Innehållsförteckning

Verksamhetsstöd

Verksamhetsstöd utgör de förmågor som understödjer verksamheten oavsett verksamhetsområde.

Förmågekarta - Verksamhetsstöd

Open

Originalfil:

Open

3.1 Informationshantering

Förmågan att förvalta organisationens information och data som en strategisk resurs och att tillgängliggöra fullständig, pålitlig och relevant information enligt gällande lagkrav, principer och standarder. (eng. Enterprise Information Management)

3.1.1 Informationsstyrning och efterlevnad

Förmågan att styra och följa upp organisationens övergripande informationshantering i enlighet med regelverk, lagkrav, gällande principer och standarder.

3.1.2 Informations- och datamodellering

Förmågan att utforma, modellera och visualisera krav för organisationens information, för att möjliggöra leverans av informationsobjekt. Informationsarkitekturen beskriver regler för informationens struktur, språk och inbördes relationer, och är en förutsättning för semantisk förståelse och interoperabilitet.

3.1.3 Metadatahantering

Förmågan att beskriva innehåll, sammanhang och struktur i organisationens data och deras hantering över tid. Metadata (data om data) definierar hur data struktureras, samlas in, delas, integreras, analyseras, underhålls, spåras och lagras samt etablerar relationer mellan information, processer och system.

3.1.4 Informationsförvaltning

Förmågan att upprätta och implementera policyer, system och procedurer för att fånga, skapa, hantera åtkomst, distribuera, använda, lagra, säkra, hämta och säkerställa disposition av organisationens register och information. (eng. Record Management)

3.1.5 Informations- och datakvalitetshantering

Förmågan att säkerställa att information och data är tillförlitlig, fullständig, relevant och pålitlig för att t.ex. underlätta informationsutbyte, kunna rapportera jämförbar information i forskningssyfte eller att generera beslutsstöd för specifika användargrupper.

3.1.6 Masterdatahantering

Förmågan att identifiera, definiera, underhålla och styra data av organisationsgemensamt intresse (eng. Master Data Management).

3.2 Ekonomihantering

Förmågan till stabila och förutsägbar god ekonomisk hushållning för organisationen genom att utveckla former för styrning och uppföljning.

3.2.1 Bokföring och redovisning

Förmågan till gemensam strukturerad bokföring och redovisning av organisationens ekonomi så att redovisning sker enligt god redovisningssed, i enlighet med lagar och förordningar.

3.2.2 Finansiering

Förmågan till införskaffa kapital för att driva verksamhet.

3.2.3 Kapitalförvaltning

Förmågan att förvalta organisationens finansiella tillgångar

3.2.4 Bidragshantering

Förmågan till finansiering och utveckling av verksamhet genom medfinansiering.

3.2.5 Internkontroll

Förmågan till bevakning av interna finanser samt efterlevnad av lagar, policy och riktlinjer.

3.2.6 Budgetering

Förmågan till planering, analyser, prognoser, organisering. Synliggörande av kostnader för organisationens verksamhet.

3.2.7 Betalning

Förmågan till att ta betalt av varor och tjänster.

3.3 Införskaffning

Förmågan att genomföra strategiska upphandlingar som resulterar i välfungerande avtal för verksamheten med fokus på hållbarhet; social, ekologisk och ekonomisk. Detta sker i enlighet med de lagar och förordningar som organisationen förhåller sig till.

3.3.1 Upphandling

Förmågan att upprätta hållbara och välfungerande avtal för varor, tjänster och byggentreprenader och som tar hänsyn till hela livscykeln, produktion och transport.

3.3.2 Avrop

Förmågan till avtalsenliga avrop på befintliga avtal.

3.3.3 Avtalsuppföljning

Förmågan att säkerställa att avtalade leverantörer uppfyller överenskommen kvalitet och avtalsvillkor.

3.4 Lokalförsörjning och fastighetsförvaltning

Förmåga till livscykelhanterat fastighetsbestånd som vidmakthålls och vidareutvecklas ändamålsenligt.

3.4.1 Lokalförsörjning

Förmågan till att tillhandahålla lokalförsörjningsbehov av ändamålsenliga och ekonomiskt optimerade lokalytor med hänsyn till social och ekologisk hållbarhet. Det inbegriper anskaffning, utveckling, uthyrning och avyttring.

