Frågor och svar med Region Jönköping

1. Har ni kartlagt användarnas önskemål om tjänstens utseende/funktionalitet?

Inera använder ett standardiserat layoutformat för hur de digitala kallelserna ska presenteras för användaren i 1177 Inkorg. Utifrån den standarden styr vi från respektive kallelsesystem hur formateringen ska se ut med rubriker, utfällbara sektioner, punktlistor etc. Vi eftersträvar ett enhetligt utseende för användaren (oavsett system) i så stor grad som möjligt.

Vi tar fram så kallade mockups (verklighetstrogna exempel/skisser) som vi stämmer av med användare/patienter på olika sätt. I vissa fall genomför vi användartester, ibland gör vi fältstudier i väntrum. Här får vi värdefull feedback på både innehåll/texter och utformning/layout.

2. Hur har ni arbetat med förståelsen för vad är nytta och nyttorealisering med verksamheterna, det är inte alla som förstår begreppet eller har behoven klargjorda från början?

Det arbetet blir viktigt i nästa steg när vi gör verksamhetsspecifika nyttokalkyler (som baseras på denna kalkyl) i nära samarbete med respektive verksamhet.

3. Var det svårt att skilja på effekt och förändring, verkar ibland glida i varandra!? Kanske att det finns med samma sak i bägge kolumnerna.

Ja, det kan vara en utmaning, men vi har försökt att skilja på dem så här: ”förändring” i effektkedjan utgår från vad som möjliggörs i form av (nya) funktioner/förmågor i tjänsten, medan ”effekten” är de positiva och eventuellt negativa effekter som uppstår för användarna (i vårt fall vårdpersonal resp. invånare) tack vare de nya funktionerna.

Det finns en hel del bra beskrivning att hämta härifrån: 3. Rita en effektkedja och hitta nyttorna - Öppen info: Nyttokalkyler - Confluence (atlassian.net)

4. När ni visade kedjan så gick ni bakifrån, Förändringar - effekter - nytta - verksamhetsmål. Hur tänker ni på tvärtom: Mål - effekt - nytta - förändring - aktivitet - lösning?

Ja, vi utgick från den modell som Inera tagit fram och den har den turordningen. I vårt fall fanns ju dessutom projektet och beslut om inriktning på plats redan innan nyttokalkylen påbörjades så det blev naturligt för oss att börja med förändringen.

Att börja med ett övergripande verksamhetsmål och bryta ner önskade effekter och nyttor ner till en specifik lösning fungerar säkert bra också. Särskilt i de fall där det inte finns en färdig lösning att utgå ifrån.

5. Har ni nyckeltal för vad ex frigjord tid är värd? Kan ju vara olika och mer för ex bristyrken

Vi har räknat på mellanskillnaden i timmar av den tiden som går åt idag och den beräknade tidsåtgången efter förändringen. Mellanskillnaden har vi sedan multiplicerat med ett internpris (inom Region Jönköpings län) för en lämplig personalkategori som arbetar med den uppgiften som förändras (i exemplet från presentationen var det vårdadministratör). I vårt fall beräknas internpriset utifrån medellön (årslön) inklusive sociala avgifter för personalkategorin genom antal debiterbara timmar (hänsyn tas till semester och utbildningstimmar) samt en overheadkostnad.

6. Vilket program har ni använt för att bygga er effektkedja?

Microsoft Visio

7. Frigjord tid som inte räknas på och där effektiviseringsvinster anges i parantes - vad är skillnaden mellan frigjord tid för vårdpersonalen och denna frigjorda tid?

Du tänker på nyttan ”frigjord tid för vårdpersonal – andra effektiviseringsvinster (digitala formulär etc.)”. Den, och de andra nyttorna som inte har värderats i pengar, har vi bedömt är för svåra/osäkra att räkna på med tillförlitliga siffror i den övergripande nyttokalkylen. Just denna nytta (”andra effektiviseringsvinster”) kan dock bli aktuell i de verksamhetsspecifika nyttokalkylerna.

