Logga in som ärendehanterare. Välj mottagning på startsidan. Välj kortet Mina ärenden.
Mina ärenden
Ärenden att hantera
I fliken Ärenden att hantera visas ärenden som är fördelade till ärendehanteraren och inte är avslutade.
Alla ärenden
Fliken Alla ärenden visar alla ärenden som hör till ärendehanteraren. Här visas alltså inkomna ärenden, fördelade ärenden och avslutade ärenden. Ärendena listas utifrån det datum som det skickades. Nya ärenden markeras med en blå cirkel, ärenden som inte hanterats inom handläggningstiden flaggas med en röd flagga.
Här går det också att filtrera ärenden via Status. Följande filtreringsmöjligheter finns:
Flaggad. Ärendet har inte hanterats inom mottagningens handläggningstid.
Tilldelad. Ärenden som tilldelats ärendehanteraren.
Ohanterad. Ärendet har inte hanterats av ärendehanteraren.
Delsvar ärendemottagare. Ärendemottagaren har fördelat ärendet till en ärendehanterare och samtidigt skickat ett delsvar till invånaren.
Delsvar ärendehanterare. Den ärendehanterare som ärendet har fördelats till har skickat ett delsvar till invånaren.
Motfråga till invånaren. Den ärendehanterare som ärendet har fördelats till har skickat en motfråga till invånaren.
Läst av invånaren. Ärendet har besvarats och invånaren har läst svaret.
Svar från invånaren. Invånaren har svarat på en motfråga i ärendet.
Fråga till invånaren. En ärendehanterare har skickat ett omvänt ärende med en fråga till en invånare.
Avslutad
Ej besvarat. Ärendet har avslutats utan svar från ärendehanteraren.
Besvarat. Ärendet har avslutats med svar från ärendehanteraren.
Svar läst. Ärendet har avslutats med svar från ärendehanteraren och invånaren har läst svaret.
Sök en invånares ärenden
I fliken Sök en invånares ärenden går det att söka fram en enskild invånares ärenden (som är fördelade till ärendehanteraren) och filtrera dem.
Följande filtreringsmöjligheter finns:
Följande vy visas när en enskild invånare sökts fram:
Äldre ärenden
För att se en invånares avslutade äldre ärenden, finns möjligheten att söka efter dessa. Ärendena visas på samma sätt som pågående ärenden. Det finns ingen datumbegränsning för äldre ärenden.
Besvara ärende
Klicka på det inkomna ärendet som ska besvaras. Följande detaljer i ärendet visas:
Vilken typ av ärende det rör
När ärendet skickades
Invånare: Namn, personnummer, kontaktuppgifter (mobiltelefon/telefon dagtid) som angetts i e-tjänsterna samt adress från befolkningsregistret.
Ärendetext: Uppgifterna som invånarna angett i formuläret.
Under rubriken Händelser längre ned på sidan visas historiken för ärendet.
Under rubriken Hantera ärendet kan ärendehanteraren göra följande:
Besvara ärendet. Svaret går till invånaren och ärendet avslutas.
Avsluta ärendet utan svar (fliken Besvara). Inget svar går till invånaren och ärendet avslutas. Ärendehanteraren måste ange skälet till att ärendet avslutas utan svar, exempelvis att invånaren kontaktat mottagningen på annat sätt. Anledningen visas inte för invånaren.
Delsvar. Invånaren får ett delsvar men ärendet avslutas inte.
Motfråga. Invånaren får en fråga att besvara, ärendet avslutas inte.
Omfördela. Ärendet omfördelas till en annan ärendehanterare.
Besvara ärendet
I fliken Besvara, kan man välja bland de färdiga svarsmallarna. Det är den lokala administratören som lägger till och redigerar mallarna för svarsalternativ. Välj ett färdigt svar genom att klicka på det. Texten hamnar i texteditorn under rubriken "Svar till invånare (ärendet avslutas)". Gör de önskade ändringarna i svaret. Det är möjligt att bifoga en fil i ärendet. Det går att bifoga filer av typerna PDF, PNG, JPG och GIF. Klicka på Besvara för att skicka svaret till invånaren.
Den signatur som visas efter svaret går att ändra i Inställningar. Manual för det finns här: Personliga inställningar som ärendehanterare.
Avsluta ärendet utan svar
För att avsluta ärendet utan svar, klicka på Avsluta utan svar.
Skicka delsvar
I fliken Delsvar kan man skicka ett delsvar till invånaren, utan att ärendet avslutas. Även här är det möjligt att välja ett färdigt delsvar. Det är den lokala administratören som lägger till och redigerar mallarna för delsvar. Välj ett färdigt svar genom att klicka på det. Texten hamnar i texteditorn under rubriken "Delsvar till invånaren (ärendet avslutas inte)". Gör de önskade ändringarna i svaret. Det är möjligt att bifoga en fil i ärendet. Det går att bifoga filer av typerna PDF, PNG, JPG och GIF.