3.4.2 Fastighetförsörjning

Förmågan till ändamålsenliga fastigheter. Det inbegriper anskaffning, utveckling, uthyrning och avyttring.

3.4.3 Fastighetsförvaltning

Förmågan till hållbar och kostnadseffektiv förvaltning av organisationens fastigheter och lokaler. Det innebär underhåll, budgetering och information.

3.4.4 Fastighetsdrift

Förmågan till hållbar och kostnadseffektiv fastighetsdrift det inbegriper rondering, besiktning, arbetsplanering och mediauppföljning.

3.5 Juridikhantering

Förmågan att ge juridiskt stöd till organisationen för att säkerställa efterlevnad av lagar och förordningar.

3.5.1 Råd och stöd i juridiska frågor

Förmågan till juridisk rådgivning, antingen i specifika ärenden eller på mer övergripande nivå vid beredning av ärenden samt vid upprättande av avtal och överenskommelser.

3.5.2 Juridiskt stöd i rättsfrågor

Förmåga att vidmakthålla organisationens rättigheter i mål och domstol eller annan rättslig instans.

3.5.3 Civilrättsliga avtal

Förmåga att agera som en part i civilrättsligt reglerat områden som avtalsrätt, skadeståndsrätt och upphovsrätt.

3.6 Kommunikation och marknadsföring

Förmågan att ge stöd till organisationen i informations- och marknadsföringsfrågor enligt lagar och förordningar.

3.6.1 Kommunikation

Förmågan till vidaresändning av information och erfarenheter till rätt intressenter. Där kommunikation ses som en tvåvägsprocess, med utbyte av tankar, åsikter eller information, oavsett om det sker via tal, skrift eller tecken.

3.6.2 Marknadsföring

Förmågan att säkerställa organisationens varumärkesprofil, grafisk profil och produkter. Vilket sker genom t.ex. marknadsundersökningar.

3.6.3 Publicering av information

Förmågan att tillhandahålla information.

3.6.4 Kriskommunikation

Förmågan till trygghetsskapande genom synliggörande av organisationens hantering av kris som uppstått. En öppen kommunikation både inom organisationen som mellan andra myndigheter, aktörer, medier och allmänhet.

3.7 HR

Förmågan att  stimulera till förbättringar av verksamhetens effektivitet, produktivitet och kvalitet samt genom flexibla lösningar bidra till att nå verksamhetsmålen genom ett friskt arbetsliv och en god arbetsmiljö Genom att rekrytera, säkerställa kompetens, följa upp, utvärdera och belöna anställda, bygga organisationskultur, samt stödja organisationsutveckling och säkerställa att lagar och regler för arbetsgivare och arbetstagare följs.

3.7.1 Kompetensförsörjning

Förmåga till identifiering av kompetens som möter verksamhetens behov. Förmåga att behålla, utveckla och attrahera medarbetare i dag och inför ett framtida behov av kompetens. Exempelvis rekrytering, kompetensplanering och kompetensutveckling av medarbetare och chefer, samt genomförandet av performance management och löneöversyn.

3.7.2 Arbetsmiljö

Förmågan att uppnå en bra fysisk, digital - och psykosocialmiljö som kännetecknas av ett bra ledarskap, medarbetarskap, arbetsorganisation och rehabilitering. Även mångfald och krisstöd ingår.

3.7.3 Bemanningsplanering

Förmågan till hantering av olika typer av bemanning och ledigheter.  Det inbegriper även omställning, upphörande av anställning och pensionsavgångar.

3.7.4 Ersättning och förmåner

Förmågan till hantering av personalförsäkring, pensionshantering, lönebearbetning, löneöversyn och löneutbetalning. Korrekta val och hantering av anställningsformer, LAS-bevakning och hantering av övertalighet mm. 

3.8 System-livscykelhantering

Förmågan att hantera system och dess livscykler i en kontext där det skapas och upprätthålls en balans mellan olika behov och synsätt utan att överutnyttja, skada eller offra andra system eller resurser. Detta skall ske samtidigt som vi adderar ytterligare krav på effektivitet, resultat och innovation.

