1 Revisionshistorik
Datum | Ver. | Namn | Kommentar |
2018-09-03 | PA1 | Björn Skeppner | Första utkast, struktur etc |
2018-09-18 | PA2 | Lena Jönsson | |
2018-09-19 | PA3 | Björn Skeppner | Diverse kompletterande text i kap 6 & 7 |
| 2018-09-25 | PA4 | Björn Skeppner | Justerat efter kommentarer etc samt lagt till regler för vårdnadshavare |
2018-10-01 | PA5 | Björn Skeppner | Justerat efter kommentarer från bl.a Malin Nyman |
| 2018-10-12 | PA6 | Björn Skeppner | Justerat efter kommentarer av Per M |
| 2018-10-22 | PA7 | Björn Skeppner | Justerat efter avstämningsmöte |
| 2018-11-13 | PA8 | Björn Skeppner | Justerat efter intern genomgång samt synpunkter från Östergötland |
| 2018-12-05 | PA8 | Björn Skeppner | Justerat efter synpunkter från Skåne |
| 2019-02-05 | PA09 | Björn Skeppner | Justerat efter synpunkter från SLL (några utestående frågor återstår) |
...
2 Inledning
Detta ramverk har tagits fram för att ge verksamheter stöd för hur de kan och får använda de kontaktuppgifter som en person har angivit i Personuppgiftstjänsten (PU-tjänsten).
En person kan (t.ex via 1177 Vårdguiden) komplettera de folkbokföringsuppgifter som Skatteverket tillhandahåller via Navet[5], med sina egna kontaktuppgifter, såsom e-postadress, mobilnummer etc. Kontaktuppgifterna kan av en verksamhet nyttjas till att t.ex ringa personen, skicka en kallelse/påminnelse via sms, eller t.ex genom att skicka ett e-post meddela personen att det finns ny information att läsa i personens inkorg på 1177 Vårdguiden, t.ex ett provsvar.
...
Begrepp | Innebörd |
| Anhörig | Begreppet anhörig innebär släktskap eller något legalt förhållande till huvudmannen (maka/make/sambo). Inom hälso- och sjukvården utgår man inte ifrån anhörigbegreppet utan istället används begreppet närstående, dvs en person som utifrån den enskildes synvinkel står patienten nära. En närstående behöver således inte vara anhörig och en anhörig behöver inte vara närstående. Barn företräder således inte sina föräldrar och föräldrar inte heller sina myndiga barn - såvida de inte är närstående enligt huvudmannens egen definition. Närstående har i första hand funktionen som beslutsstöd, dvs de kan berätta om vad de vet om patientens inställning - men de kan t ex inte avge ett samtycke för patientens räkning. |
Avisering | Ett meddelande med en hänvisning till att det finns mer information på en annan kanal (Meddelandetjänst) , ex på 1177 Vårdguiden eller Kivra |
| Aviseringsväg | Digitalt kommunikationssätt (e-post, sms etc) som kan användas för att avisera ett meddelande. En aviseringsväg kan användas dels för Aviseringar, dels att skicka ett Klartextmeddelande |
Betrodd e-postserver | En e-postserver som normalt förvaltas av- eller på uppdrag av verksamheten och är den som verksamheten nyttjar för att skicka Meddelande såsom e-post. |
| Betrodd sms-tjänst | Som ovan fast för sms |
Digitalt meddelande | Ett meddelande som skickas via någon form av ”digital kanal” (e-post och sms) se Meddelande |
| e-postdomän | Tillhandahållare av e-post. Exempelvis gmail.com, hotmail.com, sll.se etc |
| Klartextmeddelande | Ett meddelande som inte innehåller Känsliga personuppgifter kan skickas som klartext. Exempelvis ”Välkommen till ditt bokade hälso- och sjukvårdsbesök <datum> kl <tid>” |
Kontaktuppgifter | Uppgifter såsom e-postadresser och mobilnummer till personen, eller av personen utpekade kontaktpersoner (t ex partner eller andra närstående), god man/förvaltare etc. Uppgifterna kan anges av personen själv, t ex via 1177 eller via en verksamhetsperson efter personens samtycke. |
| Kontaktpersoner | Av personen utsedda som möjliga att kontakta, ex make/maka/sambo, närstående etc. |
Känsliga personuppgifter | Med känsliga personuppgifter, enligt dataskyddsförordningen GDPR[6], menas uppgifter om
