Ska du eller din organisation ta fram en nyttokalkyl, och undrar hur ni ska gå till väga? Genom den praktiska guiden får ni stöd och kan arbeta systematiskt för att ta fram nyttokalkyler.
Hitta på sidan
| Innehållsförteckning | ||||
|---|---|---|---|---|
|
Vad är en nyttokalkyl, och vad kan vi ha den till?
Nyttokalkylen är ett verktyg som kan hjälpa er att förstå vilka nyttor ni förväntar er med en förändring och hur stora de är i förhållande till kostnaderna. Förståelsen ni får hjälper er att fatta bra beslut och göra goda vägval när ni ska genomföra er förändring.
Nyttokalkyl - en kalkyl över nyttor och kostnader
En nyttokalkyl är en systematisk värdering av nyttor och kostnader med en förändring i pengar. Den presenteras också tillsammans med nyttor och kostnader som inte värderats i pengar. Nyttor som inte värderas i pengar kan vara kvalitetsnyttor, som ökad trygghet.
Nyttokalkylen stödjer arbetet med att realisera nyttor
Nyttokalkylen är ett verktyg i arbetet med nyttorealisering, det vill säga i ett aktivt och systematiskt arbete för att säkerställa och optimera nyttan från förändringar. Ta med fördel fram nyttokalkylen i en tidig fas i er förändringsresa. Den hjälper er att förstå vilka nyttor ni kan förvänta er från er förändring, och vad som är viktigt för att ni ska göra dem verkliga. Sedan har ni hjälp och stöd från det arbete ni gjort med nyttokalkylen när ni ska fatta beslut, planera, genomföra och följa upp.
Ta fram nyttokalkylen i 9 steg
För att ta fram en nyttokalkyl behöver man arbeta i flera steg. I varje steg gör ni någonting som blir en byggsten för nästa steg. På så sätt kan ni på ett systematiskt sätt arbeta er framåt till en färdig nyttokalkyl. Bilden nedan sammanfattar de 9 stegen.
1. Formulera alternativen
2. Hitta effekterna
3. Rita en effektkedja
och hitta nyttorna
4. Beskriv nyttor och risker
5. Sortera nyttorna
6. Formulera frågor
7. Samla data för nyttor och kostnader
8. Räkna
9. Dokumentera,
presentera
'
Tänk på de 9 stegen som tre faser
De 9 stegen kan delas in i tre faser. I den första fasen lägger ni grunden för allt arbete ni ska göra, genom att tydligt formulera vilka alternativ ni jämför. I den andra fasen arbetar ni med att analysera nyttorna ni förväntar er, utan att sätta siffror på dem. Resultatet blir en nyttoanalys. I den tredje fasen bygger ni vidare på nyttoanalysen genom att sätta siffror på nyttor och kostnaderna. Resultatet blir en nyttokalkyl.
Lägg grunden
1. Formulera alternativen
-20210830-192546.png?version=1&modificationDate=1650449433622&cacheVersion=1&api=v2&width=102)
Gör en nytto-analys
2. Hitta effekterna
-20220312-170030.png?version=1&modificationDate=1650449433633&cacheVersion=1&api=v2&width=204)
3. Rita en effektkedja och hitta nyttorna
4. Beskriv nyttor och risker
Gör en nytto-kalkyl
5. Sortera nyttorna
-20210830-192255.png?version=1&modificationDate=1650449433706&cacheVersion=1&api=v2&width=102)
6. Formulera frågor
7. Samla data för nyttor och kostnader
-20220312-170030.png?version=1&modificationDate=1650449433716&cacheVersion=1&api=v2)
8. Räkna
9. Dokumentera, presentera
Vad ingår i de olika stegen?
Nedan hittar du övergripande beskrivningar av varje steg i arbetet med nyttokalkylen. För varje steg finns detaljerad information, om du klickar på länken “läs mer”.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
. Formulera alternativen
Formulera alternativen som ligger till grund för nyttokalkylen. Det ena alternativet är den förändring ni vill räkna på i nyttokalkylen. Det andra alternativet är oftast att fortsätta bedriva verksamheten på samma sätt som ni gör idag.
