Digitalt möte
- Amanda Sundberg
Se filmen där nyttokalkylen för Digitalt möte presenteras (17 min)
Den 6 december 2023 berättade Övertorneås Aina Bleikvassli om nyttorna med att använda Digitalt möte för en liten kommun med stora avstånd. Investeringen lönade sig redan första året.
Nyttokalkyl för Digitalt möte
Hitta på sidan
Bakgrund
Säkra digitala möten för att hantera känslig information
Digitalt möte är en videomötestjänst som är särskilt utvecklad för möten där känslig information hanteras mellan invånare och personal i offentlig verksamhet, som exempelvis läkare, psykologer, jurister eller socialsekreterare. Tjänstens videomöten kan användas för kontakt mellan verksamhet och invånare, och även inom verksamheten.
Mötena uppfyller de säkerhetskrav som regioner och kommuner ställer på möten där känsliga personuppgifter hanteras. Alla mötesdeltagare måste identifiera sig med e-legitimation och all kommunikation som förmedlas under mötena krypteras. Det är en garanti för att rätt personer, med rätt behörighet, deltar i mötet och att inga känsliga uppgifter kommer på avvägar.
Andra tjänster som Skype, Teams och Facetime, kan ha krypterad överföring, men saknar ofta stark autentisering som krävs för att hantera känsliga personuppgifter. Därför är Digitalt möte ett mycket säkrare alternativ.
Syfte med analysen/kalkylen
Att få ett tydligt material om nyttorna med Digitalt möte.
Metod
Perspektiv. Kalkylen har ett samhällsperspektiv. Nyttorna och kostnaderna som beskrivs har identifierats som att de skulle kunna gälla varsomhelst i Sverige. Men beräkningarna gäller Övertorneå kommun.
Typ av kalkyl. Nyttokalkylen värderar nyttor och kostnader i pengar. Nyttor och kostnader som av olika skäl inte värderats i pengar, beskrivs också.
Tidshorisont. Nyttokalkylen är beräknad över sex år.
Diskontering och prisjustering. I nyttokalkylen tillämpas en diskonteringsränta på 3 % i enlighet med Tandvård- och läkemedelsförmånsverkets rekommendation för ekonomiska analyser. Priserna är inte helt justerade - men de flesta använder 2021 eller 2022 års prisnivå.
Finansiell nytta och omfördelningsnytta. För de nyttor som värderats i pengar finns två nyttokategorier. Finansiella nyttor är nyttor som realiseras i pengar, i form av besparingar eller intäkter. Omfördelningsnyttor är nyttor som värderas i pengar i kalkylen men som realiseras och mäts på något annat sätt. Till exempel är frigjord tid en omfördelningsnytta när den inte används för att minska personalkostnader, utan istället omfördelas så att personaler kan göra andra saker än de gjorde tidigare.
Bedömning av osäkerhet. En enklare bedömning av osäkerheten har gjorts i kalkylen. Den har gjorts genom att förändra utvalda värden i kalkylen för att få en uppfattning om hur nyttor och kostnader faller ut i det sämsta tänkbara scenariot och i det bästa tänkbara scenariot.
Så togs kalkylen fram. Kalkylen togs fram med hjälp av Ineras modell för nyttokalkyler. Representanter från Inera, Region Stockholm och Övertorneå kommun deltog i arbetet under hösten 2022.
Nyttoanalys
Jämförelsealternativ
Att organisationen använder fysiska möten, telefon och telefonkonferenser för möten för att prata om säkerhetsklassad information, som personuppgifter eller patientuppgifter. Organisationen använder kanske även teams, skype eller zoom, men inte för möten där de pratar om säkerhetsklassad information.
Att organisationen använder fysiska möten, telefon och telefonkonferenser, men också Digitalt möte när det är lämpligt, för att prata om säkerhetsklassad information som personuppgifter och patientuppgifter.
Effektkedja
Nyttor
Nyttor som värderats i pengar
Frigjord tid för personal som inte behöver resa till möten. När personal har möten digitalt istället för fysiskt behöver de inte resa till mötena. Det frigör tid för personalen.
Minskade kostnader för resor i organisationen. När personal har möten digitalt istället för fysiskt behöver de inte resa till mötena. Det sparar organisationen kostnader som de annars skulle ha haft för resor.
Minskade kostnader för invånare som inte behöver resa till möten. När invånare har möten digitalt istället för fysiskt behöver de inte resa till möten. Det minskar invånarnas kostnader för resor.
Nyttor som inte värderas i pengar
Bättre hälsa för invånare. Möjligheten till digitala möten kan göra att personer som kanske inte annars skulle ha sökt hjälp gör det. Hjälpen de får kan göra att de mår bättre och får en bättre hälsa.
Bättre beslut. I de fall digitala möten ersätter telefon eller telefonkonferens, kan mötesdeltagarna se varandra och kan titta på samma dokument och underlag. Det gör att det finns bättre underlag för beslut, vilket också kan leda till att bättre beslut fattas.
Frigjord tid för invånare som inte behöver resa till möten. När invånare har möten digitalt istället för fysiskt behöver de inte resa till möten. Det frigör tid för invånarna.
