| Innehållsförteckning |
|---|
1 Revisionshistorik
Datum | Ver. | Namn | Kommentar | ||||
2018-09-03 | PA1 | Björn Skeppner | Första utkast, struktur etc | ||||
2018-09-18 | PA2 | Lena Jönsson | |||||
2018-09-19 | PA3 | Björn Skeppner | Diverse kompletterande text i kap 6 & 7 | ||||
| 2018-09-25 | PA4 | Björn Skeppner | Justerat efter kommentarer etc samt lagt till regler för vårdnadshavare | ||||
2018-10-01 | PA5 | Björn Skeppner | Justerat efter kommentarer från bl.a Malin Nyman | ||||
| 2018-10-12 | PA6 | Björn Skeppner | Justerat efter kommentarer av Per M | ||||
| 2018-10-22 | PA7 | Björn Skeppner | Justerat efter avstämningsmöte | ||||
| 2018-11-13 | PA8 | Björn Skeppner | Justerat efter intern genomgång samt synpunkter från Östergötland | ||||
| 2018-12-05 | PA8 | Björn Skeppner | Justerat efter synpunkter från Skåne | ||||
| 2019-02-05 | PA09 | Björn Skeppner | Justerat efter synpunkter från SLL och Dalarna (några utestående frågor återstår) | ||||
| 2019-02-26 | 1.0 | Björn Skeppner | Justerat efter kommentarer från Ineras S-råd | ||||
| 2019-04-08 | 1.1 | Björn Skeppner | Smärre justeringar under Referenser | ||||
| 2020-01-15 | 1.2 | Björn Skeppner | Infogat innehållsförteckning samt rättat brusten länk | ||||
| 2020-03-04 | 1.3 | Björn Skeppner | Kompletterat med regler för uppdatering (Ineras support), SMSsms-nummer samt kap 6.2 om cachning/lagring & smärre justeringar | ||||
| 2020-04-28 | 1.4 | Björn Skeppner | Förtydligat kring samtyckeshanteringen, punk 9 | ||||
| 2021-01-25 | 1.5_RC | Björn Skeppner | Kompletterat efter ettt ett arbete av en arbetsgrupp, se Trello:
| ||||
| 2021-04-15 | 1.5 | Björn Skeppner | Justerad mest språkligt och bättre läsbarhet efter kommentarer |
...
2 Inledning
Detta ramverk har tagits fram för att ge verksamheter stöd för hur de kan och får använda de kontaktuppgifter som en person har angivit i Personuppgiftstjänsten (PU-tjänsten).
En person kan (t.ex via 1177 Vårdguiden) komplettera de folkbokföringsuppgifter som Skatteverket tillhandahåller via Navet[5], med sina egna kontaktuppgifter, såsom e-postadress, mobilnummer etc. Kontaktuppgifterna kan av en verksamhet nyttjas till att t.ex ringa personen, skicka en kallelse/påminnelse via sms, eller t.ex genom att skicka ett e-post meddela personen att det finns ny information att läsa i personens inkorg på 1177 Vårdguiden, t.ex ett provsvar.
...
Verksamhetsramverket syftar i huvudsak att stödja Hälso hälso- och sjukvårdens användning av kontaktuppgifter.
Kontaktuppgifterna i Personuppgiftstjänsten kan även användas av andra verksamheter, exempelvis verksamheter inom en kommun.
Verksamhetsramverket kan då behövas utökas när fler offentliga verksamheter börjar nytta kontaktuppgifter.
Ramverket ger stöd och exempel till verksamheterna kring de regulatoriska krav som finns för hantering av de personers kontaktuppgifter som är lagrade i Personuppgiftstjänsten.
Verksamheten som nyttjar kontaktuppgifterna är dock alltid ytterst ansvarig för att inga känsliga personuppgifter kommer obehörig tillhanda vid nyttjande av kontaktuppgifterna för att skicka ett meddelande.
Ramverket ger endast exempel på klartextmeddelanden. Verksamheterna är fria att utforma dem efter eget behov, förutsatt att de ej röjer personens hälsotillstånd eller andra personliga förhållanden.
Under vissa förhållanden
...
kan en verksamhet välja att lagra kontaktuppgifter lokalt, till exempel i verksamhetens IT-stöd. Ett sådant beslut behöver föregås av en riskanalys samt framtagna rutiner hur detta ska hanteras lokalt.
...
