Ärendetyper (ADM)

Innehåll på sidan:

Logga in som lokal administratör. Välj mottagning på startsidan. Välj kortet Ärendetyper. 

Open

Här visas mottagningens ärendetyper. Följande information visas:

• Namn på ärendetypen

• Om ärendetypen administreras centralt (tidbokningstjänst, uthoppstjänst eller centralt styrd ärendetyp) eller lokalt (exempelvis en standardärendetyp)

• Om ärendetypen är aktiverad för invånare.

• Ärendetyp från visar om ärendetypen är hämtad från en annan mottagning. (Denna funktion är inte tillgänglig ännu.)

• Om ärendetypen visas på mottagningens startsida.

• För vilket urval av invånare den visas för (Alla eller Begränsat urval)

• Vad det är för tjästetyp.

Open

En pil visas när muspekaren placeras över någon av kolumnrubrikerna. Klicka för att sortera den valda kolumnrubriken (bokstavsordning).

Skapa en ny ärendetyp

Klicka på knappen Lägg till och sedan Ny ärendetyp.

För att skapa en ny ärendetyp kan man välja att antingen använda en mall för ärendetypen och utgå från det förifyllda innehållet för att göra regionala anpassningar, eller så utgår man från en tom mall för att göra den nya ärendetypen.

Mall

Här visas befintliga mallar för ärendetyper att utgå ifrån för att skapa en ny ärendetyp. 

Följande information visas:

• Namn. Namnet på ärendetypen

• Internt namn. Internt namn kan vara en hjälp för att välja mall, internt namn visas inte för invånare

• Region. Vilken region som skapat ärendetypsmallen, alternativt om mallen administreras nationellt

För att hitta den mall du vill utgå ifrån kan du använda sökfunktionen för att söka fram önskad mall. Sökfunktionen söker både i ärendetypens namn, internt namn och i regionens namn. 

Du kan också utgå från en tom mall genom att klicka på den knappen Tom mall eller gå vidare till fliken Frågeformulär.

Du kan även importera en mall från en fil (som tidigare har exporterats) genom att klicka på knappen Importera från fil, detta är användbart om du vill kopiera mallar mellan mottagningar.

Frågeformulär

Här visas inställningarna för den nya ärendetypen. Om man väljer en mall för ärendetypen kommer inställningarna att vara förifyllda och du behöver då kontrollera att texter och innehåll stämmer. 

Följande inställningar är möjliga i fliken Frågeformulär:

• Namn på ärendetypen. Här anges vilket namn på ärendetypen som ska visas för invånare. 

• Beskrivning av formuläret. Denna text visas högst upp i invånarens formulär och ska innehålla en generell beskrivande text om ärendetypen. 

• Villkorstext i punktform. Denna villkorstext visas under rubriken Viktigt i invånarens formulär. Invånaren måste klicka i att denne läst och förstått informationen för att formuläret ska kunna skickas in. 

På höger sida redigerar användaren texten (t.ex. inställningar, frågor och svarsalternativ). På vänster sida visas förhandsgranskningen och det går att lägga till frågor i formuläret.

Klicka på Lägg till fråga för att lägga till komponenter med frågor eller information. Om man i tidigare steg valt en mall för ärendetypen kommer komponenterna att vara förvalda men mottagningen måste gå igenom dem för att kontrollera att texter och innehåll stämmer.  Användaren interagerar i förhandsgranskningen av formuläret och kan se ändringarna direkt.

Komponenter

Följande komponenter går att lägga till:

• Avsnittsrubrik. Denna komponent blir en rubrik i invånarens formulär, för att avgränsa ett avsnitt. 

• Bifoga filer. Denna komponent gör det möjligt för invånaren att bifoga filer (t.ex. intyg och bilder).

• Bild. Denna komponent gör det möjligt att visa en bild för invånaren i formuläret.

• Datum & Tid. Denna komponent gör det möjligt för invånaren att välja ett datum och tid, eller bara ett datum, eller bara tid. Exempelvis används den vid förfrågan om att omboka tid där invånaren behöver ange vilken den ursprungliga tiden var. 

• Förnya hjälpmedel. Denna komponent består av frågor kring en invånares aktuella förskrivning av hjälpmedel. 