1
2
3
4
5
7
8
9
2. Hitta effekterna
Lista de positiva och negativa effekter som ni kan tänka er och för vilka intressenter ni tror att de uppstår.
1
2
3
4
5
6
7
9
3. Rita en effektkedja och hitta nyttorna
Rita en effektkedja som visar hur er förändring leder till effekterna ni hittat och hur effekterna i sin tur är kopplade till era verksamhetsmål. Genom effektkedjan kan ni hitta nyttorna - mätbara förändringar som uppfattas som positiva av en eller flera intressenter och som bidrar till ett eller flera verksamhetsmål
1
2
3
4
5
6
7
8
4. Beskriv nyttor och risker
Med stöd av effektkedjan kan ni identifiera vilka av effekterna som är era nyttor, och beskriva dem i två-tre meningar så att det framgår vad nyttan är och hur ni tänker er att förändringen leder till dem.
1
2
3
4
5
6
8
9
5. Sortera nyttorna
Nu har ni en bra bild och förståelse av era nyttor och kan sortera dem. Vilka nyttor kan ni hämta hem i pengar (finansiella nyttor)? Vilka nyttor kan ni värdera i pengar, men hämta hem på annat sätt (omfördelningsnyttor)? Vilka nyttor vill eller kan ni inte värdera i pengar, men lyfta fram ändå?
1
2
3
4
5
6
7
8
6. Formulera frågor
I det här steget formulerar ni vilken information ni behöver för att kunna sätta siffror på nyttor och kostnader. Formulera frågor för varje nytta ni vill räkna på för att förstå vilken data ni behöver samla in. Hur ser den här nyttan ut om ni genomför er förändring, jämfört med om ni inte gör det? Fråga er också vilka kostnader som krävs för att nyttorna ska bli verkliga.
1
2
3
4
5
6
7
8
7. Samla data för nyttor och kostnader
Använd era frågor för att samla data till kalkylen för både nyttor och kostnader. Källor kan vara olika rapporter, studier eller personer som har kunskap om era frågor.
-20220312-170030.png?version=1&modificationDate=1650449433716&cacheVersion=1&api=v2&width=544)
1
2
3
4
5
6
8
9
. Räkna
Sätt upp tabeller för att räkna ut nytta och kostnader, och hur de fördelas över den tidsperiod ni räknar på.
1
2
3
4
5
6
7
8
9. Dokumentera
Dokumentera ert arbete med nyttokalkylen så att ni eller någon annan kan förstå hur ni har räknat, vilka antaganden ni har gjort och varför.
Hur kan jag lägga upp arbetet?
Vi har sett att en nyttokalkyl kan vara ett stöd på flera sätt i arbetet med att realisera nyttor. Samtidigt är det ibland svårt och tidskrävande att ta fram en nyttokalkyl. Hur kan arbeta på ett bra sätt, så att nyttokalkylen gör nytta - och inte bara blir kostsamt merarbete.
Resurser och kompetens som behövs för att ta fram nyttokalkylen
För att ta fram en nyttokalkyl behövs en viss kompetens och tillgång till vissa resurser. Det är bra om den eller de som ansvarar för att ta fram nyttokalkylen har:
kunskap inom områden som nationalekonomi, hälsoekonomi, samhällsekonomisk lönsamhetsbedömning
tillgång till personer som förstår verksamheten där ni vill göra en förändring
tillgång till information om förändringen ni vill göra (exempelvis projektplaner, förstudier, forskning)
När är det värt att göra en nyttokalkyl?
Det är inte gratis att göra en nyttokalkyl, eftersom det tar tid. Nedan listas några potentiella nyttor och kostnader från att göra en nyttokalkyl, jämfört med alternativet att inte göra en.
