Sammanfattning | Använd frågorna ni formulerat för att samla data till kalkylen för både nyttor och kostnader. Källor kan vara olika rapporter, studier eller personer som har kunskap om era frågor. |
Tid | Det beror på. Ibland kan det ta tid att hitta och kontakta rätt personer eller information. Ni behöver själva avgöra hur mycket tid ni tycker det är värt att lägga på att hitta mer exakt information. Totalt >3 timmar. |
Resurser | Ni kan behöva tillgång till olika personer som har informationen ni söker. |
Dokumentation | Ni kan notera den data ni hittar i er rapport, eller så tycker ni att det är lättare att börja arbeta och räkna i excelmallen. Sätt då upp tabeller för de nyttor och kostnader som ni har identifierat och börja räkna med de värden ni hittar. Om ni jobbar direkt i excelmallen kan det ändå vara bra att dokumentera antaganden, källor och förklaringar till era val i rapporten. |
Nyttor
Sök svaren på frågorna ni formulerade
I förra steget formulerade ni frågor som visar er vilken information ni behöver samla in - så nu är det bara att sätta igång. Vart ni vänder er för att hitta svaren beror på er situation och på vilken typ av information ni behöver. Exempel på källor är
Personer med god verksamhetskännedom
Statistik från olika källor
Forskningsrapporter
Revisionsrapporter
Utvärderingar
Utredningar
Hur ska vi värdera nyttorna i pengar?
Under Vanliga kalkylfaktorer finns tabeller med vanliga kalkylfaktorer, exempelvis medellöner för olika yrkesgrupper. Under Att värdera omfördelningsnyttor finns också mer vägledning för att värdera de nyttor som i verkligheten inte hämtas hem i pengar.
Förbered för en osäkerhetsanalys med troliga, min- och maxvärden
För varje värde ni hittar kan ni notera ett troligt värde samt minsta sannolika värde och ett högsta sannolika värde. De hjälper er att få en uppfattning om osäkerheten i ert troliga värde.
Hur exakt ska data vara?
Det går att lägga mycket tid på att ta reda på fakta. När ni överväger om ni ska lägga mer tid på att hitta mer exakta uppgifter, behöver ni fråga er hur det tror att det skulle påverka resultatet i nyttokalkylen, och hur förändringen av resultatet skulle påverka er användning av nyttokalkylen. Oavsett hur exakt data ni har är det viktigt att ni dokumenterar era antaganden och källor, så att det är lätt förstå vilka antaganden ni har gjort och varför ni har gjort dem.
Kostnader
I det här steget samlar ni också data om kostnaderna. Ofta vet vi mer om kostnader för projekt och förvaltningskostnader, än vad vi vet om värdet på nyttan, så det är lättare att hitta kostnaderna. Men ni bör dessutom ta med alla andra kostnader som ni tror behövs för att ni ska uppnå de nyttor som ni har identifierat. Det kan till exempel handla om:
Förändringsledning
Utbildning
Marknadsföring
Tid som personalen behöver för att förändra arbetssättet
Hantering av eventuella negativa effekter som ni identifierat (exempelvis: behov av ökad bemanning för att behålla tillgängligheten)
Exempel: digitala kallelser via 1177 Inkorg
7. Samla data för nyttor och kostnaderSå gjorde vi:Vi sökta svar på frågorna vi skrev i förra steget och noterade svaret och källan, samtidigt som vi började fylla i excelmallen. Så blev resultatet:NyttorFrigjord tid för invånare OMFÖRDELNINGSNYTTA Eftersom den digitala kallelsen kan innehålla länkar till tidbokning eller en möjlighet att boka, av- och omboka tiden direkt i kallelsen när det passar invånaren, så behöver inte invånare lägga tid på att passa telefontider och vänta i telefonköer för att av- och omboka tiden i kallelsen. Våra frågor: Hur många papperskallelser skickas på ett år? Uppgifterna om mängden papperskallelser som skickas idag varierar mellan regionerna. Vi har hittat följande information:
https://sverigesradio.se/sida/artikel.aspx?programid=106&artikel=7482795 )
