Säker digital kommunikation

Hitta på sidan

Bakgrund

Säkrare och snabbare kommunikation

Med Säker digital kommunikation (SDK) kommuner, regioner och statliga myndigheter utbyta känslig och sekretessklassad information digitalt på ett tryggt, enkelt och säkert sätt. SDK kan ersätta tidsödande och ibland osäkra kanaler som telefon, fax, post och bud. Enligt en enkät som SKR gjorde med 172 respondenter i kommuner och regioner 2016, är bristande säkerhet samt tidsödande arbete med dagens kanaler de främsta skälen till att byta till SDK (SKR, 2016).

Sedan 1 mars 2022 har det varit möjligt att ansluta till SDK, och SKR, Inera och Adda erbjuder ett brett införandestöd. Från och med hösten 2023 kommer DIGG tillhandahålla infrastrukturen.

Syfte med kalkylen

Syftet med kalkylen är att:

• Få ett material som kommunicerar nyttor och kostnader med SDK

• Ge en ökad förståelse för nyttorna med att använda SDK i olika delar i verksamheten

• Bidra till att öka anslutningstakten

Metod

Perspektiv. Nyttoanalysen, där nyttor och kostnader beskrivs, är gjord från ett samhällsperspektiv och förväntas gälla hela Sverige. Nyttokalkylen, där nyttor och kostnader värderats i pengar i den mån det går, är gjord avgränsad till Sigtuna kommun.

Typ av kalkyl. Nyttokalkylen värderar nyttor och kostnader i pengar. Nyttor och kostnader som av olika skäl inte värderats i pengar, beskrivs också.

Tidshorisont. Nyttokalkylen är beräknad över sex år.

Diskontering och prisjustering. I nyttokalkylen tillämpas en diskonteringsränta på 3 % i enlighet med Tandvård- och läkemedelsförmånsverkets rekommendation för ekonomiska analyser. Priserna är justerade till 2021 års prisnivå.

Finansiell nytta och omfördelningsnytta. För de nyttor som värderats i pengar finns två nyttokategorier. Finansiella nyttor är nyttor som realiseras i pengar, i form av besparingar eller intäkter. Omfördelningsnyttor är nyttor som värderas i pengar i kalkylen men som realiseras och mäts på något annat sätt. Till exempel är frigjord tid en omfördelningsnytta när den inte används för att minska personalkostnader, utan istället omfördelas så att personaler kan göra andra saker än de gjorde tidigare.

Bedömning av osäkerhet. En enklare bedömning av osäkerheten har gjorts i kalkylen. Den har gjorts genom att förändra utvalda värden i kalkylen för att få en uppfattning om hur nyttor och kostnader faller ut i det sämsta tänkbara scenariot och i det bästa tänkbara scenariot.

Så togs kalkylen fram. Nyttoanalysen genomfördes under hösten 2022 med stöd från Ineras metodik för nyttoanalyser. En grupp med representanter från en kommun, en region, Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan och Inera deltog på en effektworkshop och en genomgång av effektkedjan. Därefter gjordes nytto- och kostnadsbeskrivningarna. Beräkningarna av nyttor och kostnader har sedan arbetats fram med hjälp av en mängd underlag, dessa listas under Referenser.

Nyttoanalys

Jämförelsealternativ

I nyttoanalysen jämför vi två alternativ:

• Att fortsätta som idag och utbyta information genom en mängd olika kanaler, exempelvis fax, post, rekommenderad post, bud av olika slag (inklusive invånaren själv), fysiska möten, telefon och e-post.

• Att införa och använda SDK för att utbyta information: personalen skickar meddelanden från en fristående klient eller en integrerad applikation i verksamhetssystemet, via SDK.

Effektkedjor

Klicka på filen och sedan på molnet med pilen uppe i högra hörnet för att ladda ner.

Open

Nyttor

Nyttor som värderas i pengar

Frigjord tid för personal. När personal inte behöver skicka information med några av de ‘gamla’ kanalerna utan istället kan använda SDK, går det mycket snabbare för dem att skicka meddelanden. De gamla kanalerna förde alla med sig olika typer av tidskrävande arbete. Några axplock:

• Ringa och vänta i andra organisationers telefonköer

• Ringa eller SMS:a personer som inte är tillgängliga

• Administrera post, rekommenderad post och fax

• Leta efter adresser till en viss person och ringa för att kontrollera att de stämmer. Med de gamla kanalerna behövde personalen underhålla listor, använda google och även ringa och kontroller om uppgifterna stämmer - med SDK skickar man istället till en funktion istället för en person. Detta blir en extra stor nytta för de som sällan kommunicerar.

Minskade kostnader för andra sätt att framföra meddelanden. När organisationer använder SDK behöver de inte längre betala för andra sätt att framföra meddelanden, exempelvis för porto eller bud, faxmaskiner, etc.

