Alla meddelanden som skickas till invånarens inkorg i 1177 ska uppfylla gällande lagkrav på tillgänglighet, detta gäller även bifogade filer.

• Det går att bifoga filer i svar, delsvar och motfråga till invånaren.

• När vårdpersonal startar ett ärende går det att bifoga filer oavsett om meddelandet ska skickas till en (1) invånare eller som ett större utskick till maximalt 250 invånare.

• Det går att bifoga filer av typerna PDF, PNG, JPG och GIF.

• Invånaren har möjlighet att öppna den bifogade filen direkt i 1177 inkorg eller välja att ladda ner dokumentet till en valfri lagringsplats.

Här är några saker att tänka på:

• En PDF-fil kan uppfylla krav på tillgänglighet om den är korrekt skapad. Ett inscannat dokument uppfyller inte krav på tillgänglighet. Läs mer om hur du kan Skapa tillgängliga pdf-dokument | Digg

• En bifogad fil som inte uppfyller tillgänglighetskrav kan vid behov bifogas som ett komplement, om den nödvändiga informationen också finns i text i meddelandet.

• Det är du som skickar meddelandet som ansvarar för att rätt fil bifogas och skickas till rätt invånare. Förhandsgranska därför alltid den bifogade filen innan du skickar meddelandet till invånaren. 

• Ta med fördel hjälp av en kollega innan du skickar ett meddelande som innehåller en fil med personuppgifter enligt fyra ögonprincipen. Fyra ögonprincipen innebär att minst två personer bör granska och godkänna meddelandet och den bifogade filen för att säkerställa korrekt och säker överföring av känslig information. 

• Du ska följa din regions regler gällande hantering och lagring av personuppgifter.

• Om fil som bifogas innehåller personuppgifter eller information som omfattas av sekretess krävs en säker mellanlagring. Lokala rutiner för säker mellanlagring och gallring måste finnas.

• Filerna på en säker lagringsyta får bara lagras tillfälligt, till exempel för att kunna flyttas till patientjournalen. När filerna har flyttats ska de raderas från den säkra lagringsytan. 

• Kontakta er region för att få hjälp att lägga upp den säkra lagringsplatsen i utforskaren, för att enklare kunna spara filerna på rätt ställe. 

Har du skickat fel fil till invånaren?

• Om du av misstag har skickat en felaktig fil till en invånare ska du följa gällande rutiner för avvikelsehantering. Kontakta din närmaste chef för att få stöd.

• Om den bifogade filen innehåller personuppgifter eller känsliga hälsouppgifter ska du också skyndsamt ta kontakt med din förvaltnings dataskyddssamordnare eller informationssäkerhetssamordnare för råd och stöd.

• Radera en felaktigt skickad fil som innehåller personuppgifter

• Kontakta verksamhetsstödet för digitala tjänster för att begära att en felaktigt skickad fil som innehåller personuppgifter ska raderas. 

Invånarfiler

Via e-tjänsterna kan invånaren bifoga bilder/filer till vården, dels i ärendetyper, dels i invånarärenden och motfrågor. Invånarfiler omfattas inte av tillgänglighetskrav. Vården kan välja att tillåta/inte tillåta bifogade filer. Lokala rutiner för säker mellanlagring och journalföring måste finnas.

Rättslig vägledning

Läs mer på Rättslig vägledning | Digg