Ny teknisk plattform för Katalog

Owned by Amanda Sundberg
Last updated: jan. 31, 2023
7 min read

senast uppdaterad 2020-12

Om ny teknisk plattform för Katalog

Katalogtjänst HSA är en elektronisk katalog som innehåller kvalitetsgranskade uppgifter om organisationer och personer inom vård och omsorg i Sverige. Informationen i HSA används i många tjänster för att invånare och personal ska kunna söka efter kontaktuppgifter och hitta rätt vård på nätet. Uppgifterna i HSA är också en viktig källa för att ge behörighet när användare loggar in i tjänster och system. Under 2020 och 2021 pågår en utredning om en ny teknisk plattform för katalog och förvaltning av grunddata, för att katalogen ska kunna förvaltas mer effektivt och användas i fler sammanhang.

Nyttokalkyl

Nyttokalkylen nedan utvärderar den potentiella nyttan och kostnaderna med en ny teknisk plattform och utökad förvaltning av grunddata jämfört med alternativet att fortsätta som idag.

Nyttokalkylen visar att det är kostnadseffektivt att investera i en ny teknisk plattform med båda nyttor för regioner, kommuner och Inera, och efter fyra år skulle den samlade nyttan överstiga kostnaden.

Nyttokalkyl för Ny teknisk plattform för Katalog.

Nyttan från en ny teknisk plattform fördelas mellan Inera, regioner och kommuner.

Kostnader

Kostnaderna för investeringen är preliminära och uppgår till 85 600 000 kronor som i kalkylen fördelats över fyra år. En kostnadsanalys behövs innan kostnaderna kan anges mer exakt.

Finansiella nyttor

Finansiella nyttor är nyttor som hämtas hem i pengar. Nedan listas de som ingår i kalkylen.

 

1. Kommuner undviker kostnader för utveckling av separata kataloger i olika tjänster (nytta för kommuner)

(55 % av den totala finansiella nyttan)

  • Antagande att 20 kommuner kommer att utveckla egna lokala kataloger inom den närmaste 5-års-perioden om inte satsningen görs.

  • Antagande att varje lokal katalog skulle kosta ca hälften av en nationell katalog – och baserat på uppgifter från SDK är det 9 000 000 för en nationell katalog – så hälften blir 4 500 000 kr per lokal katalog. 20 * 4 500 000 = 90 000 000 kr.

  • Om de 20 kommunerna istället investerar i att utveckla sina kataloger på Ineras plattform tror vi att det skulle kosta 10 % av vad de skulle lägga på att utveckla egna lokala kataloger. 10 % * 90 000 000 = 9 000 000.

Nytta under 5 år = 90 000 000 – 9 000 000 = 81 000 000 i undvikna kostnader för kommunerna under kalkylperioden.

 

2. Kommande nationella tjänster behöver inte utveckla egna kataloger (nytta för Inera)

(15 % av den totala finansiella nyttan)

  • Antagande att 5 nationella tjänster kommer att utveckla egna kataloger inom den närmaste 5-årsperioden om inte satsningen görs.

  • Antagande att varje sådan katalog skulle kosta lika mycket som SDKs adressbok har kostat – 9 000 000 kr. 5 * 9 000 000 = 45 000 000

  • Om de nationella tjänsterna istället använder nya plattformen tror vi att de skulle göra det halva kostnaden = 4 500 000. 5 * 4 500 000 = 22 500 000

Nytta under 5 år = 5 tjänster * 4 500 000 = 22 500 000 i undvikna kostnader för nationella tjänster under kalkylperioden.

 

3. Minskade kostnader för drift och förvaltning av fristående kataloger (nytta för Inera)

(15 % av den totala finansiella nyttan)

  • När vi kan lägga ner Hitta och jämför vård (HJV), Kontaktkortsadmin och RGS-katalog undviker vi kostnaderna för deras drift och förvaltning:

    • HJV applikationsförvaltning – 5 490 000 kr/år

    • HJV och KKA drift och förvaltning - 1 162 000 kr /år

    • RGS katalog drift och förvaltning - 4 500 000 kr/år

o Totalt ca 11 000 000 kr /år

  • Antagande att dessa tjänster kommer kunna förvaltaas med halva den kostnad de har idag.

