När en enhet ska börja använda tjänsten

Vad hittar du här?

Här har vi samlat aktiviteter som behöver göras när tjänsten Stöd och behandling införs på en enhet som vill använda plattformen i kontakter med invånare. Den regionala förvaltningen är ett viktigt stöd och bör kunna vägleda enheten/verksamheten genom processen. Här finns förslag på genomförande som ni kompletterar och anpassar utifrån era förutsättningar.

Att underlätta en förändring

Stöd och behandling handlar ofta om förändrade processer, rutiner, arbetssätt och ny teknik. Syfte och mål med användningen på enheten och vilka programmen vänder sig till behöver vara solklart för alla på enheten.

Ledningens stöd är viktig när det kommer till förändringar och implementering av nya verktyg.

Medarbetarna behöver känna sig trygga, veta vart de vänder sig för hjälp och ha rutiner på arbetsplatsen för att minska risken för patienten. Ofta kan en samordnare och ett nätverk utgöra värdefullt stöd för behandlarna.

Byggstenar för förändring. Axbom.

Rollen Invånaradministratör på enhet

Administrativa roller

Administrativa roller i Stöd och behandling på enheten

Checklista för enhetens införande

Den här checklistan kan landstingets/regionens/kommunens förvaltning av Stöd och behandling inspireras av när ni gör en egen som är anpassad efter lokala förutsättningar.

Enhet som ska ansluta till Stöd och behandling - Så här ansluter du enheten till kommunikationsplattformen Stöd och behandling och kopplar in Stöd och behandling till enhetens utbud av e-tjänster på 1177 Vårdguiden.

Beslut och planering på enheten...

Medarbetarens förberedelser...

Enhetens förberedelser (införandeteamet)...

Aktivera Stöd och behandling i mottagningens e-tjänster i 1177 Vårdguiden

Kommunikation

lokala rutiner...

...

Inställningar i systemet Stöd och behandling samt Designerverktyget (träningsmiljö)...

Tilldela behörigheter i Stöd och behandling...

Aktivera Stöd och behandling i mottagningens e-tjänster i 1177 Vårdguiden...

Starta och följ upp...

Generell kunskap om Stöd och behandling

Inför och under införandet kan ni ta hjälp av filmer, demo och information för att beslutsfattare och medarbetare får ökad kännedom om tjänsten och avsedd användning.

Stöd och behandling - inspiration

Stöd och behandling - nyttor och värden

Generell kunskap om det specifika programmet

Genomför introduktion till det specifika stöd- eller behandlingsprogram som verksamheten ska börja använda. I Designguiden finns inspiration om olika sätt att informera om programmet till olika målgrupper och i olika format.

Visa gärna nyttor och effekter utifrån olika perspektiv: invånarens, medarbetarens, verksamhetens osv. Har det gjorts forskning, utvärderingar, nyttoberäkningar för programmet så kan det vara intressant att ta del av tidigare erfarenheter.

Vilka är programmet till för? Vilka patienter på vår enhet passar detta för? Vem och hur erbjuder man patienten detta? Hur ser processen ut? osv. Fundera på vilka fler intressenter som finns för att nå målet ni satt upp och vad de behöver veta, känna eller göra.

Fördjupad kunskap om de specifika programmet

Utgivaren kan ibland erbjuda utbildning för behandlare. Om inte så behöver ni planera för hur det ska gå till både på kort sikt och på lång sikt.

Träningsmiljön

För att granska eller bekanta sig med själva programmet och träna på rollen behandlare, invånare och administrativa roller i Stöd och behandling så säkra upp att medarbetarna använder den så kallade Utbildningsutgivarenheten i Designverktyget. Förklara att riktiga patienter aldrig får startas i Utbildningsutgivarenheten - och det motsatta gäller förstås att medarbetare aldrig får använda den skarpa miljön Stöd och behandling i utbildnings- eller träningssyfte.

Läs mer om Utgivarenhet och utbildningsutgivarenhet - Designguiden

Gör alltid en riskanalys när en verksamhet ansluts och upprätta rutiner för användning. Upprätta åtgärdsplan vid behov.

Vad behöver enheten göra?

Vilka?

De medarbetare som ska ha någon roll i systemet

Chefen: beslutar om rutiner

Lokal administratör för 1177 Vårguidens tjänster

...Det underlättar att involvera chefen i införandet som kan skapar de förutsättningar som behövs för för ett lyckat införande. Det underlättar också att chefen utser en kontaktperson gentemot förvaltningen under införandet och ett team för införandet utöver de obligatoriska rollerna.

Sätt mål för användningen

Vad vill enheten uppnå med införandet av tjänsten och användning av programmen? Vilka patienter/invånare vill man nå? Sätt mätbara mål och ansvarig att följa upp hur det går. Har medarbetaren/behandlaren mål och förväntningar på att använda tjänsten?

Utse roller på enheten

Medarbetare på enheten behöver ha en eller flera av dessa obligatoriska roller i systemet: behörighetsadministratör, invånaradministratör, dataadministratör samt behandlare.

Se manualer och filmer för mer information om rollerna.

Göra en riskanalys

Verksamheter i vård och omsorg ska genomföra en riskanalys när något ändras i verksamheten, exempelvis nytt verktyg, nya processer eller nytt innehåll. När en verksamhet inför Stöd och behandling, omfattar förändringen ofta alla tre områdena.

