Bakgrund - personuppgifter och migrering

I nuvarande Rådgivningsstödet lagras och hanteras flera olika typer av personuppgifter. Inera som personuppgiftsbiträde lagrar och hanterar dessa personuppgifter inom ramen för förvaltningen av systemet, på regionernas (personuppgiftansvarigas) uppdrag. Samma förhållande kommer att gälla avseende nya Rådgivningsstödet.

I samband med att nuvarande Rådgivningsstödet avvecklas och nya Rådgivningsstödet tas i användning kommer Inera att migrera (kopiera över) personuppgifter från nuvarande Rådgivningsstödet till nya Rådgivningsstödet. Planering, teknisk utveckling, testning och olika typer av förberedelser har pågått under lång tid för att möjliggöra denna migrering. Med migreringen kommer även ett arbete i flera steg relaterat till Engagemangsindex. Engagemangsindex är en stödtjänst som innehåller information om var/i vilket system patientinformation finns, då den eftersöks via 1177.se/Journalen eller Nationell patientöversikt (NPÖ).

Följande uppgifter kommer att migreras:

1. journalanteckningar, information om bildanvändning och identifikationsuppgifter om vårdpersonal

2. åtkomstloggar

3. attribut för återsökning av inspelade samtal (exempelvis nyckel för att kunna hämta samtalet, telefonnummer, typ av samtal, region, kommun-id, personnummer angivet i talsvar).

Dessa instruktioner gäller journalanteckning (“journaler” nedan).

Migreringen kommer att göras i två steg:

Obs viktigt! Under tiden som migrering av journaler pågår måste ett särskilt förfarande och ett strukturerat och noggrant arbetssätt tillämpas när det gäller ändring av journal, för att ingående personuppgifter ska

1. vara kompletta och korrekta i nya Rådgivningsstödet

2. speglas upp korrekt i NPÖ och 1177.se/Journalen.

Med ändring menas att flytta, rätta eller radera journal. Radera journal genomförs fortsatt av Inera, på uppdrag av region.

Information och instruktioner för ändring av journal under pågående migrering

Ändring av journal daterad 2005 – 2020-12-31 under perioden 28 juli till låsning av nuvarande Rådgivningsstödet

I tabellen nedan finns beskrivningar av hur verksamheterna 1177 på telefon ska hantera en ändring som flytta eller rätta journal, under perioden 28 juli till låsning av nuvarande Rådgivningsstödet.

Tid	Aktiviteter Inera	Aktiviteter verksamheterna 1177 på telefon
28 juli	Ta kopia på journaler daterade 2005 – 2020-12-31 i nuvarande Rådgivningsstödet
28 juli – 12 augusti		Notera separat under perioden 28 juli – 12 augusti ändringar som görs i journaler daterade 2005 – 2020-12-31 Ändringar: Görs i nuvarande Rådgivningsstödet OCH noteras separat
6-9 augusti	Föra in kopian på journaler daterade 2005 – 2020-12-31 i nya Rådgivningsstödet
12 augusti		Stickprovsvalidera (ej ändrade) migrerade journaler, daterade 2005 – 2020-12-31 Information och instruktioner för stickprovsvalidering inklusive tidsförhållanden: [Komplettering med länk i samband med separat utskick] Ändringar: Görs i nuvarande Rådgivningsstödet OCH noteras separat
13-23 augusti		I nya Rådgivningsstödet föra in ändringar i journaler daterade 2005 – 2020-12-31, gjorda 2024-07-28 – 2024-08-12, enligt noteringar Ändringar: Görs i nuvarande Rådgivningsstödet OCH i nya Rådgivningsstödet
24 augusti – låsning av nuvarande Rådgivningsstödet (19 september enligt plan)		I nya Rådgivningsstödet föra in ändringar i journaler daterade 2005 – 2020-12-31, gjorda 2024-07-28 – 2024-08-12, enligt noteringar Ändringar: Görs i nuvarande Rådgivningsstödet OCH i nya Rådgivningsstödet

Kompletterande information

1. Gör de separata noteringarna om ändringar noggrant och hantera dessa på tillbörligt sätt.

2. Oavsett vilka journaler som har migrerats (kopierats över) till nya Rådgivningsstödet är det nuvarande Rådgivningsstödet som i NPÖ och 1177.se/Journalen speglar upp de journaler som ursprungligen är skapade i nuvarande Rådgivningsstödet. Vi en tidpunkt efter att deltamigreringen inklusive arbete relaterat till Engagemangsindex är klart görs en omkoppling så att det är nya Rådgivningsstödet som speglar upp de journaler som ursprungligen är skapade i nuvarande Rådgivningsstödet (de migrerade journalerna). Omkopplingen är planerad till början av oktober.

Ändring av journal efter låsning av nuvarande Rådgivningsstödet

Under perioden [låsning av nuvarande Rådgivningsstödet (2024-09-19 enligt plan)] – [2024-10-TBD (kvar att fastställa exakt)] kommer nedan att gälla vid ändring av journal.

Observera att detta gäller ALLA typer av ändringar, alltså även rätta och flytta journal.

Vid frågor

Vid frågor, skicka ett mejl till Ineras införandeledare och projektledare, med kopia till regionalt införandeansvarig.