Det finns många även andra typer av personuppgifter som är särskilt skyddsvärda. Det kan till exempel vara
|
| Legal företrädare | God man, förvaltare, vårdnadshavare. Dessa personers mandat beskrivs i föräldrabalken |
Meddelande | Meddelandet som kan skickas till personen kan utgöra 2 typer:
|
| Meddelandetjänst | En säker meddelandetjänst i vilken en person måste logga in med "stark Stark autentisering " för att kunna läsa sina meddelande. T.ex Kivra, Mina meddelanden, 1177 Vårdguiden Meddelanden etc. |
| Navet | Skatteverkets tjänst för att till myndigheter tillhandahålla folkbokföringsuppgifter. |
| Närstående | Person som den enskilde anser sig ha har en nära relation till. En närstående behöver inte vara släkt eller stå i något legalt förhållande till personen. Begreppet närstående utgår ifrån personens synvinkel och är således inte samma sak som anhörig. |
Personuppgiftstjänsten (PU-tjänsten) | Nationell tjänst från Inera som hanterar personuppgifter från Skatteverket (Navet), personens kontaktuppgifter och reservidentiteter. På Ineras hemsida finns mer information om Personuppgiftstjänsten |
Person | En person som finns i Personuppgiftstjänsten registrerad på ett personnummer eller samordningsnummer. |
| Personidentifierare | En identitetsbeteckning för att identifiera en person. Exempelvis personnummer, samordningsnummer. |
| Personliga förhållanden | Personliga förhållanden är ett begrepp som rymmer det mesta som kan kopplas till en enskild människa. Uppgifter om bostadsadress, sjukdomstillstånd och ekonomi är exempel på personliga förhållanden. |
Sekretess | Ett förbud att röja en uppgift, vare sig det sker muntligen, genom utlämnande av en allmän handling eller på något annat sätt. |
Sekretessreglerad uppgift | En uppgift för vilken det finns en bestämmelse om sekretess, exempelvis är alla uppgifter om enskilds hälsotillstånd eller andra personliga förhållanden, sekretessbelagda sekretessreglerade enligt 25 kap 1§ OSL. Alla uppgifter Uppgifter inom socialtjänsten om enskilds personliga förhållanden omges omfattas av sekretess enligt sekretessreglering 26 kap 1§ OSL |
Sekretessbrytande bestämmelse | En bestämmelse som innebär att en uppgift får lämnas ut under vissa förutsättningar |
| Skyddade personuppgifter | Personer som är utsatta för ett allvarligt och konkret hot kan ansöka om skyddade personuppgifter hos Skatteverket. Personerna kan exempelvis vara utsatta för våld, hot om våld, förföljelse eller andra trakasserier. Det finns tre typer av skyddade personuppgifter eller skyddad identitet som kallas: sekretessmarkering, Skyddad folkbokföring (kvarskrivning) och fingerade personuppgifter. De myndigheter som får skatteverkets uppgift om som hanterar skyddade personuppgifter ska alltid göra en särskilt noggrann prövning innan uppgifterna lämnas ut. |
| Skyddad folkbokföring | |
| Stark autentisering | Flerfaktorsautentisering med minst 2 faktorer, t.ex en inloggning med en e-legitimation samt en pinkod |
| Svartlistning | Är en förteckning över identiteter (sms-nummer eller e-postdomäner) som anses som ej lämpliga att använda för att skicka ut Meddelanden till. Not: På internet kan man finna "publika" register över både svartlistade e-postdomäner och mobilnummer. |
| Verksamhet | Inom denna kontext en verksamhet som är inom landsting, kommuner och privata vårdgivare som är offentligt finansierade samt statliga myndigheter. |
| Vitlistning | Är en förteckning över identiteter (sms-nummer och/eller e-postdomäner) som är godkända av verksamheten att skicka ut Meddelanden till. |
Vårdgivare | Statlig myndighet, landsting och kommun i fråga om sådan hälso- och sjukvårdsverksamhet som myndigheten, landstinget eller kommunen har ansvar för (offentlig vårdgivare) samt annan juridisk person eller enskild näringsidkare som bedriver hälso- och sjukvårdsverksamhet (privat vårdgivare). |
...
