Så här exporterar du formulärsvar

Owned by Jenny Åshammar
Last updated: maj 22, 2023 by Esmeralda.Hasanic
3 min read

Tänk på att filen innehåller känslig data. Säkerställ att du följer lokala riktlinjer för hantering av dessa data.

Gå direkt till rubriken:

Filformat

Det finns flera filformat att välja på för exporten av formulärsvar, PDF, CSV och JSON. Läs mer här https://inera.atlassian.net/wiki/spaces/OFORM/pages/477204613 .

Exportera enstaka formulär

Markera de formulärsvar som ska exporteras och klicka på Exportera.

De exporterade formulären läggs i en zip-fil, som placeras på er lokala server. Filnamn enligt följande https://inera.atlassian.net/wiki/spaces/OFORM/pages/436962611 .

Export och gallring av flera besvarade formulär

  1. Gå in på https://personal.formular.1177.se

  2. Välj Uppföljning

  3. Välj din enhet

  4. Filtrera på ”Besvarad”

  5. Välj antal 100 i listan över hur många formulär ni önskar per sida

  6. Markera samtliga formulär på sidan via krysset bredvid kolumnrubriken ”Personnummer”

    1. Här kan ni gå till nästa sida och markera ytterligare 100 st. Och ytterligare 100 på nästa, osv.

  7. Välj knappen ”Exportera” och i dialogrutan välj önskat filformat

    1. Den exporterade filen kommer då automatiskt att hamna på er sftp-server. För att hitta dit behöver ni höra med er tekniker

    2. Kika här för en kort lathund över hur en csv-fil kan importeras i Excel för vidare analys: https://inera.atlassian.net/wiki/spaces/OFORM/pages/3014718

  8. Medan markeringen ligger kvar kan det vara smidigt att välja ”Ändra vårdstatus” och där valet ”Hanterad”

    1. Syftet med att välja vårdstatus ”Hanterad” är att i ett senare läge kunna använda filtreringsfältet ”Vårdstatus” och få tag i vilka formulär som är exporterade. Exempelvis inför ”Gallring"

    2. Bra att veta: När ett formulär är exporterat visas en Historik-ikon längst till höger på raden för formulärsvaret. Detta är en logg över vem som gjort vad med formuläret. Dock går inte denna information att filtrera på.

  9. När det är säkerställt att allt gått bra med exportfilen ska formulärsvaren i Formulärhantering ”Gallras”:

    1. Filtrera på ”Hanterad”, alternativt om något av datumfälten är lämpliga

    2. Välj antal 100 i listan över hur många formulär ni önskar per sida

    3. Markera samtliga formulär på sidan via krysset bredvid kolumnrubriken ”Personnummer”

      1. Här kan ni gå till nästa sida och markera ytterligare 100 st. Och ytterligare 100 på nästa, osv.

    4. Välj knappen ”Gallra”

    5. Formulären kommer då att flyttas till fliken ”Formulär markerade för gallring”, och kommer att gallras kl 06.30 morgonen efter

    6. Fram till kl 06.30 kan en ”Gallring” ångras via fliken ”Formulär markerade för gallring”, efter detta är formulärsvaret för alltid försvunnet och går INTE att återta

Om exportservern inte är konfigurerad

För att exportera formulär på ett säkert sätt placeras exportfilen automatiskt på er lokala filserver. Om exportservern ej är konfigurerad kommer detta visas i ett meddelande. Om detta sker, vänligen be er lokala tekniker konfigurera inställningarna till er filserver, .