Frågor och Svar

Fråga från verksamhet

Svar från förvaltningen

Måste bara få er hjälp att reda i om det inte på ngt sätt är möjligt att separera de samtal som handlar om ren sjukvårdsrådgivning och de samtal som är av mer administrativ karaktär

Om vi nu ska ta hem och lagra dessa filer i respektive region så blir kostnaden betydande och det finns ingen anledning att lagra administrativa filer.

210324

Det är tyvärr inte möjligt att enbart sortera ut olika typer av samtal t.ex. det går inte att endast sortera ut de journalförda samtalen.

Det verkar utifrån Ineras svar (210310) som att Inera delar vår uppfattning om att PDL är tillämplig för de inspelade vårdsamtalen och att de även uppfyller kraven för vad som utgör en journalhandling enligt definitionen 1 kap. 3 § PDL. Enligt 3 kap. 17 § PDL ska en journalhandling bevaras i minst tio år efter det att den sista uppgiften fördes in i handlingen. Enligt 3 kap. 14 § PDL får inte uppgifter i en journalhandling utplånas eller göras oläsliga i andra fall än som avses i 8 kap. 4 § PDL. I 8 kap. 4 § PDL framgår att Inspektionen för vård och omsorg på ansökan av patienten eller någon annan som omnämns i en patientjournal får besluta att journalen helt eller delvis ska förstöras. Förutsättningarna för att få förstöra en journalhandling innan den har blivit tio år gammal är således relativt små enligt PDL.

Om vi dock har förstått S-rådet och Ineras tolkning av deras resonemang rätt (svar 210310): så har en vårdgivare rätt att förstöra journalhandlingar enligt 1 kap. 3 § PDL på ett annat sätt än vad som framgår i 3 kap. 14 § och 3 kap. 17 § i PDL. Det handlar i dessa fall om när ett bevarande av journalhandlingarna enligt 3 kap. 17 § PDL skulle kunna hamna i konflikt med de grundläggande dataskyddsprinciperna i EU:s dataskyddsförordning. I samband med denna förstöring av journalhandlingar är det dock viktigt att de uppgifter som blir kvar uppfyller kraven på en god och säker vård. Är detta en korrekt beskrivning?

Det vi framför allt undrar är vilket juridiskt stöd som Inera anser att det finns för denna förstöring av journalhandlingar.

I ert svar (210310) nämner ni att det numera framgår av patientdatalagen att personuppgifter ska utformas och i övrigt behandlas så att patienters och övriga registrerades integritet respekteras (1 kap. 2 §) och att en patientjournal ska innehålla de uppgifter som behövs för en god och säker vård av patienten (3 kap. 6 §). Dessa bestämmelser är dock inga nyheter i patientdatalagen utan de har funnits med sedan lagen utfärdades år 2008 och introducerades samtidigt som bestämmelsen om att journalhandlingar ska bevaras i minst 10 år. Menar Inera att dessa bestämmelser på något sätt möjliggör annan förstöring av journalhandlingar än vad som framgår i 3 kap. 14 § och 3 kap. 17 § PDL? Och framgår detta i sådana fall i något förarbete till lagen?

I ert svar (210310) pekar ni vidare på den omständigheten att PDL numera kompletterar dataskyddsförordningen, och inte tvärtom, och att de grundläggande dataskyddsprinciperna i artikel 5.1 alltid ska beaktas av en vårdgivare. I 1 kap. 4 § PDL framgår det mycket riktigt att PDL innehåller bestämmelser som kompletterar EU:s dataskyddsförordning. Paragrafen fick denna utformning i samband med att PDL anpassades till EU:s dataskyddsförordning (se prop 2017/2018:171). Det vi dock undrar över är om Inera anser att denna förändring av paragrafen på något sätt medför att det finns möjligheter att förstöra journalhandlingar på annat sätt än vad som anges i 3 kap. 14 § och 3 kap. 17 § i PDL? Om ja, så undrar vi om Inera kan visa oss var någonstans i förarbetena till denna lagförändring som det framgår?. Värt att notera är att lagstiftaren vid anpassningen av PDL till EU:s dataskyddsförordning väljer att ha kvar 3 kap. 17 § PDL helt oförändrad.