Lagar, föreskrifter och riktlinjer | Innebörd |
Patientdatalag (SFS 2008:355) och Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om journalföring och behandling av personuppgifter i hälso- och sjukvården (HSLF-FS 2016:40) | Föreskriver bl.a att personuppgifter ska utformas och i övrigt behandlas så att patienters och övriga registrerades integritet respekteras. Dokumenterade personuppgifter ska hanteras och förvaras så att obehöriga inte får tillgång till dem. En vårdgivare är personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som vårdgivaren utför. I landsting och kommun är varje myndighet som bedriver hälso- och sjukvård personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som myndigheten utför. Ålägger också Uppställer bl.a krav på att personal som använder IT-stöd med för åtkomst till patientuppgifter att ska vara säkert identifierade genom Stark autentisering. |
Dataskyddsförordningen (EU 2016/679) [R6], GDPR | Principerna innebär bland annat att den som är personuppgiftsansvarig
|
Personuppgiftsansvaret | För uppgifter som lagras i Personuppgiftstjänsten (tjänsteproducenten) och inhämtats från Skatteverket Navet gäller att det landsting/region (huvudman för hälso- och sjukvård) som beställt uppgifterna från Skatteverket är personuppgiftsansvarig. För uppgifter som lagras i Personuppgiftstjänsten och är utöver folkbokföringsuppgifterna som beställts från Skatteverket, t.ex kompletterande adressuppgifter, kontaktuppgifter, aviseringsinställningar som är angivna av personen själv, så är det landsting/region där personen är folkbokförd i som är personuppgiftsansvarig. I de fall uppgifterna anges av en verksamhetsperson, med personen samtycke, så blir verksamhetspersonens uppdragsgivare därmed personuppgiftsansvarig (dvs landsting/region/kommun/privat underleverantör). |
Offentlighets- och sekretesslag (OSL) | Denna lag innehåller bestämmelser om myndigheters och vissa andra organs handläggning vid registrering, utlämnande och övrig hantering av allmänna handlingar. |
...
För att en verksamhet ska få åtkomst till information om att en kontaktuppgifter som en person har angivet kontaktuppgifter så angivit så måste dess verksamhetssystem vara anslutet till Personuppgiftstjänsten via tjänstekontrakt [2] samt ha tecknat erforderliga avtal [3].
Behörig Hälsohälso- och sjukvårdspersonal kan få åtkomst till och, med personens samtycke , även få åtkomst till att administrera personens kontaktuppgifter. Detta kan t.ex göras antingen via Personuppgiftstjänstens grafiska gränssnitt (GUI) [4], 1177 eller via 1177verksamhetens verksamhetssystem om det är anslutet till erforderliga tjänstekontrakt.
En e-Tjänst som konsumerar kontaktuppgifterna ska ej lagra informationen i systemet, utan för att säkerställa aktualiteten på informationen så ska anropen till producenten ske när behov av kontaktuppgifterna behövs.
...
- Vid utskick av meddelande via e-post bör verksamheten använda sig av en ”betrodd” e-postserver som upptäcker om e-postmeddelandet studsar och ej kommer fram till mottagarens inkorg.
- E-postsystemet ska även ha en avsändaradress som gör att mottagaren har en rimlig möjlighet att se vem avsändaren är.
- E-postsystemet bör även ha en ”svartlistning” av e-postdomäner som lämpligen ej ska kunna användas för utskick av meddelanden. Alternativt kan Vitlistning användas.