Även om man gjort en riskanalys på själva programmet i utvecklingsfasen, behöver verksamheten som börjar använda det göra en kompletterande riskanalys utifrån sina specifika förutsättningar och utforma lokala rutiner. Fokus för analysen är patientsäkerhet!

Områden inom internetförmedlade stöd- och behandlingsprogram, där ni behöver ta fram åtgärder för att förebygga, minska eller ta bort risker eller negativa upplevelser kan vara metoder, teknik, rutiner och kommunikation.

Det är därmed aktuellt att med riskanalys både när man inför Stöd och behandling generellt, men även specifikt för enskilt stöd- eller behandlingsprogram.

Designguiden - Förebygg och hantera risker

Skapa riktlinjer, rutiner och processer på den egna enheten

Fundera på vilka riktlinjer, rutiner och processer kopplat till användning av det internetbaserade stödet eller behandlingsprogrammet behöver tas fram regionalt och/eller lokalt på enheten. Utifrån riskanalysen kan man hitta åtgärder som minimerar risker ni har identifierat.

länka till mall, stöd eller undersida

Rutin för att tilldela roller
PDL-logguppföljning
Verksamheten ansvarar för att ta fram rutiner för gallring.
Vid behov av dokumentation ska det ske i ett journalsystem eftersom Stöd och behandling inte är en lagringsplats.

Tänk på

Verksamheten behöver ta fram rutiner för gallring av patientdata i Stöd och behandling. Vid behov av dokumentation ska det ske i ett journalsystem.

Utbilda medarbetarna

grundläggande kunskap om Stöd och behandling
rollerna på enheten, rutiner kopplat till dessa samt handhavande i systemet
utbilda i det specifika momentet, rutiner kopplat till det
manualer, supportvägar
fortsatt kompetensutveckling

Att utbilda personal

Kommunicera tjänsten

I analysen av intressenter ringar ni in vi vilka som behöver känna till tjänsten eller de program ni har valt att erbjuda. Det kan vara både interna som externa intressenter som ni behöver kommunicera med för att nå de mål ni satt och få den effekt ni har tänkt.

Att ansluta en enhet till Stöd och behandling

Förutsättningen för att ansluta en enhet är att vårdgivaren är ansluten till tjänsten. Kortfattat går det till så här:

Enheten ansluts till 1177 Vårdguidens e-tjänster samt till Stöd och behandling. Kontrollera att enhetens HSA-id matchar.
Vårdgivaradministratören på förvaltningen tilldelar den första rollen, Behörighetsadministratör, på den aktuella enheten i Stöd och behandling. Medarbetare med roll i Stöd och behandling ska ha medarbetaruppdrag på den aktuella enheten i HSA och kunna logga in med säker autentisering enligt bruksanvisningen.
Behörighetsadministratören tilldelar andra roller på sin enhet.
Administratören för 1177 Vårdguidens e-tjänster aktiverar e-tjänsten Stöd och behandling på den aktuella enheten och gör den synlig för invånare.

Kontrollera att e-tjänsten Stöd och behandling visas i inloggat läge för invånare.
Kontrollera att e-tjänsten Stöd och behandling visas på enhetens kontaktkort på 1177 Vårdguidens webbplats.

Process för anslutning till tjänsten - ett stöd för förvaltningsorganisationen (länk till undersida)

Film om roller och process för anslutning, spola fram till 4 min 20 sekunder. "Rospiggens vårdcentral" motsvarar en vårdcentral och "Cerebrum" motsvarar Psykologpartners, vår leverantör av KBT-behandlingsprogram. Snabbrepris: 7 min 17 sekunder in i filmen.

Starta igång

Är ni startklara? Check?

Låt medarbetare få tid och stöd de behöver. Sänk trösklarna att komma igång med nytt arbetssätt.

Fortsatt kompetensutveckling

Nätverk med andra, fånga upp förbättringsförslag för utveckling, fortsatt kompetensutveckling och metodstöd, behov av handledning, informationsvägar...

Följ upp användning

Initialt är det bra att ha nära och täta uppföljningar med medarbetare för att tidigt fånga upp behov av stöd eller annat som man upptäcker behöver justeras i arbetssätt eller annat. Når ni målet (länk till fördjupning om uppföljning). Får ni ut de effekter som ni har förväntat er eller är det någon som behöver justeras

A: Demo av tjänsten

https://demo.sob.1177.se/

B: Gemensam genomgång och fördelning av roller:

Gå igenom samtliga roller i Stöd och behandling och genomför/skapa:

Vem behöver rollen samverka med i sitt uppdrag? Intressentanalys!

När, var och hur behöver rollen kommunicera med andra? Kommunikationsplan!

Vilka processer behöver utvecklas för att rollen ska kunna fullfölja sitt uppdrag? Processkartor!

Vilka regelverk behöver fastställas för att rollen ska agera på önskat sätt? Policy och riktlinjer!

B: Tips på bra workshop:

https://invanartjanster.atlassian.net/wiki/spaces/SOBD/pages/448659560/Utforskande+workshop

B: Utbildning av behandlare i specifikt program som ska användas. Även här behöver nedan punkter gås igenom