Anledningen till att vi ställer dessa frågor beror på att frågan om förtida förstöring av journalhandlingar är av principiell betydelse. I det här fallet rör det sig som sagt om inspelade vårdsamtal, men resonemanget torde gå att applicera även på andra journalhandlingar som t.ex. röntgenbilder.

Obs! Vi delar fortfarande Ineras bedömning om att IMY i beslutet rörande Ystads lasarett inte uttalar sig huruvida inspelade samtal kan utgöra journalhandlingar (se Ineras svar 210304). Det innebär enligt vår mening att det är svårt att utgå från IMY:s beslut när man ska bedöma om journalhandlingar får förstöras i förtid på ett annat sätt än vad som anges i 3 kap. 14 § och 17 § PDL.

210317

Inera kan tyvärr inte svara ytterligare på era frågor gällande den  juridiska bedömningen av inspelade samtal. Hänvisar därmed till tidigare svar för er regions bedömning.

Att döma av Ineras svar (210308) har vi tyvärr varit något otydliga vad gäller våra frågor. IMY:s granskning av Ystads lasarett (2012-10-23, dnr 54-2012), som Inera hänvisar till, är givetvis intressant, men vi delar dock Ineras bedömning om att IMY i beslutet inte uttalar sig huruvida inspelade samtal kan utgöra journalhandlingar (se Ineras svar 210304).  Vi får således inte något svar på våra frågor genom att läsa beslutet.

Vad gäller det tidigare svar som Inera hänvisar till (210203) är det svaret själva anledningen till att vi har ställt våra frågor. Inera skriver nämligen där att ”för samtliga personuppgifter som ska raderas är Ineras juridiska bedömning att det inte rör sig om journalhandlingar”. Eftersom Inera i sin juridiska bedömning inte utgår från definitionen av en journalhandling i 1 kap 3 § PDL, så skulle vi gärna se att Inera utvecklade sitt resonemang. Vi är nämligen intresserade av Ineras tolkning eftersom den kan vara av betydelse för de gallringsbedömningar som vi gör av de handlingar som skapas inom hälso- och sjukvården.

Utifrån vårt perspektiv kan Inera hävda att inspelade vårdsamtal som har journalförts inte utgör journalhandlingar utifrån två olika grunder:

1. PDL ska inte gälla för den behandling som det rör sig om i detta fall

Om PDL inte gäller för den behandling som det rör sig om i detta fall,  blir det inte aktuellt att över huvud taget bedöma om de inspelade samtalen utgör journalhandlingar enligt 1 kap. 3 § PDL.

2. De inspelade samtalen utgör inte journalhandlingar enligt 1 kap. 3 § PDL

Det vill säga ett inspelat vårdsamtal utgör inte en framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel och som upprättas eller inkommer i samband med vården av en patient och som innehåller uppgifter om patientens hälsotillstånd eller andra personliga förhållanden eller om vidtagna eller planerade vårdåtgärder.

Våra frågor är därför: 1) Anser Inera att PDL ska gälla för den behandling som det handlar om i detta fall? 2) Om Inera anser att PDL ska gälla för denna behandling, så undrar vi på vilket sätt de inspelade vårdsamtalen inte utgör journalhandlingar enligt definitionen i 1 kap. 3 § PDL? Obs! Vår fråga handlar inte om de sk. upplysningssamtalen, som diskuterades i samband med S-rådets möte 7 maj 2019, eftersom vi här delar Ineras bedömning om att de inte uppfyller kriterierna för utgöra journalhandlingar enligt definitionen i PDL. 

210310

Vi anser att PDL är tillämplig på ljudinspelningarna inom ramen för 1177 Vårdguiden på telefons verksamhet.

