Verksamhetsramverk för användning av personens kontaktuppgifter i Personuppgiftstjänsten

1         Revisionshistorik 

2         Inledning 

Detta ramverk har tagits fram för att ge verksamheter stöd för hur de kan och får använda de kontaktuppgifter som finns lagrade i Personuppgiftstjänsten tjänsten.  

Via ett anslutet verksamhetssystem, till exempel 1177 kan en person välja att komplettera sina folkbokföringsuppgifter med kontaktuppgifter, e-postadress och telefonnummer. De kontaktuppgifter som läggs in i tjänsten blir sedan tillgängliga för andra verksamheter så att de på ett enklare och effektivare sätt kan komma i kontakt med individen utan att behöva använda den vanliga postgången.  

En förutsättning för att samla in kontaktuppgifter i PU tjänsten är att personen ifråga samtycker till detta genom acceptera att uppgifterna även kan komma att användas av andra offentligt finansierade verksamheter främst inom hälso- och sjukvården som också är anslutna till PU tjänsten.

Ramverket har tagits fram iterativt inom en arbetsgrupp (se nedan). Därefter har ramverket ytterligare kompletterats och fastställts av en referensgrupp sammansatt för ändamålet. Ramverket har 2024 uppdaterats av deltagare i Personuppgiftstjänstens Samverkansforum  

För mer information om personuppgiftstjänsten, se: Personuppgiftstjänsten    

Vi vilja tacka följande personer som deltagit med sina kunskaper och erfarenheter: 

3        Syfte 

Syftet med detta ramverk är att ge offentligt finansierade verksamheter inom hälso- och sjukvård, smittskydd och tandvård stöd i hur de får behandla kontaktuppgifter i Personuppgiftstjänsten. 

Alla kontaktuppgifter som finns i tjänsten har samlats in genom ett samtycke där personen i fråga medger att verksamheter vid behov får använda uppgifterna för att kontakta personen, till exempel skicka en kallelse via sms, e-post eller ringa personen, självklar måste det föreligga ett verksamhetsbehov innan kontaktuppgifterna får användas.  

Utöver samtycket som har inhämtas inom ramen för Dataskyddsförordningen (GDPR) finnas även krav på vad som får kommuniceras och hur, till exempel måste digital kommunikation av känsliga personuppgifter ske krypterat och eventuella kallelser via sms eller e-post bör inte innehålla avslöjande information om vad ärendet rör sig om. 

Ramverket ska således stödja verksamheterna att följa de regulatoriska krav som finns så att personens integritet alltid skyddas. 

Ramverket ska även ge stöd åt verksamheterna hur de lämpligast ska kommunicera med en person, både vad gäller känsliga personuppgifter enligt GDPR men även andra typer av uppgifter som också kan vara känsliga till exempel personliga förhållanden. 

Ramverket beskriver kortfattat de regulatoriska krav som finns gällande hantering av personuppgifter, till exempel GDPR (dataskyddsförordningen), olika registerlagstiftning och myndigheters föreskrifter, till exempel HSLF-FS 2016:40 och hur de påverkar möjligheten för verksamheterna att nyttja kontaktuppgifterna i syfte att kontakta en person  

4    Avgränsning 

Verksamhetsramverket är främst utformat för att stödja hälso- och sjukvårdens användning av kontaktuppgifter men att kontaktuppgifterna även kan användas av andra verksamheter som exempelvis vissa kommunala verksamheter inom vård och omsorg (regleras i avtal) 

Behandlingen av kontaktuppgifterna baseras på det samtycke som personen ger innan uppgifterna registreras i Personuppgiftstjänsten. Syftet med behandlingen, som anges i samtycket, får inte på något sätt avvika från det som ursprungligen angivits. 

Ramverket ger stöd och exempel på tolkning av de regulatoriska krav som finns för hantering av en persons kontaktuppgifter.
Verksamheten som nyttjar kontaktuppgifterna är dock alltid ytterst ansvarig för behandlingen samt att inga känsliga personuppgifter kommer obehörig tillhanda.  

Ramverket ger endast exempel på klartextmeddelanden. Verksamheterna är fria att utforma dem efter eget behov, förutsatt att de ej röjer en persons hälsotillstånd eller andra personliga förhållanden. 