5 Termer och begrepp
Begrepp | Innebörd |
| Anhörig | Begreppet anhörig innebär släktskap eller något legalt förhållande till huvudmannen (maka/make/sambo). Inom hälso- och sjukvården utgår man inte ifrån anhörigbegreppet utan istället används begreppet närstående, dvs en person som utifrån den enskildes synvinkel står patienten nära. En närstående behöver således inte vara anhörig och en anhörig behöver inte vara närstående. Barn företräder således inte sina föräldrar och föräldrar inte heller sina myndiga barn - såvida de inte är närstående enligt huvudmannens egen definition. Närstående har i första hand funktionen som beslutsstöd, dvs de kan berätta om vad de vet om patientens inställning - men de kan t ex inte avge ett samtycke för patientens räkning. |
Avisering | Ett meddelande med en hänvisning till att det finns mer information på en annan kanal (Meddelandetjänst) , ex på 1177 Vårdguiden eller Kivra |
| Aviseringsväg | Digitalt kommunikationssätt (e-post, sms etc) som kan användas för att avisera ett meddelande. En aviseringsväg kan användas dels för Aviseringar, dels att skicka ett Klartextmeddelande |
Betrodd e-postserver | En e-postserver som normalt förvaltas av- eller på uppdrag av verksamheten och är den som verksamheten nyttjar för att skicka Meddelande såsom e-post. |
| Betrodd sms-tjänst | Som ovan fast för sms |
Digitalt meddelande | Ett meddelande som skickas via någon form av ”digital kanal” (e-post och sms) se Meddelande |
| e-postdomän | Tillhandahållare av e-post. Exempelvis gmail.com, hotmail.com, sll.se etc |
| Klartextmeddelande | Ett meddelande som sänd eller lagras okrypterat. Ett Klartetxtmeddelande får ej innehåller Känsliga personuppgifter. |
Kontaktuppgifter | Uppgifter såsom e-postadresser och mobilnummer till personen, eller av personen utpekade kontaktpersoner (t ex partner eller andra närstående), god man/förvaltare etc. Uppgifterna kan anges av personen själv, t ex via 1177 eller via en verksamhetsperson efter personens samtycke. |
| Kontaktpersoner | Av personen utsedda som möjliga att kontakta, ex make/maka/sambo, närstående etc. |
Känsliga personuppgifter | Med känsliga personuppgifter, enligt dataskyddsförordningen GDPR[6], menas uppgifter om
Det finns även andra typer av personuppgifter som är särskilt skyddsvärda. Det kan till exempel vara
|
| Legal företrädare | God man, förvaltare, vårdnadshavare. Dessa personers mandat beskrivs i föräldrabalken |
Meddelande | Meddelandet som kan skickas till personen kan utgöra 2 typer:
|
| Meddelandetjänst | En säker meddelandetjänst i vilken en person måste logga in med Stark autentisering för att kunna läsa sina meddelande. T.ex Kivra, Mina meddelanden, 1177 Vårdguiden Meddelanden etc. |
| Navet | Skatteverkets tjänst för att till myndigheter tillhandahålla folkbokföringsuppgifter. |
| Närstående | Person som den enskilde personen anser sig ha en nära relation till, att det är personens upplevda relation,. En närstående behöver inte vara släkt eller stå i något legalt förhållande till personen. Begreppet närstående utgår ifrån personens synvinkel och är således inte samma sak som anhörig. |
Personuppgiftstjänsten (PU-tjänsten) | Nationell tjänst från Inera som hanterar personuppgifter från Skatteverket (Navet), personens kontaktuppgifter och reservidentiteter. På Ineras hemsida finns mer information om Personuppgiftstjänsten |
Person | En person som finns i Personuppgiftstjänsten registrerad på ett personnummer eller samordningsnummer. |
| Personidentifierare | En identitetsbeteckning för att identifiera en person. Exempelvis personnummer, samordningsnummer. |
| Personliga förhållanden | Personliga förhållanden är ett begrepp som rymmer det mesta som kan kopplas till en enskild människa. Uppgifter om bostadsadress, sjukdomstillstånd och ekonomi är exempel på personliga förhållanden. |
Personuppgiftsansvaret | För uppgifter som lagras i Personuppgiftstjänsten (tjänsteproducenten) och inhämtats från Skatteverket Navet gäller att det landsting/region (huvudman för hälso- och sjukvård) som beställt uppgifterna från Skatteverket är personuppgiftsansvarig. För uppgifter som lagras i Personuppgiftstjänsten och är utöver folkbokföringsuppgifterna som beställts från Skatteverket, t.ex kompletterande adressuppgifter, kontaktuppgifter, aviseringsinställningar som är angivna av personen själv, så är det landsting/region där personen är folkbokförd i som är personuppgiftsansvarig. I de fall uppgifterna anges av en verksamhetsperson, med personen samtycke, så blir verksamhetspersonens uppdragsgivare därmed personuppgiftsansvarig (dvs landsting/region/kommun/privat underleverantör). |
Sekretess | Ett förbud att röja en uppgift, vare sig det sker muntligen, genom utlämnande av en allmän handling eller på något annat sätt. |
Sekretessreglerad uppgift | En uppgift för vilken det finns en bestämmelse om sekretess, exempelvis är uppgifter om enskilds hälsotillstånd eller andra personliga förhållanden, sekretessreglerade enligt 25 kap 1§ OSL. Uppgifter inom socialtjänsten om enskilds personliga förhållanden omfattas av sekretessreglering 26 kap 1§ OSL |
Sekretessbrytande bestämmelse | En bestämmelse som innebär att en uppgift får lämnas ut, trots sekretess, under vissa förutsättningar |
| Skyddade personuppgifter | Personer som är utsatta för ett allvarligt och konkret hot kan ansöka om skyddade personuppgifter hos Skatteverket. Personerna kan exempelvis vara utsatta för våld, hot om våld, förföljelse eller andra trakasserier. Det finns tre typer av skyddade personuppgifter eller skyddad identitet som kallas: sekretessmarkering, Skyddad folkbokföring (kvarskrivning) och fingerade personuppgifter. De myndigheter som hanterar skyddade personuppgifter ska alltid göra en särskilt noggrann prövning innan uppgifterna lämnas ut. |
| Skyddad folkbokföring | |
| Stark autentisering | Flerfaktorsautentisering med minst 2 faktorer, t.ex en inloggning med en e-legitimation samt en pinkod |
| Svartlistning | Är en förteckning över identiteter (sms-nummer eller e-postdomäner) som anses som ej lämpliga att använda för att skicka ut Meddelanden till. Not: På internet kan man finna "publika" register över både svartlistade e-postdomäner och mobilnummer. |
| Verksamhet | Inom denna kontext en verksamhet som är inom landsting, kommuner och privata vårdgivare som är offentligt finansierade samt statliga myndigheter. |
| Vitlistning | Är en förteckning över identiteter (sms-nummer och/eller e-postdomäner) som är godkända av verksamheten att skicka ut Meddelanden till. |
Vårdgivare | Statlig myndighet, landsting och kommun i fråga om sådan hälso- och sjukvårdsverksamhet som myndigheten, landstinget eller kommunen har ansvar för (offentlig vårdgivare) samt annan juridisk person eller enskild näringsidkare som bedriver hälso- och sjukvårdsverksamhet (privat vårdgivare). |
| Vårdnadshavare | Vårdnadshavare är den eller de personer som har den rättsliga vårdnaden (det vill säga är juridiskt ansvariga) för ett barn. Det kan antingen vara en eller båda föräldrarna eller en person utsedd av domstol. |
...
6 Förutsättningar
I detta avsnitt beskrivs information som påverkar användningen av en persons kontaktuppgifter.
Först beskrivs kort vilka regulatoriska krav som påverkar, därefter definieras de olika meddelandetyperna som kan komma i fråga vid användning av personens kontaktuppgifter.
...
Lagar, föreskrifter och riktlinjer | Innebörd |
Patientdatalag (SFS 2008:355) och Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om journalföring och behandling av personuppgifter i hälso- och sjukvården (HSLF-FS 2016:40) | Föreskriver bl.a att personuppgifter ska utformas och i övrigt behandlas så att patienters och övriga registrerades integritet respekteras. Dokumenterade personuppgifter ska hanteras och förvaras så att obehöriga inte får tillgång till dem. En vårdgivare är personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som vårdgivaren utför. I landsting och kommun är varje myndighet som bedriver hälso- och sjukvård personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som myndigheten utför. Uppställer bl.a krav på att personal som använder IT-stöd för åtkomst till patientuppgifter ska vara identifierade genom Stark stark autentisering. |
Dataskyddsförordningen (EU 2016/679) [R6], GDPR | Principerna innebär bland annat att den som är personuppgiftsansvarig
|
| Lag (2018:218) med kompletterande bestämmelser till EU:s dataskyddsförordning | Denna lag kompletterar Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679 av den 27 april 2016 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter och om upphävande av direktiv 95/46/EG (allmän dataskyddsförordning), här benämnd EU:s dataskyddsförordning. |
Offentlighets- och sekretesslag (OSL) | Denna lag innehåller bestämmelser om myndigheters och vissa andra organs handläggning vid registrering, utlämnande och övrig hantering av allmänna handlingar. |
...
De aviseringsvägar som för närvarande är lämpliga att skicka Meddelande (Avisering eller Klartextmeddelande) är via sms och e-post.