En ljudinspelning av ett samtal mellan en invånare och en vårdgivare som innefattar hälso- och sjukvård uppfyller definitionen av en journalhandling. I förarbetena till den gamla patientjournallagen anförs att "Bandupptagningar vid t.ex. telefonrådgivning inom hälso- och sjukvården skall betraktas som journalhandlingar" (prop. 1984/95:189 s. 38). Det är sannolikt detta uttalande som ligger till grund för Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågors rekommendation att ljudinspelningar av patienter ska bevaras som journalhandlingar i tio år

Å andra sidan har det runnit en del vatten under broarna sedan patientjournallagens tid. Numera framgår det av patientdatalagen att personuppgifter ska utformas och i övrigt behandlas så att patienters och övriga registrerades integritet respekteras (1 kap. 2 §). Vidare ska en patientjournal innehålla de uppgifter som behövs för en god och säker vård av patienten (3 kap. 6 §).

Numera kompletterar dessutom PDL dataskyddsförordningen, och inte tvärtom. De grundläggande dataskyddsprinciperna i artikel 5.1 ska alltid beaktas av en vårdgivare, såsom principerna om laglighet, korrekthet och uppgiftsminimering.

När Inera introducerade frågan om status för ljudinspelningar i 1177 Vårdguiden på telefon den 18 maj 2020 för Juridik- och informationssäkerhetsråd (S-rådet) var det för att få vägledning om de motstående intressen som gör sig gällande för ljudinspelningarna och särskilt dem som berör rådgivande telefonsamtal. Se svar nedan från 210203. En försvårande faktor i sammanhanget var att det inte går att särskilja ljudinspelningar av rena hänvisande samtal från rådgivande; en begränsning som kvarstår. De hänvisande samtalen utgör absolut inte en journalhandling eftersom ingen hälso- och sjukvård inleds i samtalet.

S-rådet kunde konstatera å ena sidan att ljudinspelningarna faller inom definitionen för journalhandlingar, å andra att dokumentation av samtalen också sker i Rådgivningsstödets journal. Även Integritetsskyddsmyndighetens beslut beträffande Ystad lasarett avhandlades. Sammantaget ansåg S-rådet att mot bakgrund av den dokumentation som förekommer i Rådgivningsstödet av varje rådgivande samtal att det inte fanns berättigade skäl att spara så pass känsliga personuppgifter i 10 år, men att värde fanns av kvalitetssäkrings- och uppföljningsskäl att bevara dessa en kortare tid. Därmed fick även begränsningen som Inera har att inte kunna särskilja på ljudinspelningar av hänvisande respektive rådgivande samtal en pragmatisk lösning.

Inera anser att det är en rimlig bedömning. En vårdgivare har en relativ stor frihet att avgöra vad för slags handlingar och uppgifter som ska tillföras journalen, bara kravet på att fånga uppgifter relevanta för en god och säker vård är uppfyllda. Det kravet är uppfyllt genom sjuksköterskornas dokumentation från varje rådgivande samtal i Rådgivningsstödets journal. Det finns en risk för konflikt med de grundläggande dataskyddsprinciperna om alla inkomna och upprättade handlingar och uppgifter "i samband med vården av en patient och som innehåller uppgifter om patientens hälsotillstånd" (se 1 kap. 3 § PDL) skulle tillföras patientjournalen.

Med det sagt och med beaktande av att det finns olika uppfattningar om ljudinspelningarnas "status" har Inera valt att ta fram en tjänst som gör det möjligt för de regioner som så önskar att bevara ljudinspelningarna för längre tid eller använda dessa för PDL:s ändamål och på eget ansvar utfå dessa.

Jag undrar om det kommer att kosta lika mycket varje år vi tar hem ljudfiler?

210310

Även framtida årsvisa utlämningar kommer vara förenade med en kostnad. Tyvärr har vi ingen information i nuläget om vad kostnaden kommer bli.

Vi undrar vad Inera grundar sitt ställningstagande på att inspelade vårdsamtal som har journalförts inte utgör journalhandlingar enligt definitionen i 1 kap 3 § patientdatalagen (2008:355)?  Och om Inera anser att patientdatalagen (PDL) inte ska gälla för den behandling som det handlar om här, så är vi tacksamma om Inera kan motivera för varför.

