Vi bör regelbundet utföra regelbundet olika typer av användarundersökningar för att kontrollera att våra tjänsters funktionalitet och design motsvarar användarnas prioriterade behov. Undersökningarna sker i form av enkäter, intervjuer eller användningstester och syftar till att besvara aktuella frågor och ta fram underlag för förbättringsmöjligheter och utveckling av tjänsterna.
Dessa rutiner kring användarundersökningar har skapats för att säkerställa god kvalitet i vår användarkommunikation.
Viktigt att tänka på vid rekrytering av användare
Användarna är en mycket viktig resurs för vårt utredningsarbete. Det är därför viktigt att vi alltid är tydliga och professionella i vår kommunikation och att vi vårdar relationen till dem i allt vi gör.
Rekrytering av användare ska ske i samråd med samordnaren för användarkommunikation. Målgruppen stäms av med projektledningen.
Det är viktigt att inhämta ett skriftligt samtycke från användaren innan ett test eller en intervju intervju. Där ska det bland annat stå användarens rättigheter:
att testresultaten/svaren kommer behandlas anonymt och enbart för internt användande av förbättring för produkten/tjänsten
att intervjuobjektet när som helst kan avbryta intervjun/testet/observationen utan att behöva ange en förklaring och utan konsekvenser
Med ett ömsesidigt samtycke ger användaren sitt godkännande att vi får använda resultaten för ovannämnd syfte, och användaren intygar att hen förstår sina rättigheter.
Vi erbjuder inte ersättning till användare som arbetar inom vården
Inera har en policy om att inte ersätta testanvändarna, symboliskt eller ekonomiskt. Anledningen är att man ser alla uppdrag som att vara referensgrupp och testanvändare som samma sak och att man inte kan ersätta alla. Det finns läkare i landstingen som har några procent av sin tjänst att lägga på att vara med och förbättra systemen. Det är ofta de som får förfrågan först om de kan vara med.
Enkäter
Checklista för enkätundersökningar
Formulera syfte och frågeställning och stäm av i teamet.
Identifiera målgrupp och urval (vem, hur många). Riktlinje 50-150 svar. Kolla erfarenheter och svarsfrekvens från tidigare liknande undersökningar om möjligt.
Kontrollera befintliga mallar och använd om möjligt liknande format för frågeupplägg.
Utifrån syftet och frågeställningen, utforma förslag på relevanta frågor.
Om en liknande enkätundersökning gjorts tidigare, kolla ev. lärdomar kring frågeval och frågekategorier. Försök att begränsa antalet fritextfrågor (för att underlätta analys).
Testa enkäten på minst två personer (inkl. samordnare och projektledning).
Revidera och pilottesta om möjligt på en extern person.
Skicka för godkännande till projektledning och be Kristina lägga in enkäten i enkätverktyget.
Besluta i samråd med samordnare och projektledning en rekryteringsstrategi.
Skriv informationsmejl enligt befintliga mallar.
Testskicka ut mejlet med länken till enkäten till minst en person. Efter godkännande skicka ut enkäten enligt den beslutade rekryteringsstrategin.
Skicka ut en påminnelse efter ca 2 veckor och lät enkäten vara öppen för svar i ca 1 månad.
Efter avslut, analysera resultaten i team.
Sammanställ resultaten i mallen på Confluence.
Presentera resultaten för resten av teamet/ev. projektet.
Intervjuer/Användningstester
Checklista för intervjuer och användningstester
Formulera syfte och frågeställning och stäm av i teamet.
Identifiera målgrupp och urval (Vem, vilka? Hur många?). Riktlinje 8-10 personer.
Kontrollera befintliga text- och frågemallar och använd om möjligt liknande format.
Utifrån syftet och frågeställningen, utforma förslag på intervjuguide med relevanta frågor.
Få förslaget genomläst av samordnare och projektledning.
Revidera om nödvändigt och skicka för godkännande till projektledning.
Besluta i samråd med projektledning och samordnare en rekryteringsstrategi
Om testet ska ske on remote, undersök policy för skärmdelning på de aktuella landstingen
Planera för att utföra intervjun i team. T ex en från Krav, en UXare, en samordnare.
Efter samtycke om deltagande, boka lämplig tid med användaren. Även en reservtid kan vara bra om något kommer i vägen vid första tillfället.
Träffa slutanvändare på plats på mottagningen eller on remote.
Dokumentera under intervjun, t ex spela in via Skype for Business.
Analysera resultatet i team.
Sammanställ resultaten i mallen på Confluence.
Presentera resultaten för resten av teamet/ev. projektet.
Textmallar
Det är viktigt att all extern kommunikation följer Ineras riktlinjer Detta för för att skapa trovärdighet för Inera som avsändare och för att ge en konsekvent bild av vårt arbete.
För att säkerställa detta utgår vi i från befintliga textmallar (intervjuguider/manus, mejl och informationstexter) vid all extern kommunikation. Om kommunikationen är av ett helt nytt slag och därför kräver helt ny information ska denna stämmas av med projektledning.
Analys och dokumentation
Dokumentera i Confluence
Dokumentation av användarundersökningarna sker på Confluence i form av testaktiviteter: Testaktiviteten innehåller all relevant information kring undersökningen: typ av test, frågeställning, ansvarig, tidsplan, utskick till användare, osv.
Analysera tillsammans
Analysen av resultatet av en undersökningen görs tillsammans i gruppen som genomfört undersökningen, för att skapa en gemensam bild i teamet vad vi behöver göra. Tillsammans gör vi nya jiror som projektledningen prioriterar.
Råmaterialet sparas på projektplatsen och länkas till via Confluencesidan för respektive testaktivitet.
Slutsats och rekommendationer
Ta fram rekommendationer utifrån utfallet av undersökningen som produktägarna sedan selekterar och prioriterar.
Dela med oss inom projektet av insikterna
Om det är intressant för hela projektet, skicka ut länk till t.ex. kort videomaterial eller PPT alternativt föreslå för projektledning att visa upp resultaten på sprintdemos.