Införandeplanering

Arbetssätt

Inledningsvis gjordes en kartläggning för att inventera pågående och planerade införanden inom programmets projekt och uppdrag. En enkät skickades ut till samtliga projekt- och uppdragsledare med frågor kring till exempel uppdragets omfattning, leveranser, bedömning av införandets omfattning samt behov av resurser och kompetenser både nationellt och regionalt. (Se frågor och svar här: Enkät). Enkäten följdes upp med kompletterande frågor och avstämningar samt genomgång av vissa projekt- uppdragsplaner.

Erfarenheter och framgångsfaktorer från genomförda och pågående införanden samlades in både från Inera och från regionerna via programmets referensgrupp.

Sektionen Utveckling och metod har till uppdrag att ta fram processer, metoder och stöd för Ineras projekt och förvaltning. En del av detta omfattar stöd för införande. En samverkan med sektionen har etablerats med syfte att testa den företagsövergripande införandemodell som är under framtagning, på några av programmets projekt.

Förankring av uppdraget och det fortlöpande arbetet har skett i följande grupper/forum:

• Projektgrupp Målarkitektur och handlingsplan nytt verksamhetsstöd.

• Projektets styrgrupp.

• Programgrupp (övriga projekt- och uppdragsledare inom FLDV).

• Programmets referensgrupp.

• Regionernas arkitekturråd.

Resultat/Leverans

Översikter som stöd för införandeplanering

Tidigt i uppdraget konstaterades att den information som som behövs för att både få en helhetsbild, men även konkret stöd för införandeplanering är svårt att sammanfatta i en översikt. Informationen har därför förpackats i flera översikter för att skapa en bättre överblick men samtidigt ge tillräckligt detaljerad information för att man ska kunna se status och vad som är planerat framåt.

Fyra olika översikter har tagits fram:

• Status över pågående och planerade införanden/region. Från denna vy finns även länkar till mer information om respektive projekt eller tjänst med möjlighet att gå vidare till mer detaljerad information om respektive införande.

• Teknisk utveckling/anpassningar. En översikt som beskriver vilken teknisk utveckling/anpassningar och vilka integrationer som regionerna behöver göra. Även denna översikt innehåller länkar till mer information.

• Plan för införandestöd. En vy som visar hur långt projekten har kommit i sin införandeplanering. Syftet är främst att identifiera att planeringen har kommit igång och att kontakt med regionerna är etablerad.

• Roadmap som visar när det är möjligt att påbörja ett införande i regionen, såväl tidigt införande (pilot) som breddinförande.

Open

Open

Översikterna kommer publiceras på en öppen sida i Confluence ÖversikterUNDEFINED. Det kommer att finnas länkar från Inera.se till översikterna, dels från samlingssidan för Första linjens digitala vård (FLDV) och dels från sida för respektive projekt.

Införandemetodik

De erfarenheter och framgångsfaktorer som samlades in har kategoriserats i fem principer som stöd för införandeplanering. Ett första utkast på införandemodell finns framtagen. För det fortsatta arbetet finns utsedda piloter som kommer testa modellen i det praktiska arbetet, till exempel införandet av 1177 Vårdguidens inkorg/digitala kallelser samt införande av videofunktion i 1177 Vårdguiden på telefon.

Principer för lyckat införande i verksamheter

Dessa fem principer gäller både regionernas verksamheter, regionernas införandeprojekt och de nationella införandeprojekten. Viktigt att alla inblandande aktörer har en samstämmig bild över framgångsfaktorer för ett lyckat införande:

1. Förankring och engagemang i regionledningen - Grunden för ett lyckat införande är förankring i regionledning som ska ta ansvar för styrning, prioritering och resurser. För nationella tjänster krävs ofta gemensamma nationella regelverk som behöver beslutas i respektive regionledning. En engagerad ledning behövs även för uppföljning och säkra fortsatt utveckling och användning av tjänsten över tid.

2. Lokalt ägarskap - Införande av digitala tjänster kräver förändring av arbetssätt och ”mindset”. Det lokala ägarskapet är helt avgörande för att omställning av arbetssätt ska kunna genomföras och bli beständig. Verksamhetschefen och verksamhetsledningen på en vårdcentral eller en klinik är nyckelpersoner för ett lyckat införande. Införande och omställning görs med fokus på att stödja realiseringen av den enskilda verksamhetens mål.

3. Speglade införandeorganisationer - Tydliga roller och ansvarsområden i ett införandeprojekt ger energi och förutsättningar att nå de gemensamma målen. Speglande införandeorganisationer innebär att personer och roller nationellt på Inera har en motsvarighet i regionens införandeteam.

4. Säkerställa tekniska förutsättningar - Behovet av tekniska anpassningar och utveckling regionalt behöver identifieras tidigt och genomföras i god tid. Integrationer mot verksamhetssystem och stödtjänster behöver ofta samordnas regionalt eller via kundgrupper. Processer för anslutningar och kvalitetssäkring måste vara enkla, tydliga och effektiva.

5. Samordnad kommunikation - Genom enhetlig och samordnad kommunikation effektiviseras införandet. Enhetlig användning av termer, begrepp och budskap skapar tydlighet, underlättar förståelsen och ökar kvaliteten. Vid införande av tjänster som ingår det gemensamma varumärket 1177 Vårdguiden är kravet på enhetlighet och samordning extra högt.

Modell för införandestöd

En införandemodell är under framtagning. Den innehåller stöd för planering, genomförande och uppföljning. Modellen pekar på vikten att starta planeringen tidigt, helst redan i behovsanalysen. Detta görs genom att värdera vilken typ av införande som kommer krävas, till exempel om det är mycket fokus på teknik, stor påverkan på verksamhet eller kanske både och. Utifrån värderingen designas och planeras själva införandet. I denna fas ingår till exempel att identifiera målgrupper, intressenter, planera för vilka roller och kompetenser som behövs, sätta tidplan samt ta fram de planer och material som behövs för själva införandet till exempel för tekniska anslutningar/integrationer och utbildningar. De sista faserna som gäller uppföljning sker ofta i förvaltningen. Observera att modellen nedan är arbetsmaterial och under framtagning.

Rekommendationer - fortsatt arbete

Uppdraget förbereder en öppen sida i Confluence med översikter. Dessa översikter behöver under 2021 förvaltas för att säkerställa att innehållet hålls uppdaterat och aktuellt. I takt med att nya uppdrag och projekt startas inom programmet behöver ny information läggas till och översikterna behöver kompletteras. Uppdraget föreslår att programledningen tar fortsatt ansvar för den övergripande införandeplaneringen och att översikterna blir programledningens verktyg i dialogen med regionerna.

När den den övergripande införandeplaneringen har öppnats och blivit publik behöver relevanta målgrupper få information om var sidan finns och länkar till sidan behöver läggas in från inera.se. Förslagsvis både från programmets översiktliga sidor och från respektive projekt eller tjänst.

Rekommendationen inför 2021 är även att samordna och synka med övrig utveckling och införanden som pågår på Inera, till exempel gällande införandet av nya vårdinformationssystem och andra stora utvecklingsprojekt som kommer bedrivas under 2021. Detta för att få en överblick och förståelse för alla införanden som påverkar regionernas planering och pågående arbete.

Rekommendationen är även fortsatt samverkan med sektionen Utveckling och metod i framtagningen av modell för införandestöd, där några av programmets projekt kan fungera som piloter för att testa modellen i praktiken. Därmed sker ett ömsesidigt erfarenhetsutbyte där projekten kan få stöd i framtagningen av införandestöd och sektionen får praktisk erfarenhet som blir till nytta i den företagsövergripande modellen.