Vad: Beskriv nyttor och risker, och lista kostnaderna.
Tid: Minst en timme. Längre om det är en stor förändring.
Resurser: Förslagsvis gör analysledaren detta själv, för att sedan skicka till referensgruppen för granskning.
Dokumentera: Skriv direkt i rapporten.
Beskrivningarna har flera användningsområden
Skrivprocessen hjälper er att förstå förändringen på ett djupare plan
Ni kan upptäcka saker ni annars hade missat. Ni kanske går tillbaka till effektkedjan och justerar några gånger.
För att kommunikation och förändringsledning– nyttobeskrivningarna kan användas i rapporter, visualiseras i presentationer, och så vidare.
Använd samma format för varje beskrivning
Beskriv nyttorna ni valt med två till tre meningar. Skriv vilken intressent som får ta del av nyttan. Förklara på vilket sätt förändringsinsatsen leder till nyttan, och vilka förutsättningarna är för att den ska uppstå. Om flera intressenter kommer få ta del av nyttan, behandla dem som två separata nyttor, en för varje intressent. Beskriv även de negativa effekterna på liknande sätt. Det kan hjälpa att ta stöd av följande “mall”:
(Nytta) för (intressent)
Genom att ____________(beskriv förändringen eller de specifika delar av förändringen som är viktiga för just den här nyttan) händer _____________(beskriv effekt) och _______________(beskriv effekt) leder till att ____________(beskriv nytta). Det bidrar till verksamhetens mål att __________(verksamhetsmål).
Till exempel:
Frigjord tid för invånare
Eftersom den digitala kallelsen kan innehålla länkar till tidbokning eller en möjlighet att boka, av- och omboka tiden direkt i kallelsen när det passar invånaren, så behöver inte invånare lägga tid på att passa telefontider och vänta i telefonköer för att av- och omboka tiden i kallelsen. Det frigör tid för invånare.
När du vant dig vid formatet
Självklart måste du inte alltid skriva exakt enligt mallen. När du har fått bra grepp om vilka komponenter som ska ingå i din beskrivning kan du formulera dig så att beskrivningen blir så lättläst som möjligt.
Att koppla varje beskrivning till verksamhetsmålet kan ibland kännas överflödigt. Likaså kanske ni ser att ni ofta upprepar er, då kan ni skära bort de delarna efter att ha förklarat dem första gången.
