UNDER UTVECKLING
Exempel: digitala kallelser via 1177 Inkorg
1. Formulera alternativen | 2. Hitta effekterna | 3. Rita en effektkedja och hitta nyttorna |
4. Beskriv nyttor och risker | 5. Sortera nyttorna | 6. Formulera frågor för nyttorna |
7. Samla data för nyttor och kostnader | 8. Räkna | 9. Dokumentera |
1. Formulera alternativenSå gjorde vi: Personen som ansvarade för att ta fram nyttokalkylen formulerade själv alternativen efter att ha fått uppdraget och läst grundläggande information om tjänsten i projektplanen. Så blev resultatet: Nyttokalkylen jämför två alternativ - alternativet att fortsätta med dagens arbetssätt där vårdpersonalen skickar kallelser som brev på posten till invånare, och alternativet att införa digitala kallelser så att de invånare som vill kan ta emot kallelser digitalt på 1177 Vårdguiden . |
---|
2. Hitta effekternaSå gjorde vi: Vi gjorde både en workshop och en skrivbordsanalys.
Så blev resultatet: |
---|
3. Rita en effektkedja och hitta nyttornaSå gjorde vi: Vi började med att lista de funktioner eller förmågor som den digitala tjänsten omfattar i gult. Vi jobbade utifrån varje funktion och frågade oss vad den skulle kunna ha för effekter. Samtidigt tog vi stöd av workshop-lapparna och bockade av lapp för lapp till vi hade ritat in alla effekter vi kom på. Vi kopplade effekterna till våra verksamhetsmål. Så blev resultatet: Tjänsten digitala kallelser beskriv i gult, effekterna är ljusgröna, nyttorna mörkgröna och verksamhetsmålen blå. |
---|
4. Beskriv nyttor och riskerSå gjorde vi:Vi tittade på effektkedjan vi ritat i förra steget. För varje nytta vi markerat skrev vi en rubrik. Under rubriken beskrev vi vad nyttan innebar, och hur vi tror att digitala kallelser leder till nyttan. Effektkedjan visade att en eller flera effekter från digitala kallelser ledde till våra nyttor. Så blev resultatet:NyttorÖkad trygghet för invånare För invånare kan det vara tryggare att få kallelser från vården digitalt på 1177 Vårdguiden jämfört med om den skulle skickas via posten, eftersom:
Frigjord tid för invånare Eftersom den digitala kallelsen kan innehålla länkar till tidbokning eller en möjlighet att boka, av- och omboka tiden direkt i kallelsen när det passar invånaren, så behöver inte invånare lägga tid på att passa telefontider och vänta i telefonköer för att av- och omboka tiden i kallelsen. Frigjord tid för vårdpersonalen Användandet av digitala kallelser på 1177 Vårdguiden frigör tid för vårdpersonalen på flera sätt:
Minskade kostnader för material och porto När en digital kallelse skickas istället för en papperskallelse, undviker regioner kostnader för papper, kuvert och porto. Minskade koldioxidutsläpp När digitala kallelser skickas istället för papperskallelser minskar koldioxidutsläppen. Negativa effekter som vi riskerarUteblivna nyttor men ökade kostnader Om förutsättningarna för att uppnå nyttorna inte realiseras, uppstår inte heller nyttorna. Till exempel om det är tidskrävande och krångligt för vårdpersonalen att skicka kallelser, om systemet fungerar dåligt så att kallelsen inte kommer fram, eller om regionerna inte utvecklar tidbokningssystemen så att det är lätt för invånaren att av- och omboka tider. Ökat utanförskap Alla kan eller vill inte ta emot kallelser digitalt. Om det inte finns alternativ för de som inte vill eller kan ta emot kallelser digitalt ökar utanförskapet. |
---|
5. Sortera nyttornaSå gjorde vi:Vi gick igenom varje nytta för att markera vilken typ av nytta det var. Att undvika kostnader i framtiden för papper och porto är en tydlig finansiell nytta. Den frigjorda tiden för invånare och vårdpersonal är omfördelningsnyttor - de värderar vi i pengar men de hämtas hem i någonting annat. Trygghet för invånaren vill vi inte värdera i pengar i den här kalkylen, men vi vill presentera och beskriva den. Så blev resultatet:Ökad trygghet för invånare VÄRDERAS INTE I PENGAR För invånare kan det vara tryggare att få kallelser från vården digitalt på 1177 Vårdguiden jämfört med om den skulle skickas via posten, eftersom:
Frigjord tid för invånare OMFÖRDELNINGSNYTTA Eftersom den digitala kallelsen kan innehålla länkar till tidbokning eller en möjlighet att boka, av- och omboka tiden direkt i kallelsen när det passar invånaren, så behöver inte invånare lägga tid på att passa telefontider och vänta i telefonköer för att av- och omboka tiden i kallelsen. Frigjord tid för vårdpersonalen OMFÖRDELNINGSNYTTA Användandet av digitala kallelser på 1177 Vårdguiden frigör tid för vårdpersonalen på flera sätt:
Minskade kostnader för material och porto FINANSIELL NYTTA När en digital kallelse skickas istället för en papperskallelse, undviker regioner kostnader för papper, kuvert och porto. Minskade koldioxidutsläpp VÄRDERAS INTE I PENGAR När digitala kallelser skickas istället för papperskallelser minskar koldioxidutsläppen. |
---|
6. Formulera frågor för nyttornaSå gjorde vi:Vi gick igenom varje nytta som vi planerade att räkna på i pengar och frågade oss hur den skulle se ut med och utan förändringen. Vi skrev ner våra frågorunder varje nytta. Så blev resultatet:Frigjord tid för invånare OMFÖRDELNINGSNYTTA Eftersom den digitala kallelsen kan innehålla länkar till tidbokning eller en möjlighet att boka, av- och omboka tiden direkt i kallelsen när det passar invånaren, så behöver inte invånare lägga tid på att passa telefontider och vänta i telefonköer för att av- och omboka tiden i kallelsen. Våra frågor: Hur många papperskallelser skickas på ett år? Hur stor andel av papperskallelserna tror vi skulle kunna ersättas med digitala kallelser? För hur stor andel av kallelserna ringer en invånare för att av- och omboka sin tid? Hur lång tid avsätter invånare i snitt för att av- och omboka sina tider (passa telefontid, vänta i telefonkö, prata i telefon)? Frigjord tid för vårdpersonalen OMFÖRDELNINGSNYTTA Användandet av digitala kallelser på 1177 Vårdguiden frigör tid för vårdpersonalen på flera sätt:
Våra frågor: Hur mycket tid tar det i snitt att skriva ut och posta en papperskallelse? Hur mycket tid tar det i snitt att skicka en digital kallelse? Hur många uteblivna besök finns i Sverige per år? Hur lång tid tar samtalen för av- och ombokning för vårdpersonalen? (Vi väljer att inte räkna på “mindre tid på att skapa och formulera kallelser” och “mindre tid för att kontrollera att invånaren har fått kallelsen. ) Minskade kostnader för material och porto FINANSIELL NYTTA När en digital kallelse skickas istället för en papperskallelse, undviker regioner kostnader för papper, kuvert och porto. Våra frågor: Hur mycket kostar en papperskallelse i snitt (papper, kuvert, porto)? |
---|
7. Samla data för nyttor och kostnaderSå gjorde vi:Vi sökta svar på frågorna vi skrev i förra steget och noterade svaret och källan, samtidigt som vi började fylla i excelmallen. Så blev resultatet:Frigjord tid för invånare OMFÖRDELNINGSNYTTA Eftersom den digitala kallelsen kan innehålla länkar till tidbokning eller en möjlighet att boka, av- och omboka tiden direkt i kallelsen när det passar invånaren, så behöver inte invånare lägga tid på att passa telefontider och vänta i telefonköer för att av- och omboka tiden i kallelsen. Våra frågor: Hur många papperskallelser skickas på ett år? Uppgifterna om mängden papperskallelser som skickas idag varierar mellan regionerna. Vi har hittat följande information:
https://sverigesradio.se/sida/artikel.aspx?programid=106&artikel=7482795 )
https://regionvastmanland.se/vardgivare/it-stod/nyhetsbrevetdigitalt/digitalakallelser/ ) Troligt värde i kalkylen: 5 kallelser per invånare. Hur stor andel av papperskallelserna tror vi skulle kunna ersättas med digitala kallelser? Vi har förhållit oss till följande underlag och resonemang:
Troligt värde i kalkylen: 60 % För hur stor andel av kallelserna ringer en invånare för att av- och omboka sin tid? Här har vi inga bra underlag, så vi får gissa. Säg att invånare ringer för att omboka för 3 % av alla papperskallelser. Hur lång tid avsätter invånare i snitt för att av- och omboka sina tider (passa telefontid, vänta i telefonkö, prata i telefon)? Här har vi inga bra underlag, så vi får gissa och kanske tänka på egna erfarenheter som invånare. Kanske tar det minst 15 minuter, som man avsätter på morgonen för att. Man behöver hitta sin papperskallelse, kolla upp telefontiderna, hitta telefonnumret, ta fram sin egen kalender, ringa upp, ta sig igenom talsvaret och få en tid i TeleQ-systemet. Sedan kanske det tar ytterligare 3 minuter för själva samtalet förutsatt att man kan svara när vårdpersonalen ringer - så 18 minuter totalt sett kanske är ett rimligt antagande. Hur lång tid avsätter invånare i för att av- och omboka sina tider digitalt? Här har vi inga bra underlag, så vi får gissa och kanske tänka på egna erfarenheter som invånare. Man behöver logga in på http://1177.se , hitta sin kallelse, klicka på ‘boka om’, ta fram sin kalender, och sedan leta efter lediga tider som passar. Det kanske tar cirka 15 minuter innan man är klar. Frigjord tid för vårdpersonalen OMFÖRDELNINGSNYTTA Användandet av digitala kallelser på 1177 Vårdguiden frigör tid för vårdpersonalen på flera sätt:
Våra frågor: Hur mycket tid tar det i snitt att skriva ut och posta en papperskallelse? Hur mycket tid tar det i snitt att skicka en digital kallelse? Vi har inga bra underlag, så vi gissar i det här läget. Säg att det tar 5 minuter att göra i ordning en papperskallelse, och bara 2 att skicka en digital kallelse. Hur många uteblivna besök finns i Sverige per år? I Västra Götalandsregionen uteblev årligen 150 000 patienter från inbokade besök, men när Sahlgrenska testade att låta patienterna själva ringa och boka sin tid halverades deras uteblivna besök (https://vgrfokus.se/2018/12/uteblivna-sjukhusbesok-kostar-en-halv-miljard/ ). Om vi skalar upp dessa siffror till Sveriges befolkning innebär det 880 000 uteblivna besök per år. I kalkylen antar vi att det likt på Sahlgrenska går att halvera de uteblivna besöken. Eventuellt kan det handla om mer då den nya lösningen för digitala kallelser innebär ännu smidigare om- och avbokningsmöjligheter än de som erbjöds i Västra Götaland, men vi behåller antagandet för att inte överskatta. Hur lång tid tar samtalen för av- och ombokning för vårdpersonalen? Ovan gjorde vi gissningen att samtalet tar 3 minuter, så vi använder det här också. (Vi väljer att inte räkna på “mindre tid på att skapa och formulera kallelser” och “mindre tid för att kontrollera att invånaren har fått kallelsen. ) Minskade kostnader för material och porto FINANSIELL NYTTA När en digital kallelse skickas istället för en papperskallelse, undviker regioner kostnader för papper, kuvert och porto. Våra frågor: Hur mycket kostar en papperskallelse i snitt (papper, kuvert, porto)? Kostnader kan uppstå för papper och material, porto, och andra tjänster, till exempel avgifter till e-brevsleverantörer. Vi uppskattar materialkostnad (ett kuvert och ett papper) till 54 öre, och har sedan tittat på några olika priser för porto hos Postnord för avtalskunder: https://www.postnord.se/skicka-forsandelser/priser-och-villkor/prislistor-avtalskunder Troligt värde i kalkylen: 6,94 kronor per papperskallelse |
---|