Klicka på Skicka för att skicka svaret till invånaren. . Den signatur som visas efter delsvaret går att ändra i Inställningar. Manual för det finns här: Personliga inställningar som ärendehanterare.
Skicka en motfråga
I fliken Motfråga kan man skicka ett delsvar till invånaren, utan att ärendet avslutas. Även här är det möjligt att välja en färdig motfråga. Det är den lokala administratören som lägger till och redigerar mallarna för motfrågor. Välj en färdig fråga genom att klicka på den. Texten hamnar i texteditorn under rubriken "Motfråga till invånaren (ärendet avslutas inte)". Gör de önskade ändringarna i frågan. Det är möjligt att bifoga en fil i ärendet. Det går att bifoga filer av typerna PDF, PNG, JPG och GIF.
Klicka på Skicka för att skicka frågan till invånaren. Den signatur som visas efter motfrågan går att ändra i Inställningar. Manual för det finns här: Personliga inställningar som ärendehanterare.
Omfördela ärendet
I fliken Omfördela är det möjligt att fördela om ärendet till en annan ärendehanterare. Välj ärendehanterare i listan, ange vid behov en intern kommentar (visas inte för invånaren), och klicka på Omfördela.
Det är också möjligt att omfördela ärendet till en annan ärendehanterare med ett delsvar till invånaren. Klicka på Omfördela med delsvar.
Välj annan ärendehanterare och ange delsvaret till invånaren. Klicka på Omfördela med delsvar. Den signatur som visas efter delsvaret går att ändra i Inställningar. Manual för det finns här: Personliga inställningar som ärendehanterare.
Skicka ärende
I alla flikar är det möjligt att skicka ett ärende till invånare (omvänt ärendeflöde). Klicka på knappen Skicka ärende.
Därefter anges vilken mall det är som ska användas i utskicket. Det finns två olika typer av mallar:
Information - Ett invånarärende som inte går att besvara
Frågor - Ett invånarärende med tillhörande frågeformulär
Vid sidan av mallen visas det som mallen innehåller frågor eller information.
I nästa steg anges personnumret till den invånare som ärendet ska skickas till. Det går att skicka till flera invånare samtidigt, max 250st invånare per utskick.
Du anger invånare genom att antingen skriva in ett personnummer i sökfältet och klicka på Lägg till. Då lägger du till en invånare i taget. Eller så importeras personnummer från en fil. Möjliga filformat att importera för utskick är txt- och csv-filer.
Tillagda invånare hamnar på en lista nedanför. Information visas om den importerade filen innehåller personnummer som är felaktigt angivna eller om invånaren har en låst inloggning och därför inte kan ta emot ärendet.
Aviseringsinställningar visas för de invånare som är tillagda och kommer att få ärende skickat till sig. Om invånaren har aviseringar påslagna visas vilken avisering invånaren kommer att få (e-post/Mobiltelefon), alternativt om invånaren inte har någon avisering påslagen. Detta visas som gulmarkerade fält och benämningen Saknas vid aviseringsfältet.
Det är möjligt att ta bort de invånare som inte ska nås av utskicket, antingen alla på en gång eller per invånare.
I sista steget skickas ärendet till invånaren/invånarna som är tillagda i utskicket. Information (namn och personnummer) visas för alla mottagare av ärendet. Här finns möjlighet att ange ett meddelande till mottagarna samt bifoga en fil till ärendet. De format som går att bifoga är PDF, PNG, JPG och GIF.
Skicka ärende med frågor
Under rubriken Meddelande, välj mall för ärendet. Klicka sedan på Använd. Den här mallen innehåller frågor.
En instruktion visas för ärendehanteraren. Under rubriken Meddelandetexter kan ärendehanteraren välja mall för meddelandet. Mallen läggs in av den lokala administratören på mottagningen. Klicka på texten för att lägga till den. Det går också att ändra i texten och lägga till egen text i texteditorn under rubriken Meddelande. Under meddelandet visas de frågor som invånaren ska besvara. Klicka på rubriken Frågeformulär som skickas till invånaren för att se frågorna. Klicka på Skicka för att skicka ärendet.
En bekräftelse visas om att ärendet har skickats.
Skicka ärende med Information
Under rubriken Meddelande, välj mall för ärendet. Klicka sedan på Använd. Den här mallen innehåller endast information, inte frågor.
En instruktion visas för ärendehanteraren. Under rubriken Meddelandetexter kan ärendehanteraren välja mall för text i meddelandet. Texterna läggs in av den lokala administratören på mottagningen. Klicka på texterna för att lägga till dem. Det går också att ändra i texten och lägga till egen text i texteditorn under rubriken Meddelande. Klicka på Skicka för att skicka ärendet.
En bekräftelse visas om att ärendet har skickats.