https://regionvastmanland.se/vardgivare/it-stod/nyhetsbrevetdigitalt/digitalakallelser/ ) Troligt värde i kalkylen: 5 kallelser per invånare. Hur stor andel av papperskallelserna tror vi skulle kunna ersättas med digitala kallelser? Vi har förhållit oss till följande underlag och resonemang:
Troligt värde i kalkylen: 60 % För hur stor andel av kallelserna ringer en invånare för att av- och omboka sin tid? Här har vi inga bra underlag, så vi får gissa. Säg att invånare ringer för att omboka för 3 % av alla papperskallelser. Hur lång tid avsätter invånare i snitt för att av- och omboka sina tider (passa telefontid, vänta i telefonkö, prata i telefon)? Här har vi inga bra underlag, så vi får gissa och kanske tänka på egna erfarenheter som invånare. Kanske tar det minst 15 minuter, som man avsätter på morgonen för att. Man behöver hitta sin papperskallelse, kolla upp telefontiderna, hitta telefonnumret, ta fram sin egen kalender, ringa upp, ta sig igenom talsvaret och få en tid i TeleQ-systemet. Sedan kanske det tar ytterligare 3 minuter för själva samtalet förutsatt att man kan svara när vårdpersonalen ringer - så 18 minuter totalt sett kanske är ett rimligt antagande. Hur lång tid avsätter invånare i för att av- och omboka sina tider digitalt? Här har vi inga bra underlag, så vi får gissa och kanske tänka på egna erfarenheter som invånare. Man behöver logga in på 1177.se, hitta sin kallelse, klicka på ‘boka om’, ta fram sin kalender, och sedan leta efter lediga tider som passar. Det kanske tar cirka 15 minuter innan man är klar. Frigjord tid för vårdpersonalen OMFÖRDELNINGSNYTTA Användandet av digitala kallelser på 1177 Vårdguiden frigör tid för vårdpersonalen på flera sätt:
Våra frågor: Hur mycket tid tar det i snitt att skriva ut och posta en papperskallelse? Hur mycket tid tar det i snitt att skicka en digital kallelse? Vi har inga bra underlag, så vi gissar i det här läget. Säg att det tar 5 minuter att göra i ordning en papperskallelse, och bara 2 att skicka en digital kallelse. Hur många uteblivna besök finns i Sverige per år? I Västra Götalandsregionen uteblev årligen 150 000 patienter från inbokade besök, men när Sahlgrenska testade att låta patienterna själva ringa och boka sin tid halverades deras uteblivna besök (https://vgrfokus.se/2018/12/uteblivna-sjukhusbesok-kostar-en-halv-miljard/ ). Om vi skalar upp dessa siffror till Sveriges befolkning innebär det 880 000 uteblivna besök per år. I kalkylen antar vi att det likt på Sahlgrenska går att halvera de uteblivna besöken. Eventuellt kan det handla om mer då den nya lösningen för digitala kallelser innebär ännu smidigare om- och avbokningsmöjligheter än de som erbjöds i Västra Götaland, men vi behåller antagandet för att inte överskatta. Hur lång tid tar samtalen för av- och ombokning för vårdpersonalen? Ovan gjorde vi gissningen att samtalet tar 3 minuter, så vi använder det här också. (Vi väljer att inte räkna på “mindre tid på att skapa och formulera kallelser” och “mindre tid för att kontrollera att invånaren har fått kallelsen. ) Minskade kostnader för material och porto FINANSIELL NYTTA När en digital kallelse skickas istället för en papperskallelse, undviker regioner kostnader för papper, kuvert och porto. Våra frågor: Hur mycket kostar en papperskallelse i snitt (papper, kuvert, porto)? Kostnader kan uppstå för papper och material, porto, och andra tjänster, till exempel avgifter till e-brevsleverantörer. Vi uppskattar materialkostnad (ett kuvert och ett papper) till 54 öre, och har sedan tittat på några olika priser för porto hos Postnord för avtalskunder: https://www.postnord.se/skicka-forsandelser/priser-och-villkor/prislistor-avtalskunder Troligt värde i kalkylen: 6,94 kronor per papperskallelse Kostnader
|
|---|