Under vissa förhållanden kan en verksamhet välja att lagra kontaktuppgifter hämtade från Personuppgiftstjänsten lokalt, till exempel i verksamhetens IT-stöd. Ett sådant beslut behöver föregås av en riskanalys samt framtagna rutiner hur det ska hanteras. 

5        Termer och begrepp 

6        Förutsättningar 

I detta avsnitt beskrivs information som påverkar användningen av en persons kontaktuppgifter.
Först beskrivs kort vilka regulatoriska krav som påverkar, därefter definieras de olika meddelandetyperna som kan komma i fråga vid användning av personens kontaktuppgifter. 

6.1        Regulatoriska krav 

Här beskrivs kortfattat ett antal lagar, föreskrifter och riktlinjer som kan påverka hantering av en persons personuppgifter. 

6.2       Tekniska förutsättningar för åtkomst till kontaktuppgifter 

För att en verksamhet ska få åtkomst till kontaktuppgifter måste ett verksamhetssystem vara anslutet till Personuppgiftstjänsten via tjänstekontrakt [2]. 

Verksamhetssystemet i sig ska ha stöd för att personuppgifter hanteras på ett korrekt sätt och att inte fler personuppgifter än vad som är nödvändigt behandlas.  

Behörig personal kan på uppdrag av aktuell person ges tillåtelse att rätta eller ändra dennes kontaktuppgifter, bör dock göras med viss försiktighet. Många gånger kan det vara bättre att ta bort uppgifterna för att sedan be personen i fråga att själv gå in via 1177 och lägga till korrekta uppgifter.  

Ett verksamhetssystem som konsumerar kontaktuppgifterna ska normalt ej lagra informationen i sitt lokala system utan vid behov hämta uppgifterna från PU tjänsten. Om behov finns av lokal lagring behöver verksamheten bland annat ta ställning till hur ofta personuppgifterna behöver uppdateras för att alltid vara aktuella. Ett exempel är om en personpost av någon anledning blir skyddsmarkerad måste det lokala verksamhetssystemet få kännedom om detta inom rimlig tid (1dygn) men det är även viktigt att även kontaktuppgifter är uppdaterade innan kommunikation sker. Det är verksamhetens ansvar att lokalt lagrade personuppgifter håller hög aktualitet. 

För skyddsmarkerade personuppgifter finns det tekniska begränsningar som gör att Personuppgiften via de grundläggande tjänstekontrakten ej lämnar ut Kontaktuppgifter. I de fall behov finns att ta del av skyddsmarkerade personuppgifter finns speciellt framtagna (utökade) tjänstekontrakt. Dessa utökade tjänstekontrakt bör användas väldigt restriktivt och innan beslut tas om användning bör minst en behov- och riskanalys ha genomförts.   

Ett verksamhetssystem som tillhandahåller möjlighet att administrera kontaktuppgifter, ska så långt det är möjligt säkerställa att kontaktuppgifterna stämmer. Det kan göras genom att till exempel be personen att skriva in kontaktuppgifterna i två olika fält för att på så sätt säkerställa att det inte skett någon felskrivning, systemet bör även göra en formatkontroll på de inmatade värdena.  

Generella riktlinjer 

• e-Tjänsten ska säkerställa att en e-postadress har rätt format och enbart innehåller tecken enligt RFC 2832. 

• e-Tjänsten ska säkerställa att ett telefonnummer följer ITU-standarden E.164–3, vilket innebär följande format +4612345678 

• e-Tjänsten ska kontrollera om personen har en Sekretessmarkering eller Skyddad folkbokföring. Om så är fallet bör ej e-Tjänsten tillåta inmatning av kontaktuppgifter. 

6.2.1      Förutsättningar för att lagra personens kontaktuppgifter 

Ett verksamhetssystem som är kopplat till Personuppgiftstjänsten och används för att uppdatera en persons kontaktuppgifter ska tydligt informera om att detta sker med personens samtycke. Samtyckets innebörd ska vara att kontaktuppgifterna endast får användas inom offentligt finansierad hälso-och sjukvård, tandvård och smittskydd i samband med att en vårdgivare har ett verksamhetsbehov av att kontakta personen samt att kontaktuppgifterna därmed tillgängliggörs för andra anslutna verksamheter (idag primärt inom hälso- och sjukvården).