System definieras här som en kombination av samverkande element som organiseras för att uppnå ett eller flera angivna mål. Systemelement kan utgöras av såväl tekniska element (hårdvara och mjukvara) som människor.

3.8.1 Konceptualisering av problemet eller möjligheten

Förmågan att granska problemet, behoven och kraven hos organisationen och intressenter.Förmågan att identifiera en "problemsituation", definiera en kontext och ett potentiellt operativt sammanhang för ett lösningssystem, utvärdera genomförbarheten av en rad möjliga lösningar i stora termer och förfina definitionen för att möjliggöra utveckling av systemkrav för lösningen.

Processer som stödjer ovanstående inkluderar uppdragsanalys, definition av intressentbehov och krav.

3.8.2 Systemdefinition

Förmågan att skapa och beskriva i detalj ett system som kan tillgodose ett identifierat behov.

Processer som kan bidra till förmågan inkluderar systemkravsdefinition, systemarkitekturdefinition, systemdesigndefinition och systemanalys.

3.8.3 Systemrealisering

Förmågan att skapa och testa versioner av ett system enligt specifikation.

Processer som bidrar till förmågan inkluderar de som krävs för att bygga ett system (systemimplementering), integrera olika systemelement (systemintegration) och se till att systemet uppfyller både behoven hos intressenter (systemvalidering) och ligger i linje med systemkraven och arkitekturen (systemverifiering)

3.8.4 Systeminförande och användning

Förmågan att säkerställa att det utvecklade systemet är operativt acceptabelt och att ansvaret för effektiv och säker drift av systemet överförs till ägaren. Införande innebär övergången av förmågan till slutanvändaren, samt övergången av support- och underhållsansvar till supportorganisationen eller organisationerna efter driftsättning.

Systemanvändning inkluderar en kontinuerlig bedömning av operativ effektivitet hos det utplacerade systemet eller tjänsten, identifiering av hot och operativa risker och utförande av de åtgärder som krävs för att upprätthålla operativ effektivitet eller utveckla kapaciteten för att tillgodose förändrade behov. Utveckling av det operativa systemet kan ske med mindre underhållsåtgärder eller om förändringarna går över en överenskommen tröskel (komplexitet, risk, kostnad etc.) kan det krävas ett formellt utvecklingsprojekt med avsiktlig planering och aktiviteter som resulterar i ett förbättrat system.

3.8.5 Systemavveckling

Förmågan att säkerställa säker avveckling av system och hålla dem i ett tillstånd redo för återaktivering, säker bortskaffande av systemtillgångar.

3.9 Logistik

Förmågan att leda och kontrollera materialflöden samt till dessa kopplade resurs-, informations- och monetära flöden, utifrån ett livscykelperspektiv. Det handlar om att uppnå högsta möjliga effektivitet genom bra service och låga kostnader, för att därigenom tillfredsställa olika parter i en flödeskedja.

3.9.1 Planering och samordning logistikresurser

Förmågan att planera och samordna resurser i logistikkedjan.

3.9.2 Införskaffning av material och tjänster

Förmågan att anskaffa det som verksamheten behöver.

3.9.3 Produktion, montering och test

Förmågan att producera, montera och/eller testa en vara som ska levereras till en annan del av verksamheten.

3.9.4 Lagerhållning och varudistribution

Förmågan att utifrån ett livscykelperspektiv samordna varudistribution och lager.

3.10 Krishantering och säkerhet

Förmågan att förebygga och hantera kriser så att verksamhetens kritiska funktioner fortsätter fungera trots allvarliga incidenter eller olyckor, eller att de återställs till ett funktionsdugligt skick inom en rimlig tid. det omfattar risk- och sårbarhetshantering, kontinuitetsplanering, krisledning, beredskap och civilförsvar, systematiskt brandskyddsarbete, säkerhet och trygghet.

3.10.1 Risk- och sårbarhetshantering

Förmågan att analysera vilka extraordinära händelser som kan inträffa och hur dessa händelser kan påverka den egna verksamheten.

3.10.2 Krisberedskap

Förmågan att mobilisera för höjd beredskap inför och vid extraordinära händelser för att minska risken att verksamheter drabbas.

