Tabell. Detaljerad jämförelse: vad blir annorlunda?
Alternativ 0. Fortsätta som tidigare Regionerna fortsätter som tidigare och använder manuella arbetssätt med papper och enklare digitala lösningar för att beställa och få svar på laboratorieundersökningar som behöver skickas för analys över regiongränser. | Alternativ 1. Digitalt flöde Regionerna börjar använda 1177 egen provhantering för att skicka beställningar och svar över regiongränser elektroniskt. | |
Vårdpersonal beställer analys i region A (beställande region) | ||
Vårdpersonal beställer laboratorie-undersökning från laboratoriet | Vårdpersonal ser i provtagningsanvisningen att analysen utförs i en annan region, och vilken pappersremiss som ska användas. Vårdpersonal fyller i en pappersremiss till laboratoriet som ska analysera provet. Vårdpersonal behöver ofta också registrera beställningen i det egna vårdinformationssystemet.  | Vårdpersonal beställer analyserna digitalt i beställnings- och svarsmodulen.  |
Provtagaren märker provet med etikett | Provtagaren väljer rätt etikett från pappersremissen och sätter på provet samt på pappersremissen.  Bilderna kommer från Region Kronobergs video Instruktionsvideo till provtagare (youtube.com) | Provtagaren skriver ut den etikett som kommer från vårdinformationssystemets beställnings- och svarsmodul och sätter på provet.   |
Skicka till lokala laboratoriet | Provet och pappersremissen skickas till det lokala laboratoriet. | Provet och den digitala beställningen skickas till det lokala laboratoriet. |
Personal hanterar beställningen och provet på laboratoriet i region A | ||
Ta emot, förbereda och skicka vidare beställning och prov | Personalen på det lokala laboratoriet tar emot prov och pappersremiss och förbereder det för att skicka vidare till det utförande laboratoriet:
Personalen skickar sedan prov och pappersremiss vidare till det utförande laboratoriet.
| Personalen på det lokala laboratoriet tar emot prov och digital beställning och förbereder provet för att skickas vidare till det utförande laboratoriet:
Personalen skickar sedan det fysiska provet till utförande laboratorium med bud. Beställningen skickas elektroniskt.
|
Personal på laboratoriet i region B (utförande region) hanterar beställningen och provet | ||
Ta emot beställning och prov | Provet och pappersremissen tas emot och registreras i det lokala LIS:et. | Personalen scannar provet så att beställningen hämtas från 1177 egen provhantering till det lokala LIS:et. |
Skriva ner provsvaret | Den biomedicinska analytikern registrerar och signerar svaret från analysen på papper. | Provsvaret skickas elektroniskt till 1177 egen provhantering. |
Skicka tillbaka svaret | Flöde A. Papperssvaret skickas laboratoriet i Region A. | Provsvaret skickas tillbaka LIS i Region A. |
Flöde B. Papperssvaret skickas direkt till avdelningen där den ansvarige läkaren gjorde beställningen i Region A. | ||
Region A: Hantera svar på laboratorie (Flöde A) eller avdelning (Flöde B) | ||
Ta emot svar | Personal tar emot brevet enligt de rutiner som finns för brev. | Provsvaret kommer in i LIS. Ett kompletterande utlåtande kan ges av laboratorieläkaren vid behov. |
Registrera svaret | Flöde A. En administratör på laboratoriet svaret manuellt i vårdinformationssystemets beställnings- och svarsmodul. Ofta kontrollerar också en till person att rätt resultaten lagts in rätt. | Provsvaret skickas digitalt från LIS till vårdinformationssystemets beställnings- och svarsmodul, och kommer som svarspost i ansvarige läkarens elektroniska inkorg. |
Flöde B. Papperssvaret kommer till den avdelning och den ansvarige läkaren från vilken beställningen lades. Där registreras svaret manuellt, antingen i:
Registreringen kan göras genom inmatning av all information: leta rätt patienten, hitta beställningen, registrera resultat med referensintervall, kommentarer samt information om utförande laboratorium. Detta bör även dubbelgranskas. Alternativt skannas svaret och lagras i journalsystemet. Eventuellt läggs papperssvaret också i ansvarige läkarens brevfack. | ||
Visning av svar | ||
Flöde A. När svaret registrerats i beställnings- och svarsmodulen visas det med övriga provsvar i journalsystemet, NPÖ och 1177 journal. Flöde B. I de fall som svaret registreras som en journalanteckning finns det inte med övriga provsvar i vårdinformationssystemet, NPÖ och 1177 journal. | Provsvaret visas med övriga provsvar i journalsystemet, NPÖ och 1177 journal. | |
Nyttoanalys
Så arbetades nyttoanalysen fram
Perspektiv. De intressenter som ingår är invånare, vårdpersonal och samhället.
Nyttor. Vi använder fyra kategorier på nyttor.
När vi skriver | Menar vi |
Finansiell nytta | Värderas och hämtas hem i pengar, kan vara besparingar eller ökade intäkter. |
Omfördelnings-nytta | Frigjorda resurser som kan värderas i pengar, men som hämtas hem när de används på nya sätt. |
Kvalitetsnytta | Kvaliteter för invånare, som ökad trygghet och bättre hälsa, eller sociala kvaliteter som ökad gemenskap. De värderas inte i pengar, men beskrivs och går att mäta. |
Miljönytta | Effekter som är positiva för miljön som minskade koldioxidutsläpp. Värderas inte i pengar, men beskrivs och går att mäta. |
Kostnader. Kostnader sorteras i samma kategorier som nyttorna. Finansiella kostnader handlar om pengar, omfördelningskostnader om tid och andra resurser. Kvalitetskostnader beskriver försämrade kvaliteter, exempelvis ökad stress hos personalen, och miljökostnader handlar om det som påverkar miljön negativt.
Effektkedja
En effektkedja ritades för att kartlägga effekterna med förändringen. Klicka på filen nedan för att se effektkedjan.
| View file | ||
|---|---|---|
|
Nyttor som värderats i pengar
Frigjord tid för vårdpersonal i region A (beställande region). Flera arbetsmoment som försvinner med ett digitalt flöde, vilket frigör tid för personalen:
När verksamheten beställer undersökningar av andra
Vårdpersonalen som beställer provet behöver inte fylla i och skicka en pappersremiss, eller hålla reda på vilken remiss som ska användas.
Vårdpersonalen på laboratoriet behöver inte ta emot och skicka vidare pappersremissen.
Vårdpersonalen på laboratoriet behöver inte registrera beställningen i sitt eget LIS.
Vårdpersonalen behöver inte ta emot och manuellt registrera svaret.
När verksamheten utför undersökningar som beställts av andra
Personalen på laboratoriet behöver inte hantera beställningen på papper och registrera det i det lokala LIS:et.
Personalen behöver inte registrera svaret manuellt på papper och skicka tillbaka.
Nyttor som inte värderats i pengar
Ökad patientsäkerhet. Patientsäkerheten ökar genom att flera riskfyllda aspekter försvinner i hanteringen av beställningar och svar över regiongränserna:
Minskad risk för fel vid informationsöverföring
Vårdpersonal i Region A behöver inte hantera pappersremisser för att beställa analyser, vilket minskar risken för fel som ID-fel, provmärkningsfel och överföringsfel.
Vårdpersonal på laboratoriet i Region B som utför analysen behöver inte skriva och skicka svaren från analysen på papper, vilket minskar risken för fel som ID-fel och överföringsfel.
Om en länk finns från 1177 egen provhantering till rätt provtagningsanvisning, minskar även risken för att personalen i Region B missar att följa provtagningsanvisningar.
Vårdpersonal i Region A behöver inte föra över svaren manuellt från papper till journalen eller beställnings- och svarsmodulen, vilket minskar risken för ID-fel och överföringsfel.
Minskad risk för försenade svar
När informationsöverföringen inte behöver hanteras manuellt kräver det mindre tid från personalen, och ingen tid krävs för fysisk transport, vilket minskar risken för att svaren ska komma fram för sent. Försenade svar kan påverka möjligheten till behandling eller på vilket sätt behandlingen utförs, så när risken för förseningar minskar, ökar patientsäkerheten.
Vårdpersonal i Region A behöver inte leta efter provsvaren i journalen eftersom provsvaren hamnar på samma plats som andra provsvar. Det minskar risken att svaren inte hittas och att prover behöver tas om, vilket också ger försenade svar.
Bättre kris- och pandemiberedskap. Att det inte fanns en digital infrastruktur för att klara av elektronisk beställning och svar av laboratorieundersökningar mellan regioner var en flaskhals för storskalig testning under pandemin. Med denna tjänst frigörs resurser som gör det möjligt att skicka många prover över regiongränser. Det gäller också när exempelvis en apparat går sönder och proverna behöver skickas till en annan region. Det är inte helt ovanligt att detta inträffar och idag medför detta en påtaglig manuell hantering.
Frigjorda resurser i vården genom färre onödiga provtagningar. När vårdpersonal hittar provsvaren på rätt ställe i journalen minskar risken att proverna behöver tas om, vilket frigör resurser i vården - både i form av vårdpersonalens tid och i form av det material som används för provtagningen.
Frigjord tid, minskade kostnader, minskat lidande och minskad oro för invånare. Dessa nyttor uppstår på två sätt:
Minskad risk för försenade svar - invånare behöver inte vänta lika länge på svar och i sin tur på vård - en väntan som kan innebära lidande, oro, tidsåtgång och kostnader för vård och sjukskrivning.