Nyttan med nyttokalkylen är att ni får ut mer nytta från er förändring, eftersom den bidrar till:
Ökad delaktighet i, och förståelse för, förändringen
Bättre beslut inför och under förändringen
Bättre genomförande av förändringen
Bättre uppföljning
Kostnader för en nyttokalkyl skulle kunna vara:
Tid för den/de som ansvarar
Tid för de som bidrar med information
Tid för andra som är delaktiga i arbetet
Det kan ta olika lång tid att ta fram en nyttokalkyl
En nyttokalkyl kan ta olika lång tid att ta fram. Det påverkas av flera olika faktorer. Det beror på hur van personen är som ska ta fram nyttokalkylen. Det beror även på hur stor och komplex förändringen är, och hur mycket ni vill arbeta med delaktighet och förankring under arbetets gång.
Kanske räcker det med en nyttoanalys i första läget?
Efter de första fyra stegen i den praktiska guiden har man en färdig nyttoanalys. Det innebär att ni har en effektkedja och en beskrivning av de nyttor ni förväntar er från förändringen. Även nyttoanalysen kan vara ett bra stöd i förändringsresan genom att den skapar delaktighet och förståelse för vad som är viktigt. Ni kan fundera över om det ibland räcker med att göra nyttoanalysen, utan att gå vidare till nyttokalkylen.
Två exempel på tidsplaner
Nedan finns två exempel på tidsplaner. En “liten tidsplan” där den eller de som ansvarar för att ta fram nyttokalkylen arbetar mycket själva, och en “stor tidsplan” där fler personer deltar och bidrar till nyttokalkylen. Det går självklart att lägga upp arbetet på andra sätt också - se tidsplanerna som en inspiration.
Liten tidsplan >20 timmar
I det här exemplet arbetar den eller de som ansvarar för att ta fram nyttokalkylen till stor del själva, med stöd av den information som finns tillgänglig och kanske med kortare avstämningar med andra vid behov. Planeringen kan vara lämplig när:
Förändringen är liten och enkel
Kalkylen är initial och inte behöver stor precision
Aktivitet | Utöver de som ansvarar för att ta fram nyttokalkylen, vilka är bra att ha med? | Tidsåtgång för de som ansvarar för att ta fram nyttokalkylen | |
|---|---|---|---|
Lägg grunden | Formulera alternativen |
| >0.5 |
Gör en nytto-analys | Hitta effekterna | >2 | |
Rita en effektkedja | >3 | ||
Beskriv effekterna | >1 | ||
Gör en nytto-kalkyl | Sortera effekterna | >1 | |
Samla data |
| >3 | |
Räkna | >3 | ||
Skriv rapport | >1 | ||
Presentera och dela |
| >2 | |
Total tidsåtgång för de som ansvarar för att ta fram kalkylen | > 20 timmar | ||
Stor tidsplan >40 timmar
I det här exemplet arbetar den eller de som ansvarar för att ta fram nyttokalkylen tillsammans de personer som är viktiga för att förändringen ska lyckas. Planeringen kräver mer tid och resurser men kan vara givande när:
Förändringen är omfattande och komplex
Det är viktigt att skapa delaktighet och förståelse för förändringen
Det är viktigt att ha en nyttokalkyl med stor precision
Det är viktigt att ha en nyttokalkyl som är väl förankrad
Arbete för den som ansvarar för nyttokalkylen | Utöver de som ansvarar för att ta fram nyttokalkylen, vilka är bra att ha med? | Tidsåtgång för de som ansvarar för att ta fram nyttokalkylen | Steg | |
|---|---|---|---|---|
Lägg grunden | Uppstartsmöte |
| >1 |
|
Gör en nytto-analys | Planera workshop för att hitta effekterna | >2 | ||
Workshop för att hitta effekterna |
| >2 |
| |
Rita effektkedja | >3 | |||
Beskriv effekterna | >4 | |||
Gå igenom och justera effektkedja, effektbeskrivningar. |
| >2 |
| |
Gör en nytto-kalkyl | Sortera effekterna | >2 |
| |
Formulera frågor | >1 |
| ||
Samla data |
| >3 |
| |
Kalkylera | >3 | |||
Gå igenom och justera kalkylen |
| >5 |
| |
Skriv rapport | >3 | |||
Presentera och dela |
| >4 |
| |
Total tidsåtgång för de som ansvarar för att ta fram kalkylen | > 40 timmar | |||
