Mina ärenden

Den här sidan har flyttats till Mina ärenden (ÄH) - Öppen info: 1177 inloggningsportal - Confluence (atlassian.net). Denna sida uppdateras inte längre och kommer att tas bort den 15 maj 2024. Om du har lagt till sidan som en favorit i webbläsaren eller i Confluence, se till att byta ut den till den rätta länken Mina ärenden (ÄH) - Öppen info: 1177 inloggningsportal - Confluence (atlassian.net). Om du har blivit länkad hit, rapportera gärna till e-tjänsternas support var länken finns så att nationella förvaltningen kan kontakta sidans ägare. Här kan du kontakta supporten: https://etjanster.inera.se/oversikt/flow/4221 .

Gå direkt till rubrik:

Startsida

Välj mottagning på startsidan. Välj kortet Mina ärenden.

Ärenden att hantera

I fliken Ärenden att hantera visas ärenden som är fördelade till ärendehanteraren och inte är avslutade. Vi visar inte heller ärenden där personalen väntar på att invånaren ska svara på motfråga eller svar på invånarärenden. Listan sorteras på senaste händelsen i listorna.

Alla ärenden 

Fliken Alla ärenden visar alla ärenden som hör till ärendehanteraren. Här visas alltså inkomna ärenden och fördelade ärenden. Ärendena i listan sorteras utifrån senaste händelsen. Nya ärenden markeras med en blå cirkel, ärenden som inte hanterats inom handläggningstiden flaggas med en röd flagga.

Avslutade ärenden visas inte automatiskt i denna lista utan de behöver man filtrera fram i fliken Avslutat, läs mer om detta längre ner.

Här går det också att filtrera ärenden via Status, Datum, Invånare, Ärendetyp och Avslutat.

Filter: Status

Status har följande filtreringsmöjligheter:

  • Flaggat. Ärendet har inte hanterats inom mottagningens handläggningstid. 

  • Tilldelat. Ärenden som tilldelats ärendehanteraren.

    • Ohanterad. Ärendet har inte hanterats av ärendehanteraren. 

    • Delsvar ärendemottagare. Ärendemottagaren har fördelat ärendet till en ärendehanterare och samtidigt skickat ett delsvar till invånaren. 

    • Delsvar ärendehanterare. Den ärendehanterare som ärendet har fördelats till har skickat ett delsvar till invånaren. 

    • Motfråga till invånaren. Den ärendehanterare som ärendet har fördelats till har skickat en motfråga till invånaren. 

    • Svar från invånaren. Invånaren har svarat på en motfråga i ärendet. 

    • Fråga till invånaren. En ärendehanterare har skickat ett omvänt ärende med en fråga till en invånare. 

  • Filtrera på om invånaren har läst senaste meddelandet i ärendet

    • Alla

    • Oläst av invånaren 

    • Läst av invånaren

Filter: Datum

Välj vilka datum du vill filtrera sökningen på:

Filter: Invånare

Skriv in invånares personnummer för att få upp alla ärenden gällande en enskild invånares ärenden (som är fördelade till ärendehanteraren) och filtrera mer på de om det behövs. 

Följande vy visas när en enskild invånare sökts fram: 

Filter: Ärendetyp

Välj vilken ärendetyp sökningen ska filtreras på. 

  • Alla. Samtliga ärendetyper dyker upp i sökningen.

  • Skickat av invånaren. Filtreras på invånarinitierade ärenden.

  • Skickat av vården. Filtreras på vårdinitierade (omvänt ärendeflöde) ärenden.

Filter: Avslutat

Default visas inte avslutade ärenden utan vill man se avslutade ärenden behöver man filtrera fram dem:

Äldre ärenden

För att se en invånares avslutade äldre ärenden, finns möjligheten att söka efter dessa, under länken Visa äldre avslutade ärenden. Ärendena visas på samma sätt som pågående ärenden. Det finns ingen datumbegränsning för äldre ärenden.

Hantera ärendet

Klicka på det inkomna ärendet som ska besvaras. Följande detaljer i ärendet visas:

  • Vilken typ av ärende det rör.

  • Invånare: Namn, personnummer, mobilnummer som angetts i e-tjänsterna, adress från befolkningsregistret, listning, status samt digital kontakt (ja/nej). 

  • Ärendedetaljer; Status, när ärendet skapades och uppdaterades samt hanterare. (Ärende ID som visas här är bra att använda vid kontakt med supporten.)

  • Ombud. Ifall invånaren agerar ombud åt annan invånare syns även ombudets uppgifter (visas inte i bild ovan/nedan).

  • Ärendetext (se bild nedan): Uppgifterna som invånarna angett i formuläret. 

Under rubriken Händelser längre ned på sidan visas historiken för ärendet. 

Under rubriken Hantera ärendet kan ärendehanteraren göra följande:

  • Besvara ärendet. Svaret går till invånaren och ärendet avslutas. 

    • Avsluta ärendet utan svar (i fliken Besvara). Inget svar går till invånaren och ärendet avslutas. Ärendehanteraren måste ange skälet till att ärendet avslutas utan svar, exempelvis att invånaren kontaktat mottagningen på annat sätt. Anledningen visas inte för invånaren. 

  • Delsvar. Invånaren får ett delsvar men ärendet avslutas inte. 

  • Motfråga. Invånaren får en fråga att besvara, ärendet avslutas inte. 

  • Omfördela. Ärendet omfördelas till en annan ärendehanterare. 

BESVARA

I fliken Besvara, kan man välja bland de färdiga svarsmallarna. Det är den lokala administratören som lägger till och redigerar mallarna för svarsalternativ. Välj ett färdigt svar genom att klicka på det. Texten hamnar i texteditorn under rubriken Svar till invånare (ärendet avslutas). Gör de önskade ändringarna i svaret. Här kan du läsa mer om hur du skriver tillgänglig text till invånaren. 

Det är möjligt att bifoga en fil i ärendet. Det går att bifoga filer av typerna PDF, PNG, JPG och GIF. (Det är du som vårdpersonal som ansvarar för de bifogade filerna. Det är viktigt att du ser över innehållet i bilagan och att rätt information skickas till rätt invånare.)

Klicka på Besvara för att skicka svaret till invånaren. 

Den signatur som visas efter svaret går att ändra i Inställningar. Manual för det finns här: Personliga inställningar som ärendehanterare

Avsluta ärendet utan svar

För att avsluta ärendet utan svar, klicka på Avsluta utan svar:

DELSVAR

I fliken Delsvar kan man skicka ett delsvar till invånaren, utan att ärendet avslutas.  Även här är det möjligt att välja ett färdigt delsvar. Det är den lokala administratören som lägger till och redigerar mallarna för delsvar. Välj ett färdigt svar genom att klicka på det. Texten hamnar i texteditorn under rubriken Delsvar till invånaren (ärendet avslutas inte). Gör de önskade ändringarna i svaret.

Det är möjligt att bifoga en fil i ärendet. Det går att bifoga filer av typerna PDF, PNG, JPG och GIF. (Det är du som vårdpersonal som ansvarar för de bifogade filerna. Det är viktigt att du ser över innehållet i bilagan och att rätt information skickas till rätt invånare.)

Klicka på Skicka för att skicka svaret till invånaren.

Den signatur som visas efter delsvaret går att ändra i Inställningar. Manual för det finns här: Personliga inställningar som ärendehanterare

 Om du vill omfördela ärendet i samband med delsvaret väljer du en annan ärendehanterare eller en grupp i Välj ärendehanterare i drop-down listan. Då kommer svaret från invånaren till den valde ärendehanteraren eller gruppen.

MOTFRÅGA

I fliken Motfråga kan man skicka en motfråga till invånaren, utan att ärendet avslutas.  Även här är det möjligt att välja en färdig motfråga. Det är den lokala administratören som lägger till och redigerar mallarna för motfrågor. Välj en färdig fråga genom att klicka på den. Texten hamnar i texteditorn under rubriken Motfråga till invånaren (ärendet avslutas inte). Gör de önskade ändringarna i frågan.

