Resurser: Det kan hjälpa att ha någon eller några att diskutera med.
Dokumentera: Skriv frågorna på något ställe som passar er. Om ni jobbar i en grupp kan det vara bra med en excelfil där ni har alla frågor och sedan kan fylla på med svaren i nästa steg.
Fråga er hur det skulle vara med och utan förändringen
För var och en av era finansiella och omfördelningsnyttor (de ni tänker räkna på i pengar), kan ni ställa er frågorna “hur skulle det här vara om vi inte gjorde förändringen?” och “hur skulle det vara om vi gjorde förändringen?” Utifrån det tankesättet kan ni börja sätta upp frågor som ni behöver få svar på till kalkylen.
När det gäller minskade kostnader kan frågorna till exempel vara:
Vilka kostnader för lokaler/personal/IT-system (eller vad det nu kan vara) tror vi att vi kommer ha om vi inte gör förändringen? Hur kommer samma kostnader se ut med förändringen?
När det gäller frigjord tid kan frågorna till exempel vara:
Hur många ärenden skulle vi hantera per dag utan förändringen? Hur många tror vi att vi skulle hantera med förändringen?
Hur lång tid tar det att göra de här momenten utan förändringen? Hur lång tid tar det med förändringen?
Vad är tiden värd?
Exempel: digitala kallelser via 1177 Inkorg
Så gjorde vi. Vi gick igenom varje nytta som vi planerade att räkna på i pengar och frågade oss hur den skulle se ut med och utan förändringen. Vi skrev ner våra frågor under varje nytta.
Så blev resultatet:
Frigjord tid för invånare
Hur många papperskallelser skickas på ett år?
Hur stor andel av papperskallelserna tror vi skulle kunna ersättas med digitala kallelser?
För hur stor andel av kallelserna ringer en invånare för att av- och omboka sin tid?
Hur lång tid avsätter invånare i snitt för att av- och omboka sina tider (passa telefontid, vänta i telefonkö, prata i telefon)?
Frigjord tid för vårdpersonalen - skriva ut och skicka kallelser
Hur mycket tid tar det i snitt att skriva ut och posta en papperskallelse?
Hur mycket tid tar det i snitt att skicka en digital kallelse?
Frigjord tid för vårdpersonalen - färre uteblivna besök
Hur många uteblivna besök finns i Sverige per år?
Hur lång tid tar ett besök för vårdpersonalen i snitt?
Frigjord tid för vårdpersonalen - minskad tid till av- och ombokningssamtal
Hur lång tid tar samtalen för av- och ombokning för vårdpersonalen?
Minskade kostnader för material och porto
Hur mycket kostar en papperskallelse i snitt (papper, kuvert, porto)?
När kallelsen skickas digitalt krävs färre klick och mindre tid jämfört med att skriva ut och kuvertera kallelser.
Våra frågor: Hur mycket tid tar det i snitt att skriva ut och posta en papperskallelse? Hur mycket tid tar det i snitt att skicka en digital kallelse?