Minskade kostnader för färdtjänst för organisationen. När invånare inte behöver resa till möten i lika hög utsträckning, minskar behovet av färdtjänst - vilket kan minska kostnaderna för färdtjänst i regionerna.
Ökad säkerhet. När de digitala mötena är säkra, minskar risken att information hamnar i fel händer.
Ökat förtroende för organisationen. Personalen kan tala om för invånarna att mötet är säkert trots att det är digitalt, vilket kan öka invånarnas förtroende för organisationen.
Ökad trygghet för personal - genom säkerhet. När personalen vet att mötet är säkert, behöver de inte oroa sig för att de ska råka röja säkerhetsklassade uppgifter, så som de är om de har möten i andra digitala mötestjänster som Teams eller Zoom.
Ökad trygghet för personal - minskat resande. När personalen inte behöver resa lika mycket, slipper den stress eller oro som resande kan orsaka. Om de inte behöver köra lika mycket bil, exempelvis, behöver de inte oroa sig för saker som mörkerkörning, vilt, halka och besvärliga trafiksituationer. Undviker de andra färdsätt så undviker de kanske stressmoment som sena bussar och tåg eller trängsel.
Ökad trygghet för närstående. Att ha digitala möten kan möjliggöra för närstående att delta på möten som de annars inte skulle kunnat vara med på - de kanske arbetar eller bor långt bort eller inte har möjlighet att ta sig fysiskt till mötet av andra skäl. När de kan vara med på möten i högre utsträckning kan de exempelvis få veta vad som händer med deras närstående, vilka beslut som fattas, vilket bistånd som ges och på vilka grunder. De får både information och möjlighet att vara delaktiga, vilket ökar deras trygghet.
Ökad trygghet/minskad stress för invånare. Säkra digitala möten kan bidra till ökad trygghet för invånare på flera sätt:
Personer som känner obehag av att röra sig i samhället eller träffas fysiskt, kan känna en större trygghet när de kan träffas digitalt.
När invånare inte behöver lägga någon restid, har det mer tid till det som de annars har tänkt göra. Många invånare upplever att de ha mycket att göra på vardagarna och för många kan resa till ett möte med kommun, region eller myndighet skapa stress och kräva att de planerar om sin tid. Nyttan kan bli extra stor för invånare med många vårdkontakter.
Med digitala möten kan vissa professioner delta på distans, så att exempelvis bara en person kommer hem till invånaren. Det kan öka tryggheten för invånaren att få besök av en person istället för många.
Minskat lidande för invånare. Med hjälp av digitala möten kan fler patienter få en nära vård - exempelvis på boendet eller i hemmet - genom att exempelvis en sjuksköterska konsulterar en läkare digitalt, istället för att patienten behöver resa till läkaren. De slipper då det obehag eller lidande som resan skulle ha inneburit.
Minskade kostnader för färdtjänst. När fler invånare kan ha möten utan att behöva resa, minskar behovet av färdtjänst så att färre chaufförer och kanske färre bilar behövs på sikt. Därmed minskar kostnaderna för färdtjänst för den organisation som ansvarar för den.
Minskad klimatpåverkan. När färre människor reser, minskar koldioxidutsläppen.
Minskad smittspridning. När färre människor reser och ses fysiskt, minskar risken för smittspridning.
Kostnader
Kostnader som värderats i pengar
Uppstartskostnad till Inera
Löpande kostnad för tjänsten Digitala möten
Tidsåtgång för införande och utbildning
Tidsåtgång för förvaltning av tjänsten
Kostnader som inte värderats i pengar
Koldioxidutsläpp. för serverdrift och hårdvara.
Ökad stress för användare. Vissa aspekter av digitalt möte kan skapa en ökad stress för användarna, jämfört med om mötena varit fysiska eller på telefon.
Tekniska moment. För vissa grupper kan det kännas besvärligt att använda en digital tjänst, och moment som inloggning kan skapa stress för både invånare och personal som kanske inte skulle ha uppstått om mötet varit fysiskt.
Förvirrande. Idag finns många digitala mötestjänster och det kan vara svårt för användare att hitta rätt mötestjänst och försöka förstå skillnaderna.
Hinder i nyttorealiseringen
Kan inte användas av alla. Digitalt möte är svårt att använda för personer som använder tekniska hjälpmedel. Det gör att de möjliga nyttorna från användningen av Digitalt möte inte kan realiseras för de personerna.
Resultat - ett exempel från Övertorneå kommun
När vi värderat några av nyttorna och kostnaderna i pengar får vi ett resultat där nyttornas värde överstiger kostnadernas.
Beräkningarna i excel
Klicka på filen nedan och sedan på ikonen med ett moln och en pil i övre högra hörnet.
Mall för nyttokalkyl för Digitalt möte
Vi har skapat en mall utifrån Övertorneås kalkyl ovan, som du kan använda för att uppskatta nyttor och kostnader för din egen organisation.
Klicka på filen nedan och sedan på ikonen med ett moln och en pil i övre högra hörnet.
