Hjälpmedelstjänsten (nyttoanalys)

Innehåll

Bakgrund

I Hjälpmedelstjänsten finns information om ett stort utbud av hjälpmedel för syn, hörsel, rörelse, träning och behandling, kognition och kommunikation. Från sängar och rullstolar till hörapparater, inkontinenshjälpmedel och ansiktsmasker. Kärnan i tjänsten är en databas, alla hjälpmedel i databasen ska vara ISO-klassade med standarden ”Hjälpmedel - Klassificering och terminologi”.

I Hjälpmedelstjänsten kan kunder och leverantörer även hantera sina avtal, och hämta hem information till sina egna förskrivarsystem.

Läs mer om Hjälpmedelstjänsten på Inera.se.

Syfte med nyttoanalysen

Hjälpmedelstjänsten erbjuds till regioner, kommuner och leverantörer av hjälpmedelsprodukter. Idag använder alla Sveriges regioner Hjälpmedelstjänsten, men bara ett 10-tal kommuner.

Syftet med nyttoanalysen är därför i första hand att identifiera och beskriva de nyttor och kostnader som kan förväntas för olika intressenter när tjänsten används.

Jämförelse

I nyttoanalysen jämförs två alternativ.

Alternativ 0. Kommuner, regioner och leverantörer använder inte Hjälpmedelstjänsten, utan har tagit fram och förvaltar egna system för att hantera hjälpmedel och avtal. Systemen för detta kan fungera på olika sätt. Hos vissa är det manuella system med pärmar och papper, andra kan använda olika kombinationer av Excelfiler, upphandlingssystem, e-handelssystem och förskrivarsystem.

Alternativ 1. Kommuner, regioner och leverantörer använder Hjälpmedelstjänsten för att hantera hjälpmedel och avtal.

Tabellerna nedan visar på ett övergripande plan hur olika arbetsmoment kan skilja sig för en kommun som inte använder tjänsten respektive för en som gör det.

Tabell 1. Detaljerad jämförelse: vad blir annorlunda för kommuner och regioner?