Obs! Vi är helt med på att de sk. upplysningssamtalen (som diskuterades i samband med S-rådets möte 7 maj 2019) inte uppfyller kriterierna för att vara journalhandlingar enligt PDL och därmed borde gallras med en tämligen kort frist. Vår fråga handlar dock inte om dessa samtal.

210308

Vänligen se svar nedan från 210203.

Ytterligare tillägg är att med utgångspunkt från den dokumentation som sker i Rådgivningsstödets journal vid ett samtal, är principen om uppgiftsminimering och Integritetsskyddsmyndighetens tillsyn av Ystad lasarett att övervägande skäl talar för att inte betrakta ljudinspelningarna från de rådgivande samtalen som journalhandlingar. Se även svar från 210304.

Vad är motivet till att inspelningarna på 1177 sparas när det är så mycket telefonrådgivning som ges inom vården som inte spelas in?

Grundar sökningen efter samtalen enbart på det telefonnummer inringaren hade? Är man därför tvungen att ha telefonnummerlistan för att kunna söka fram telefonsamtalen och kommer dem som ringts från dolt eller skyddat nummer aldrig att kunna sökas fram?

210308

De inspelade samtalen sparas för 1177 Vårdguiden på telefon utifrån kvalitetssäkringsyfte och eventuella avvikelser. De inspelade samtalen sparas i 2 till 3 år, eftersom IVO hanterar ärenden inom 2 år efter avvikelsen inträffade.

Sökning efter inspelade samtal sker i nuläget i Ineras system och då kan samtalet eftersökas på flera variabler, exempelvis tidpunkt, telefonnummer.

Ni behöver inte begära ut samtliga telefonnummer utan begär ni  ut inspelade samtal får ni även metadata där telefonnummer ingår, givet att telefonnumret inte är dolt eller skyddat.

I SKR:s rekommendationer för dokumenthanteringsplaner (som vi förmodar att de flesta regioner följer) anger SKR 10-års gallringsfrist för inspelade samtal från sjukvårdsrådgivningen. Vi undrar nu hur det kan komma sig att Ineras ”erbjudande” inte harmoniserar med SKR:s rekommendation? Alltså att uppgifterna sparas hos Inera i 10 år och sedan ”erbjuds” regionerna för den händelse att någon region beslutat om bevarande.

210304

Det stämmer att Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor rekommenderat att ljudinspelningar av patienter ska bevaras som journalhandlingar i tio år. Rekommendationerna är emellertid från 2014, dvs. före GDPR och beaktar inte de skärpta kraven på behandling av personuppgifter i den lagstiftningen, bl.a. principen om uppgiftsminimering. Vidare är inte alla samtal till 1177 Vårdguiden på telefon i egentlig mening sjukvårdsrådgivning - många är rena upplysningssamtal och genererar varken en patientjournal eller en journalhandling. Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) har vidare i ett beslut för några år sedan ansett att en barnmottagning vid Ystad lasarett som spelade in patientsamtal behandlat personuppgifter i strid med PUL (2012-10-23, dnr 54-2012).

IMY konstaterar i beslutet att 2 kap. 4 § punkten 4 PDL kan ge en vårdgivare stöd för att behandla personuppgifter genom att spela in telefonsamtal inom hälso och sjukvården om det behövs för att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra kvaliteten i verksamheten. Personuppgifterna kan i så fall även användas för att kunna göra en Lex Mariaanmälan i enlighet med patientsäkerhetslagen. En sådan behandling av personuppgifter måste dock alltid leva upp till de grundläggande kraven i 9 § PUL. Detta innebär bland annat att personuppgifterna ska behandlas i enlighet med "god sed inom hälso- och sjukvården, att inte fler uppgifter behandlas än vad som är nödvändigt med hänsyn till ändamålen med behandlingen, att uppgifterna inte behandlas för något ändamål som är oförenligt med det ursprungliga ändamålet, samt att personuppgifterna inte bevaras under längre tid än vad som är nödvändigt med hänsyn till ändamålen med behandlingen."

