Skicka formulär

Owned by Jenny Åshammar
Last updated: dec. 06, 2023
5 min read

I tjänsten Utskick kan du skicka formulär till invånare via 1177 Vårdguidens e-tjänster. Du har valmöjligheten att välja om invånaren skall bli aviserad via inkorgen hos 1177 eller inte.

Gå direkt till rubriken:

Inställning för avisering via inkorgen hos 1177

Tjänsten har en förinställning att invånaren blir aviserad via inkorgen hos 1177. Invånaren får då vid utskick ett meddelande i sin inkorg hos http://1177.se att det finns ett formulär att besvara. Om invånaren har slagit på avisering i 1177 Vårdguidens e-tjänster blir invånaren även aviserad via sms/e-post.

Det är även möjligt att skapa en formulärbegäran utan att invånaren blir aviserad om detta via inkorgen om avisering skall eller behöver göras på annat sätt utanför tjänsten. Klicka då ur valet Skapa inkorgsmeddelande.

Läs mer om riktlinjer för inkorgsfunktionen https://inera.atlassian.net/wiki/spaces/OFORM/pages/2621421.

Välj formulärmall

Börja med att välja den formulärmall du vill använda för utskicket. De mallar som har status Klar för utskick i tjänsten Design är tillgängliga för dig att använda. Enbart mallar som tillgängliggjorts för din enhet visas här.

När du har valt Formulärmall ser du datum då den publicerades samt version av mallen. Du kan välja att titta på formuläret som du har valt för utskick genom att klicka på knappen Visa formulär. Du ser då formuläret så som invånaren kommer att se det på http://1177.se .

Lägg till mottagare

Det går att göra utskick till cirka 250 mottagare åt gången. För att lägga till mottagare för ditt utskick kan du välja att antingen skriva in ett personnummer i taget alternativt att lägga in en textfil (filformat .txt) till flera mottagare via funktionen Importera från fil. Du kan även välja att kombinera de två alternativen.

Lägg till en mottagare i taget genom att skriva mottagarens personnummer i formatet ÅÅÅÅMMDD-NNNN. Tryck på plustecknet eller enter på tangentbordet för att lägga till mottagaren i listan.

 

För att lägga till fler mottagare på en gång, säkerställ att du har en textfil med rätt format av personnummer.

Tillåtna format är:

”ÅÅÅÅMMDDNNNN, ÅÅÅÅMMDDNNNN, ÅÅÅÅMMDDNNNN”

alternativt

”ÅÅÅÅMMDDNNNN

ÅÅÅÅMMDDNNNN

ÅÅÅÅMMDDNNNN”

Klicka på Importera från fil och välj din textfil.

Om vissa personnummer inte är korrekta eller av annan anledning inte kan användas för utskick får du information om detta i ett varningsmeddelande. Anledningar kan vara att invånaren redan är tillagd på mottagarlistan, personnumret är felaktigt, att invånaren har skyddad identitet eller att det har skett oväntade fel vid anrop mot personuppgiftstjänsten.

Skyddad identitet

Notera att invånare med skyddad identitet kan besvara formulär via direktlänk (Erbjuden e-tjänst). Däremot går det inte att göra utskick till invånare med skyddad identitet.

En workaround för verksamheter som önskar skicka ut formulär till invånare med skyddad identitet kan alltså vara att skapa en Erbjuden e-tjänst och lägga in direktlänken till formuläret på valfri plats på internet (kontaktkort, webbsida, etc), samt hänvisa invånaren till denna länk.

Information om avisering

Om du har gjort valet att skapa inkorgsmeddelande vid utskick, kommer du i mottagarlistan får information om invånarens aviseringsinställningar.

Om invånaren inte har aktiverat sms- eller e-postavisering i 1177 får hen ingen avisering om att det finns ett formulär att besvara. Invånaren kommer dock kunna nå formuläret via sin inkorg i 1177 Vårdguidens E-tjänster.

Ta bort mottagare

Du kan ta bort mottagare genom att klicka på symbolen papperskorgen bredvid mottagarens namn. Du kan även ta bort alla mottagare genom att klicka knappen Rensa lista.

Skicka iväg formuläret

När du har valt mall och lagt till mottagare klickar du på Skicka formulär. Innan formuläret skickas iväg visas mottagarlistan.

Utskickets giltighetstid

Ange datum för när formuläret senast kan besvaras av invånaren. Om datumet för Besvaras senast är passerat visas information för invånaren att det inte längre går att besvara formuläret.

Ange efter vilket datum formuläret ska gallras av vårdpersonalen. Datumet visas i Uppföljning, välj att visa filterfältet “Gallras efter”. Rekommenderad användning är att vårdpersonalen i Uppföljning regelbundet filtrerar på datumet och gallrar formulärsvaren. Ingen gallring sker automatiskt.

Som vårdgivare är man skyldig att gallra formulärsvar från Formulärhantering snarast och utan onödigt dröjsmål.

Här finns information om gallring: https://inera.atlassian.net/wiki/spaces/OFORM/pages/2351890833 .

Inkorgsmeddelande

I det fall du har valt att avisera invånaren via inkorgsfunktionen hos 1177  har du möjlighet att redigera inkorgsmeddelandet och du ser även information om avisering.

Tips! Det går bra att lägga in länkar i inkorgsmeddelandet, utöver den länk till formuläret som genereras automatiskt. Så här skriver du för att lägga in en länk i inkorgsmeddelandet:

Formulärmeddelande

I modalen för utskick finns det även möjlighet att ange ett Formulärmeddelande inne i formuläret. Meddelandet visas högst upp i toppen av formulärets första sida:

Kvittens

När formuläret har skickats iväg får du en kvittens att formulären är skickade.

Om du valt att avisera via 1177 inkorg får du här information om några aviseringar inte kunde göras eller om något formulär inte kunde skickas.