Verksamheten ska ha rutiner för att kunna hantera fel vid sändningar av e-post.
...
- Vid utskick av meddelande via sms bör verksamheten använda sig utav en "betrodd" sms-tjänst.
- Tjänsten bör skicka sms-meddelandet med leveransbekräftelse för att säkerställa leveransen av meddelandet till personens mobiltelefon.
- Sms-tjänsten bör även ha en svartlistning av mobilnummer som lämpligen ej ska kunna användas för utskick av meddelanden. Alternativt kan Vitlistning användas.
- Sms:et ska sändas med ett avsändarnamn som ej avslöjar för personen känsliga detaljer kring avsändaren.
Exempelvis "BokaDoktorn: Påminnelse om ditt läkarbesök den <datum> <tid> Medtag legitimation" där "BokaDoktorn" är den som är avsändare av sms:et.
...
- Rutinerna ska säkerställa att personens integritet inte kränks och personliga förhållanden inte kränksobehörigen röjs.. Rutinerna ska även säkerställa att riskerna för att meddelanden hamnar på villovägar minimeras.
- Verksamheten behöver även ha rutiner för att vara rimligt säker på att de av personen angivna aviseringsvägar (e-post, mobilnummer etc) är korrekta och aktuella.
- Verksamheten ansvarar för att personuppgifter som överförs över öppna nätverk är krypterade så att ingen obehörig kan ta del av uppgifterna samt att hantering av personuppgifter följer de regulatoriska kraven i detta kapitel.
...
Det förhållande att viss person är en patient, anses vara känsliga uppgifter.
Inom Hälsohälso- och sjukvården får en vårdgivare efter att ha gjort en behovs- och riskanalys besluta om undantag från kraven i socialstyrelsens föreskrift Socialstyrelsens föreskrifter (HSLF-FS 2016:40) vid överföring av påminnelser och kallelser till vård och behandling som riktar sig till patienter eller av patienten angiven kontaktperson. Vid behovs- och riskanalys kan uppgift om verksamhet bedömas vara en uppgift som inte bör skickas via e-post eller sms - och inte heller till kontaktpersoner. Detta måste respektive verksamhet bedöma.
...
Det innebär att verksamheten behöver ha rutiner för att rimligt säkerställa att telefonnummer och e-postadress är korrekta och aktuella och att meddelandet ej avslöjar detaljer om en persons hälsotillstånd känsliga personuppgifter eller andra personliga förhållanden.
Exempelvis: "Hej <namn>. Din bygglovsansökan i <kommun> kommun är nu hanterad. Beslutet finns i Dina Meddelanden på <kommunen> kommuns hemsida"
...
Barn har rätt till integritet och sekretess, även i förhållande till sina vårdnadshavare när det kan antas att barnet kan lida betydande skada men om uppgifter röjs för vårdnadshavaren. Det finns således fall då vårdnadshavare - oavsett barnets ålder - inte ska anges som kontaktperson. Det kan exempelvis gälla fall då barnet omhändertas med stöd av lag om vård av unga, LVU.I dessa fall kan vårdgivaren också blockera vårdnadshavarens direktåtkomst till Journal via nätet.Huvudregeln är dock att vårdnadshavare företräder sina barn enligt föräldrabalken. Det framgår av skatteverkets folkbokföringsuppgifter vem som är vårdnadshavare. Uppgift om vårdnadshavare är en "färskvara", dvs den ska kontrolleras löpande.
Det är inte självklart att en förälder är vårdnadshavare. En förälder som inte är vårdnadshavare jämställs med tredje person, som inte företräder barnet enligt föräldrabalken. Upp till 13 års ålder kan således vårdnadshavaren anges som kontaktperson - men - i takt med stigande ålder och mognad ska barnets inställning väga allt tyngre.
Vid femton 15 års ålder anses ett barn normalt vara tillräckligt mogna moget för att själva själv bestämma i frågor som rör integritet och sekretess, men i vissa fall kan mognaden bedömas vara tillräcklig redan vid 13 års ålder.