Nyttor som inte värderas i pengar

Frigjord tid för invånare. Invånare behöver inte lägga tid på att ringa till olika organisationer och vänta i telefonkö för att försöka ta reda på status i sitt ärende.

Ökad trygghet för invånare genom kortare väntan. När personal inte behöver skicka information med några av de ‘gamla’ kanalerna utan istället kan använda SDK, kan de snabbare utbyta information med varandra och därmed snabbare komma framåt i handläggningen av ärendena. Det innebär att invånare i sin tur inte väntar lika länga på beslut och besked i sina ärenden. De behöver de inte oroa sig lika länge för vilket besked de ska få eller när de ska få besked.

Ökad trygghet för invånare genom ökad säkerhet. När personal använder SDK för att kommunicera om invånare kan ingen obehörig läsa informationen, och meddelandena kommer fram till mottagaren. När invånare vet om att deras information skickas säkert känner de en ökad trygghet, jämfört med hur de känner för de kommunikationsvägar som används idag. Bland annat kommer invånare inte längre behöva agera som bud mellan organisationer.

Minskade samhällskostnader för långa ledtider. Att hanteringen av ärenden går snabbare leder till en mängd nyttor för de enskilda individer som berörs och för samhället i stort. Exakt vilka nyttorna är beror på vilket ärende det är som handläggs. Ett exempel är att invånare snabbare kan börja en utbildningar eller påbörja ett arbete istället för att vara arbetslösa, när de snabbare får besked.

Minskade samhällskostnader genom ökat förtroende för myndigheter och samarbetet mellan dem. När invånare snabbare får besked i sina ärenden och märker att myndigheterna samarbetar - exempelvis genom att de inte behöver upprepa samma information vid olika möten eftersom personalen kommunicerar med varandra via SDK - ökar deras förtroende för myndigheter och samarbetet mellan dem. Ett högt förtroende för myndigheter medför många nyttor såsom ökad välstånd i samhället (Förtroende för staten. Förvaltningspolitiska utvecklingsområden och prioriteringar 2017–2018 (statskontoret.se).

Ökad trygghet för personal. När personal använder SDK för att kommunicera kan ingen obehörig läsa informationen, och meddelanden kommer fram till mottagaren. När personalen vet att de gör rätt och att de följer lagarna för hantering av känslig information och personuppgifter, känner de en ökad trygghet i sitt arbete.

Ökad säkerhet. När meddelanden skickas med SDK kan ingen obehörig läsa dem, och de kommer garanterat fram till mottagaren.

Minskad klimatpåverkan. När meddelanden som annars skulle ha skickats med post, rekommenderad post eller bud skickas med SDK, minskar koldioxidutsläppen från transporter.

Kostnader

Kostnaderna påverkas av flera faktorer
De investeringar och kostnader som krävs för att förverkliga de nyttor som identifierats kommer att se olika ut för olika organisationer. Kostnaderna påverkas bland annat av:

• Hur stor organisationen är.

• Hur mycket förarbete som redan är gjort i organisationen och hur mycket som är kvar.

• Om organisationen vill utveckla en egen teknisk lösning eller köpa på marknaden.

Om organisationen köper en teknisk lösning på marknaden, påverkas priset av:

• Om den köper molntjänst eller ha en egen installation (så kallad “on prem”)

• Om den har meddelandeklienten sedan tidigare eller behöver köpa den.

Lista över kostnader inom olika områden
Nedan listas de generella kostnader som identifierats inom olika områden.

Teknik

• Upphandling av tekniska lösningar (uppstartskostnad)

• Installation och anpassning av tekniska lösningar (uppstartskostnad)

• Eventuellt införskaffa IdP och behörighetskatalog (uppstartskostnad)

• Eventuellt konsultstöd i anslutningsprocessen (uppstartskostnad)

• Eventuell abonnemangskostnad för SDK (löpande)

• Löpande kostnader för meddelandeklient och meddelandetjänst (löpande)

• Löpande kostnad för accesspunkt (löpande)
  
  

Verksamhet

• Identifiera informationsutbyten (uppstartskostnad)

• Sätta upp arbetssätt (uppstartskostnad)

• Sätta upp adressbok (uppstartskostnad)

• Hålla adressboken uppdaterad (löpande)
  
  

Informationssäkerhet

• Sätta upp eller anpassa systematiskt informationssäkerhetsarbete. (uppstartskostnad)

• Löpande informationssäkerhetsarbete.
  
  

Övergripande

• Koordinator / projektledare / verksamhetsutvecklare (uppstartskostnad)

• Referensgrupp (uppstartskostnad)

• Eventuellt extra strategiskt arbete i ledningsgrupper (uppstartskostnad)

• Löpande förvaltningsarbete (teknik, verksamhet och informationssäkerhet)

Risker och hinder

Kostnader för SDK men ingen nytta genom få anslutningar. Detta skulle kunna hända om få ansluter sig till SDK. En faktor som ökar risken för få anslutningar är att SDK ställer höga krav på förmågorna hos organisationerna som ska ansluta, något som kan vara svårt för alla att uppnå. Det skulle också kunna bli en negativ spiral där många avvaktar med att ansluta, och allt fler tvingas använda andra digitala kanaler istället så att det skapas inlåsningseffekter.

