Ska du eller din organisation ta fram en nyttokalkyl, och undrar hur ni ska gå till väga? Genom den praktiska guiden får ni stöd och kan arbeta systematiskt för att ta fram nyttokalkyler.
Hitta på sidan
| Innehållsförteckning | ||||
|---|---|---|---|---|
|
Vad är en nyttokalkyl, och vad kan vi ha den till?
Nyttokalkylen är ett verktyg som kan hjälpa er att förstå vilka nyttor ni förväntar er med en förändring och hur stora de är i förhållande till kostnaderna. Förståelsen ni får hjälper er att fatta bra beslut och göra goda vägval när ni ska genomföra er förändring.
Nyttokalkyl - en kalkyl över nyttor och kostnader
En nyttokalkyl är en systematisk värdering av nyttor och kostnader med en förändring i pengar. Den presenteras också tillsammans med nyttor och kostnader som inte värderats i pengar. Nyttor som inte värderas i pengar kan vara kvalitetsnyttor, som ökad trygghet.
Nyttokalkylen stödjer arbetet med att realisera nyttor
Nyttokalkylen är ett verktyg i arbetet med nyttorealisering, det vill säga i ett aktivt och systematiskt arbete för att säkerställa och optimera nyttan från förändringar. Ta med fördel fram nyttokalkylen i en tidig fas i er förändringsresa. Den hjälper er att förstå vilka nyttor ni kan förvänta er från er förändring, och vad som är viktigt för att ni ska göra dem verkliga. Sedan har ni hjälp och stöd från det arbete ni gjort med nyttokalkylen när ni ska fatta beslut, planera, genomföra och följa upp.
Ta fram nyttokalkylen i 9 steg
För att ta fram en nyttokalkyl behöver man arbeta i flera steg. I varje steg gör ni någonting som blir en byggsten för nästa steg. På så sätt kan ni på ett systematiskt sätt arbeta er framåt till en färdig nyttokalkyl. Bilden nedan sammanfattar de 9 stegen. '
Tänk på de 9 stegen som tre faser
De 9 stegen kan delas in i tre faser. I den första fasen lägger ni grunden för allt arbete ni ska göra, genom att tydligt formulera vilka alternativ ni jämför. I den andra fasen arbetar ni med att analysera nyttorna ni förväntar er, utan att sätta siffror på dem. Resultatet blir en nyttoanalys. I den tredje fasen bygger ni vidare på nyttoanalysen genom att sätta siffror på nyttor och kostnaderna. Resultatet blir en nyttokalkyl.
Vad ingår i de olika stegen?
Nedan hittar du övergripande beskrivningar av varje steg i arbetet med nyttokalkylen. För varje steg finns detaljerad information, om du klickar på länken “läs mer”.
1. Formulera alternativen
1. Formulera alternativen
2. Hitta effekterna
och hitta nyttorna
4. Beskriv nyttor och risker
Med stöd av effektkedjan kan ni identifiera vilka av effekterna som är era nyttor, och beskriva dem i två-tre meningar så att det framgår vad nyttan är och hur ni tänker er att förändringen leder till dem.
4. Sortera nyttor och kostnader
5. Beskriv
-20220312-170030.png?version=1&modificationDate=1650449433716&cacheVersion=1&api=v2&width=544)
8. Räkna
Dokumentera ert arbete med nyttokalkylen så att ni eller någon annan kan förstå hur ni har räknat, vilka antaganden ni har gjort och varför.
Hur kan jag lägga upp arbetet?
Vi har sett att en nyttokalkyl kan vara ett stöd på flera sätt i arbetet med att realisera nyttor. Samtidigt är det ibland svårt och tidskrävande att ta fram en nyttokalkyl. Hur kan arbeta på ett bra sätt, så att nyttokalkylen gör nytta - och inte bara blir kostsamt merarbete.och presentera
När är det värt att göra en nyttokalkyl?
Det är inte gratis att göra en nyttokalkyl, eftersom det tar tid. Nedan listas några potentiella nyttor och kostnader från att göra en nyttokalkyl, jämfört med alternativet att inte göra en.
Nyttan med nyttokalkylen är att ni får ut mer nytta från er förändring, eftersom den bidrar till:
Ökad delaktighet i, och förståelse för, förändringen
Bättre beslut inför och under förändringen
Bättre genomförande av förändringen
Bättre uppföljning
Kostnader för en nyttokalkyl skulle kunna vara:
Tid för den/de som ansvarar
Tid för andra som är delaktiga i arbetet
Två exempel på tidsplaner
Nedan finns två exempel på tidsplaner. En “liten tidsplan” där den eller de som ansvarar för att ta fram nyttokalkylen arbetar mycket själva, och en “stor tidsplan” där fler personer deltar och bidrar till nyttokalkylen. Det går självklart att lägga upp arbetet på andra sätt också - se tidsplanerna som en inspiration.
Liten tidsplan >20 timmar
I det här exemplet arbetar den eller de som ansvarar för att ta fram nyttokalkylen till stor del själva, med stöd av den information som finns tillgänglig och kanske med kortare avstämningar med andra vid behov. Planeringen kan vara lämplig när:
Förändringen är liten och enkel
Kalkylen är initial och inte behöver stor precision
Aktivitet
Utöver de som ansvarar för att ta fram nyttokalkylen, vilka är bra att ha med?
Tidsåtgång för de som ansvarar för att ta fram nyttokalkylen
Lägg grunden
Formulera alternativen
Beställare av nyttokalkylen
>0.5
Gör en nytto-analys
Hitta effekterna
>2
Rita en effektkedja
>3
Beskriv effekterna
>1
Gör en nytto-kalkyl
Sortera effekterna
>1
Samla data
Representanter från verksamheten
>3
Räkna
>3
Skriv rapport
>1
Presentera och dela
Beställare av nyttokalkylen
>2
Total tidsåtgång för de som ansvarar för att ta fram kalkylen
> 20 timmar
Stor tidsplan >40 timmar
I det här exemplet arbetar den eller de som ansvarar för att ta fram nyttokalkylen tillsammans de personer som är viktiga för att förändringen ska lyckas. Planeringen kräver mer tid och resurser men kan vara givande när:
Förändringen är omfattande och komplex
Det är viktigt att skapa delaktighet och förståelse för förändringen
Det är viktigt att ha en nyttokalkyl med stor precision
Det är viktigt att ha en nyttokalkyl som är väl förankrad
Arbete för den som ansvarar för nyttokalkylen
Utöver de som ansvarar för att ta fram nyttokalkylen, vilka är bra att ha med?
Tidsåtgång för de som ansvarar för att ta fram nyttokalkylen
Lägg grunden
Uppstartsmöte
Beställare av nyttokalkylen
>1
Gör en nytto-analys
Planera workshop för att hitta effekterna
>2
Workshop för att hitta effekterna
Beställare av nyttokalkylen
Personer som ansvarar för förändringen
Personer med goda insikter i verksamheten - gärna representanter från verksamheten
>2
Rita effektkedja
>3
Beskriv effekterna
>4
Gå igenom och justera effektkedja, effektbeskrivningar.
Några eller alla som var med på workshopen.
>2
Gör en nytto-kalkyl
Sortera effekterna
>2
Formulera frågor
>1
Samla data
Representanter från verksamheten
>3
Kalkylera
>3
Gå igenom och justera kalkylen
Några eller alla som var med på workshopen.
>5
Skriv rapport
>3
Presentera och dela
Några eller alla som var med på workshopen
Ledning, beslutsfattare
Etc
>4
Total tidsåtgång för de som ansvarar för att ta fram kalkylen
> 40 timmar
