Genomföra workshop

Utforskande workshop

Efter en första orienterande fas med sekundärdata kring området, problematisering och samstämmighet med uppdragsgivaren kring uppdraget är det dags för nästa steg i krav- och behovsfångsten.

Ett sätt att närma sig ett problemområde är att genomföra en utforskande workshop.

Representanter för målgrupper inom ett aktuellt område samlas tillsammans med dig som workshopledare. 

Det är en styrka att senare kunna komplettera med ytterligare workshops där man samlar delar av en målgrupp, t ex representanter för en profession, patienter, personer som arbetar med samma uppgifter. 

Syftet med att genomföra kompletterande workshops är att fördjupa förståelsen inom områden som inte har blivit tillräckligt genomlysta i workshop 1 eller vid arbete med andra datafångstmetoder som t ex intervjuer, observationer eller dagboks-anteckningar.

Tips

• Involvera en verksamhetsutvecklare som är insatt i den aktuella verksamheten.
• Det är ofta värdefullt att samla in data på flera olika sätt då det ger en tydligare bild av problem/behov.

Fördelar med workshop

• Du får på ett snabbt sätt en överblick över en komplex process, situation eller problemområde 
• Den information som kommer fram vid en workshop är värdefull när du ska ta ställning till vilka andra metoder som kan användas i det fortsatta datafångstarbetet.
• Du kan använda den kunskap du får vid workshopen som stöd när du ska formulera din intervjuguide i nästa steg.
• Personer som medverkar i en workshop hör andra personers perspektiv kring problemområdet vilket kan vara värdefullt i det fortsatta utvecklings- och förankringsarbetet
• Effektivt sätt att få information från många personer samtidigt

Risker/fallgropar med workshop

• Att deltagarna i workshopen inte speglar den aktuella målgruppens behov
• Att mål och syfte inte är klart eller att uppdraget innehåller lösningsförslag

Förbered din workshop

• Försäkra dig om att du har satt dig in i problemområdet och att du känner dig säker på uppdragets omfattning
• Boka ett stort rum där det finns möjlighet till interaktivitet och att man kan sätta upp papper på väggarna, bra om det också finns whiteboard i rummet
• Ta fram material att skriva på, tejp och att det finns fungerande pennor så att det syns bra när man skriver,  OCH whiteboardpennor som fungerar!
• Boka fika och ev lunch, en workshop pågår ofta en hel dag
• Bjud in deltagare till din workshop i god tid, skicka med en beskrivning av varför ni kommer att genomföra en workshop och vilka förväntningarna är på deltagarna
• Förbered en presentation med ditt uppdrag, planerade aktiviteter, tidplan och hur du kommer återkoppla resultaten till gruppen

Genomför din workshop

• Låt alla presentera sig
• Visa din presentation med uppdrag, aktiviteter och tidplan

Steg 1 - hitta processen/ringa in området

Att hitta rätt nivå på processen och/eller att ringa in ett problemområde är ett viktigt steg så att man hamnar rätt i förhållande till det man ska utforska. Ofta behöver detta göras iterativt, d v s man kan börja skissa upp var processen börjar, vad som är nästa steg, etc och var processen slutar. 

Frågor du kan ställa här är

• Var börjar processen? 
• Vad är det första som händer? 
• Vad händer sedan? Och sedan? Och sedan? …
• Var slutar processen?  
• Mellan varje processteg finns alltid en output från ett processteg som blir en input till nästa processteg, vad ”innehåller” den outputen/inputen, vad är det som produceras/levereras från varje processteg?
  Det blir en bra indikation till vad syftet med varje processteg är och det kan också hjälpa till att beskriva processen på en enhetlig nivå.

Tänk på att en process alltid har en början och ett slut och att samma steg upprepas varje gång en process startar. 

I ett första skede behöver man inte vara så noga med vilken nivå man beskriver i processen utan det blir sedan i ett andra steg då man sammanfattar och lyfter processtegen så att det blir en enhetlig och övergripande beskrivning av processen. Ibland behöver man göra förändringar i processbeskrivningen under resans gång, viktigt att processen får vara iterativ, det är en del i workshoparbetet att beskriva i takt med att kunskapen kommer upp!

Om du senare ska genomföra en workshop med patienter så kan du också visa den process som verksamheten har tagit fram och be gruppen komplettera med sina perspektiv. Saknas några processteg för saker som patienterna gör innan, mellan eller efter de processteg som vården beskrivit?

Fallgropar

• Att man beskriver processen för snävt så att man tappar information om viktiga områden. Det är bättre att börja bredare och sedan avgränsa längre fram.

Steg 2 - beskriv aktiviteter som görs i processen

När processen är beskriven och alla processteg och output/input finns beskrivna på väggen är det dags för alla att skriva ner på lappar sin roll och vilka aktiviteter man utför i varje processteg och varför, en lapp/aktivitet.

Gå igenom ett processteg åt gången, låt deltagarna fundera individuellt och skriva ner sina aktiviteter. När alla är klara sätter deltagarna i tur och ordning upp sina lappar och läser upp vad man skrivit. När ett processteg är klart sammanfattar man och ställer frågan om något saknas eller om det saknas någon person i rummet som också gör aktiviteter men som inte kommit med. (som underlag för kompletterande behovsfångst). 

Kontrollera så att den output man beskrivet för det aktuella processteget stämmer och/eller behöver kompletteras/beskrivas på annat sätt, kanske är det flera outputs ur ett processteg som behöver lyftas fram?

Fallgropar

• Att deltagarna beskriver ofullständigt eller skriver oläsbart så att man inte kan använda materialet i efterhand.
• Att inte alla aktiviteter kommer med.

Steg 3 - beskriv problem eller behov som finns inom varje processteg

Börja med första processteget och beskriv de problem eller behov som finns. Låt deltagarna skriva ner individuellt och sedan i tur och ordning läsa upp och sätta upp sina lappar i processteget. Gör samma sak med output från processteget. Fortsätt sedan med nästa processteg etc.

Steg 4 - avsluta din workshop

När processen är beskriven och alla aktiviteter är beskrivna tillsammans med problem och behov är det dags att avsluta din workshop. Det är bra att sammanfatta det som har sagt genom att snabbt gå igenom processen, fråga om någon vill komplettera med något.

Beskriv nästa steg i ditt arbete och när du kommer att komma tillbaka för att visa det du har sett i datafångstarbetet, du kanske kan berätta om hur din planering ser ut kring intervjuer och/eller andra metoder du kommer att använda för att komplettera datafångsten.

• Renskriv materialet från workshopen inför analysarbetet senare. 
• Spara allt material från workshopen så att du kan gå tillbaka till ursprungsmaterialet vid behov.