Workshop-guide för 'Hitta effekterna'

<2. Hitta effekterna

I den här guiden håller vi workshopen i den digitala whiteboarden Miro, men om du vill kan du säkert enkelt göra om den till en fysisk workshop.

Hitta på sidan

Förberedelser (3+ timmar)

Förberedelse för dig som workshopledare:

Genomförande (1,5-2 timmar)

Inledning (cirka 20 minuter)

Låt alla komma in i workshopen
Deltagarna kommer in i ert digitala möte, till exempel Teams eller Zoom. Ni kan ha en presentationsrunda redan nu, eller spara den till steget då ni värmer upp.

Hälsa välkomna
Hälsa alla välkomna till effektworkshopen.

Berätta om agendan

Open

Berätta om agendan för workshopen.

Berätta om målet med workshopen

Open

Berätta att målet med workshopen är att göra ett av stegen för ta fram en nyttokalkyl. Berätta att en nyttokalkyl:

• beskriver alla nyttor och kostnader som förväntas från en förändring

• värderar nyttor och kostnader i pengar där det är möjligt.

Berätta om syftet med nyttokalkylen

Berätta varför just ni ska ta fram en nyttokalkyl, och vad ni vill använda den till. Detta är syftet med arbetet med nyttokalkyl.

Berätta om hur ni jobbar med nyttokalkylen

Berätta hur ni arbetar med att ta fram en nyttokalkyl. Visa upp de nio stegen och berätta om dem kort. Säg att ni redan har förberett steg 1 och att ni kommer att visa det alldeles strax. Berätta att vi idag på workshopen kommer att arbeta med steg 2, hitta effekterna.

Hjälp deltagarna in i Miro

Berätta att ni kommer att arbeta i den digitala whiteboarden Miro och att deltagarna inte behöver några förkunskaper, du kommer att hjälpa dem. Berätta att de snart kommer att få en länk till Miro, men att du först vill be dem att klicka bort alla pop-ups från Miro som kan komma när de klickar på länken.

Lägg länken i Miro och låt deltagarna komma in. Låt dem öva på att flytta post-its i en enkel övning. Här kan ni också ha en presentationsrunda, om ni inte hade den i början.

Berätta vad du vill att deltagarna ska jämföra

Berätta om jämförelsealternativen. Säg att det är detta du vill att deltagarna tänker på när de ska tänka på positiva och negativa effekter. Fråga deltagarna om alternativen känns relevanta och realistiska för dem.

Hjälp deltagarna att öva på att använda Miro

Låt deltagarna öva att skapa egna post-its.

Workshop om positiva effekter (cirka 30 minuter)

Be deltagarna skriva ner alla positiva effekter

Be deltagarna tänka utifrån frågeställningen “vilka är de positiva effekterna med [namnet på er förändring]. Du kan ge dem tankestöd genom att visa en bild på olika intressenter, exempelvis invånare, personal och ‘annat’. Uppmuntra deltagarna att tänka brett eftersom ni inte vill missa någon viktig effekt. Be deltagarna skriva post-its själva och berätta att ni kommer att gå igenom dem sedan tillsammans.

Gå igenom och sortera deltagarnas post-its

När deltagarna inte kommer på mer (eller om du har satt en tid), börja gå igenom lapparna som de har skrivit. Uppmuntra deltagarna att berätta om hur de tänkt när de skrivit lapparna. Komplettera gärna lapparna och dokumentera löpande den information deltagarna ger. Som analysledare är du extra intresserad av att förstå:

• vad i förändringen exakt är det som skapar effekten som deltagaren beskrivit? Be dem berätta och gör ditt bästa för att förstå. Du kommer att behöva förståelsen när du arbetar i nästa steg.

• vad är det med effekten som egentligen är bra? ‘Pressa’ gärna deltagarna om vad det är som de tror blir bättre. Om de exempelvis har skrivit ‘snabbare svar’, be dem fundera över varför det är bra för någon att få snabbare svar. Kanske en känsla av trygghet? Minskad oro? Eller någonting annat. Du kommer att behöva förståelsen när du arbetar i nästa steg.

Paus (5-10 minuter)

Ta en paus, det behöver ni!

Workshop om negativa effekter (cirka 30 minuter)

Be deltagarna skriva ner negativa effekter

Nu kan du be deltagarna gör samma övning igen, fast tänka kring negativa effekter. Även här kan du uppmuntra dem att tänka brett. Du kan ge dem tankestöd genom att visa en bild på olika intressenter, exempelvis invånare, personal och ‘annat’. Risker, negativa effekter och hinder och utmaningar är alla välkomna. Du kommer att sålla senare - vissa kanske ska in i en riskanalys, andra kanske ni behöver hantera genom ytterligare investering, och så vidare.

Gå igenom och sortera deltagarnas post-its

När deltagarna inte kommer på mer (eller om du har satt en tid), börja gå igenom lapparna som de har skrivit. Uppmuntra deltagarna att berätta om hur de tänkt när de skrivit lapparna. Komplettera gärna lapparna och dokumentera löpande den information deltagarna ger. Som analysledare är du extra intresserad av att förstå:

• vad i förändringen exakt är det som skapar effekten som deltagaren beskrivit? Be dem berätta och gör ditt bästa för att förstå. Du kommer att behöva förståelsen när du arbetar i nästa steg.

• vad är det med effekten som egentligen är dåligt? ‘Pressa’ gärna deltagarna om vad det är som de tror blir sämre. Du kommer att behöva förståelsen när du arbetar i nästa steg.

Avsluta (2-5 minuter)

Berätta om nästa steg
Berätta eventuellt om nästa steg. Har ni ett till möte bokat för att gå igenom effektkedjan eller när kan deltagarna förvänta sig återkoppling från arbetet med nyttokalkylen som de varit med och bidragit till?

Be deltagarna reflektera

Be deltagarna reflektera över övningen. Vad uppskattade de? Något att förändra? Har de fått nya insikter? Ta med dig deras återkoppling till din nästa workshop för att förbättra den!

Powerpoint - förslag på bilder

Här hittar du en powerpoint med bilderna som visas ovan. Du kan ladda hem den och ha som underlag och inspiration inför din workshop.

Tryck på filen nedan och sedan på “pilen med molnet” uppe i högra hörnet för att ladda hem.

Open

Tips på vägen

Slutligen några inspirerande ord från kommunikationsvetaren Per Axbom som hjälpt till med upplägget ovan:

<2. Hitta effekterna