Det är möjligt att bifoga en fil i ärendet. Det går att bifoga filer av typerna PDF, PNG, JPG och GIF.  (Det är du som vårdpersonal som ansvarar för de bifogade filerna. Det är viktigt att du ser över innehållet i bilagan och att rätt information skickas till rätt invånare.)

Klicka på Skicka för att skicka frågan till invånaren.

Den signatur som visas efter motfrågan går att ändra i Inställningar. Manual för det finns här: Personliga inställningar som ärendehanterare

 Om du vill omfördela ärendet i samband med motfrågan så väljer du en annan ärendehanterare eller en grupp i Välj ärendehanterare drop-down listan. Då kommer svaret från invånaren till den valde ärendehanteraren eller gruppen.

OMFÖRDELA

I fliken Omfördela är det möjligt att fördela om ärendet till en annan ärendehanterare eller en grupp.

Välj ärendehanterare i listan.

Ange vid behov en intern kommentar ( visas inte för invånaren), och klicka på Omfördela.

 Det är också möjligt att omfördela ärendet till en annan ärendehanterare/grupp med ett delsvar eller en motfråga till invånaren. Instruktioner för det finns i ovan beskrivning för Skicka delsvar eller Skicka motfråga.

Skicka ärende

I alla flikar är det möjligt att skicka ett ärende till invånare (omvänt ärendeflöde). Klicka på knappen Skicka ärende

Därefter anges vilken mall det är som ska användas i utskicket. Det finns två olika typer av mallar:
Information - Ett invånarärende som inte går att besvara
Frågor - Ett invånarärende med tillhörande frågeformulär

Vid sidan av mallen visas det som mallen innehåller frågor eller information. 

I nästa steg anges personnumret till den invånare som ärendet ska skickas till. Det går att skicka till flera invånare samtidigt, max 250st invånare per utskick. 

Förhandsgranskning av ärendetypen syns

Du anger invånare genom att antingen skriva in ett personnummer i sökfältet och klicka på Lägg till. Då lägger du till en invånare i taget. Eller så importeras personnummer från en fil. Möjliga filformat att importera för utskick är txt- och csv-filer.

Tillagda invånare hamnar på en lista nedanför. Information visas om den importerade filen innehåller personnummer som är felaktigt angivna eller om invånaren har en låst inloggning och därför inte kan ta emot ärendet.

Aviseringsinställningar visas för de invånare som är tillagda och kommer att få ärende skickat till sig. Om invånaren har aviseringar påslagna visas vilken avisering invånaren kommer att få (e-post/Mobiltelefon), alternativt om invånaren inte har någon avisering påslagen. Detta visas som gulmarkerade fält och benämningen Saknas vid aviseringsfältet.

Det är möjligt att ta bort de invånare som inte ska nås av utskicket, antingen alla på en gång eller per invånare.

I sista steget skickas ärendet till invånaren/invånarna som är tillagda i utskicket. Information (namn och personnummer) om vilka som är mottagare av ärendet presenteras enligt bild nedan. Här finns möjlighet att ange ett meddelande till mottagarna samt bifoga en fil till ärendet. De format som går att bifoga är PDF, PNG, JPG och GIF. 

Ingår Ärendehanteraren i en grupp visas även rutan med möjlighet att fördela ärendet till gruppen så att svar från invånaren hamnar i gruppens inkorg och inte den enskilda ärendehanteraren inkorg,

Efter att ärendehanterare klickat på skicka så visas det status på att ärendet har skickat. Klicka på Tillbaka knappen för att nå dina ärenden igen. 

Det visas även en felruta om det blir något fel i utskickat till invånare. Här presenteras det då till vilka invånare det inte gick att skicka invånarärendet till samt att det går att ta ut en CSV fil på invånarna som inte fick invånarärendet.