3.10.3 Säkerhet

Förmågan till skydd av säkerhetskänslig verksamhet mot spioneri, sabotage, terroristbrott och andra brott som kan hota verksamheten samt skydd i andra fall av säkerhetsskyddsklassificerade uppgifter. Inkluderar informationssäkerhet, IT-säkerhet, behörighet, åtkomst, fysisk säkerhet, personalsäkerhet.

3.10.4 Brottsförebyggande

Förmågan att förebygga och minska brottslighet genom t.ex. samhällsplanering eller tillsyn.

3.10.5 Trygghet

Förmågan att skapa ett tryggt samhälle.

3.10.6 Kontinuitetsplanering

Förmågan att säkerställa verksamhetens kritiska funktioner. Verksamheten fortsätter att fungera trots allvarliga incidenter, eller att verksamheten återställs till ett funktionsdugligt skick inom en överenskommen tid, ex via backup/säkerhetskopiering och återställning.

3.10.7 Skydd av personuppgifter

Förmåga till att hantera personuppgifter utifrån ändamål, lagar och förordningar.

3.11 Förändringshantering

Förmågor för att förflytta individer, grupper och organisationer från nuvarande tillstånd till ett framtida önskat tillstånd.

3.11.1 Portföljhantering

Förmågan att hantera projekt och program i en organisation på en övergripande nivå för att uppnå strategiska mål. Här innefattas att prioritera program och projekt, planera, resurssätta, följa upp dem samt att informera intressenter om aktuell status och progress.

3.11.2 Programhantering

Förmågan att hantera och samordna projekt för att uppnå programmets strategiska mål. Här innefattas nyttohantering, hantering av intressenter och programstyrning.

3.11.3 Projekthantering

Förmågan till initiering, etablering, genomförande samt avslutande av projekt och uppdrag. Här innefattas att hantera projekt och uppdrags omfattning, kostnader, resurser, tidplaner, risker, ändringsärenden, och kommunikation med intressenter.

3.11.4 Innovationshantering

Förmågan att skapa en miljö som främjar och hanterar nya idéer om produkter, lösningar och tjänster. Det sker genom att organisationen har en uppmuntrande struktur för innovativ verksamhetsutveckling, där en tillåtande kultur är en förutsättning för att de innovativa idéerna ska kunna förverkligas.

3.12 IT-leverans

Förmågan att leverera, stödja, vidmakthålla och vidareutveckla de IT-applikationer/-produkter/-tjänster som skapar värde i verksamheten.
IT-leverans omfattar hantering av gemensam IT såsom nätverk, telefoni, lagrings-, server- och klientplattform.

3.12.1 Leverans och uppföljning

Förmågan till beställningshantering, paketering, leverans och installation av IT produkter och tjänster i enlighet med användarnas behov samt uppföljning av detsamma.
Leveransen och installationen av IT produkten eller tjänsten kan vara fysisk, virtuell eller en kombination av de båda.

3.12.2 Systemdrift

Förmågan till drift, övervakning och dokumentation av implementerade IT system enligt nivåer överenskomna med verksamheten. I driften ingår att ha en relevant och överenskommen IT säkerhet.
Nivåerna kan vara definierade i SLA (Service Level Agreement) som innehåller överenskommen kvalitetsnivå, tillgänglighet och ansvarsfördelning, och OLA (Operational Level Agreement) som beskriver ansvar och befogenheter för supportgrupper som hanterar frågor relaterade till SLA samt relationerna mellan dessa grupper.
I detta kan också överenskommelse om hantering av data-arkivering och gallring ingå.

3.12.3 Fel- och incidenthantering

Förmågan till upptäckt och hantering av fel och incidenter som uppstår i IT miljön enligt nivåer överenskomna med verksamheten.
Upptäckten av fel eller incident kan ske inom IT eller i verksamhet som måste ha kommunikationskanal till IT.
Hanteringen av fel och incident inbegriper planering, felsökning, implementering av åtgärd, utvärdering och kontinuerlig kommunikation med verksamheten.

Antaganden

Omvärldsbevakning antas finnas med inom Ledning och Styrning. Om det inte finns där bör det läggas till inom verksamhetsstöd.

Granskningsstatus

Nedan dokumenteras olika organisationers granskningar och beslut angående denna sida. Se även Instruktion för att fylla i granskningsstatus.