8. När man mäter ex hur lång tid det tar att t.ex. administrera, skriva ut o posta en kallelse, hur har man mätt detta? Vi har själva funderat på hur man ska beräkna och mäta

Vi har hittills använt oss av den tidsstudie som Region Kronoberg har gjort. De har i sin studie fått fram ett värde (minuter) på själva förändringen – dvs jämfört tiden fram till att medarbetaren klickar på skriv ut (skulle motsvara skicka för en digital kallelse), med tiden för att även gå till skrivaren, hämta utskrift, packa kuvertet, frankera och lägga kuvertet för utgående post.

9. Kan man göra en sådan här uträkning utan att veta vilket system man tänker införa? Eller måste man veta redan innan man börjar kalkylera vad man ska skaffa?

När ni vet vilken förändring ni vill göra, behöver ni identifiera vilka system som påverkas och är i behov av anpassning. För att få fram kostnaden som ska in i nyttokalkylen bör en uppskattning av kostnaden tas fram av någon/några som lämpligen kan uppskatta/beräkna detta (systemägare, systemförvaltare, systemleverantör, projektledare, IT-utvecklare). Rimligt kan ju vara att se om nyttorna är tillräckligt stora för att påbörja en beräkning av kostnaderna.

10. Hur många arbetstimmar bedömer ni har lagts på arbetet med nyttoanalys och kalkyl osv?

Vi har varit en trio som lagt mer tid (cirka 20-30 h/person) och fyra personer som lagt lite mindre tid (cirka 5 - 10 h/person). Så grovt räknat cirka 100 h totalt. Men då ingår också paketering och presentationer. Notera också att ett av våra syften med den här nyttokalkylen är att testa hela modellen och gå igenom alla steg. Det kommer rimligtvis ta mindre tid i kommande nyttokalkyler. För projekt och storlek av denna omfattning så bör tiden för att ta fram nyttokalkylen kunna halveras. För större strategiska projekt så genomförs med fördel hela nyttokalkylen, för mindre projekt räcker det med att göra utvalda delar beroende av projektets storlek, omfattning och målsättningar

11. Hur hanteras osäkerheten i nyttokalkylen? Vår upplevelse är att det är svårt att trygga beslutsfattare när osäkerheten ligger i det krävs omfattande förändringsaktiviteter som kräver mkt tid av redan pressade verksamheter.

Nyttokalkylen gör att ledningen kan fokusera på det strategiska planerandet. Dess grundläggande syfte är att minska osäkerheten genom att omvandla information till kunskap som underlag för att fatta ett bättre beslut för ledningen samt hela verksamheten.

I fallet digitala kallelser så görs detta genom den regionala såväl som verksamhetsspecifika nyttokalkyler. Nyttoanalysen används med fördel som en del i en konsekvensanalys som väger olika intressen och konsekvenser mot varandra inför olika förslag till åtgärder och beslut. För att detta ska vara möjligt krävs att nyttoanalysen görs tidigt i beslutsprocessen tillsammans med personer med olika kompetenser.

12. Hur håller ni kalkylen levande under projektets gång?

När kalkylen är färdig ligger den till grund för kommande uppföljning för att jämföra med det verkliga utfallet. Under arbetet med de verksamhetsspecifika nyttokalkyler kommer vi få in fler uppgifter/mer data som vi kan använda som underlag för att även uppdatera den övergripande nyttokalkylen.

13. Finns Ineras modell i Google kalkylark format?

Region Jönköping: Frågan är nog mer för Inera men vi tror inte det finns någon version i Google kalkylark. Risken är att alla funktioner som ligger i kalkylen inte kan garanteras fungera i Google kalkylark om man skulle kopiera den dit.

Amanda, Inera: Nej, mallen finns bara för excel och den har en bakomliggande datamodell som jag inte vet om Google kalkylark stödjer.

14. Har ni med er de som ska följa upp nyttorna i verksamheten på ngt sätt?

Lars som controller på central ekonomiavdelning kommer bistå med ekonomisk data i uppföljningen av den regionala kalkylen. I de planerade verksamhetsspecifika nyttokalkylerna kommer vi engagera de personer i verksamheten som även blir ansvariga för uppföljningen av nyttorna.

15. Vi upplever att vi kan få fram bra kalkyler, men att det är svårt att styra mot (göra rätt saker i portföljen) och följa upp nyttorna (verksamhetsuppföljningen) - några tips?

