3. Rita en effektkedja
Rita en effektkedja - hitta nyttor, kostnader och risker
Tid: Ett första utkast kan ta en dryg timme. Sedan är det bra att gå igenom den med flera personer. Avsätt minst 3 timmar.
Resurser: En eller två personer kan göra ett första utkast på effektkedjan. Sedan kan det vara givande att gå igenom ett utkast på effektkedjan tillsammans i en grupp.
Dokumentera: Det är enklast att rita i ett program som Lucidchart, Visio, Miro eller liknande. Effektkedjan kan ni spara som en bild eller fil och ha som bilaga till er rapport, eller klistra in i rapporten.
Hitta på sidan
Effektkedjan - en introduktion
Effektkedjan är ett kraftfullt verktyg
Det är när ni ritar upp effektkedjan som ni gör en stor del av er analys. Ni fördjupar er förståelse för vilka saker som behöver hända för att de effekter ni hittat ska uppstå, vad som är era nyttor, och hur förändringen kopplar till era redan uppsatta verksamhetsmål. Det viktigaste målet med effektkedjan är att få en tydlig bild av förändringen och hur ni tror att den orsakar effekterna.
Varför rita från höger till vänster?
Ineras effektkedjor har utvecklats baserade på modellen som finns i DIGGs Vägledning för nyttorealisering: Metod för effektkedja . I den ligger verksamhetsmålen till vänster och förändringen till höger.
Egentligen går kedjan både från vänster till höger och höger till vänster. Den går alltså att rita från båda håll! I arbetet med nyttokalkylen börjar vi dock ofta till höger och jobbar oss åt vänster, eftersom vi har en idé om en förändring som vi vill analysera.
Effektkedjans byggstenar
I effektkedjan använder vi olika typer av lådor för att beskriva förändringen, effekter och nyttor. Du kanske inte behöver alla byggstenar varje gång, utan använd de som behövs för just din förändring.
De vanligaste är:
Förändring
Effekt
Nytta och kostnad
Verksamhetsmål
Vi har även:
Möjlighet
Risk
Hinder
Läs definitionerna av begreppen i Ordlistan.
https://inera.atlassian.net/wiki/spaces/OINK/pages/2859728940
Behöver alla effektkedjor alla byggstenar?
Nej, alla effektkedjor behöver inte ha alla byggstenar.
Oftast är det viktigast att rita en effektkedja för nyttor, eftersom det är dem ni behöver förstå och prioritera efter.
När de gäller kostnader är de oftast lättare att förstå. De kanske framförallt behöver sorteras i sina olika kategorier och beskrivas i kommande steg (se 4. Sortera och 5. Beskriv). Men om det känns som att en effektkedja för kostnader hjälper förståelsen - rita upp den!
När de gäller risker kan de vara hjälpsamt att rita upp effektkedjor för vad som skulle behöva hända för att riskerna skulle bli verklighet.
När det gäller hinder kan de ibland också vara lättare att förstå med hjälp av en effektkedja. Om de är lätta att överblicka utan, ta dem bara vidare till nästkommande steg (4. Sortera och 5. Beskriv).
Ett iterativt arbete
Att rita effektkedjan är ofta ett iterativt arbete, där ni går igenom kedjan och justerar den allt eftersom er förståelse för förändringen ökar.
Effektkedjan på användarforum
På ägnade vi ett tillfälle åt att prata om effektkedjor. Här kan ni se filmen från forumet.
Effektkedjan i 7 steg
Nedan får du en praktisk guide till att rita effektkedjan i 7 steg. Här har vi fokus på de positiva effekterna. Du kan också använda metoden för negativa effekter.
Stegen är:
- 1 1. Öppna det program ni vill rita effektkedjan i
- 2 2. Beskriv förändringen i den gula lådan
- 3 3. Ta fram effekterna ni hittade i .Steg 2, “Hitta effekterna”
- 4 4. Lägg upp effekterna som lådor
- 5 5. Koppla ihop lådorna.
- 6 6. Hitta och koppla in nyttorna i effektkedjan
- 7 7. Lägg in och koppla era verksamhetsmål
1. Öppna det program ni vill rita effektkedjan i
Tips på bra verktyg att rita effektkedjor i är Lucidchart, Miro, Gliffy eller Visio. Ofta finns de i gratisversioner, men det brukar finnas fördelar med att ha en licens.
2. Beskriv förändringen i den gula lådan
Lägg in en låda som beskriver förändringen ni vill göra. Ta hjälp av er beskrivning av alternativen ni formulerade i steg 1, “Formulera alternativen”. Om ni gjorde en detaljerad tabell över alternativen då kan ni också ha hjälp av den i det här steget.
Ibland hjälper det er i analysen att bryta ner förändringen i flera delar. Speciellt om ni ser att vissa effekter bara uppstår tack vare en specifik del av förändringen. Då skulle det kunna se ut såhär:
3. Ta fram effekterna ni hittade i .Steg 2, “Hitta effekterna”
Här hjälper det att ha en stor skärm eller två skärmar, men det går på en laptop också genom att växla mellan fönster. Det går också att skriva ut effekterna.
4. Lägg upp effekterna som lådor
Gå igenom effekterna ni hittade och skriv in dem i en låda. Om ni hade en workshop kanske ni har många liknande effekter som du får sortera igenom och gruppera. I effektkedjan ska varje effekt bara finnas en gång.