Verksamheten ska göra en mognadsbedömning och fråga om barnets inställning till angivande av kontaktperson. Barnet kan efter mognadsbedömning välja att ange en annan person, än vårdnadshavaren, som kontaktperson. Kunskapsstöd vid mognadsbedömning finns på socialstyrelsens webbsidaSocialstyrelsens webbsida.
Vid utskick av Meddelande till en vårdnadshavare så ska aviseringsväg sökas hos vårdnadshavarens kontaktuppgifter, ej via barnets kontaktuppgifter/kontaktpersoner. Detta för att säkerställa barnets integritet, enligt ovan.
Vem/vilka som är vårdnadshavare till barnet framgår av skatteverkets folkbokföringsuppgifter och erhålls från PU-tjänsten.
...
Att skicka ett Meddelande till en kontaktperson bör således ske med stor varsamhet och risken att kränka personens integritet bör prövas separat vid varje enskilt tillfällepersonens integritet bör prövas separat vid varje enskilt tillfälle.
7.4 e-post
Verksamheten ska fastställa rutiner för e-post-användning inom verksamheten. Rutinerna ska säkerställa att personens integritet inte kränks och minimera riskerna för att meddelanden inte hamnar på avvägar.Samma regler gäller för e-post såsom för sms.
7.
...
5 SMS
Verksamheten ska fastställa rutiner för SMS-användning inom verksamheten. Inom hälso-och sjukvården får SMS endast användas för påminnelser och kallelser. Rutinerna ska säkerställa att personens integritet inte kränks och minimera riskerna för att meddelanden inte hamnar på avvägar.Genom att t.ex inom Hälsohälso- och sjukvården inte i klartext nämna vilken typ av vårdbesök och hos vilken specifika vårdenhet som avses i en påminnelse eller kallelse, minskas risken för att integriteten kränks om meddelandet skulle läsas av fel mottagare.Ett meddelande av typen påminnelse från en vårdgivare kan lämpligen utformas enligt exempel:
...
Ett sms-meddelande bör avslutas med följande text: "Har du fått detta sms utan att ha varit i kontakt med oss, ring xxxxxxx", där xxxxxxx lämpligen går till en lämplig supportfunktion.
7.5 e-post
Verksamheten ska fastställa rutiner för e-post-användning inom verksamheten. Rutinerna ska säkerställa att personens integritet inte kränks och minimera riskerna för att meddelanden inte hamnar på avvägar.Samma regler gäller för e-post såsom för sms.
8 Hantering av felaktiga kontaktuppgifter
...
| Användningsfall | Nödvändig information att upplysa personen om |
|---|---|
| Skriva in/uppdatera kontaktuppgifter | Att det är av stor vikt att informationen är korrekt och aktuell. Att personen har ett ansvar att uppgifterna hålls uppdaterade. |
| Ange vilken/vilka kontaktuppgifter som får användas för att skicka meddelande till |
|
| Ange kontaktpersoner |
|
| Ange kontaktpersoners kontaktuppgifter som får användas för att skicka meddelande till. |
|
10 Referenser
| [1] | ”Informationsspec PU-tjänsten,” [Online]. Available: http://rivta.se/domains/strategicresourcemanagement_persons_person.html. |
| [2] | PU-tjänsten, Tjänstekontraktsbeskrivning,” [Online]. Available: http://rivta.se/domains/strategicresourcemanagement_persons_person.html. |
| [3] | ”PU-tjänsten, avtal,” [Online]. Available: https://www.inera.se/kundservice/avtal/avtalsdokument/. |
| [4] | ”Användarhandbok PU-tjänsten,” [Online]. Available: https://confluence.cgiostersund.se/pages/viewpage.action?pageId=170566602&src=contextnavpagetreemode. |
| [5] | Skatteverket -om Navet |
| [6] | https://www.datainspektionen.se/lagar--regler/dataskyddsforordningen/ |
| [7] | Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om journalföring och behandling av personuppgifter i hälso- och sjukvården (HSLF-FS 2016:40) |
...