Minskad risk att behöva ta om prover - när vårdpersonalen inte behöver leta efter provsvaren minskar risken att invånare behöver ta om prover - provtagning som kan medföra kostnader, tidsåtgång, lidande och oro.
Ökad trygghet för invånare- bättre överblick. När invånare kan se alla sina provsvar på samma ställe i 1177 journal, får invånaren en bättre överblick över sin vård och kan känna en större trygghet i och med att informationen finns där de förväntar sig att den ska finnas.
Mer jämlik vård. I mindre regioner finns det sannolikt ett större behov av att skicka analyser utanför den egna regionen för analys. Behovet kommer även att öka allt eftersom specialiseringen ökar. Idag drabbas invånare i mindre regioner därför i högre utsträckning av riskerna och ledtiderna med manuell hantering av beställningar och svar. Med ett digitalt arbetssätt får invånare vars prover behöver skickas över regiongränser vård på lika villkor som invånare i större regioner.
Kostnader
Engångskostnader
Teknisk utveckling hos Inera (finansiell)
Införande - Komplettering av regionala integrationsplattformar och kostnader för kodverksarbete (ofta omfördelning, men kan vara finansiell om regionen har konsulthjälp)
Utbildning, och implementering (omfördelning)
Löpande kostnader
Årlig abonnemangskostnad för 1177 egen provhantering (finansiell)
Utökning av regionens förvaltning av 1177 egen provhantering (omfördelning)
Tidsåtgång för om-märkning av prov - med den föreslagna digitaliseringen tillkommer ett moment som inte fanns tidigare, där personal på laboratoriet i Region A (beställande region) behöver märka om provet med ett nytt RID innan det skickas vidare. Om ett nationellt RID utvecklas i framtiden skulle detta arbetsmoment och de risker som det medför försvinna (omfördelning).
Risker
En risk är ökad sårbarhet vid tekniska störningar, då det nya arbetssättet .
Det tillkommer även en risk för fel vid om-märkning av prov till nytt RID på laboratoriet i Region A.
Nyttokalkyl
Anpassa kalkylen till era förutsättningar
Nyttokalkylen har gjorts utifrån perspektivet av en vårdverksamhet. Vårdverksamheten kan till exempel vara en region eller en del av en region. Ni kan själva anpassa siffrorna i kalkylen för att se hur nyttorna och kostnaderna skulle bli för just er verksamhet.
Ineras exempel
Inera har gjort en exempelberäkning för en region som antas:
Ha cirka 290 000 invånare
Skicka 25 000 prover per år
Undersöka 100 prover per år på beställning av andra verksamheter
Nyttorna som har värderats i pengar är:
Frigjord tid för vårdpersonal som beställer undersökning, i den egna verksamheten
Frigjord tid för vårdpersonal som utför undersökning, i den egna verksamheten
Minskade kostnader för pappersremisser med etiketter, i den egna verksamheten
Diskontering och prisjustering
I nyttokalkylen tillämpas en diskonteringsränta på 3 % i enlighet med Tandvård- och läkemedelsförmånsverkets rekommendation för ekonomiska analyser. Diskontering innebär att nytta och kostnader som inträffar i framtiden värderas lägre med en viss ränta. Priserna är justerade till 2022 eller 2023 års prisnivå.
Resultat
I Ineras exempelberäkning för en region med 290 000 invånare, överstiger de nyttor som värderats i pengar de kostnader som har värderats i pengar med över 38 miljoner kronor efter 6 år. Nettonyttan per investerad krona efter 6 år är 10,5 kronor - det vill säga att för varje investerad krona, får verksamheten tillbaka nytta värd 10,5 kronor. All nytta är omfördelningsnytta i form av frigjord tid för vårdpersonal och laboratoriepersonal.
Utöver de nyttor som värderats i pengar finns flera värdefulla kvalitetsnyttor som inte har värderats i pengar, såsom:
Bättre kris- och pandemiberedskap
Minskat lidande för invånare som inte behöver vänta lika länge på vård som när prover kräver manuell hantering
Ökad patientsäkerhet
Diskussion samt styrkor och svagheter
Styrkor
De siffror kring tidsåtgång för olika moment, och antal prover som skickas, som används i exempelberäkningen har verifierats med representanter från regioner, och kan därför anses vara ganska säkra.
Svagheter
Det finns en viss osäkerhet kring kostnaderna.
Slutsatser
Resultatet visar en mycket positiv kalkyl, eftersom de nyttor som värderats i pengar överstiger kostnaderna med över 38 miljoner efter 6 år.
Bilaga. Excelfil som kan anpassas till den egna verksamheten
Klicka på filen och på “molnet med pilen” uppe i högra hörnet för att ladda ner filen.
De fält som påverkar resultatet har vit bakgrund och fet text - dessa kan du ändra för att anpassa kalkylen till din verksamhet.
| View file | ||
|---|---|---|
|