Ett exempel på hinder för Försäkringskassan: I SDK saknas möjlighet till kommunikation mellan två individer, vilket exempelvis krävs för att Försäkringskassan ska kunna koppla det till sitt ärendehanteringssystem. Det innebär att Försäkringskassan inte får ut den fulla nyttan som de skulle kunna få ut om det var möjligt, utan personalen behöver arbeta i olika system.

Ökad osäkerhet. Även om meddelandena som skickas med SDK kommer fram och inte kan läsas av obehöriga, är det möjligt att använda SDK på ett osäkert sätt. Exempelvis om:

• Bristande rutiner. Säkerheten kan öka om personalen använder SDK på felaktiva sätt. Exempelvis om:

  • Personalen glömmer att pröva om de har rätt att dela informationen och skickar information de inte borde skicka.

  • Personalen skickar information som invånaren inte samtyckt till.

  • Personalen skickar information om personer med skyddad identitet.

• Bristande funktionalitet. Personal behöver spara ner information och bilagor från SDK på datorn för att föra över den till andra system.

Dessa risker ska förebyggas genom rutiner och regelverk samt kontroller inom federationen.

Tidskrävande adressbok. Om adressboken har för många eller för få adresser kan det kräva mycket tid från personalen att hitta rätt. Det finns också en risk att organisationer beskriver adresserna fel, så att fel meddelanden skickas till fel ställen.

Dessa risker ska förebyggas genom rutiner och regelverk samt kontroller inom federationen.

En tidig nyttokalkyl för Sigtuna kommun

Resultat

Vi har gjort en nyttokalkyl utifrån analysen ovan tillsammans med Sigtuna kommun, som visar nyttor och kostnader för Sigtuna kommun och dess invånare.

I resultatet finns alla kostnader med, men Sigtuna har än så länge bara testat att lista några av de processer som de tror att de kan använda SDK till. Nyttan förväntas bli större desto fler processer som kommunen använder SDK i.

Resultatet visar att bara för de informationsutbyten som Sigtuna kartlagt, förväntas nyttorna överstiga kostnaderna redan från år 3. Nyttan består till största del av omfördelningsnytta i form av frigjord tid för personal, samt av kvalitetsnyttor i form av ökad trygghet för invånare och personal.

Open

Open

Styrkor och svagheter med kalkylen för Sigtuna kommun

Styrkor:

• Representanter från kommuner, regioner och myndigheter varit delaktiga i arbetet med nyttoanalysen. Beräkningarna har sedan gjorts tillsammans med Sigtuna kommun.

• Det har funnits flera omfattande underlag som använts i analysen (se referenser nedan).

Svagheter

• Det finns många och viktiga nyttor som inte värderats i pengar, vilket innebär att de nyttor som värderats i pengar bara representerar en liten del av alla nyttor.

• Kostnaderna i kalkylen för Sigtuna kommun är heltäckande, medan storleken på nyttorna bygger på de processer som Sigtuna kommun identifierat - och dessa är än så länge bara en liten del av alla processer som Sigtuna kommun ser att de skulle kunna använda SDK i. Så hela den potentiella nyttan är inte med.

• Många antaganden gjorts vad gäller tidsåtgång och kostnader för olika arbetsmoment.

Beräkningar i Excel (inklusive mall att räkna i och filmstöd)

Beräkningarna för Sigtuna kommun

Klicka på molnet med pilen uppe i högra hörnet för att ladda ner filen.

Open

Excelmall för egna beräkningar

I mallen nedan kan ni testa att fylla i era egna värden istället för Sigtunas för att se vad resultatet skulle kunna bli för er egen organisation.

Klicka på molnet med pilen uppe i högra hörnet för att ladda ner filen.

Open

Filmer om excelmallen

Ta gärna hjälp av våra filmer där vi går igenom mallen tillsammans med Sigtuna kommun:

Referenser

Följande underlag har använts för nyttoanalysen och nyttokalkylen.

• DIGG, “Samhällsekonomisk kostnadsnyttoanalys SDK”, 2002 Samhällsekonomisk kostnadsnyttoanalys SDK | DIGG (PDF)

• SKR, Säker digital meddelandhantering mellan myndigheter- Nuläges- behov- och marknadsanalys, 2016 (PDF)

• Örebro kommun, Säker Digital Kommunikation (SDK), införande och anslutning för Örebro Kommun, 2020 (PDF)

• Värmdö kommun, Processgenomlysning SDK, 2021 (Excel)

• Inera, Workshop- hitta effekterna, 2022 (Miro)