	Alternativ 0. Hjälpmedelstjänsten används inte	Alternativ 1. Hjälpmedelstjänsten används
Lagra information om hjälpmedel	Kommunen lagrar information med hjälp av något system, exempelvis: produktblad från leverantörer i pärmar digitalt eller fysiskt med hjälp av e-handelssystem eller andra IT-system.	Hjälpmedelstjänsten lagrar information om produkter och artiklar i en databas.
Säkra kvalitet på informationen om hjälpmedel	Organisationen måste själv försöka se till att hjälpmedlen beskrivs på ett konsekvent och enhetligt sätt.	Alla hjälpmedel är ISO-klassificerade enligt standarden ISO-9999 “Hjälpmedel - Klassificering och terminologi”, vilket gör att informationen om hjälpmedel beskrivs på ett konsekvent och enhetligt sätt.
Uppdatera information om hjälpmedel - exempelvis ny bruksanvisning eller nytt produktblad	Organisationen får själv söka efter uppdateringar, eller kan ha kommit överens med respektive leverantör om hur uppdateringar ska förmedlas. Organisationen behöver sedan uppdatera informationen i sina system.	Leverantören uppdaterar information om sina hjälpmedel i tjänsten som direkt blir synlig för alla anslutna. Kunderna kan exportera informationen till egna förskrivarsystem via XML-fil.
Lägga information om hjälpmedel i förskrivarsystem	För att visa information om upphandlade hjälpmedel i det egna förskrivarsystemet behöver organisationen själv se till att den förs över.	Informationen hämtas i XML-form till det egna förskrivarsystemet, så att förskrivare får tillgång till alla kommunens upphandlade hjälpmedel direkt i förskrivarsystemet.
Söka och jämföra hjälpmedel som förskrivare	Detta kan göras på olika sätt beroende på vilka system som finns på plats. Förskrivare söker i sökmotorer på nätet. Förskrivare söker i egna system - upphandlingssystem, Excelfiler eller andra system. Då ISO-klassificering sällan används för att beskriva hjälpmedlen i dessa fall, behöver förskrivaren ofta veta vad leverantörerna heter och vad de kallar sina produkter.	Med Hjälpmedelstjänsten finns två möjligheter: Förskrivare söker i Hjälpmedeltjänsten Förskrivare söker i det egna förskrivarsystemet, som visar upp hjälpmedlen som automatiskt överförts från Hjälpmedelstjänsten. Eftersom ISO-klassificering används behöver förskrivare inte veta vad leverantörerna heter och vad de kallar sina produkter för.
Hitta information om kvalitet på hjälpmedel	Det kan vara svårt att hitta information om hjälpmedlet har CE-märkning (som intygar att hjälpmedlet uppfyller EU:s hälso- miljö- och säkerhetskrav).	Det finns ett fält där leverantören kan intyga om CE-märkning finns.
Tekniskt underhåll och livscykelhantering	Organisationen står för eventuellt tekniskt underhåll och livscykelförvaltning.	Inera står för tekniskt underhåll och livscykelförvaltning.
Hantera avtal med leverantörer	Organisationen hanterar avtal enligt de rutiner som den har. Det kan vara i olika typer av system. Hanteringen handlar om att: se omfattningen på avtalen hur länge de löper leveranstider prislistor	Kommunen hanterar avtal i Hjälpmedelstjänsten. Hanteringen handlar om att: se omfattningen på avtalen hur länge de löper leveranstider prislistor
Hantera gemensamma upphandlingar	När organisationer har upphandlat gemensamt behöver de hitta rutiner för hur de ska hantera versioner av prislistor och dokument mellan sig.	Organisationer som har upphandlat gemensamt delar prislistor och andra dokument via Hjälpmedelstjänsten.
Följa upp användningen av hjälpmedel Exempelvis rapportering av förskrivna hjälpmedel till Socialstyrelsen	Eftersom informationen om hjälpmedlen sällan är ISO-klassificerad, behöver varje hjälpmedel manuellt klassificeras enligt ISO-standard för att statistiken ska bli jämförbar.	Eftersom all information om hjälpmedel redan är klassificerad enligt ISO-standard är statistiken färdig att användas.
Omvärldsbevakning och utveckling	Organisationen behöver ha kompetens för sitt egna system, bevaka utveckling, lagar och krav själv.	Genom användarforum för Hjälpmedelstjänsten får organisationen tillgång till omvärldsbevakning, experter och likasinnade som tillsammans bidrar till tjänstens utveckling

Tabell 2. Detaljerad jämförelse: vad blir annorlunda för leverantörer?

Informera om produkter

Leverantören förmedlar information om produkterna via andra kanaler som produktblad, hemsidor och personliga kontakter.

Leverantören lägger upp sina produkter en gång i Hjälpmedelstjänsten, därefter finns de tillgängliga för samtliga anslutna kunder.

Nyttoanalys

Så arbetades nyttoanalysen fram

Perspektiv. Nyttoanalysen har både regioners, kommuners och leverantörers perspektiv. Nyttor och kostnader för andra aktörer som samhället, invånare och leverantörer är därför inte inkluderade.

Nyttor. Vi använder fyra kategorier på nyttor.

När vi skriver	Menar vi
Finansiell nytta	Värderas och hämtas hem i pengar, kan vara besparingar eller ökade intäkter.
Omfördelnings-nytta	Frigjorda resurser som kan värderas i pengar, men som hämtas hem när de används på nya sätt.
Kvalitetsnytta	Kvaliteter för invånare, som ökad trygghet och bättre hälsa, eller sociala kvaliteter som ökad gemenskap. De värderas inte i pengar, men beskrivs och går att mäta.
Miljönytta	Effekter som är positiva för miljön som minskade koldioxidutsläpp. Värderas inte i pengar, men beskrivs och går att mäta.

Kostnader. Kostnader sorteras i samma kategorier som nyttorna. Finansiella kostnader handlar om pengar, omfördelningskostnader om tid och andra resurser. Kvalitetskostnader beskriver försämrade kvaliteter, exempelvis ökad stress hos personalen, och miljökostnader handlar om det som påverkar miljön negativt.

Effektkedja

Effektkedjan är det verktyg som använts för att hitta de nyttor som beskrivs nedan.

Klicka på filen och på “pilen med molnet” uppe i högra hörnet för att ladda ner filen.

Nyttor för leverantörer

Frigjord tid för leverantörer. Leverantörer av hjälpmedel behöver bara lägga upp information en gång i Hjälpmedelstjänsten istället för att informera alla sina olika kunder på olika sätt.

Nyttor för kommuner och regioner

Finansiella- och omfördelningsnyttor

Inga kostnader för att utveckla och förvalta egna system för att hantera information om hjälpmedel (finansiell eller omfördelningsnytta). Eftersom Hjälpmedelstjänsten förvaltas av Inera, behöver organisationen inte ha kostnader för att utveckla och förvalta egna system för att hantera information om hjälpmedel och avtal. Kostnaden kan vara finansiell om kommunen köper eller utvecklar något system som kostar pengar, eller en omfördelningskostnad om hanteringen av information utgörs främst av manuellt arbete från de anställda i organisationen.

Frigjord tid för förskrivare - lättare att hitta hjälpmedel (omfördelning). Med Hjälpmedelstjänsten blir det lättare för förskrivare att söka och hitta hjälpmedel eftersom hjälpmedlen är klassificerade enligt ISO-standard. Det går också att söka på alla hjälpmedel oavsett om organisationen har avtal för dem eller inte, i Hjälpmedelstjänsten. Det kan spara tid om förskrivaren exempelvis behöver hitta ett hjälpmedel som inte är upphandlat.

Frigjord tid för tjänstemän (omfördelning). Hjälpmedelstjänsten bidrar till att frigöra tid för tjänstemän på flera sätt:

Tjänstemän behöver inte själva registrera förändringar om hjälpmedlen, utan det gör leverantören direkt i tjänsten.
Tjänstemän behöver inte ISO-klassificera hjälpmedlen manuellt för att få jämförbar statistik.
Tjänstemän behöver inte lägga tid på att se till att hjälpmedlen beskrivs på ett enhetligt sätt så att den blir sökbar,
eftersom leverantörerna redan lagt in informationen enligt ISO-standard i tjänsten
Vid gemensamma upphandlingar hanteras avtalsinformation via tjänsten, så att tjänstemän inte behöver hitta andra sätt att hantera gemensam information.
Tjänstemän behöver inte själva omvärldsbevaka och utveckla sitt system för hjälpmedel utan kan göra det tillsammans med andra via Inera och användarforum.

Kvalitetsnyttor

Brukare får en enklare vardag (kvalitet). När det blir lättare för förskrivare att hitt lämpliga hjälpmedel för brukaren, kan brukaren få sitt hjälpmedel snabbare och/eller få ett mer lämpligt hjälpmedel, än hen hade fått om förskrivaren inte hade haft tillgång till Hjälpmedelstjänsten utan behövt söka hjälpmedel på annat sätt.

Minskad risk för att missa något i avtalet (kvalitet). Eftersom Hjälpmedelstjänsten hanterar viktig information kopplad till avtalen på ett systematiskt sätt minskar risken att missa någonting som exempelvis att uppdatera prislistor, jämfört med om detta hade hanterats med manuella rutiner.

Minskad risk för brister i säkerhet och kvalitet på informationen om hjälpmedel (kvalitet). Alla organisationer har inte resurserna eller kunskapen som krävs för att förvalta system som hanterar informationen om hjälpmedel, vilket ökar riskerna för brister i säkerhet och kvalitet. De riskerna minskar när Hjälpmedelstjänsten används, som har resurser och kunskap som krävs för dess förvaltning.

Bättre utveckling av stöd för att hantera hjälpmedel (kvalitet). Genom Hjälpmedeltjänstens användarforum får organisationen tillgång till experter, omvärldsbevakning och erfarenhetsutbyte som kan leda till en snabbare och bättre utveckling av tjänsten jämfört med vad som hade varit möjligt om organisationen hade haft ett eget system för att hantera hjälpmedel.

Kostnader

Uppstartskostnad till Inera (Finansiell)
Abonnemangskostnad (löpande kostnad, se Priser för Ineras tjänster - Inera). (Finansiell)
Implementering - utbildning, nya rutiner, utse lokal administratör (omfördelning)