Sidjämförelse

Status på arbetet

Kort om tjänsten Säker digital kommunikation

Varje dag skickas mängder av information mellan aktörer i offentlig sektor, i handläggningen av ärenden och beslut. Ofta handlar det om sekretessklassad information som vårdplaner, behandlingsplaner, bedömningar av arbetsförmåga och utdrag ur belastningsregistret.

Fram till nu har personal fått använda en mängd olika kanaler, såsom fax, rekommenderad post, bud, vanlig post, invånaren som bud, personalen som bud, e-post, telefon, sms, och fysiska möten. Med SDK kan kommuner, regioner och statliga myndigheter utbyta känslig och sekretessklassad information digitalt på ett tryggt, enkelt och säkert sätt. Tjänsten bygger på en gemensam digital infrastruktur som kommuner, regioner och statliga myndigheter kan ansluta sina egna system till.

Under 2022 pågår ett införandeprojekt med syfte att ge stöd till de organisationer som vill ansluta till SDK. I september 2022 hade 20 procent av kommunerna på något sätt påbörjat arbetet för att ansluta till SDK, 67 procent av regionerna samt 70 procent av myndigheterna. Men ingen har hittills anslutit sig till produktionsmiljön eller börjat använda SDK i verksamheten. (Källa: inera.se).

Syfte med kalkylen

Syftet med kalkylen är att:

• Få ett material som kommunicerar nyttor och kostnader med SDK

• Ge en ökad förståelse för vinsterna med att använda SDK i olika delar i verksamheten

• Bidra till att öka anslutningstakten

Så gjordes kalkylen

En nyttoanalys genomfördes under hösten 2023 med stöd från Ineras metodik för nyttoanalyser. En grupp med representanter från en kommun, Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan och Inera deltog på en effektworkshop och en genomgång av effektkedjan. Därefter gjordes nytto- och kostnadsbeskrivningarna.

Beräkningarna av nyttorna och kostnader bygger i sin helhet på DIGGs Samhällsekonomiska kostnadsnyttoanalys för SDK (Samhällsekonomisk kostnadsnyttoanalys SDK | DIGG). I den gjordes ett omfattande arbete för att identifiera processer som lämpar sig för SDK samt för att samla in data för nyttor och kostnader. Arbetet gjordes i form av intervjuer under hösten 2021.

Jämförelsealternativ

I nyttoanalysen jämför vi två alternativ

• Att fortsätta som idag och utbyta information genom en mängd olika kanaler

• Att införa och använda SDK för att utbyta information

I nyttokalkylen jämför vi de två alternativen ovan inom de processer som DIGG identifierat och beskrivit i sin samhällsekonomiska kostnadsnyttoanalys för SDK (Samhällsekonomisk kostnadsnyttoanalys SDK | DIGG).

1. Extratjänst för arbetssökande i kommuner. När en arbetssökande får anställning eller praktik hos en kommun med ersättning från Arbetsförmedlingen utbyter kommunen och Arbetsförmedlingen en mängd information. I dagsläget utbyter handläggare på kommunen och Arbetsförmedlingen informationen via brev, eller med handläggaren som bud - ibland även via mejl.

2. Beslut om ersättning (Arbetsförmedlingen och Försäkringskassan). Personer som är med i Arbetsförmedlingens program kan få ersättning från Försäkringskassan. Det kan vara personer som är arbetssökande, studerar eller startar företag. För att Försäkringskassan ska besluta om ersättning behöver handläggare på Försäkringskassan och Arbetsförmedlingen kommunicera med varandra, men det får inte ringa varandra direkt utan behöver ringa via respektive myndighets kundcenter.

3. Inkomna samtal till Arbetsförmedlingens kundtjänst. I många ärenden är handläggare tvungna att ringa till Arbetsförmedlingens kundtjänst och sedan bli uppringda, som ett sätt att säkra att det är två myndigheter som pratar med varandra. Detta skulle inte behövas med SDK, eftersom det krävs en säker identifiering hos båda avsändare och mottagare.

4. Orosanmälningar enligt SoL-14. Offentliga aktörer ska anmäla misstanke om att barn far illa till socialtjänsten. Informationsutbytet för anmälan sker med fax, brev och telefon och ibland papperslappar - men framförallt fax.

