Digitalt möte

Kort om tjänsten Digitalt möte

Digitalt möte är en videomötestjänst som är särskilt utvecklad för möten där känslig information hanteras mellan invånare och personal i offentlig verksamhet, som exempelvis läkare, psykologer, jurister eller socialsekreterare. Tjänstens videomöten kan användas för kontakt mellan verksamhet och invånare, och även inom verksamheten.

Mötena uppfyller de säkerhetskrav som regioner och kommuner ställer på möten där känsliga personuppgifter hanteras. Alla mötesdeltagare måste identifiera sig med e-legitimation och all kommunikation som förmedlas under mötena krypteras. Det är en garanti för att rätt personer, med rätt behörighet, deltar i mötet och att inga känsliga uppgifter kommer på avvägar.

Andra tjänster som Skype, Teams och Facetime, kan ha krypterad överföring, men saknar ofta stark autentisering som krävs för att hantera känsliga personuppgifter. Därför är Digitalt möte ett mycket säkrare alternativ.

Används idag av:

Syfte med analysen/kalkylen

Att få ett tydligt material om nyttorna med Digitalt möte som kan användas i möten med kunder.

Jämförelsealternativ

• Att organisationen använder fysiska möten, telefon och telefonkonferenser för möten för att prata om säkerhetsklassad information, som personuppgifter eller patientuppgifter. Organisationen använder kanske även teams, skype eller zoom, men inte för möten där de pratar om säkerhetsklassad information.

• Att organisationen använder fysiska möten, telefon och telefonkonferenser, men också Digitalt möte när det är lämpligt, för att prata om säkerhetsklassad information som personuppgifter och patientuppgifter.

Effektkedja

Nyttor

Frigjord tid för invånare som inte behöver resa till möten. När invånare har möten digitalt istället för fysiskt behöver de inte resa till möten. Det frigör tid för invånarna.

Minskade kostnader för invånare som inte behöver resa till möten.

Minskad stress för invånare som inte behöver resa till möten. När invånare inte behöver lägga någon restid, har det mer tid till det som de annars har tänkt göra. Många invånare upplever att de ha mycket att göra på vardagarna och för många kan resa till ett möte med kommun, region eller myndighet skapa stress och kräva att de planerar om sin tid.

Ökad trygghet för invånare som inte tycker om fysiska möten. Personer som känner obehag av att röra sig i samhället eller träffas fysiskt, kan känna en större trygghet när de kan träffas digitalt.

Frigjord tid för personal som inte behöver resa till möten. När personal har möten digitalt istället för fysiskt behöver de inte resa till mötena. Det frigör tid för personalen.

Minskade kostnader för personalresor i organisationen. När personal har möten digitalt istället för fysiskt behöver de inte resa till mötena. Det sparar organisationen kostnader som de annars skulle ha haft för resor.

Minskade kostnader för färdtjänst. När fler invånare kan ha möten utan att behöva resa, minskar behovet av färdtjänst så att färre chafförer och kanske färre bilar behövs på sikt.. Därmed minskar kostnaderna för färdtjänst för den organisation som ansvarar för den.

Ökad trygghet för personal - genom säkerhet. När personalen vet att mötet är säkert, behöver de inte oroa sig för att de ska råka röja säkerhetsklassade uppgifter, så som de är om de har möten i andra digitala mötestjänster som Teams eller Zoom.

Ökad trygghet för personal - minskat bilkörande. När personalen inte behöver köra lika mycket bil, behöver de inte oroa sig för saker som mörkerkörning, vilt, halka och besvärliga trafiksituationer.

Kostnader

Uppstartskostnad till Inera.

Kostnad för användning av tjänsten Digitala möten

Kostnad för utbildning

Kostnad för nytt arbetssätt

Övertorneå kommun

Jämförelsealternativ

• Att Övertorneå kommun använder fysiska möten, telefon och telefonkonferenser för möten för att prata om säkerhetsklassad information, som personuppgifter eller patientuppgifter. Organisationen använder kanske även teams, skype eller zoom, men inte för möten där de pratar om säkerhetsklassad information.

• Att Övertorneå kommun använder fysiska möten, telefon och telefonkonferenser, men också Digitalt möte när det är lämpligt, för att prata om säkerhetsklassad information som personuppgifter och patientuppgifter.

Verksamheter som använder digitalt möte

• Skola - elevhälsa

  • Elevhälsa - hälsosamtal mellan kurator, sköterska, lärare, rektor (regelbundna varje termin). Även vid behov. - 2 grundskolor - ett möte per skola och termin.

  • Elevhälsa kallar till möten med regionens personal (BUP). 3-5 per skola och termin.

• Socialtjänsten - individ och familjeomsorg

  • Samtal med klienter som kan vara hemma eller handläggarna kunde jobba hemifrån under covid (Aina kollar upp, om de jobbar hemifrån eller inte). Vissa klienter kan eller vill inte åka hemifrån. Har använt och använder. 1-2 gånger per månad.

• Öppenvård

  • Samtal med klienter - 1-2 per månad vid behov, går att utveckla

  • Idéer på gruppsamtal, men ännu inte använts - verktyget var för trubbigt. Kanske bättre nu.

• Biståndshandläggare

  • Inför biståndsbeslut, exempelvis en hemtjänstinsats. Biståndshandläggare gör hembesök och kollar i hemmet hur det ser ut och vilka behov som finns av arbetsterapeut och fysioterapeut och kan ha kontakt med professionen på plats - tid inför beslut och tid för professionen som behövs inför de enskilda mötena. Kan kännas bättre att det bara är en person som kommer hem till mig. Bara del av teamet till brukaren. Används idag. Aina kollar upp hur ofta ungefär.