Nyttan blir (ca) 11 000 000 / 2 = 5 576 000 kr/år i undvikna kostnader för drift och förvaltning av fristående kataloger per år från 2023 = 22 300 00 under kalkylperioden.

 

4. Minskade utvecklingskostnader för Ineras befintliga tjänster (nytta för Inera)

(5 % av den totala finansiella nyttan)

  • Vi uppskattar att det kostar 1 000 000 kr att utveckla en ny funktion i en tjänst.

  • Antagande att samma funktion skulle kosta 200 000 kr om vi nyttjar ny teknisk plattform, vilket är en besparing på 800 000 kr.

  • Antagande att 5 tjänster kommer att utveckla 2 funktioner vardera under de kommande fem åren.

Nyttan blir 5 tjänster * 2 funktioner * 800 000 kr = 8 000 000 kronor i undvikna kostnader under kalkylperioden.

 

5. Kommande nationella tjänster behöver inte förvalta egna kataloger (nytta för Inera)

 (4 % av den totala finansiella nyttan)

  • Antagande att om tjänster använder den nya plattformen istället för att utveckla egna lokala kataloger, så halveras deras förvaltningskostnad. Vi utgår från SDKs förvaltningskostnad på 2 500 000 kr /år, så hälften av det är 1 250 000 per år.

Antagande att 5 tjänster kommer ha behov av grunddata och katalog inom 5 år, så 5 * 1 250 000 = undvikna kostnader för drift och förvaltning på 6 250 000 kr under kalkylperioden.

 

6. Kommande konsumenter behöver inte utveckla anslutningar till andra informationsmängder (Nytta för Inera)

(3 % av den totala finansiella nyttan)

Antagande att en konsument per år kommer att kunna undvika att ansluta till andra informationsmängder när informationsmängderna ligger på nya plattformen istället för i fristående kataloger, och att varje anslutning kostar 1 000 000 kr = undvikna kostnader på 1 000 000 kr per år från 2023 = 4 000 000 under kalkylperioden.

 

7.      Minskade kostnader för drift och förvaltning av HSA (Nytta för Inera)

(2 % av den totala finansiella nyttan)

  • Den nya plattformen kommer att använda modernare teknik så att kompetensen för applikationsförvaltning kommer vara lättare att hitta och därmed billigare.

  • Antagande att vi kan gå från 843 kr till 751 kr per timme i applikationsförvaltning, och med samma antal timmar som idag (300) blir det minskade kostnader för applikationförvaltning på 332 400 kr per år.

  • Antagande att supporten kommer att minska från 50 000 kr/månad så att den ligger på snittet för Ineras övriga tjänster hos Basefarm på ca 14 000 kr/månad, vilket ger minskade kostnader för support på 433 000 kr per år.

 Total minskning för förvaltning & support = 766 000 kr per år från 2023 = 3 100 000 kr under kalkylperioden.

 

8. Minskade kostnader för anpassningar för att hantera felaktig information (Nytta för Inera)

 (1 % av den totala finansiella nyttan)

  • Eftersom HSA idag släpper igenom felaktig data behöver tjänster som konsumerar information utveckla anpassningar till det. Exempelvis har Formulärhantering, Stöd och behandling, intygstjänster, person- och säkerhetstjänsterna lagt ner tid på det och snittkostnaden ligger på 228 000 kr per tjänst.

  • Antagande att 2 tjänster kommer att ansluta till den nya plattformen per år och att hälften av dem kommer kunna undvika anpassningar jämfört om vi gjort plattformen = undvikna kostnader för anpassningar till felaktig information i HSA på 228 000 kr per år från 2023 = 900 000 k under kalkylperioden.