• Förnya läkemedel. Denna komponent består av frågor kring en invånares aktuella förskrivning av läkemedel. 

• Gruppering av frågor. Denna komponent  möjliggör att invånare kan svara på samma gruppering av frågor flera gånger.  De komponenter som går att lägga till i gruppkomponenten är; Informationstext, Textfält, Textstycke, Tal och Datum & tid.

• Informationstext. Denna komponent gör det möjligt att lägga till en informationstext/ingress till invånaren. 

• Kryssval. Med denna komponent får invånaren svara på flervalsfråga i form av kryssrutor. Används när invånaren ska kunna kryssa i flera svar. 

• Matris. Med denna komponent får invånaren svara på frågor i form av kryssrutor eller radioknappar i en matris. Används vid många frågor med samma svarsalternativ.

• Radioknappar. Med denna komponent får invånaren svara på envalsfråga i form av radioknappar. Används när invånaren ska kunna kryssa i ett svar. Här kan man ange en följdfråga som visas om invånaren svarar ett visst svarsalternativ. Se nedan. Den radioknapp som markeras här kommer som standard att bli för-vald för invånaren. Tänk gärna på att ange det mest neutrala valet.  Går även att bifoga filer här.

• Rullgardinslista. Denna komponent gör en rullgardinslista där invånaren måste välja ett val. Rullgardinslistan kan användas när det inte finns ett förvalt alternativ. Här kan man också ange en följdfråga som visas om invånaren svarar ett visst svarsalternativ. Se nedan

• Skattningsskala. Denna komponent skapar en skala där invånare kan skatta exempelvis smärta. 

• Tal. Denna komponent gör det möjligt för invånaren att ange siffror i ett kortare fält som endast tillåter siffror. 

• Textfält. Denna komponent gör det möjligt för invånaren att ange text i ett kortare fält (50, 100 eller 150 tecken). 

• Textstycke. Denna komponent gör det möjligt för invånaren att ange text i ett längre fält (500, 1000, 2000 eller 5000 tecken). 

• Önskemål om tid. Här kan invånaren ange ett önskemål om tid, exempelvis för att bli kontaktad eller komma på besök. Invånaren kryssar i veckodagar uppdelat på förmiddag och eftermiddag. Rubriken är redigerbar, och mottagningen kan exempelvis välja om rubriken ska vara "Ange när du inte kan komma", eller "Ange när du kan komma". 

Följdfrågor

I komponenterna Radioknappar kan man skapa följdfrågor som endast visas om invånaren väljer ett visst svarsalternativ. Klicka på Lägg till följdfråga efter det svarsalternativ som frågan ska visas efter. 

De komponenter som går att välja som följdfråga visas. Det är inte möjligt att ange en ny följdfråga på en följdfråga. 

Till vänster är förhandsgranskningen av frågeformuläret. Den blå markeringen runt rutan innebär att det är den rutan som är aktiv i redigeringsläget till höger. 

Ändra

Genom att välja ändra i förhandsgranskningen (vänster sida) väljer man vilken del av formuläret som redigeras (höger sida).

Flytta, ta bort och visa komponenter 

Använd knapparna Flytta upp och Flytta ner för att ändra ordning på komponenter. För att ta bort en komponent, klicka på Ta bort. För att markera komponenten i förhandsgranskningen av formuläret, klicka på Visa. 

Ändra ordning på frågor

I förhandsgranskningen (vänster sida) finns funktionen att ändra ordning på frågor. När du klickar på Ändra ordning på frågor kommer en ruta med alla frågor i nuvarande ordning. Med drag and drop funktionen är det möjligt att ändra ordningsföljden.

Bekräftelse

När invånaren skickat ifyllt formulär mottar de en bekräftelse. Texten i den markerade rutan går att ändra i redigeringsläget (höger sida).

Svarsformulär

I fliken Svarsformulär anger den lokala administratören vilka svar som är möjliga att välja för den som är ärendehanterare och svarar på ärenden. Ärendehanteraren kan välja mellan de alternativ som anges här, ändra i dessa texter eller lägga till en egen text. Detta gäller både svar när ärendet avslutas (Besvara), när vårdpersonalen vill skicka ett svar men utan att avsluta ärendet (Delsvar) och när vårdpersonalen vill skicka en fråga (Motfråga). Här kan du läsa mer om hur du skriver tillgänglig text till invånaren.  Man kan välja att dölja svarsalternativ för ärendehanteraren genom att bocka i kryssrutan under textfältet.

Spara och aktivera ärendetypen för invånare

I fliken Spara kan man spara alla inställningar man hittills gjort, ställa in en specifik påminnelsetid, och aktivera ärendetypen för invånare.

• Ärendekategori. Ärendekategorin visas inte för invånare utan används för uppföljning och statistik. Exempelvis finns kategorierna Förnya recept och Beställ tid.

• Internt namn. Internt namn används som hjälp för att veta vilken ärendetyp som editeras, internt namn visas inte för invånare och kan användas för uppföljning och statistik. 

• Påminnelse till invånare. Under påminnelse till invånare kan du ställa in en specifik påminnelsetid  till invånare i dagar för denna ärendetyp. Ställer du in en annan påminnelsetid för denna ärendetyp, ersätter du den tid som är inställd för en mottagningen.

• Notifiering om obehandlat ärende till vården. Under Notifieringar om obehandlat ärende till vården kan du ställa in en specifik påminnelsetid i dagar för denna ärendetyp. Ställer du in en annan notifieringsinställning för denna ärendetyp skriver du över den tid som är inställd för en mottagning.

• Avsluta obesvarade ärenden automatiskt. Här kan du ställa in en specifik tid i dagar för när ärendet av denna ärendetyp avslutas vid uteblivet svar från invånare. Om du ändrar en inställning för denna ärendetyp, ersätter du den tid som är förinställd för en mottagning.

• Fortsatt dialog i ett ärende. Här kan du välja att tillåta fortsatt dialog i ärenden. Det gäller för ärenden som besvarats i fliken besvara. Denna inställning gäller inte ärenden som besvaras i fliken motfråga. Om du ändrar en inställning för denna ärendetyp, överskrider du den inställning som är förinställd för en mottagning.

• Visa ärendetypen på mottagningens startsida. Här kan du välja om ärendetypen ska visas eller vara dold på mottagningens startsida.

• Aktivera ärendetyp för invånare. Ärendetypen kan aktiveras för alla invånare (inom mottagningens betjäningsområde), för ett begränsat urval för enskilda invånare eller för begränsat urval för ålder och kön.
  Om ärendetypen visas för ett begränsat urval för enskilda invånare behöver den delas ut till de invånare som ska ha tillgång till den. Instruktionen för hur man delar ut en ärendetyp finns här: Invånare (lokal administratör).
  Om ärendetypen begränsas för ålder och/eller kön så fyller ni i formuläret med begränsningen. Här kan ni antingen välja Man eller Kvinna och/eller ett åldersspann.

Begränsat urval på ålder och kön.

Om ärendetypen begränsas för ålder och/eller kön så fyller ni i formuläret med begränsningen. Här kan ni antingen välja Man eller Kvinna via checkboxar och/eller ett åldersspann.

Namngivning av ärendetyp

Notera att på kontaktkortet på 1177.se kommer alltid ärendetypen vara synlig eftersom vi där inte har inloggade uppgifter om invånaren, därav rekommendera vi att alltid välja ett beskrivande namn för ärendetypen. Till exempel:

Kopiera ärendetyper 

Gå in på den ärendetyp du vill kopiera och gå vidare till spara fliken.

Längst ner i Spara steget klickar man på Exportera till fil och väljer sedan knappen Exportera i popup rutan. Filen exporteras då i json-format och placeras på datorns förvalda plats.  Du kan sedan importera ärendetypen eller mallen på en annan mottagning, eller flytta den från testmiljön till produktionsmiljön. Det gör du med knappen Importera från fil. 

Gå sedan in på den mottagning du vill importera ärendetypen/mallen till. Och klicka dig vidare som innan när du vill skapa en ny ärendetyp. 

Välj knappen importera från fil. Ärendetypen fylls då på precis som om man hade valt en mall från listan nedan.

Spara och aktivera en central administrerad ärendetyp (tidbokningstjänst eller uthoppstjänst)

Om ärendetypen är en centralt administrerad tjänst (tidbokningstjänst eller uthoppstjänst) så ser flödet annorlunda ut för att spara och aktivera tjänsten eftersom att inga inställningar för formulär behöver göras. Det är den regionala administratören i regionen som skapar och delar ut centralt administrerade tjänster till mottagningar. De tjänster som är centralt administrerade benämns som Centralt i kolumnen Administreras. 

Tidbokningstjänst

Klicka på den tidbokningstjänst som ska aktiveras. På denna sida visas villkorstexten för tjänsten, och det är möjligt att aktivera tjänsten för invånare. 

Villkorstext för tidbokningstjänst

Om villkorstexten går att redigera lokalt på mottagningen är det möjligt att göra ändringar i villkoren med hjälp av en editor. Om man gjort ändringar i texten och vill återgå till standardtexten (som ställs in av regional administratör), klicka på Standardvillkor. 

Från och med 13 juni 2023 är det möjligt att skapa uppdelade villkors- och informationstexter i tidbokningstjänster. Om du vill börja använda den nya editorn, klicka på Flytta texten till den nya editorn. När du sparat texten i den nya editorn försvinner den befintliga editorn och endast den nya editorn kan användas. När du flyttar texten till den nya editorn kommer all text som finns i den befintliga villkorstexten att flyttas över till steg 1 - Mottagning.

Äldre editor

Det är möjligt att klistra in alla standardvillkor i den äldre editorn med knappen Klistra in i editorn. Befintlig text i editorn kommer att skrivas över av standardvillkoren. 

Om tjänsten har en inställning som gör att villkorstexten ska vara gemensam för alla mottagningar, går den inte att redigera. Då är editorn utgråad. 

Editor från juni 2023

Från och med juni 2023 går det att ange villkors- och informationstexter så att texten delas upp och visas i anslutning till det steg som det gäller. Alla ändringar som görs kan ses i den förhandsgranskning som visas i mitten av sidan. Förhandsgranskningen visar hur texterna ser ut i ett normalflöde. Det finns varianter som beskrivs nedan. Inga av texterna är obligatoriska.

Om du försöker lämna sidan utan att spara ändringarna visas en varning med fråga om du ändå vill gå vidare:

Texterna kan delas upp i 4 steg:

• Mottagning

• Bokningen avser (detta steg finns ej i ombokning/avbokning utan endast i nybokning)

• Anledning till bokning/ombokning/avbokning (om detta steg finns)

• Villkor för bokningen/ombokningen/avbokningen

Mottagning:

Detta är den text som visas i det första steget för Mottagning i flödena för att boka/omboka/avboka. Det är denna text som visas på den öppna sidorna på mottagningens kontaktkort på 1177.se. Det finns inte några krav på att texten ska vara i punktform. Texten Viktigt har tagits bort. Texten kan formateras med fetstil, kursiv stil, i punktlista och som en länk. Om du vill att en text ska vara en länk behöver du markera den text som ska vara en länk, och sedan klicka på ikonen för länk i editorn. 

I vissa fall tar inte invånaren del av dessa uppgifter, om invånaren klickar på en länk där det angetts att invånaren ska hoppa förbi villkorstexten.

Bokningen avser (endast i tjänst för att nyboka):

Här kan du ange instruktionstext om vad bokningen avser. Om invånaren har fått en kallelse eller på annat sätt bokar en tid med en förvald tidstyp så visas inte denna text.

Detta steg finns inte heller tillgängligt i tjänst för att Omboka eller Avboka eftersom att tidstypen är förvald. Observera att förhandsgranskningen inte visas de tidstyper som mottagningen erbjuder. Det är därmed viktigt att texten som anges i detta steg stämmer överens med de typer av tider som erbjuds. 

Information till vården:

Om mottagningen har valt att visa textfältet för invånaren med möjlighet att ange en anledning till bokning/ombokning/avbokning är det möjligt att skriva en instruerade text till fältet. Texten kan endast formateras som ren text.

Villkor för bokning/ombokning/avbokning:

Denna text behöver invånaren aktivt godkänna för att bekräfta bokning/ombokning/avbokning. Texten kan formateras med fet stil, kursiv stil och i punktlista. Texten visas också för invånaren om denne klickar på länken Visa information och villkor för att omboka/avboka i Bokade tider hos en mottagning och i Bokade tider.

När du sparat texten visas den i sin uppdelade form i kortet Ärendetyper, och den gamla editorn går inte att nå.

Gemensam text för tjänsten på alla mottagningar:

För vissa tjänster så har en regional administratör angett att texterna ska vara gemensam och därmed inte gå att ändra som lokal administratör på en mottagning. I dessa fall finns ingen knapp för att ändra texten:

Visa eller dölj ärendetypen på mottagningens startsida

Tjänsten kan även döljas på mottagningens startsida. Detta kan vara användbart om man vill kunna länka till tjänsten från andra ställen till exempel via triagering eller utskick men inte vill att invånare ska komma åt tjänsten direkt från mottagningens startsida. Default så visas tjänster och ärendetyper på mottagningens startsida.

Spara och aktivera tjänsten

Längst ned på sidan kan man både spara de inställningar man hittills gjort, och aktivera tjänsten för invånare. 

Tjänsten kan aktiveras för alla invånare (inom mottagningens betjäningsområde), eller för ett begränsat urval. Om tjänsten ska visas för ett begränsat urval behöver den delas ut till de invånare som ska ha tillgång till den. Instruktionen för hur man delar ut en ärendetyp/tjänst finns här: Invånare (lokal administratör). 

Tjänsten kan också aktiveras för Begränsat urval på ålder och kön. Om ärendetypen begränsas för ålder och/eller kön så fyller ni i formuläret med begränsningen. Här kan ni antingen välja Man eller Kvinna via checkboxar och/eller ett åldersspann.

Uthoppstjänst

Klicka på den uthoppstjänst som ska aktiveras. Uthoppstjänster har inga villkorstexter. På denna sida är det möjligt att aktivera tjänsten för invånare. Tjänsten kan aktiveras för alla invånare (inom mottagningens betjäningsområde), eller för ett begränsat urval. Om tjänsten ska visas för ett begränsat urval behöver den delas ut till de invånare som ska ha tillgång till den. Instruktionen för hur man delar ut en ärendetyp/tjänst finns här: Invånare (lokal administratör). 

Centralt styrd ärendetyp 

Om ärendetypen är en centralt styrd ärendetyp så ser flödet annorlunda ut eftersom det deafult inte tillåts med lokala inställningar för ärendetypen. Det är den regionala administratören i regionen som skapar och delar ut centralt styrda ärendetyper till mottagningar. De tjänster som är centralt styrda benämns också som Centralt i kolumnen Administreras. 

Klickar en lokal administratör på en centralt styrd ärendetyp ser du en förhandsgranskning av ärendetypen. 

Lokala tillägg på en centralt styrd ärendetyp.

Om regional administratör tillåter lokala standardsvar på den centralt styrda ärendetypen kommer det finnas möjlighet att editera standardsvar under fliken "Tillägg i svarsformulär". Här kan Lokala administratör lägga till standardsvar. Förändringar sparas under fliken "Spara tillägg". Här kan du läsa mer om hur du skriver tillgänglig text till invånaren. 

Ärendehanterare kommer då både se de centralt styrda standardsvaren och de lokala standardsvaren.

Om regional administratör tillåter lokala informationstexter på den centralt styrda ärendetypen kommer det finnas möjlighet att lägga till en lokal informationstext under fliken "Tillägg i frågeformulär". Här kan Lokala administratör lägga till en viktig informationstext. Förändringar sparas under fliken "Spara tillägg".

Visning av ärendetyper

Det går även att ändra ordningen eller att dölja en ärendetyp på mottagningens startsida eller för kontaktkortet på 1177 under kortet ärendetyper.

Ändra ordning på hur ärendetyper presenteras på mottagningens startsida

Klicka på knappen Ändra ordning. 

Dra och släpp ärendetyperna i den ordning de ska presenteras på mottagningens startsida och på kotaktkortet på 1177.se. Klicka på Spara och ändringen slår igenom.