IMY uttalar sig inte i beslutet huruvida inspelade samtal kan utgöra journalhandlingar. Juridik- och informationsäkerhetsrådet (S-rådet) gjorde dock bedömningen i maj 2020 att med "god sed inom hälso- och sjukvården" torde avses journalföringsskyldigheten, dvs. att journalföra väsentliga uppgifter från patientsamtalet i en patientjournal och att det vore i strid därmed med principen om uppgiftsminimering att spara både anteckningar och ljudinspelning från samma samtal i journalen. Sjuksköterskorna på 1177 Vårdguiden på telefon antecknar alltid väsentliga uppgifter från samtalen i Rådgivningsstödets journal.  S-rådet ansåg därför att ljudinspelningarna endast var motiverade att sparas för ändamålet kvalitetssäkring, vilket ljudinspelningarna faktiskt används för, både rådgivande samtal och hänvisningssamtal. S-rådet ansåg att Inera inte behövde följa Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågors rekommendationer i detta fall.

Frågeställningen som avser att beställa utlämnade av personuppgifter av Inera och lämnandet av besked innan den 11 mars. Fråga om möjlighet att senarelägga sista svarsdatum.

210304

Då vi fått information att en del regioner har svårt att hinna svara till den 11 mars när det gäller utlämning av känsliga personuppgifter, har vi beslutat att senarelägga sista svarsdatum till den 25 mars.

För att tidplanen ska kunna hållas kan svar inte inkomma efter den 25 mars.

Vi undrar hur Inera beräknat kostnaden för att tillställa oss aktuella uppgifter, liksom även vad som utgör grunden för debiteringen.

210222

Priset för utlämning är baserat på den kostnad som leverantören angett för det arbete som krävs för att ta ut respektive regions uppgifter ur Rådgivningsstödet och Kontaktcenter. (Till exempel datauttag, kryptering, kvalitetssäkring, administration av distribution till region mm).  I priset ingår även de kostnader som Inera har i samband med ett utlämnande. Kostnaden är densamma per region oavsett hur många regioner som begär ut dessa känsliga personuppgifter eller inte.

Vår arkivarie samt jurist önskar utredningen som ligger till beslut för utlämning av filer efter två år. Kan du vara behjälplig?

210222

Vänligen se svar nedan från 210203.

Jag behöver säkerställa att denna gallring INTE gäller den skrivna journalen i RGS. Följdfråga hur länge sparas den skrivna journalen, finns planer på gallring?

210222

Nej, den planerade raderingen gäller inte den skrivna journalen. Enligt kundavtal 2:s bilaga ”Beskrivning tjänstespecifika villkor” står följande: paragraf 6.2.1 ” 16. Bevara upprättade journalhandlingar och inskickade och lagrade bilder tills vidare.” I nuläget finns ingen plan för radering av den skrivna journalen.

Länk till bilaga: https://www.inera.se/globalassets/inera/media/dokument/kontakta-oss/avtal/btv/1177-vardguiden-pa-telefon---beskrivning-och-tjanstespecifika-villkor.pdf

Finns det något rättsligt ställningstagande som man kan del av avseende bedömning huruvida telefonsamtal anses utgöra journalhandling eller ej?

210208

Vänligen se svar nedan från 210203.

Vi önskar ta del av den juridiska bedömning som har gjorts i detta erbjudande.

210203

För samtliga personuppgifter som ska raderas är Ineras juridiska bedömning att det inte rör sig om journalhandlingar och att det därför inte finns några berättigade skäl att fortsätta lagra dem efter två respektive fem år.  En anledning till denna bedömning är hänvisningarna som inte resulterar i hälso- och sjukvård. I sådana situationer får inte en patientjournal upprättas. Ljudinspelningen skulle om den betraktades som journalhandling inte över huvud taget få sparas. Ljudinspelningen är däremot ett viktigt verktyg för att följa upp kvaliteten i sjukvårdsrådgivningen, oavsett hänvisning eller vård, och givetvis för att utreda eventuella avvikelser i verksamheten. Den bevaras för ändamålet kvalitetssäkring som är ett tillåtet ändamål enligt patientdatalagen.

