappen importera från fil. Ärendetypen fylls då på precis som om man hade valt en mall från listan nedan.
Du kan också importera från fil när du redigerar en ärendetyp. (NYHET)
Observera att alla fält uppdateras med den nya mallens information, förutom uppgift om automatisk fördelning under Inställningar.
Redigera ärendetyp
För att redigera en ärendetyp letar du fram ärendetypen i listan med alla ärendetyper.
Klicka på Hantera och sedan Ändra.
Du kan redigera och uppdatera ärendetypen antingen i befintliga fält eller importera en ärendetyp från en mall genom att gå till fliken "Importera från mall".
Om du importera en ärendetyp från fil eller använda en färdig mall uppdateras alla fält med den nya mallens information, förutom uppgift om automatisk fördelning under Inställningar.