Tips för att formulera effekterna
Ha inte mer än en effekt per låda. Om du lägger in fler effekter i en och samma låda, får du svårt att göra en bra analys. Om du exempelvis har en låda som heter “Regionen skickar färre papperskallelser med hjälp av digitala kallelser”, är det bra att bryta ner den till två lådor som sitter ihop i en kedja: “Regionen skickar kallelser digitalt,” har effekten att “Regionen skickar färre papperskallelser”. Då får du en visualisering av att regionen först måste lyckas med att skicka kallelserna digitalt, innan papperskallelserna kan minska.
Skriv vem effekten uppstår för. Om det inte är helt uppenbart, berätta vem effekten uppstår för. Om effekten uppstår för flera olika intressenter, skapa flera lådor.
Strunta i mätbarheten just nu. I det här skedet begränsar du dig om du vill att varje effekt ska gå att mäta i praktiken. Fokusera istället på din förståelse för förändringen och vilka effekter ni tror att den kommer att ha.
Lägg in användning som en effekt. I de gula lådorna, som beskriver förändringen, har du kanske ett antal förmågor, funktioner eller arbetssätt beskrivna. Ofta så krävs det att någon eller några använder förmågorna, funktionerna eller följer arbetssätten, för att några effekter ska uppstå. Annars blir er förändring bara en kostnad utan effekter - något ni gör till ingen nytta.
För att visualisera det kan du börja med att lägga in användning som en effekt. Då blir det tydligt att det är något som måste ske, innan de andra effekterna kan uppstå. Det kan också hjälpa er att fundera över vad som mer behöver hända för att få användning, utöver det ni redan beskrivit. Kanske ser ni att det inte räcker med teknik, utan krävs ett aktivt arbete med förändringsledning som ni inte har räknat med?
Formulera effekterna som att de faktiskt uppstår, inte som möjligheter. Föreställ dig att ni redan befinner er i det framtida läge ni förväntar er om ni genomför förändringen, så att effekterna är verklighet. Så istället för att skriva “invånare kan få automatiska egenvårdsråd”, skriv “invånare får automatiska egenvårdsråd”.
Med hjälp av språket tvingar du dig att visualisera effekterna som måste uppstå (inte bara som kan uppstå) för att ni ska få de nyttor ni eftersträvar.
Det finns säkert en risk att effekterna inte uppstår, men det får ni hantera i er riskanalys.
5. Koppla ihop lådorna.
Det är nu ni börjar med det verkliga analysarbetet och fördjupar er förståelse för förändringen. Rita streck mellan lådorna, för att visa hur förändringen och effekterna hänger ihop.
En effekt måste inte leda direkt till en nytta, utan kan leda till flera effekter. Som i en kedja. Ibland kanske du upptäcker att det saknas någonting viktigt för att kedjan ska bli begriplig. Då kan du lägga till det.
Flytta runt och utveckla tills ni känner att ni har fått en kedja som känns logisk.
Tips för att testa om din effektkedja hänger ihop
Testa att tänka på effekterna som händelser. Det kan hjälpa att tänka på effekterna som saker som händer.
Till exempel kan du fråga dig, “vad händer om vi har enhetliga verksamhetsplaner för välfärdsteknik?” och försök svara. (Då kanske ni får bättre koll på era kostnader för välfärdsteknik.)
Eller “Vad händer om invånaren får sin kallelse till vården snabbare?” (Då kanske invånaren får lättare att av- och omboka tiden i tid för att göra den tillgänglig för andra invånare, eller kanske känner en ökad trygghet.)Ställ kontrollfrågor. Läs effektkedjan från vänster till höger och höger till vänster och fråga dig:
Förutsätter varje effekt det som kommer innan (till höger) i kedjan? Kan det stämma att en viss effekt uppstår på grund av det som står i lådorna som är kopplade till den på höger sida?
Stämmer det att varje effekt leder till det som kommer efter (till vänster) i kedjan?
Saknas det någon effekt för att göra kedjan begriplig?
6. Hitta och koppla in nyttorna i effektkedjan
En nytta är en effekt som uppfattas som värdefull av en eller flera intressenter. Titta på effektkedjan och se om du har några nyttor i den eller kan se att några av effekterna troligtvis skulle skapa nyttor om de uppstod. När du har identifierat en nytta kan du skriva in den i en låda och koppla till den eller de effekter som skapar den.
Exempel på nyttor är:
Bättre hälsa
Minskad dödlighet
Ökad trygghet
Ökad delaktighet
Frigjord tid
Minskade kostnader/ökade intäkter
7. Lägg in och koppla era verksamhetsmål
Lägg upp verksamhetsmål som är relevanta för er förändring längst till vänster. Om era nyttor bidrar till att ni uppnår några av era verksamhetsmål, dra streck mellan nyttan och målet.
Det behöver inte finnas streck från alla nyttor till alla mål. Det kan ju finnas saker som vi alla tycker är värdefulla, men som inte har formulerats som mål i verksamheten.
Verksamhetsmålen bör finnas formulerade i någon form av styrande dokument. Det kan vara på en väldigt hög nivå, nationellt eller internationellt. De kan också vara lokala verksamhetsmål, formulerade av er kommun eller region, eller av er avdelning, eller i ett projekt.
Vilken nivå ni lägger er på beror på det sammanhang ni verkar inom och de mål ni vet att ni arbetar mot. Det är bra att ange källan - varifrån ni har hämtat målet.
<
>