Säker digital kommunikation (SDK)

Status på arbetet

Kort om tjänsten

Varje dag skickas mängder av information mellan aktörer i offentlig sektor, i handläggningen av ärenden och beslut. Ofta handlar det om sekretessklassad information som vårdplaner, behandlingsplaner, bedömningar av arbetsförmåga och utdrag ur belastningsregistret.

Fram till nu har personal fått använda en mängd olika kanaler, såsom fax, rekommenderad post, bud, vanlig post, invånaren som bud, personalen som bud, e-post, telefon, sms, och fysiska möten. Med Säker digital kommunikation kan kommuner, regioner och statliga myndigheter utbyta känslig och sekretessklassad information digitalt på ett tryggt, enkelt och säkert sätt. Tjänsten bygger på en gemensam digital infrastruktur som kommuner, regioner och statliga myndigheter kan ansluta sina egna system till.

Under 2022 pågår ett införandeprojekt med syfte att ge stöd till de organisationer som vill ansluta till Säker digital kommunikation. I september 2022 hade 20 procent av kommunerna på något sätt påbörjat arbetet för att ansluta till SDK, 67 procent av regionerna samt 70 procent av myndigheterna. Men ingen har hittills anslutit sig till produktionsmiljön eller börjat använda Säker digital kommunikation i verksamheten. (Källa: inera.se).

Syfte med analysen/kalkylen

Syftet med kalkylen är att:

• Ha ett kommunikationsmaterial

• Ge en ökad förståelse för vinsterna med att använda SÄker digital kommunikation i olika delar i verksamheten

• Bidra till att öka anslutningstakten

Jämförelsealternativ

I kalkylen jämför vi två alternativ

• Att fortsätta som idag och utbyta information genom en mängd olika kanaler

• Att införa och använda Säker digital kommunikation för att utbyta information

Effektkedjor

Nyttor

💰 Minskade kostnader för frakt av meddelanden. När organisationer använder Säker digital kommunikation behöver de inte längre betala för porto, rekommenderad post eller bud för att överföra information.

💰 Minskade kostnader för material. När organisationer använder Säker digital kommunikation behöver de inte längre betala för material, exempelvis i form av utskrifter, kuvert och faxmaskiner.

🔄 Frigjord tid för invånare. Invånare behöver inte lägga tid på att ringa till olika organisationer och vänta i telefonkö för att försöka ta reda på status i sitt ärende.

🔄 Frigjord tid för personal. När personal inte behöver skicka information med några av de ‘gamla’ kanalerna utan istället kan använda Säker digital kommunikation, går det mycket snabbare för dem att skicka meddelanden. De gamla kanalerna förde alla med sig olika typer av tidskrävande arbete. Några axplock:

• Ringa och vänta i organisationers telefonköer

• Ringa eller SMS:a personer som inte är tillgängliga

• Administrera post, rekommenderad post och fax

• Leta efter adresser och ringa för att kontrollera att de stämmer

Minskad oro för invånare - kortare väntan. När personal inte behöver skicka information med några av de ‘gamla’ kanalerna utan istället kan använda Säker digital kommunikation, kan de snabbare utbyta information med varandra och därmed snabbare komma framåt i handläggningen av ärendena. Det innebär att invånare i sin tur får snabbare beslut och besked i sina ärenden, så att de inte behöver oroa sig lika länge för vilket besked de ska få eller när de ska få besked. Eftersom invånare snabbt får besked behöver de inte heller ringa för att ta reda på status i ärendet lika ofta.

Ökad trygghet för invånare - säkerhet. När personal använder Säker digital kommunikation för att kommunicera om invånare kan ingen obehörig läsa informationen, och meddelandena kommer fram till mottagaren. När invånare vet om att deras information skickas säkert känner de en ökad trygghet, jämfört med hur de känner för de kommunikationsvägar som används idag.

Ökad trygghet för personal. När personal använder Säker digital kommunikation för att kommunicera kan ingen obehörig läsa informationen, och meddelanden kommer fram till mottagaren. När personalen vet att de gör rätt och att de följer lagarna för hantering av känslig information och personuppgifter, känner de en ökad trygghet i sitt arbete.

Ökad säkerhet. När meddelanden skickas med Säker digital kommunikation kan ingen obehörig läsa dem, och de kommer garanterat fram till mottagaren.

🍃 Minskad klimatpåverkan. När meddelanden som annars skulle ha skickats med post, rekommenderad post eller bud skickas med Säker digital kommunikation, minskar koldioxidutsläppen från transporter.

Kostnader

💰 Tjänsten Säker digital kommunikation. Fram till 30/9 2023 finansieras tjänsten av statliga medel och är kostnadsfri för regioner, kommuner och myndigheter att starta upp och abonnera på.

💰 Kostnader för anpassningar. Organisationer som ansluter till Säker digital kommunikation behöver göra en mängd anpassningar och investeringar. Dessa har kartlagts av DIGG:

• Implementering av klient - 50 000 - 100 000 kr (kommun)

• Anslutning till SDK - 56 000 - 60 000 kr (kommun)

💰 Löpande kostnader. Följande löpande kostnader har identifierats av DIGG:

• Hyrlicens - årlig kostnad för de som upphandlar en klient för att kunna använda SDK. 100 000 - 150 000kr

🔄 Tidsåtgång för förberedande arbete. Organisationer som ansluter till Säker digital kommunikation behöver göra en hel del förberedande arbete.

• Förändringar av arbetssätt

Hinder och risker

Kostnader för SDK men ingen nytta. Detta skulle kunna hända om få ansluter sig till Säker digital kommunikation. En faktor som ökar risken för få anslutningar är att Säker digital kommunikation ställer höga krav på förmågorna hos organisationerna som ska ansluta, något som kan vara svårt för alla att uppnå.

Osäkerhet. Även om meddelandena som skickas med Säker digital kommunikation kommer fram och inte kan läsas av obehöriga, är det möjligt att använda Säker digital kommunikation på ett osäkert sätt. Exempelvis om:

• Personalen glömmer att pröva om de har rätt att dela informationen och skickar information de inte borde skicka.

• Personal behöver spara ner information och bilagor från Säker digital kommunikation på datorn för att föra över den till andra system.

Tidskrävande adressbok. Om adressboken har för många eller för få adresser kan det kräva mycket tid från personalen att hitta rätt.

Kostnader för SDK och bara viss nytta. I Säker digital kommunikation saknas möjlighet till kommunikation mellan två individer, vilket exempelvis krävs för att Försäkringskassan ska kunna koppla det till sitt ärendehanteringssystem. Det innebär att Försäkringskassan inte får ut den fulla nyttan som de skulle kunna få ut om det var möjligt, utan personalen behöver arbeta i olika system.