För att lagra dessa personuppgifter en längre tid krävs ett tydligt syfte, vilket Inera bedömer saknas. Bevarandetiden för ljudinspelningar baseras på det förhållandet att Inspektionen för vård och omsorg får avstå från att utreda klagomål om händelsen ligger mer än två år tillbaka i tiden (7 kap. 11 § patientsäkerhetslagen. Väsentliga uppgifter från samtalet som avser hälso- och sjukvård ska dokumenteras i Rådgivningsstödets journal. Av det skälet finns det ingen anledning att spara ljudinspelningarna längre än två år.

Urklipp ur minnesanteckningar från Juridik- och informationssäkerhetsråd (S-rådet) gällande inspelade samtal:

Deltagare Ineras Juridik- och informationssäkerhetsråd den 18 maj 2020:

Fredrik Rosenberg, Inera

Evelina Cederholm, Region Skåne

Nils Ehrenberg, Inera

Mikael Ericsson, Region Örebro

Kerstin Hörstedt, Region Skåne

Agnetha Jansson Jägare, Inera

Jonas Jensen, Region Sörmland

Ewa Jerilgård, Inera

Johanna Mörnefeldt, Region Gotland

Josef Driving, Region Stockholm

Linda Larsson, Region Skåne

Linnea Lundberg, Region Östergötland

Lisa Etzner, Region Gotland

Maria Nilsson, Region Uppsala

Magnus Norström, Inera

Malin Nyman, Region Skåne

Manolis Nymark, Inera

Olle Lindgren, Region Kalmar

Ulf Palmgren, SKR

Richard Rystedt, Region Östergötland

Fredrik Schölin, Inera

Thomas Kristoffersson, Region Uppsala

Monika Göransson, Västra Götalandsregionen

Sofia Öhrman, Region Örebro

Lena Jönsson, Region Dalarna

Carl Stoltzman, Inera

Johan Reuterhäll, Region Skåne

Carl Gudmundsson, Region Dalarna

Anna-Lena Berggren, Region Stockholm

Kerstin Arvedson, Inera

Ludvig Paulsrud, Region Skåne

Ljudinspelningar i 1177 Telefonrådgivningen – Camilla Jakobsson/Manólis Nymark

Vid S-rådets möte den 7 maj 2019 behandlade rådet frågan om upplysningssamtal, dvs. samtal som inte resulterar i hälso- och sjukvård (och inte heller en upprättad patientjournal), får spelas in och för vilket ändamål. S-rådets uppfattning var att samtalen får spelas in för ändamålet kvalitetssäkring och bevaras i två år. Inspelningarna är inga journalhandlingar.

Det är oklart om S-rådet menade att även ljudinspelningar som sker när vård inleds också ska bevaras i två år för samma ändamål. Mötesanteckningarna uppehåller sig bara vid frågan om ljudinspelningar vid upplysningssamtal.

S-rådet diskuterar frågan och konstaterar bl.a. att Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor rekommenderar att inspelade samtal av vårdgivare ska bevaras i patientjournalen, dvs. tio år. Å andra sidan dokumenterar personal vård- och behandlingsåtgärder med anledning av samtalet i en patientjournal för invånaren. Att bevara uppgifter om hälsa i både journalen och i en ljudinspelning i 10 år strider sannolikt mot principerna om uppgiftsminimering och lagringsminimering. Vidare krävs mer lagringsutrymme för ljudupptagningar.

S-rådets uppfattning är att ljudinspelningarna i samband med rådgivningssamtal ska bevaras för samma ändamål och tid som ljudinspelningarna vid upplysningssamtal, dvs. för ändamålet kvalitetssäkring i två år från tidpunkten för registreringsdatumet för upptagningen.