Workshop-guide för 'Hitta effekterna'
I den här guiden håller vi workshopen i den digitala whiteboarden Miro, men om du vill kan du säkert enkelt göra om den till en fysisk workshop.
Hitta på sidan
Förberedelser (3+ timmar)
Förberedelse för dig som workshopledare:
“Välkommen på en workshop där vi tillsammans hittar effekterna med [namnet på er förändring]:
Vilka är de positiva effekterna med [namnet på er förändring]?
Vilka möjliga negativa effekter finns med [namnet på er förändring]?
Workshopen är det första steget för att ta fram en nyttokalkyl för [namnet på er förändring], där vi värderar nyttor och kostnader med att [namnet på er förändring] i pengar, från olika intressenters perspektiv. Vi följer stegen i Ineras praktiska guide för nyttokalkyler Öppen info: Nyttokalkyler.
Syftet med nyttokalkylen är att bidra till en ökad förståelse för vinsterna med [namnet på er förändring], samt att bidra till en ökad anslutningstakt.
Praktiskt:
Vi kommer att arbeta på den digitala workshopytan Miro där vi kan skriva digitala post-itlappar. Du behöver inget konto eller förkunskaper, utan vi hjälper er. Om du ändå vill kasta ett öga på verktyget kan du titta denna korta film: What is Miro? - YouTube (och därifrån hittar du fler filmer om du vill se mer).
Det är bra om du har tillgång till en egen dator under workshopen, så att du kan skriva egna post-it-lappar.
Varmt välkomna!
Amanda och Annika”
Genomförande (1,5-2 timmar)
Inledning (cirka 20 minuter)
Låt alla komma in i workshopen
Deltagarna kommer in i ert digitala möte, till exempel Teams eller Zoom. Ni kan ha en presentationsrunda redan nu, eller spara den till steget då ni värmer upp.
Hälsa välkomna
Hälsa alla välkomna till effektworkshopen.
Berätta om agendan
Berätta om agendan för workshopen.
Berätta om målet med workshopen
Berätta att målet med workshopen är att göra ett av stegen för ta fram en nyttokalkyl. Berätta att en nyttokalkyl:
beskriver alla nyttor och kostnader som förväntas från en förändring
värderar nyttor och kostnader i pengar där det är möjligt.
Berätta om syftet med nyttokalkylen
Berätta varför just ni ska ta fram en nyttokalkyl, och vad ni vill använda den till. Detta är syftet med arbetet med nyttokalkyl.
Berätta om hur ni jobbar med nyttokalkylen
Berätta hur ni arbetar med att ta fram en nyttokalkyl. Visa upp de nio stegen och berätta om dem kort. Säg att ni redan har förberett steg 1 och att ni kommer att visa det alldeles strax. Berätta att vi idag på workshopen kommer att arbeta med steg 2, hitta effekterna.
Hjälp deltagarna in i Miro
Berätta att ni kommer att arbeta i den digitala whiteboarden Miro och att deltagarna inte behöver några förkunskaper, du kommer att hjälpa dem. Berätta att de snart kommer att få en länk till Miro, men att du först vill be dem att klicka bort alla pop-ups från Miro som kan komma när de klickar på länken.
Lägg länken i Miro och låt deltagarna komma in. Låt dem öva på att flytta post-its i en enkel övning. Här kan ni också ha en presentationsrunda, om ni inte hade den i början.
Berätta vad du vill att deltagarna ska jämföra
Berätta om jämförelsealternativen. Säg att det är detta du vill att deltagarna tänker på när de ska tänka på positiva och negativa effekter. Fråga deltagarna om alternativen känns relevanta och realistiska för dem.
Hjälp deltagarna att öva på att använda Miro
Låt deltagarna öva att skapa egna post-its.
Workshop om positiva effekter (cirka 30 minuter)
Be deltagarna skriva ner alla positiva effekter
Be deltagarna tänka utifrån frågeställningen “vilka är de positiva effekterna med [namnet på er förändring]. Du kan ge dem tankestöd genom att visa en bild på olika intressenter, exempelvis invånare, personal och ‘annat’. Uppmuntra deltagarna att tänka brett eftersom ni inte vill missa någon viktig effekt. Be deltagarna skriva post-its själva och berätta att ni kommer att gå igenom dem sedan tillsammans.
Gå igenom och sortera deltagarnas post-its
När deltagarna inte kommer på mer (eller om du har satt en tid), börja gå igenom lapparna som de har skrivit. Uppmuntra deltagarna att berätta om hur de tänkt när de skrivit lapparna. Komplettera gärna lapparna och dokumentera löpande den information deltagarna ger. Som analysledare är du extra intresserad av att förstå:
vad i förändringen exakt är det som skapar effekten som deltagaren beskrivit? Be dem berätta och gör ditt bästa för att förstå. Du kommer att behöva förståelsen när du arbetar i nästa steg.
vad är det med effekten som egentligen är bra? ‘Pressa’ gärna deltagarna om vad det är som de tror blir bättre. Om de exempelvis har skrivit ‘snabbare svar’, be dem fundera över varför det är bra för någon att få snabbare svar. Kanske en känsla av trygghet? Minskad oro? Eller någonting annat. Du kommer att behöva förståelsen när du arbetar i nästa steg.
Paus (5-10 minuter)
Ta en paus, det behöver ni!
Workshop om negativa effekter (cirka 30 minuter)
Be deltagarna skriva ner negativa effekter
Nu kan du be deltagarna gör samma övning igen, fast tänka kring negativa effekter. Även här kan du uppmuntra dem att tänka brett. Du kan ge dem tankestöd genom att visa en bild på olika intressenter, exempelvis invånare, personal och ‘annat’. Risker, negativa effekter och hinder och utmaningar är alla välkomna. Du kommer att sålla senare - vissa kanske ska in i en riskanalys, andra kanske ni behöver hantera genom ytterligare investering, och så vidare.
Gå igenom och sortera deltagarnas post-its
När deltagarna inte kommer på mer (eller om du har satt en tid), börja gå igenom lapparna som de har skrivit. Uppmuntra deltagarna att berätta om hur de tänkt när de skrivit lapparna. Komplettera gärna lapparna och dokumentera löpande den information deltagarna ger. Som analysledare är du extra intresserad av att förstå:
vad i förändringen exakt är det som skapar effekten som deltagaren beskrivit? Be dem berätta och gör ditt bästa för att förstå. Du kommer att behöva förståelsen när du arbetar i nästa steg.
vad är det med effekten som egentligen är dåligt? ‘Pressa’ gärna deltagarna om vad det är som de tror blir sämre. Du kommer att behöva förståelsen när du arbetar i nästa steg.
Avsluta (2-5 minuter)
Berätta om nästa steg
Berätta eventuellt om nästa steg. Har ni ett till möte bokat för att gå igenom effektkedjan eller när kan deltagarna förvänta sig återkoppling från arbetet med nyttokalkylen som de varit med och bidragit till?
Be deltagarna reflektera
Be deltagarna reflektera över övningen. Vad uppskattade de? Något att förändra? Har de fått nya insikter? Ta med dig deras återkoppling till din nästa workshop för att förbättra den!
Powerpoint - förslag på bilder
Här hittar du en powerpoint med bilderna som visas ovan. Du kan ladda hem den och ha som underlag och inspiration inför din workshop.
Tryck på filen nedan och sedan på “pilen med molnet” uppe i högra hörnet för att ladda hem.
Tips på vägen
Slutligen några inspirerande ord från kommunikationsvetaren Per Axbom som hjälpt till med upplägget ovan: