Mottagningens ärenden (fördela och besvara ett ärende direkt)

Manual för Ärendemottagare på mottagningar

Om ärendehanteraren också har behörighet som ärendemottagare på mottagningen, kan denna fördela ärendet till sig själv och besvara det direkt.
Manual för det finns här: Hitta och fördela ett ärende direkt. 

Välj ett ärende att hantera direkt

Klicka på det inkomna ärendet som ska besvaras. Följande detaljer i ärendet visas:

• Vilken typ av ärende det rör

• När ärendet skickades

• Invånare: Namn, personnummer, kontaktuppgifter som angetts i e-tjänsterna, adress från befolkningsregistret, listning, status, digital kontakt (ja/nej). 

• Ärendetext: Uppgifterna som invånaren angett i formuläret. 

Välj Fördela till dig själv

Open

Sedan är ärendet redo att hanteras.

Open

Sammanfattning av svarsalternativ

I den övre delen på den här sidan visas samma information om ärendet. Rubriken Händelser har tillkommit med information om att ärendet fördelats av ärendemottagaren till ärendehanteraren, vilket i det här fallet är samma person.

Under rubriken Hantera ärendet kan ärendehanteraren göra följande:

• Besvara ärendet. Svaret går till invånaren och ärendet avslutas. 

• Avsluta ärendet utan svar (fliken Besvara). Inget svar går till invånaren och ärendet avslutas. Ärendehanteraren måste ange skälet till att ärendet avslutas utan svar, exempelvis att invånaren kontaktat mottagningen på annat sätt. Anledningen visas inte för invånaren. 

• Delsvar. Invånaren får ett delsvar men ärendet avslutas inte. 

• Motfråga. Invånaren får en fråga att besvara, ärendet avslutas inte. 

• Omfördela. Ärendet omfördelas till en annan ärendehanterare. 

Besvara ärendet

I fliken Besvara, kan man välja bland de färdiga svarsmallarna. Det är den lokala administratören som lägger till och redigerar mallarna för svarsalternativ. Välj ett färdigt svar genom att klicka på det. Texten hamnar i texteditorn under rubriken Meddelande. Gör de önskade ändringarna i svaret och klicka sedan på Besvara. 

Avsluta ärendet utan svar

För att avsluta ärendet utan svar, klicka på Avsluta utan svar. 

Skicka delsvar

I fliken Delsvar kan man skicka ett delsvar till invånaren, utan att ärendet avslutas. Även här är det möjligt att välja ett färdigt delsvar. Det är den lokala administratören som lägger till och redigerar mallarna för delsvar. Välj ett färdigt svar genom att klicka på det. Texten hamnar i texteditorn under rubriken Meddelande. Gör de önskade ändringarna i svaret och klicka sedan på Skicka. 

Det är möjligt att bifoga en fil i delsvaret. Det går att bifoga filer av typerna PDF, PNG, JPG och GIF. (Det är du som vårdpersonal som ansvarar för de bifogade filerna. Det är viktigt att du ser över innehållet i bilagan och att rätt information skickas till rätt invånare.)

Klicka på Skicka för att skicka svaret till invånaren. Den signatur som visas efter delsvaret går att ändra i Inställningar. Manual för det finns här: Personliga inställningar som ärendehanterare. 

Om du vill omfördela ärendet i samband med delsvaret väljer du en annan ärendehanterare i Välj ärendehanterare rullgardins listan.

Skicka en motfråga

I fliken Motfråga kan man skicka ett fråga till invånaren, utan att ärendet avslutas. Även här är det möjligt att välja en färdig motfråga. Det är den lokala administratören som lägger till och redigerar mallarna för motfrågor. Välj en färdig fråga genom att klicka på den. Texten hamnar i texteditorn under rubriken Meddelande. Gör de önskade ändringarna i frågan och klicka sedan på Skicka. 

Det är möjligt att bifoga en fil i motfrågan. Det går att bifoga filer av typerna PDF, PNG, JPG och GIF. (Det är du som vårdpersonal som ansvarar för de bifogade filerna. Det är viktigt att du ser över innehållet i bilagan och att rätt information skickas till rätt invånare.)

Klicka på Skicka för att skicka frågan till invånaren. Den signatur som visas efter motfrågan går att ändra i Inställningar. Manual för det finns här: Personliga inställningar som ärendehanterare. 

Om du vill omfördela ärendet i samband med motfrågan så väljer du en annan ärendehanterare eller en grupp i Välj ärendehanterare rullgardins listan. Då kommer svaret från invånaren till den valde ärendehanteraren eller gruppen.

Omfördela ärendet

I fliken Omfördela är det möjligt att fördela om ärendet till en annan ärendehanterare. Välj ärendehanterare i listan, ange vid behov en intern kommentar (visas inte för invånaren), och klicka på Omfördela. 

Det är också möjligt att omfördela ärendet till en annan ärendehanterare med ett delsvar eller en motfråga till invånaren. Se beskrivningen för Skicka delsvar eller Skicka motfråga ovan.