  • Teammöten - alltid säkra digitala möten. Både för att vara van vid verktyget och för att det alltid kommer känsliga uppgifter under mötets gång. Kan vara bara hälso- och sjukvårdsenheten och biståndsenheten, men ibland också kopplas regionen in. Hälso- och sjukvårdsenheten med legitimerad personal - sköterskor, arbetsterapeuter och fysioterapeuter. Med i teamet i teammötena och inför patientutskrivningar, SIP som regionen äger, men regionen använder skype så kommunen ringer upp med digitalt möte. En gång i veckan, alltid digitalt. Finns ett ‘organiskt team’ som kan vara 5 - 10 personer. Alla sitter på olika kontor och på fysiskt olika ställen, alla 10. Vissa i samma korridor. Biståndshandläggare kan ibland jobba hemifrån, 2 dagar per vecka som en jobbar hemifrån och kan göra besök ‘hemifrån’ för att få kortare väg. Hemifrånarbete kopplat till digitalt möte - biståndshandläggare skulle inte kunna jobba hemifrån med Teams, teammötena kräver exempelvis digitalt möte. Inte heller möten med regioner etc.

  • Möten med regionen inför patientutskrivningar - vem ska göra vad och ta ansvar för vad. Möte med regionen och stämmer av. Använder digitalt möte för mycket känsliga personuppgifter, medicinering och behov. Alltid på distans eftersom kommunen och regionen är på olika platser. Möten vid behov en gång per månad, och vid utskrivningar oftare. Aina kollar med MASen.

Verksamheter som potentiellt skulle kunna använda digitalt möte

• Bedömningar med läkare till särskilda boenden - istället för att sköterskan samlar ihop ärenden på post-its och traska över till läkaren på regionen (ibland i samma hus) kan hon ha med sig sin dator och gå in till den som bor på särskilt boende och prata med läkaren, få bättre information. Troligtvis högre kvalitet än på post-it-lappar. Tror på stor nytta här, men inte riktigt framme med mobilt arbetssätt.

• Kan också göras på samma sätt i hemsjukvården. Idag dokumenterar de hemma hos brukaren, men nästa steg skulle kunna vara att använda digitalt möte för att rådgöra.

• Hemsjukvård - Palliativ vård - patienter behöver inte resa för avstämningar med läkare på annan ort. Görs ofta i regionens hälsorum snarare än via digitalt möte, men digitalt möte är bättre än hälsorum för behöver inte resa.

• Möten där man hanterar information som inte är öppen - socialnämnden. Skulle kunna jobba på distans med det, gör inte idag. Vid brådskande fall tar folk ledigt från jobbet och åker in och kommer till jobbet. Om detta var utvecklat skulle man kunna närvara på distans och behålla sekretessen.

• Kommunstyrelsens arbetsutskott - tar beslut i upphandlingar. Skulle kanske kunna jobba på distans och fatta beslut med hög informationssäkerhet. Men idag är det fysiska möten.

• När vi jobbar med informationssäkerhet och riskanalyser, pratar om våra sårbarheter. Så där kanske vi kan använda det längre fram.

• Överförmyndare - de kanske också skulle kunna använda digitalt möte. Idag är mötena fysiska.

• Elevhälsa med enskilda vårdnadshavare. Vid behov. Gör inte än men skulle kunna.

• Norrbus - ett samverkansforum för sos, skolan (elevhälsa, rektor, ibland polis, ibland BUP) orosanmälningar och liknande

• Skola - rektorer

  • Skolchefens ledningsgrupp på distans via digitalt möte. Numera fysiskt. Skolorna utspridda, så långt att resa. skolchef, rektorer, förskoleschef.

• Skola - utvecklingssamtal mentor och lärare. Resa, ledigt. Båda vårdnadshavare kan vara med, behöver inte höra i efterhand.

Statistik

21/9 - 4 möten - bistånds hälsomöten i team med regionen. 7 på ett, 6 på ett, 5 på ett, 4.

15 SITHS-kort

Hej igen

Har nu fått mer info om användning av säkra videomöten från hälso- och sjukvårdsenheten (HSE) och specifikt från biståndshandläggarna.

Hemsjukvård - sköterskor

2 ggr/månad från hemmet till läkare - palliativ vård

Från mitten av november kommer HSE ha dagliga teammöten (bistånd + andra professioner utifrån behov etc - bistånd kommer delvis jobba hemifrån)

Biståndshandläggare:

Varannan vecka stående möte med centrala och södra kommundelarna, medverkande: hemtjänst, enhetschef, bistånd, arbetsterapeut och fysioterapeut, sköterskor, hälsocentral

Var tredje vecka med norra, medverkande: hemtjänst, enhetschef, bistånd, arbetsterapeut och fysioterapeut, sköterskor, hälsocentral

Enstaka fall - biståndshandläggare från hemmen till HSE bistånd kallar till möten, snitt minst 1 ggr/månad (det har varit färre sådana på sista tiden, kan vara fler utifrån vilka kunder vi har)

Nyttor som värderas i pengar

Frigjord tid för personal genom minskad restid - kommunen

Minskade kostnader för resor - kommunen

Frigjord tid för invånare genom minskad restid.

Minskade kostnader för invånare genom färre resor.

Minskade kostnader för färdtjänst för regionen.

Nyttor som inte värderas i pengar

Minskad stress för personal

Minskad oro för närstående

Minskad smittspridning