Ett exempel på teknisk lösning är 1177 där inloggad person dels matar in kontaktuppgifterna (lokalt i 1177), dels för att de ska överföras till Personuppgiftstjänsten även klickar i en kryssruta där personen ger sitt samtycke till att kontaktuppgifterna kan användas av andra verksamheter inom ramen för samtycket.  

6.2.2       Förutsättningar för personens möjlighet att redigera/ta bort sina kontaktuppgifter 

De verksamhetssystem som är anslutna till Personuppgiftstjänsten och som möjliggör lagring av kontaktuppgifter i Personuppgiftstjänsten bör ha stöd för en personens möjlighet att på egen hand eller med hjälp av en administratör redigera och ta bort sina kontaktuppgifter (återkalla samtycket) alternativt hänvisa till 1177. 

Verksamhetssystem som enbart lagrar kontaktuppgifter lokalt bör även de informera personen hur kontaktuppgifterna kan komma att användas. 

6.2.3       Begränsningar gällande vilka kontakttyper som får användas 

För att hanteringen av nationella kontaktuppgifter ska fungera finns det vissa begränsningar gällande vilka typer av kontaktuppgifter som får användas och hur de får hanteras. 

Ramverk anger endast följande tillåtna kontaktuppgifter/kontakttyper: 

Obs! Genom anslutna tjänstekontrakt finns det teknisk möjlighet att använda flera olika kontakttyper, registrera flera uppgifter av samma typ och prioritera mellan dessa. I praktiken är blir det dock svårt för anslutna verksamhetssystem att implementera en fungerande logik för detta, vilket har lett till införandet av dessa begränsningar. 

Ramverket tillför en mjuk regel som begränsar användningen till endast ett telefonnummer och/eller en e-postadress per identitet. Om behov finns att registrera fler kontaktuppgifter ska detta ske i det lokala verksamhetssystemet. 

 
6.3       Tekniska förutsättningar för att skicka Meddelande 

De tekniska förutsättningarna för en verksamhet att kunna skicka ett Meddelande kan variera.  

De aviseringsvägar som för närvarande är lämpliga att skicka Meddelande (Avisering eller Klartextmeddelande) är via sms och e-post. 

Personuppgiftstjänsten har tekniskt stöd för att hantera fler aviseringsvägar (kontaktuppgifter) än sms och e-post men som tidigare nämnts har regionerna beslutat att dessa ej ska användas, lika så finns olika kontakttyper (användning), hem, arbete, tillfällig, inaktuell osv. inte heller dessa ska användas!  

Innan ett meddelande skickas bör en kontroll utföras i Persongifttjänsten för att se om personen i första hand önskar att bli kontaktad digitalt. Om flaggan optoutPaperNotification är satt till true innebär det att personen aktivt har valt, digital kontakt i första hand. Flaggan innebär även att digitalNotification måste vara satt till true på någon av kontakttyperna (epost eller sms). digitalNotification kan således användas för att avgöra mer exakt vilken kontaktväg som en person föredrar. Då enbart epost och sms får användas avgör respektive verksamhet hur personen bör kontaktas vid varje tillfälle, under förutsättning att optoutPaperNotification är satt till true.   

6.3.1      Lagring av e-postadress 

Formatet på e-postadressen ska följa RFC 5322 och RFC 6854, ex. namn@domän.se 

E-post ska lagras med typen ”email” 

6.3.1      Användning av e-post 

Normalt sker transport av e-post okrypterat och över öppna nät. Även om själva transporten av e-post kan ske krypterat är oftast själva meddelandet okrypterat. Kopior av e-post kan mellanlagras under transporten. Det finns heller ingen möjlighet att utan extra åtgärder säkerställa att adressaten är den tänkta mottagaren 

Tilliten till att skicka meddelande via e-post är således låg, vilket innebär att e-post ej bör användas för att skicka känsliga personuppgifter. 

• Vid utskick av meddelande via e-post bör verksamheten använda sig av en ”betrodd” e-postserver som upptäcker om e-postmeddelandet studsar och ej kommer fram till mottagarens inkorg. 

• E-postsystemet bör ha en avsändaradress som gör att mottagaren har en rimlig möjlighet att se vem avsändaren är. 

• E-postsystemet bör även ha en ”svartlistning” av e-postdomäner som ej är lämpliga, alternativt kan Vitlistning användas. 

Verksamheten ska ha rutiner för att kunna hantera fel vid sändningar av e-post. 

6.3.1      Lagring av telefonnummer 

Ett telefonnummer ska anges enligt ITU-standarden E.164–3. Numret skall börja med ett plustecken (+) vilket är en internationell praxis. 

Exempelvis +46701234567 

Telefonnummer ska lagras med typen ”sms” 

6.3.2      Användning av sms 

Det är lika osäkert att skicka ett sms såsom e-post. Både vad gäller den tekniska transporten och säkerställande att sms:et når avsedd person. 

Tilliten till att skicka meddelande via sms är således låg, vilket innebär att sms ej kan användas för att skicka känsliga personuppgifter. 

• Vid utskick av meddelande via sms bör verksamheten använda sig utav en "betrodd" sms-tjänst. 

• Tjänsten bör skicka sms-meddelandet med leveransbekräftelse för att säkerställa leveransen av meddelandet till personens telefon. 

• sms-tjänsten bör även ha en svartlistning av mobilnummer som lämpligen ej ska kunna användas för utskick av meddelanden. alternativt kan Vitlistning användas. 

• sms:et ska sändas med ett avsändarnamn som ej avslöjar för personen känsliga detaljer kring avsändaren, t.ex en specifik mottagning.
   

Exempel på text, "BokaDoktorn: Påminnelse om ditt läkarbesök den <datum> <tid> Medtag legitimation" där "BokaDoktorn" är den som är avsändare av sms:et, t.ex. Region Stockholm. 

Verksamheten ska ha rutiner för att kunna hantera fel vid sändning med sms.
Se vidare kapitel 6.4 Roller och ansvar kring de formella förutsättningarna. 

6.3.3 Användning av sms för att ringa  

Om en verksamhet snabbt behöver komma i kontakt med en person, eller bedömer att det är mer lämpligt, kan telefonnumret användas för att ringa och kommunicera direkt med personen. 

Det är verksamhetens ansvar att säkerställa att det är rätt person som nås i andra änden. 

6.4       Roller och ansvar 

I avsnittet beskrivs vilka roller och deras respektive ansvarsområde. 

6.4.1      Verksamhetschef/motsvarande 

Verksamhetschefen eller motsvarande ska, med stöd av detta ramverk, säkerställa att det finns dokumenterade rutiner för korrekt hantering av meddelanden till personer. Framtagna rutiner bör föranledas av en behovs- och riskanalys innan verksamheten implementerar en lösning för att kunna skicka meddelanden till personer.  

• Rutinerna ska säkerställa att personens integritet inte kränks och personliga förhållanden inte obehörigen röjs. Rutinerna ska även säkerställa att riskerna för att meddelanden hamnar på villovägar minimeras. 

• Verksamheten behöver även ha rutiner för att vara rimligt säker på att de av personen angivna aviseringsvägar (e-post, mobilnummer) är korrekta och aktuella. 

• Verksamheten ansvarar för att personuppgifter som överförs över öppna nätverk är krypterade så att ingen obehörig kan ta del av uppgifterna samt att hantering av personuppgifter uppfyller gällande regulatoriska krav. . 

6.4.2     Verksamhetspersonal 

Personal i verksamheten ska vara insatta i rutiner och eventuella föreskrifter inom den aktuella verksamheten. 

7        Meddelandehantering till personer 

Open

Bild nr.1: Hierarkisk struktur för Meddelande 

Det här avsnittet syftar till att beskriva hur ett Digitalt meddelande (se termer och begrepp) till en person, baserat på personens angivna kontaktuppgifter kan ske. 

• Kontaktuppgifterna får endast användas till att skicka meddelande eller ringa en person från en verksamhet/myndighet som personen har en relation med. 

• Kontaktuppgifterna får ej användas för att skicka reklam eller annan information som personen ej förväntar sig. 

• Ramverket ger möjlighet att behandla två olika typer av kontaktuppgifter, e-post och telefonnummer (sms).  

• Ett klartextmeddelande får ej innehålla känsliga personuppgifter eller uppgifter om personliga förhållanden. Verksamheten ska alltid göra en riskbedömning om vilken text som kan skickas.  

7.1       Meddelande med känsliga uppgifter 

Det förhållande att en viss person är en patient, anses vara känsliga uppgifter. 

Inom hälso- och sjukvården får en vårdgivare efter att ha gjort en behovs- och riskanalys besluta om undantag från kraven i Socialstyrelsens föreskrifter (HSLF-FS 2016:40) vid överföring av påminnelser och kallelser till vård och behandling som riktar sig till patienter eller av patienten angiven kontaktperson. Vid behovs- och riskanalys kan uppgift om verksamhet bedömas vara en uppgift som inte bör skickas via e-post eller sms - och inte heller till kontaktpersoner. Detta måste respektive verksamhet bedöma. 

• Meddelande som innehåller känsliga personuppgifter får endast lämnas ut till en plats där åtkomsten till meddelandet kan ske genom stark autentisering av den person som är mottagare av meddelandet (till exempel 1177 Inkorg).  

• Meddelandet får inte skickas via öppna nät så vida meddelandet inte är krypterat. Verksamheten måste således vara ansluten till någon/några av de tjänster som erbjuder säker meddelandehantering. 

• Verksamheten bör sedan avisera (meddela) personen via någon av de kontaktuppgifter som hen har angivet att det finns ett meddelande i meddelandetjänsten. Dessa meddelanden (aviseringar) kan skickas som klartext till någon av de kontaktuppgifterna som personen har angivet.
  Exempelvis : ”Du har fått ett meddelande i din inkorg hos <meddelandetjänst> från <verksamhet>” 

OBS! Namnet på meddelandetjänsten och avsändande verksamhet ska vara generella och får ej avslöja känsliga uppgifter, se exempel i kap 7.5. 

7.2       Meddelande med ej känsliga uppgifter 

Vid användning av meddelande med ej känsliga personuppgifter ska verksamheten göra en behovs- och riskanalys för att ta ställning till vilka typer av ej känsliga personuppgifter som lämpar sig att hantera som meddelande i klartext till personen. Respektive verksamhetschef har således ansvaret att besluta om möjligheten att skicka meddelande i klartext via de aviseringsvägar som verksamheten avser att stödja. 

Det innebär att verksamheten behöver ha rutiner för att rimligt säkerställa att sms-nummer och e-postadress är korrekta och aktuella och att meddelandet ej avslöjar känsliga personuppgifter eller andra personliga förhållanden.
 

Exempelvis: ”Välkommen till ditt bokade hälso- och sjukvårdsbesök <datum> kl. <tid>. Glöm ej att ta med legitimation. Detta är en påminnelse, du kan inte svara på detta sms.” 

7.3        Meddelandehantering till kontaktpersoner 

En person kan i vissa verksamhetssystem ange en kontaktpersons kontaktuppgifter som aviseringsväg. Till exempel en Vårdnadshavare eller en Närstående (se Termer och Begrepp).  

Obs! I Personuppgiftstjänsten får uppgifter om kontaktpersoner inte lagras på en identitet. Däremot kan ett verksamhetssystem använda sig av Personuppgiftstjänsten för att till exempel ta reda på en relation till en vårdnadshavare och därefter göra en slagning på exempelvis vårdnadshavarens kontaktuppgifter för att därefter välja rätt kontaktväg. 

Användning av meddelandehantering till kontaktpersoner ska normalt endast ske när personen själv inte är kontaktbar, eller efter personens godkännande.
Kontaktpersonerna ska endast användas för individer som personen definierar som närstående. Andra typer av kontakter till patienten, till exempel hemtjänst, vårdnadshavare, socialsekreterare, sjukgymnast osv ska hanteras på annat sätt och tydligt avskilt från patientens kontaktpersoner. 

Meddelande till en kontaktperson kan normalt i de flesta fallen bara bestå av ett Klartextmeddelande (se Termer och begrepp). Kontaktpersonernas kontaktuppgifter ska normalt ej användas för automatiserade kontakter.
Om verksamheten vill kunna skicka ett meddelande till en kontaktpersons Meddelandetjänst behöver verksamheten fullständiga personuppgifter Personnummer på kontaktpersonen och uppgifter om vilken Meddelandetjänst kontaktpersonen har valt för att kunna mottaga meddelande. 

Meddelande i klartext till kontaktpersoner får inte innehålla Känsliga personuppgifter. 

7.3.1       Meddelande till barn/vårdnadshavare 

Barn har rätt till integritet och sekretess, även i förhållande till sina vårdnadshavare när det kan antas att barnet kan lida betydande men om uppgifter röjs för vårdnadshavaren.
Det finns således fall då vårdnadshavare - oavsett barnets ålder - inte ska anges som kontaktperson. Det kan exempelvis gälla fall då barnet omhändertas med stöd av lag om vård av unga, LVU. I dessa fall kan vårdgivaren också blockera vårdnadshavarens direktåtkomst till Journal via nätet.
Det är viktigt att säkerställa att vårdnadshavaren verkligen är den juridiskt ansvariga vårdnadshavaren. Ett barn kan kanske ange sin "plastpappa" som vårdnadshavare. Verksamheten ansvarar dock för att kontakter till vårdnadshavare alltid går till de juridiskt ansvariga vårdnadshavarna. 
Huvudregeln är dock att vårdnadshavare företräder sina barn enligt föräldrabalken. Det framgår av Skatteverkets folkbokföringsuppgifter vem som är vårdnadshavare.
Uppgift om vårdnadshavare är en "färskvara", dvs den ska kontrolleras löpande. 

Det är inte självklart att en förälder är vårdnadshavare. En förälder som inte är vårdnadshavare jämställs med tredje person, som inte företräder barnet enligt föräldrabalken. Upp till 13 års ålder kan således vårdnadshavaren anges som kontaktperson - men  - i takt med stigande ålder och mognad ska barnets inställning väga allt tyngre. 

Vid 15 års ålder anses ett barn normalt vara tillräckligt moget för att själv bestämma i frågor som rör integritet och sekretess, men i vissa fall kan mognaden bedömas vara tillräcklig redan vid 13 års ålder. 

Verksamheten ska göra en mognadsbedömning och fråga om barnets inställning till angivande av kontaktperson. Barnet kan efter mognadsbedömning välja att ange en annan person, än vårdnadshavaren, som kontaktperson. Kunskapsstöd vid mognadsbedömning finns på Socialstyrelsens webbsida.    

Vid utskick av Meddelande till en vårdnadshavare så ska aviseringsväg sökas hos vårdnadshavarens kontaktuppgifter, ej via barnets kontaktuppgifter/kontaktpersoner. Detta för att säkerställa barnets integritet, enligt ovan.
Vem/vilka som är vårdnadshavare till barnet framgår av skatteverkets folkbokföringsuppgifter och erhålls från PU-tjänsten. 

Rutinen för utskick av Meddelande till barn under 13 år ska normalt således vara att via PU-tjänsten erhålla kontaktuppgifter till vårdnadshavaren, ej genom barnets eventuella kontaktuppgifter eller kontaktpersoner.

Då barnet har fyllt 16år så är det rimligt att Meddelande kan skickas till barnet baserat på barnets kontaktuppgifter.
Verksamheten bör även ha rutiner för att radera ett barns kontaktuppgifter när barnet har fyllt 13. 

Exempel på ett meddelande (avisering) till en vårdnadshavare: "Hej. Ett barn som du är vårdnadshavare för har fått en kallelse till provtagning. Logga in på 1177 och läs mer i ditt barns Inkorg" 

Exempel på meddelande i klartext: "Hej! Här kommer en påminnelse för ett återbesök den <datum> <tid> för det barn som du är vårdnadshavare för." 

7.3.2       Meddelande till God man/Förvaltare 

God man för ensamkommande barn likställs med vårdnadshavare. I övriga fall är god man ett stöd för sin huvudman och ska utföra sitt uppdrag i samråd med sin huvudman. En förvaltare har en starkare ställning och beslutar utan samtycke av huvudmannen. Gode män och förvaltare kan ha begränsade uppdrag, gällande t ex bara ekonomisk förvaltning, eller att "sörja för personen". Omfattningen av deras uppdrag framgår av beslut om god man/förvaltare. Uttrycket "att sörja för person" innebär att personen har uppdraget att se till att huvudmannen får vård och omsorg. Vid angivande av gode män eller förvaltare som kontaktpersoner är det av vikt att utreda huvudmannens möjlighet att avge ett samtycke. Om personen som har God man inte kan samtycka, ska huvudmannens inställning till angivande av kontaktperson utredas. Det är viktigt att respektera människors rätt till integritet och sekretess och att individanpassa språket och informationen samt att använda tolk i förekommande fall. 

Vid kontakt till God man rekommenderas att man använder normal postgång till personens särskilda postadress.  

7.3.3       Meddelande till övriga typer av kontaktpersoner 

Oavsett om en kontaktperson är en Anhörig eller Närstående så har den normalt sett inte automatisk juridisk rätt att företräda en person. Vuxna barn har heller ingen legal ställning i förhållande till sina föräldrar. Det har inte heller make/maka eller sambo, i förhållande till sina partners. De kan vara att betrakta som närstående - förutsatt att patienten själv anser sig ha en nära relation med personerna ifråga.  

Att skicka ett Meddelande till en kontaktperson bör således ske med stor varsamhet och risken att kränka personens integritet bör prövas separat vid varje enskilt tillfälle. 

7.4     e-post 

Verksamheten ska fastställa rutiner för e-post-användning inom verksamheten. Rutinerna ska säkerställa att personens integritet inte kränks och minimera riskerna för att meddelanden inte hamnar på avvägar. Samma regler gäller för e-post såsom för sms. 

7.5     sms 

Verksamheten ska fastställa rutiner för sms-användning inom verksamheten. Inom hälso-och sjukvården får sms endast användas för påminnelser och kallelser. Rutinerna ska säkerställa att personens integritet inte kränks och minimera riskerna för att meddelanden hamnar på avvägar. Genom att t.ex. inom hälso- och sjukvården inte i klartext nämna vilken typ av vårdbesök och hos vilken specifika vårdenhet som avses i en påminnelse eller kallelse, minskas risken för att integriteten kränks om meddelandet skulle läsas av fel mottagare. Ett meddelande av typen påminnelse från en vårdgivare kan lämpligen utformas enligt exempel: 

”Välkommen till ditt bokade hälso- och sjukvårdsbesök <datum> kl <tid>. Glöm ej att ta med legitimation Detta är en påminnelse, du kan inte svara på detta sms.” 

Ett exempel från verksamhet utanför hälso- och sjukvård kan utformas enligt exempel: 

”Välkommen till ditt bokade besök hos Folktandvården <landsting> <datum> kl <tid>. Detta är en påminnelse, du kan inte svara på detta sms.” 

Ett sms-meddelande bör avslutas med följande text: "Har du fått detta sms utan att ha varit i kontakt med oss, ring xxxxxxx", där xxxxxxx lämpligen går till lämplig supportfunktion. 

sms:et ska sändas med ett avsändarnamn/avsändarnummer som ej avslöjar för personen känsliga detaljer kring avsändaren.  

7.6   Ringa  

Genom det givna samtycket kan ett telefonnummer även användas för att snabbt komma i kontakt med en person till exempel en ledig operationstid som med kort varsel blir tillgänglig. Det är upp till verksamheten att avgöra vilken kommunikationsväg som är mest lämplig.  

8       Hantering av felaktiga kontaktuppgifter 

Det finns en risk för att kontaktuppgifterna ej längre är aktuella eller har blivit felaktigt inmatade. Detta måste kunna hanteras av verksamheten. Följande principer gäller: 

8.1 Rättning av felaktiga kontaktuppgifter via 1177´s support 

Om en invånare får felaktiga aviseringar kan de kontakta supporten för 1177, som då kan radera de felaktiga kontaktuppgifterna, 1177 rättar inga uppgifter utan det måste personen själv göra genom att logga in i 1177. 

Invånare kan kontakta supporten på telefonnummer: 0770-72 00 00 alternativt via 1177´s hemsida,

Frågor om e-tjänsterna på 1177.se  

9      Samtycke och krav på information till personen 

För de e-Tjänster som möjliggör för personen att komplettera sina uppgifter i Personuppgiftstjänsten så är det mycket viktigt att personen förstår sitt ansvar för att de kontaktuppgifter som personen anger är korrekta och aktuella. Den personuppgiftsansvarige eller av denne utsedd verksamhet bör regelbundet påminna personen vikten av att hålla sina kontaktuppgifter aktuella. e-Tjänsterna som tillhandahåller detta stöd skall tydligt vid de olika användningsfallen upplysa personen vad som gäller.  

10      Referenser