Om man har flera projekt att välja mellan kan det vara svårt. Nyttokalkyler kan vara ett bra verktyg för att se vilket projekt som kan ge störst nytta och att bryta ner det i olika delar och kategorier. Vi planerar att göra uppföljning på det som vi har kunnat räkna på i nyttokalkylen genom att göra samma beräkningar när projektet är i slutfasen/avslutat.

Det är viktigt att hitta ett sätt att få ihop helheten samtidigt med att följsamhet samt besluts- och initiativkraft decentraliseras så långt ut i linjeorganisationen som det är möjligt. Kärnverksamheten måste känna att de äger nyttoutvärderingen och effekthemtagningen. I den del av portföljen som rör digitala kallelser så görs det genom att nyttokalkylen bryts ner från nationell till regional och slutligen lokal nivå.

Undvik att fastna i - vem äger frågan? Det gör det svårt att ta den vidare till gemensam handling. Det gäller att dela in sina portföljer i enlighet med organisationens linjestruktur. Komplettera med samordningsforum. Bygg modellerna på att ”delarna” kan styras, budgeteras och diskuteras avgränsat från varandra.

Skilj tydligt på projektets slut och förvaltningens början. Undvik portföljer för projekt respektive förvaltning som konkurrerar med varandra och där alltfler beslut lyfts till en gemensam ”överportfölj” (detta skapar tröghet).

16. Vad tror ni är viktigast för beslutet: Finansiella eller den frigjorda tiden?

I det här fallet väger båda tungt. En viktig output från nyttokalkylen är just att kunna belysa omfördelningsnyttorna i förhållande till de finansiella nyttorna.

När ni har jobbat genom hela modellen för nyttokalkylen har ni förhoppningsvis hittat alla potentiella argument för och emot att genomföra projektet. Det blir då ett bra diskussionsunderlag med både ledning och verksamhet.

17. Funderade / räknade ni på ev. negativa följder av omställningen också? (jag vet inte på rak arm vad de skulle vara, men rent generellt?)

I Ineras modell ingår ett steg för att identifiera och beskriva potentiella negativa effekter av förändringen. Vi har genomfört denna övning och också angett hur de negativa effekterna kan hanteras/undvikas.

18. Har ni involverat era leverantörer i nyttokalkylerna så att de menar att dessa är korrekta. Bra att ha med dom om de senare blir leveransförseningar och diskussioner om ersättningar?

Det har vi inte gjort i den övergripande nyttokalkylen, förutom att vi använt oss av leverantörernas underlag (offerter, fakturor etc.) för att kunna räkna på kostnader anpassning och utveckling i vårdsystemen. Underlagen från Region Jönköpings läns leverantörer och vårdsystem har validerats och verifierats med stöd av tidigare en större mängd genomförda referensprojekt (många olika leverantörer) inom den publika och privata sektorn.

19. Hejsan, hur räknar ni att medel timkostnad vårdadministratör är 400 kr per timme? Jag fick svar att ni har intern dok för personal kostnad men om lön är 30 000 kr per månad då kommer kostnad till cirka 180% av lön!

Se tidigare svar på fråga om nyckeltal för vad frigjord tid är värd (fråga 5). I internpriset tas hänsyn till sociala avgifter, debiterbara timmar och overhead.

20. Har ni lagt till egna fält i Excelen?

Vi har lagt till egna fält i Ineras mall för nyttokalkyl för främst tre saker. Vi har utgått från version 3.0, det finns senare versioner i skrivande stund med mindre justeringar.

Vi har förlängt tidsserien med 2 år. Det innebär att vi har lagt till celler och beräkningar i den dolda fliken Grafunderlag samt utökat tidsserien i flikarna Räkna på nyttor, räkna på kostnader och de dolda flikarna Alla nyttor, Alla kostnader.
Vi har lagt till fält för kostnadsuppräkning för varje år med den av Region Jönköping läns förväntade kostnadsökningen för kommande år. Den är tillagd intill den årliga kostnaden i flik Räkna på nyttor och Räkna på kostnader (med hänvisning till ett ställe så man bara behöver ändra på ett ställe)
På samma sätt som i punkt 2 har vi lagt till ett fält för implementeringsnivå eftersom vårat projekt drar över längre tid och olika system blir klara i olika tid. Formel för kostnad/nytta per år multipliceras med kostnadsuppräkning och implementeringsnivå.

< Användarforum nyttokalkyler