5. Omhändertagande av person (LVU). När punga personer tas omhand behöver socialtjänst, polis, domstol, region, skatteverket kommunicera och idag finns inget gemensamt kommunikationssätt.

6. Informationsutbyte mellan kommunen och regionen - mottagande av remisser, medicinska diagnoser och behov av brytpunktssamtal. Fax används ofta, men även telefon och fysiska möten. Ibland även gemensamma verksamhetssystem.

   1. Mottagande av remisser. Detta kan handla om remisser från vårdcentralen om prover, som hemsjukvården sedan tar och skickar in till labbet på vårdcentralen, som sedan skickar tillbaka.

   2. Medicinska diagnoser. Hemsjukvården begär medicinsk diagnos, regionens läkare diagnostiserar och återkopplar.

   3. Brytpunktssamtal. Brytpunktssamtal hålls när all botande och bromsande behandling avslutas och vården övergår till palliativ vård. Samtalet är viktigt eftersom det ger patienten en möjlighet att besluta hur hon eller han vill ha det under den sista tiden. När det finns et sådant behov behöver hemsjukvården och läkare ha kontakt med varandra.

7. BUP:s kontakt med elevhälsan. Elevhälsan på kommunen och BUP på regionen har ofta kontakt. Här sker kommunikationen framförallt med brev och post, men även telefon och fysiska möten.

Effektkedjor

Nyttor

Nyttor som värderas i pengar

Frigjord tid för personal. När personal inte behöver skicka information med några av de ‘gamla’ kanalerna utan istället kan använda SDK, går det mycket snabbare för dem att skicka meddelanden. De gamla kanalerna förde alla med sig olika typer av tidskrävande arbete. Några axplock:

• Ringa och vänta i andra organisationers telefonköer

• Ringa eller SMS:a personer som inte är tillgängliga

• Administrera post, rekommenderad post och fax

• Leta efter adresser till en viss person och ringa för att kontrollera att de stämmer. Med de gamla kanalerna behövde personalen underhålla listor, använda google och även ringa och kontroller om uppgifterna stämmer - med SDK skickar man istället till en funktion istället för en person. Detta blir en extra stor nytta för de som sällan kommunicerar.

Minskade kostnader för andra sätt att framföra meddelanden. När organisationer använder SDK behöver de inte längre betala för andra sätt att framföra meddelanden, exempelvis för porto eller bud, faxmaskiner, etc.

Frigjord tid för invånare. Invånare behöver inte lägga tid på att ringa till olika organisationer och vänta i telefonkö för att försöka ta reda på status i sitt ärende.

Nyttor som inte värderas i pengar

Ökad trygghet för invånare genom kortare väntan. När personal inte behöver skicka information med några av de ‘gamla’ kanalerna utan istället kan använda SDK, kan de snabbare utbyta information med varandra och därmed snabbare komma framåt i handläggningen av ärendena. Det innebär att invånare i sin tur inte väntar lika länga på beslut och besked i sina ärenden. De behöver de inte oroa sig lika länge för vilket besked de ska få eller när de ska få besked.

Ökad trygghet för invånare genom ökad säkerhet. När personal använder SDK för att kommunicera om invånare kan ingen obehörig läsa informationen, och meddelandena kommer fram till mottagaren. När invånare vet om att deras information skickas säkert känner de en ökad trygghet, jämfört med hur de känner för de kommunikationsvägar som används idag. Bland annat kommer invånare inte längre behöva agera som bud mellan organisationer.

Minskade samhällskostnader för långa ledtider. Att hanteringen av ärenden går snabbare leder till en mängd nyttor för de enskilda individer som berörs och för samhället i stort. Exakt vilka nyttorna är beror på vilket ärende det är som handläggs. Ett exempel är att invånare snabbare kan börja en utbildningar eller påbörja ett arbete istället för att vara arbetslösa, när de snabbare får besked..

Ökat välstånd genom ökat förtroende för myndigheter och samarbetet mellan dem. När invånare snabbare får besked i sina ärenden och märker att myndigheterna samarbetar - exempelvis genom att de inte behöver upprepa samma information vid olika möten eftersom personalen kommunicerar med varandra via SDK - ökar deras förtroende för myndigheter och samarbetet mellan dem. Ett högt förtroende för myndigheter medför många nyttor såsom ökad välstånd i samhället (Förtroende för staten. Förvaltningspolitiska utvecklingsområden och prioriteringar 2017–2018 (statskontoret.se).

Ökad trygghet för personal. När personal använder SDK för att kommunicera kan ingen obehörig läsa informationen, och meddelanden kommer fram till mottagaren. När personalen vet att de gör rätt och att de följer lagarna för hantering av känslig information och personuppgifter, känner de en ökad trygghet i sitt arbete.

Ökad säkerhet. När meddelanden skickas med SDK kan ingen obehörig läsa dem, och de kommer garanterat fram till mottagaren.

Minskad klimatpåverkan. När meddelanden som annars skulle ha skickats med post, rekommenderad post eller bud skickas med SDK, minskar koldioxidutsläppen från transporter.

Kostnader

Kostnad för tjänsten SDK. Fram till 30/9 2023 finansieras tjänsten av statliga medel och är kostnadsfri för regioner, kommuner och myndigheter att starta upp och abonnera på.

Kostnader för anpassningar av system. Organisationer som ansluter till SDK behöver göra en mängd anpassningar och investeringar.

Kostnad för teknik för att skicka och ta emot information. Varje organisation behöver själv införskaffa den IT-lösning de vill använda för att skicka och ta emot meddelanden genom SDK. Detta kan göras antingen genom egenutveckling av de befintliga IT-systemen eller genom att upphandla system på marknaden. DIGG uppskattade kostnaderna för hyrlicens till:

Tidsåtgång för förberedande arbete. Organisationer som ansluter till SDK behöver göra en hel del förberedande arbete. De behöver:

• identifiera vilka informationsutbyten de har med andra organisationer, som de vill använda SDK till.

• sätta upp ett systematiskt informationssäkerhetsarbete som lever upp till kraven hos SDK

• sätta upp arbetssätt som lever upp till informationssäkerhetskraven

Tidsåtgång för löpande arbete. Organisationer behöver löpande lägga tid på informationssäkerhetsarbete.

Risker och hinder

Kostnader för SDK men ingen nytta genom få anslutningar. Detta skulle kunna hända om få ansluter sig till SDK. En faktor som ökar risken för få anslutningar är att SDK ställer höga krav på förmågorna hos organisationerna som ska ansluta, något som kan vara svårt för alla att uppnå. Det skulle också kunna bli en negativ spiral där många avvaktar med att ansluta, och allt fler tvingas använda andra digitala kanaler istället så att det skapas inlåsningseffekter.

Ett exempel på hinder för Försäkringskassan: I SDK saknas möjlighet till kommunikation mellan två individer, vilket exempelvis krävs för att Försäkringskassan ska kunna koppla det till sitt ärendehanteringssystem. Det innebär att Försäkringskassan inte får ut den fulla nyttan som de skulle kunna få ut om det var möjligt, utan personalen behöver arbeta i olika system.

Ökad osäkerhet. Även om meddelandena som skickas med SDK kommer fram och inte kan läsas av obehöriga, är det möjligt att använda SDK på ett osäkert sätt. Exempelvis om:

• Bristande rutiner. Säkerheten kan öka om personalen använder SDK på felaktiva sätt. Exempelvis om:

  • Personalen glömmer att pröva om de har rätt att dela informationen och skickar information de inte borde skicka.

  • Personalen skickar information som invånaren inte samtyckt till.

  • Personalen skickar information om personer med skyddad identitet.

• Bristande funktionalitet. Personal behöver spara ner information och bilagor från SDK på datorn för att föra över den till andra system.

Dessa risker ska förebyggas genom rutiner och regelverk samt kontroller inom federationen.

Tidskrävande adressbok. Om adressboken har för många eller för få adresser kan det kräva mycket tid från personalen att hitta rätt. Det finns också en risk att organisationer beskriver adresserna fel, så att fel meddelanden skickas till fel ställen.

Dessa risker ska förebyggas genom rutiner och regelverk samt kontroller inom federationen.