Personuppgiftstjänsten har stöd för flera aviseringsvägar än SMS sms och maile-post, till exempel FAXfax, personsökare. Inom Hälso och sjukvård har ramverket valt att begränsa möjliga aviseringsvägar till SMS sms och maile-post.
Personuppgiftstjänsten har även stöd för varianter av meddelandetyp, till exempel mail e-post - arbete, mail e-post-hemma.
Detta verksamhetsramverk begränsar denna möjlighet till att ej möjliggöra varianter av mail e-post och SMSsms.
Det är dock möjligt att ange flera SMSsms-nummer och mailadressere-postadresser, men bara endast ett av dem vardera kan vara möjligt för avisering, detta genom att sätta digitalNotification=true
...
- Vid utskick av meddelande via e-post bör verksamheten använda sig av en ”betrodd” e-postserver som upptäcker om e-postmeddelandet studsar och ej kommer fram till mottagarens inkorg.
- Formatet på mailadressen e-postadressen ska följa RFC 5322 and RFC 6854.
- E-postsystemet ska även ha en avsändaradress som gör att mottagaren har en rimlig möjlighet att se vem avsändaren är.
- E-postsystemet bör även ha en ”svartlistning” av e-postdomäner som lämpligen ej ska kunna användas för utskick av meddelanden. Alternativt kan Vitlistning användas.
...
Verksamheten ska ha rutiner för att kunna hantera fel vid sändning med sms.
Se vidare kapitel 6.4 Roller och ansvar kring de formella förutsättningarna.
6.4 Roller och ansvar
...
7.1 Meddelande med känsliga uppgifter
Det förhållande att en viss person är en patient, anses vara känsliga uppgifter.
...
Det innebär att verksamheten behöver ha rutiner för att rimligt säkerställa att telefonnummer sms-nummer och e-postadress är korrekta och aktuella och att meddelandet ej avslöjar känsliga personuppgifter eller andra personliga förhållanden.
Exempelvis: "Hej <namn>. Din bygglovsansökan i <kommun> kommun är nu hanterad. Beslutet finns i Dina Meddelanden på <kommunen> kommuns hemsida"
...
Barn har rätt till integritet och sekretess, även i förhållande till sina vårdnadshavare när det kan antas att barnet kan lida betydande men om uppgifter röjs för vårdnadshavaren.
Det finns således fall då vårdnadshavare - oavsett barnets ålder - inte ska anges som kontaktperson. Det kan exempelvis gälla fall då barnet omhändertas med stöd av lag om vård av unga, LVU.I dessa fall kan vårdgivaren också blockera vårdnadshavarens direktåtkomst till Journal via nätet.
Det är viktigt att säkerställa att vårdnadshavaren verkligen är den juridiskt ansvariga vårdnadshavaren. Ett barn kan kanske ange sin "plastpappa" som vårdnadshavare. Verksamheten ansvarar dock för att kontakter till vårdnadshavare alltid går till de juridiskt ansvariga vårdnadshavarna.
Huvudregeln är dock att vårdnadshavare företräder sina barn enligt föräldrabalken. Det framgår av skatteverkets av Skatteverkets folkbokföringsuppgifter vem som är vårdnadshavare.
Uppgift om vårdnadshavare är en "färskvara", dvs den ska kontrolleras löpande.
...
Verksamheten ska fastställa rutiner för SMSsms-användning inom verksamheten. Inom hälso-och sjukvården får SMS endast får smsendast användas för påminnelser och kallelser. Rutinerna ska säkerställa att personens integritet inte kränks och minimera riskerna för att meddelanden hamnar på avvägar. Genom att t.ex inom hälso- och sjukvården inte i klartext nämna vilken typ av vårdbesök och hos vilken specifika vårdenhet som avses i en påminnelse eller kallelse, minskas risken för att integriteten kränks om meddelandet skulle läsas av fel mottagare. Ett meddelande av typen påminnelse från en vårdgivare kan lämpligen utformas enligt exempel:
”Välkommen till ditt bokade hälso- och sjukvårdsbesök <datum> kl <tid>. Glöm ej att ta med legitimation Detta är en påminnelse, du kan inte svara på detta SMSsms.”
Ett exempel från verksamhet utanför hälso- och sjukvård kan utformas enligt exempel:
”Välkommen till ditt bokade besök hos Folktandvården <landsting> <datum> kl <tid>. Detta är en påminnelse, du kan inte svara på detta SMSsms.”
Ett sms-meddelande bör avslutas med följande text: "Har du fått detta sms utan att ha varit i kontakt med oss, ring xxxxxxx", där xxxxxxx lämpligen går till en lämplig supportfunktion.
...