 

9. Minskad risk för skadestånd eller viten enligt GDPR (nytta för regioner/kommuner)

(0 % av den totala finansiella nyttan)

Antagande att om regioner och kommuner använder andra mer osäkra kataloglösningar kan de riskera vite för förseelse eller överträdelse mot GDPR. Om vi inte genomför plattformsprojektet tror vi att kanske en kund får betala ett vite på 200 000 kr under de kommande 5 åren = undvikna viten för föreseelser mot GDPR på 200 000 kr under kalkylperioden.

 

 

Omfördelningsnyttor

Omfördelningsnyttor är nyttor som värderas i pengar i kalkylen, men som hämtas hem på annat sätt, till exempel genom bättre arbetsmiljö, ökad tillgänglighet, högre kvalitet, eller liknande. Nedan listas de som ingår i kalkylen.

 

1. Minskad tid på administration för producenter av information (genom bättre användargränssnitt) (nytta för regioner)

(59 % av den totala omfördelningsnyttan)

  • Antagande att administratörerna i HSA (som är 2 236 till antalet) kommer att minska tiden de lägger på att administrera i HSA med 25 % genom nytt admingränssnitt, vilket är 30 minuter per vecka, vilket blir 52 500 timmar per år för alla administratörer sammanlagt (vilket uppgår till 26 heltidstjänster).

  • Varje frigjord timme värderas till ca 300 kr.

Värdet av frigjord admintid blir 15 800 000 kr per år för regionerna från 2023 = 63 300 000 kr under kalkylperioden.

 

2. Minskade kostnader genom gemensam terminologi för regioner (nytta för regioner)

(30 % av den totala omfördelningsnyttan)

  • Antagande att varje medarbetare som jobbar med administration i regionerna kommer att spara en arbetstimme per år genom att få en gemensam terminologi och inte kalla samma sak för olika namn, eller olika saker för samma namn. 36 000 administratörer i regionerna = 36 000 timmar. Varje frigjord timme värderas till ca 300 kr.

Värdet av frigjord tid genom gemensam terminlogi blir 36 000 * 300 = 10 656 000 kr per år för regionerna från 2024 = 32 000 000 under kalkylperioden.

 

3. Minskad tid på administration för producenter i RGS katalog (nytta för regioner)

(10 % av den totala omfördelningsnyttan)

  • Om nya plattformen används frigörs all den tid som idag läggs på admin i RGS katalog.

  • Varje region RGS lägger cirka 8 timmar per vecka på att administrera i RGS katalog = 8 736 timmar per år nationellt.

  • Frigjord tid värderas till ca 300 kr.

Värdet av den frigjorda tiden för att inte behöva administrera i RGS katalog blir 2 600 000 kr per år för regionerna från 2023 = 10 500 000 kr under kalkylperioden.

 

4. Minskad tid på administration för producenter i Hitta och jämför vård (nytta för regioner)

(1 % av den totala omfördelningsnyttan)

  • Om nya plattformen används frigörs all den tid som idag läggs på admin i HJVs KKA (kontaktskortsadmin).

  • Regionerna lägger cirka 1 638 timmar per år på administration i KKA och Antagande att det kan minskas till 819 timmar per år.

  • Frigjord tid värderas till ca 300 kr.

Värdet av den frigjorda tiden för att inte behöva administrera i KKA blir 242 000 kr per år för regionerna från 2023 = 1 000 000 kr under kalkylperioden.

 

5. Minskade kostnader genom gemensam terminologi för Inera (nytta för Inera)

(0 % av den totala omfördelningsnyttan)

  • Antagande att varje medarbetare på Inera kommer att spara en arbetstimme per år genom att få en gemensam terminologi och inte kalla samma sak för olika namn, eller olika saker för samma namn. 300 medarbetare på Inera = 300 timmar. En timme värderas till ca 500 kr.

Värdet av frigjord tid genom gemensam terminologi blir 300 * 500 = 150 000 kr per år för Inera från 2024 = 500 000 under kalkylperioden.

Hela kalkylen

Nyttokalkylen i excel:

Effektkedja för kalkylen: